SharePoint là gì? Tất tần tật những điều bạn cần biết

Th11 12, 2020 | Kiến Thức

SharePoint là hệ thống quản lý tài liệu và cộng tác phổ biến nhất thế giới, SharePoint được hơn 190 triệu người trên toàn cầu sử dụng.

SharePoint là một nền tảng giúp doanh nghiệp cộng tác tốt hơn cùng với khả năng thích ứng cao với điều kiện khác nhau của doanh nghiệp mọi quy mô — sự linh hoạt này là một lợi ích to lớn cho người dùng, nhưng cũng có thể tạo ra sự nhầm lẫn cho những người mới và những người đang cân nhắc sử dụng SharePoint. Trong bài viết này, VinSEP cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp nhất về SharePoint, để bạn có thể quyết định xem SharePoint có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không.

SharePoint là gì?

SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web. Mặc dù rất linh hoạt, SharePoint chủ yếu được sử dụng để lưu trữ tài liệu và giao tiếp thông tin giữa các doanh nghiệp.

Với SharePoint, người dùng có thể tạo mạng nội bộ (hoặc hệ thống internet nội bộ) hoạt động giống như bất kỳ trang web nào khác. Các trang con có thể được tạo cho các phòng ban hoặc nhóm cụ thể. Thông qua không gian tập trung, bảo mật này, người dùng có thể truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu.

SharePoint có gì?

Các doanh nghiệp sử dụng SharePoint để tạo trang web. Bạn có thể sử dụng SharePoint như một nơi an toàn để lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào. Tất cả những gì bạn cần là một trình duyệt web, chẳng hạn như Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome hoặc Firefox.

Một số tính năng mà SharePoint cung cấp bao gồm:

• Chia sẻ bên ngoài doanh nghiệp: tệp và nội dung với mọi người cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
• Các tính năng quản lý nội dung: giúp doanh nghiệp sắp xếp, quản lý nội dung bằng cách sử dụng thư viện (libraries), danh sách (lists), metadata, quản lý hồ sơ, các records, các chính sách v.v…
• Các trang web nhóm/Team Site: cung cấp một nơi cho các nhóm người dùng được xác định trước để xem và cộng tác về nội dung, dữ liệu và tin tức/thông tin.
• Các trang web giao tiếp/Communication Site: dùng để chia sẻ và truyền đạt thông điệp giữa các doanh nghiệp với các dynamic sub-sites có thể tuỳ chỉnh.
• Ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép người dùng truy cập mạng nội bộ, trang nhóm/team sites và nội dung trên thiết bị Android, iOS và Windows.
• Tự động hóa quy trình kinh doanh bằng cách tạo cảnh báo và quy trình làm việc.
• Chức năng tìm kiếm giúp hiển thị những người có liên quan và nội dung quan trọng.

Ai thích hợp dùng SharePoint?

Vì SharePoint cung cấp một số chức năng khác nhau, nên được nhiều doanh nghiệp và tổ chức thuộc mọi quy mô sử dụng.

Theo Microsoft, hơn 250.000 tổ chức sử dụng SharePoint, bao gồm hơn 85% trong số 500 công ty thuộc Fortune 500 sử dụng SharePoint Online như một phần của Office 365 (nay là Microsoft 365).

Theo nhận xét của một số chuyên gia, mặc dù có một số nền tảng vượt trội Microsoft về mặt tầm nhìn trong phát triển nền tảng tương tự, nhưng không có nền tảng nào có thể sánh ngang với khả năng thực thi và cung cấp một sản phẩm hoàn chỉnh với tính năng, tính cộng tác như SharePoint.

Mua SharePoint như thế nào?

Vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn & mua bản quyền SharePoint cũng như Microsoft 365 giá tốt:

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng SharePoint Online dành cho Doanh Nghiệp.

Lợi ích của việc sử dụng SharePoint

Giao tiếp hiệu quả

Việc truyền đạt thông tin phù hợp vào đúng thời điểm và địa điểm đóng một phần quan trọng trong việc đưa ra các quyết định mang tính quan trọng. Các nhóm trong công ty có thể cộng tác bất kể thời gian và địa điểm một cách đáng tin cậy và an toàn để thực hiện công việc, tương tác và chia sẻ thông tin với nhau.

Giải pháp linh hoạt cho tất cả

Sharepoint có sẵn trên Cloud, on-premises và hybrid. SharePoint có thể được sử dụng độc lập hoặc với Microsoft Office 365 tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. SharePoint Online phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp từ vừa, nhỏ đến lớn.

SharePoint Online có thể giúp các công ty giảm bớt sự tham gia của đội ngũ CNTT cũng như yêu cầu về phần cứng. Với Office 365 (nay là Microsoft 365) doanh nghiệp hoặc các tổ chức thích mô hình on-premises hơn có thể nhận được những lợi ích tối đa phù hợp với nhu cầu của họ.

Hiệu quả về chi phí

SharePoint tích hợp một số giải pháp doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất, có thể quản lý giúp các doanh nghiệp cung cấp giải pháp cho các trường hợp sử dụng khác nhau. SharePoint Online giảm chi phí phát triển, chi phí cơ sở hạ tầng CNTT, chi phí quản lý với khả năng phát triển vô tận. Các tính năng của SharePoint Online giúp các tổ chức phát triển ứng dụng và quản lý hoạt động, giảm chi phí sở hữu tổng thể (TCO).

Triển khai liền mạch

Với các API và dịch vụ Web mạnh mẽ, SharePoint có thể được tích hợp vào hầu hết các hệ thống kế thừa và các phần mềm và công nghệ cũ hoặc hiện có khác hoặc bất kỳ phần mềm và công nghệ mới nào.

Cổng thông tin công ty

Với các khả năng của intranet, Internet và extranet mạnh mẽ, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ lỡ ShatrPoint và không chỉ như một trang web, SharePoint còn như một cổng thông tin công ty thông minh và tương tác được đóng gói đầy đủ.

Cổng thông tin công ty có thể lưu các thông tin kinh doanh khác nhau và các chức năng kinh doanh dưới dạng trang web và cổng mạng nội bộ, theo dõi các bên liên quan khác nhau của doanh nghiệp.

Mạng nội bộ hiện đại (intranet)

Mạng nội bộ/intranet hiện đại của SharePoint giúp các doanh nghiệp tạo landing-page, cổng thông tin liên lạc của công ty, các trang riêng của phòng ban như bộ phận IT, Marketing, HR, Finance, Sales.

Trải nghiệm hiện đại

SharePoint mang lại trải nghiệm hiện đại với các tuyển tập trang được liên kết với một trung tâm có chứa các yếu tố như điều hướng, xây dựng thương hiệu, xuất bản, tìm kiếm, chia sẻ và phân quyền, đa ngôn ngữ, giám sát hiệu suất v.v…

Cộng tác

Cộng tác trong SharePoint giúp các tổ chức tạo chỉ số đo lường về giao tiếp, hệ thống, công cụ, quy trình có cấu trúc và tổ chức, các vai trò, trách nhiệm cũng như khả năng tương tác giữa những người có liên quan.

Năng suất

SharePoint có khả năng tích hợp với các hệ thống cũ, phần mềm, công nghệ và ứng dụng Web hiện có, thông qua các dịch vụ web và API. SharePoint cũng cho ra các thông tin phân tích, thông tin kinh doanh, thông tin về quy trình làm việc giúp các doanh nghiệp có được thông tin chi tiết đồng thời tự động hóa quy trình kinh doanh do đó tăng năng suất đáng kể.

Quản lý thông tin tốt hơn

Các doanh nghiệp cho phép các nhân viên có liên quan tiếp cận thông tin một cách an toàn. Cộng tác viên có thể tìm kiếm trong thư viện tài liệu và có thể truy cập tài liệu một cách an toàn với các quyền được cấp, kiểm tra thông tin phiên bản và metadata để biết ai và khi nào ai đó đã làm việc (như chỉnh sửa) trên cùng một tài liệu và theo dõi các thay đổi này.

Tùy chỉnh và phát triển có thể mở rộng

SharePoint là một tập hợp các sản phẩm, phần mềm, công nghệ và là một nền tảng. Các tổ chức có thể tận dụng các khả năng của SharePoint để xây dựng các chức năng và tùy chỉnh nền tảng theo nhu cầu kinh doanh của họ.

Quản lý tập trung

Cấu hình SharePoint, cài đặt hệ thống, bảo mật có thể được giám sát và kiểm soát từ bảng điều khiển SharePoint. Sao lưu, khôi phục, nâng cấp và các cơ chế kiểm soát sâu hơn khác đảm bảo việc quản trị ở cấp cao hơn được rõ ràng.

Báo cáo

SharePoint cho phép theo dõi, ghi lại, lập lịch và phân tích các khía cạnh chia sẻ thông tin khác nhau. Các công cụ báo cáo SharePoint cung cấp tổng quan toàn diện về môi trường SharePoint cho các bên liên quan của SharePoint.

Tối đa hóa ROI

SharePoint là một cách hiệu quả về chi phí để chia sẻ, sắp xếp và cộng tác. Các tổ chức có thể tối đa hóa ROI của họ với sự hợp tác nhóm, quản lý nội dung, kiến ​​thức và tài liệu, cộng đồng nhân viên, tự động hóa quy trình và tạo quy trình làm việc, sử dụng mạng nội bộ (intranet) của công ty, cải thiện truyền thông công ty hiệu quả & giúp xây dựng thương hiệu.

Các vai trò trong SharePoint

Sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server là gì?

SharePoint Server là phiên bản On-Primises, trong khi SharePoint Online là một dịch vụ cung cấp nhiều đối tượng dựa trên đám mây/cloud thường đi kèm với đăng ký Microsoft Office 365. Mặc dù hai sản phẩm sử dụng cơ sở mã nguồn chung, nhưng chúng khác nhau về mặt lập trình và chức năng.

Về cơ bản, SharePoint Server là một nền tảng được lưu trữ cục bộ mà doanh nghiệp sở hữu và tự vận hành. Với SharePoint Server, người dùng chịu trách nhiệm vận hành và duy trì mọi thứ bên trong hoạt động, bao gồm kiến ​​trúc máy chủ, thư mục hoạt động và lưu trữ tệp.

Mặc dù SharePoint Online là một dịch vụ dựa trên đám mây (cloud-based service), được lưu trữ bởi Microsoft, mà người dùng chỉ cần truy cập “như một dịch vụ” thay vì phải trang bị tất cả kiến ​​trúc (và phần cứng liên quan) hiện có trên cơ sở hạ tầng của riêng mình. Với SharePoint Online, tất cả các phần “back end” của SharePoint đều được Microsoft chăm sóc.

Với SharePoint Online, người dùng không phải suy nghĩ về những thứ như máy chủ, kiến ​​trúc hoặc tài nguyên, vì tất cả điều này đều do nhà cung cấp (Microsoft) đảm nhận. Điều đó có nghĩa là người dùng hay doanh nghiệp cũng nhận được lợi ích từ các tính năng bảo mật của nhà cung cấp và thường là tốt hơn những gì người dùng có thể tự triển khai tại doanh nghiệp.

Được cung cấp như một phần của Office 365 (nay là Microsoft 365), SharePoint Online cho phép các tổ chức tham gia vào trải nghiệm người dùng hợp tác, theo ngữ cảnh, như một phần của nền tảng dịch vụ năng suất cung cấp nhiều khả năng lấy người dùng làm trung tâm.

SharePoint Online cũng có thể được tích hợp với các sản phẩm Office khác, bao gồm Exchange, Word và Excel mộ cách dễ dàng. Điều duy nhất người dùng cần giải quyết để có quyền truy cập vào SharePoint Online là giấy phép bản quyền (license), được tính phí cho mỗi người dùng, vì vậy doanh nghiệp chỉ phải trả cho số lượng người dùng và cấp độ truy cập cần thiết. Một lợi ích khác của việc sử dụng SharePoint Online là phần mềm sẽ luôn được cập nhật, trong khi người dùng SharePoint Server phải tải xuống và cài đặt các bản cập nhật theo cách thủ công, các bản cập nhật này thường được triển khai muộn hơn cho các phiên bản on-premise.

Mặt trái của cập nhật tự động là người dùng SharePoint Online có ít quyền kiểm soát thời điểm và cách thức các bản cập nhật tự động này và có thể thấy rằng khi một bản cập nhật mới được triển khai, các tuỳ chỉnh của người dùng đôi khi bị xáo trộn.

Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp, việc sử dụng dịch vụ SaaS như SharePoint Online có nghĩa là từ bỏ một số quyền tự chủ mà một doanh nghiệp sẽ có nếu họ sở hữu và vận hành phần mềm trong nội bộ, vì dữ liệu của họ sẽ được lưu trữ tại một trong các trung tâm dữ liệu của Microsoft, thay vì trên các dịch vụ của chính người dùng.

• So sánh SharePoint và Office 365 (Microsoft 365)
• So sánh SharePoint on-premises vs SharePoint Online

Sự khác biệt giữa SharePoint và OneDrive là gì?

Cả SharePoint và OneDrive đều có thể được sử dụng để chia sẻ và lưu trữ tệp, đồng thời chia sẻ những điểm tương đồng khi nói đến thiết kế và tính năng cơ bản, vì vậy có thể khó hiểu khi phân biệt hai phần mềm này.

OneDrive chỉ đơn giản là một thư viện tài liệu duy nhất trong SharePoint. OneDrive là một dịch vụ miễn phí, được liên kết với tài khoản Outlook của người dùng. Nói chung, OneDrive được sử dụng bởi các cá nhân và nhóm để lưu trữ và truy cập tệp. SharePoint là một công cụ cộng tác. SharePoint sử dụng OneDrive để lưu trữ tệp với trang SharePoint, nhưng bạn có thể sử dụng OneDrive mà không cần SharePoint.

Cả OneDrive và SharePoint đều cho phép người dùng:

• Sử dụng Office Online.
• Lưu trữ và chia sẻ các tệp có dung lượng lên đến 15 GB, cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
• Chỉnh sửa tệp đồng thời/cùng lúc.
• Theo dõi lịch sử các phiên bản.
• Truy cập tệp trên thiết bị di động.
• Đồng bộ hóa tệp cục bộ với thiết bị.
• OneDrive dành cho lưu trữ cá nhân và khi một tổ chức có giấy phép bản quyền (license) Office 365, mỗi người dùng sẽ có OneDrive của riêng họ với ít nhất 1TB dung lượng lưu trữ đám mây/cloud.

Sự khác biệt đáng kể giữa SharePoint và OneDrive là OneDrive không hỗ trợ metadata.

SharePoint Apps là gì?

SharePoint Apps gồm 2 phiên bản là Standalone app & Mobile app. SharePoint Apps giúp nhân viên tìm kiếm và khám phá nội dung có liên quan, chẳng hạn như các trang liên lạc, bài đăng tin tức và các trang liên quan khác.

Standalone app: là một ứng dụng độc lập giải quyết nhu cầu công việc. Người dùng có thể tải xuống ứng dụng từ cửa hàng SharePoint từ danh mục nội bộ của doanh nghiệp và cài đặt trên các site SharePoint.

Mobile app: Microsoft SharePoint đi kèm với một ứng dụng dành cho thiết bị di động để truy cập các trang web, tệp (được cấp quyền) và cộng tác với những người có liên quan, thực hiện các nhiệm vụ khi đang di chuyển. Nhân viên có thể truy cập các trang web, tin tức, hồ sơ và cộng tác với những người có liên quan trong công ty.

Các phiên bản của SharePoint On-premises

Lịch sử hình thành của SharePoint

SharePoint Portal 2001 đến từ FrontPage hiện đã ngừng hoạt động, cùng với Office Server Extension và Team Pages. Ý tưởng là với mục tiêu chính là cộng tác với Frontpage, Server Extension và Team. SharePoint ban đầu tập trung vào các cổng portal, khả năng tìm kiếm & quản lý tài liệu. Với sự kết hợp của tìm kiếm, lập chỉ mục (indexing), query language Microsoft Index server của Microsoft và WSS Windows SharePoint Services SharePoint 2003 đã phát triển từ đó.

SharePoint 2007 có các tính năng xuất bản và quản lý nội dung web với các phiên bản tích hợp. SharePoint 2010 tập trung vào việc biến nó thành một giải pháp kinh doanh giàu tính năng bao gồm quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ, tích hợp Microsoft Office, global metadata, mạng xã hội, báo cáo, phân loại và quản lý nội dung web. Sau đó nó được đặt tên là SharePoint Foundation. Kiến trúc dịch vụ đã được giới thiệu để chia sẻ các dịch vụ và cho phép mở rộng quy mô linh hoạt hơn. BPOS đã được thay thế bằng Office 365.

Microsoft đã mở rộng các tính năng và phát hành SharePoint 2013. Và sau đó Microsoft đã phát hành SharePoint Online dựa trên SharePoint Server 2013. Sáng kiến ​​đầu tiên trên đám mây của Microsoft đã thêm nhiều cải tiến gia tăng cho Office 365 và SharePoint. Máy chủ SharePoint 2016, với các khả năng kết hợp của Office 365 và SharePoint Online đã được giới thiệu như một nền tảng SharePoint on-premises.

Tích hợp được thực hiện đơn giản với các dịch vụ Office 365 như yammer, OneDrive for Business, các công cụ để tối ưu hóa cách mọi người làm việc, giới thiệu các giải pháp toàn diện để thu hút và kết nối mọi người với thông tin liên quan của họ và một phiên bản di động phù hợp đã được giới thiệu. Microsoft đã tận dụng lợi thế của đám mây và với khả năng kết hợp của SharePoint on-premise và SharePoint Online, Microsoft đã giới thiệu SharePoint Hybrid.

Microsoft đã giới thiệu phiên bản hiện đại được nhiều người chờ đợi là SharePoint Server 2019, dựa trên các khả năng của cả on-premise và online kết hợp với nhau. SharePoint Server 2019 mang đến trải nghiệm hiện đại, với khả năng đặc biệt hơn để chia sẻ và truy cập thông tin, dữ liệu, nội dung bất kể thiết bị, địa điểm và thời gian mà không ảnh hưởng đến bảo mật, tính tuân thủ và cộng tác.

Các tùy chọn triển khai với SharePoint là gì và chúng khác nhau như thế nào?

SharePoint On-Premise / SharePoint Server

Với các phiên bản SharePoint on-premise (phiên bản gần đây nhất là SharePoint 2016 cho đến khi SharePoint 2019 ra mắt vào cuối năm nay), phần mềm và các máy chủ, mạng và bộ nhớ liên quan của nó được lưu giữ trong doanh nghiệp của người dùng hoặc trên các máy chủ của bên thứ ba và được quản lý bởi các đội nội bộ.

SharePoint Online

SharePoint Online là phiên bản SharePoint dựa trên đám mây (cloud-based), được phân phối như một phần của đăng ký Office 365 (nay là Microsoft 365) và được truy cập thông qua ứng dụng hoặc trình duyệt web. SharePoint Online được cập nhật tự động bởi Microsoft.

SharePoint Hybrid

Với triển khai hybrid, doanh nghiệp người dùng đã cài đặt SharePoint 2016 on-premise, đồng thời sử dụng Office 365 (nay là Microsoft 365) thông qua đám mây/cloud. Hai môi trường có thể được đồng bộ hóa và dữ liệu được chia sẻ và tích hợp khi cần thiết.

Có một số khác biệt về chức năng giữa phiên bản online và on-premise của SharePoint, một số điểm khác biệt chính này VinSEP sẽ trình bày ở bảng thông tin dưới đây:

Một sự khác biệt chính khác là SharePoint Online có xu hướng rẻ hơn; SharePoint Online được cấp phép (licensing) trên cơ sở mỗi người dùng, dưới dạng gói độc lập hoặc là một phần của gói Office 365 (nay là Microsoft 365); SharePoint on-premises không chỉ yêu cầu cấp phép (licensing) mà còn phải bảo trì cơ sở hạ tầng, phần cứng và tài nguyên bổ sung.

SharePoint có thể được tùy chỉnh không?

SharePoint rất linh hoạt và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp người dùng theo nhiều cách.

SharePoint cho phép người dùng thay đổi giao diện để phù hợp với thương hiệu của nội bộ công ty. Điều này bao gồm tùy chỉnh những thứ như hình nền, màu sắc, bố cục trang web, font chữ, logo và tiêu đề. Những thay đổi thẩm mỹ này có thể được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng mà không cần sự tham gia của nhà phát triển ứng dụng.

Khi lưu trữ phiên bản SharePoint trên on-premises, nền tảng cũng có thể được tùy chỉnh ở mức độ sâu hơn, với các thành phần mới được tạo và tích hợp được phát triển.

Nhờ các công cụ mới như Microsoft Flow có thể thực hiện rất nhiều việc theo quy trình công việc và trình kết nối trong SharePoint mà không cần đến việc code thêm vào phần mềm.

Tuy nhiên, SharePoint có thể được tùy chỉnh thêm nếu cần, với các nhà phát triển SharePoint có thể xây dựng và kết hợp, tích hợp ứng dụng với ứng dụng, tạo thêm các extension cho SharePoint và Phần Web của SharePoint.

PowerShell là gì và có liên quan như thế nào với SharePoint?

PowerShell là một nền tảng tự động hóa và ngôn ngữ script được phát triển bởi Microsoft để đơn giản hóa và tự động hóa việc quản lý hệ thống Windows và Windows Server.

Mặc dù PowerShell chủ yếu là text-based shell, nhưng nó sử dụng framework .NET của Microsoft về chức năng và đối tượng tích hợp để quản lý môi trường Windows.

Người dùng PowerShell có thể truy cập PowerShell thông qua shell dòng lệnh hoặc PowerShell Integrated Scripting Environment (PowerShell ISE) mà Microsoft đã thiết kế để giúp người mới bắt đầu cũng như các chuyên gia làm việc hiệu quả hơn với PowerShell. Tuy nhiên, có sự khác biệt giữa lệnh SharePoint Online PowerShell và lệnh Office 365 PowerShell.

Hầu hết các chức năng quản trị trong SharePoint Online đều hoạt động với hỗ trợ có giao diện (UI). Tuy nhiên, đôi khi bạn cần thực hiện các tác vụ có tính lặp đi lặp lại thì có thể viết theo script bằng PowerShell.

Các phiên bản SharePoint nào đã được phát hành?

Phiên bản mới nhất của SharePoint on-premise hiện là SharePoint 2019, trước hơn 1 phiên bản là SharePoint 2016.

Các phiên bản cũ hơn vẫn được sử dụng bao gồm:

SharePoint 2013

Với SharePoint 2013, hỗ trợ nhiều trình duyệt, kéo / thả tải lên, bổ sung trung tâm kiểm tra của SharePoint và tích hợp OneDrive để thay thế cho MySites. Hỗ trợ mở rộng cho Service Pack 1 của SharePoint 2013 sẽ kết thúc vào năm 2023.

SharePoint 2010

SharePoint 2010 đã giới thiệu “ribbon”, các tính năng mạng xã hội ban đầu và hỗ trợ PowerShell cho SharePoint. Hỗ trợ mở rộng cho phiên bản này sẽ kết thúc vào năm 2020.

SharePoint 2007

Hỗ trợ vòng đời cho SharePoint 2007 đã kết thúc vào năm 2009, nhưng có thể vẫn đang được sử dụng bởi một số công ty.

Các phiên bản hỗ trợ cloud của SharePoint đã có sự gia tăng đáng kể về mức độ phổ biến trong những năm gần đây. Từ năm 2016 đến năm 2017, SharePoint 2016 đã chứng kiến mức tăng 67% trong việc triển khai, trong khi việc triển khai SharePoint Online tăng 167%. Dữ liệu này cho thấy rằng các tổ chức đang bỏ lại các phiên bản cũ để ủng hộ giao diện người dùng hiện đại và chức năng đám mây của SharePoint.

SharePoint có tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft không?

SharePoint được tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office và Microsoft OneDrive for Business, như một phần của nền tảng năng suất Office 365 (nay là Microsoft 365). Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Microsoft dựa trên đám mây mới như Teams, Flow và Microsoft Graph, điều này có nghĩa là các trường hợp sử dụng năng suất nội dung với SharePoint trở nên đa dạng & chuyên sâu hơn.

Đối thủ cạnh tranh chính của SharePoint là gì?

• Google Drive
• Workzone
• Box for Business
• Dropbox for Business
• Citrix ShareFile
• Hightail
• Quip
• Confluence
• Igloo
• Alfresco
• Samepage
• Redbooth

Các vai trò trong SharePoint là gì?

SharePoint Developer

Không có gì ngạc nhiên khi vai trò cốt lõi của SharePoint Developer là phát triển và tùy chỉnh nền tảng bằng cách xây dựng các thành phần tùy chỉnh.

SharePoint Developer phải có kỹ năng về các ngôn ngữ lập trình như C # .NET, ASP.NET, Visual Basic .NET và có kinh nghiệm với các sản phẩm của Microsoft như Windows Server và SQL Server.

Phần lớn thời gian của SharePoint Developer sẽ dành để tạo các ứng dụng giao diện người dùng, viết, sửa đổi và kiểm tra mã, gỡ lỗi phần mềm và giải quyết các vấn đề kỹ thuật khác.

Họ cũng nên hiểu sâu về SharePoint và chức năng tiện ích của nó, để có thể biết đâu là những lỗ hổng trong SharePoint mà khách hàng có thể muốn vá (patching) bằng các tùy chỉnh.

SharePoint Consultant

Cầu nối giữa chuyên môn kỹ thuật của các nhà phát triển & kiến trúc SharePoint và giao diện sử dụng của khách hàng của một dự án SharePoint, chuyên gia tư vấn SharePoint/SharePoint Consultant thu thập các yêu cầu, giải pháp thiết kế và giúp khách hàng tận dụng tối đa SharePoint.

Một nhà tư vấn SharePoint sẽ hiểu nền tảng từ trong ra ngoài và sẽ làm việc để chỉ cho người dùng cách sử dụng SharePoint như thế nào để giải quyết các điểm khó của họ và giúp doanh nghiệp của hoạt động hiệu quả. Nói chung, chuyên gia tư vấn chịu trách nhiệm về thiết kế, cấu hình, triển khai và bảo trì các công nghệ SharePoint, cho dù đó là triển khai ban đầu hay chuyển đổi sang phiên bản mới.

SharePoint Administrator

Tùy thuộc vào quy mô, phạm vi và yêu cầu của doanh nghiệp người dùng, vai trò của quản trị viên SharePoint/SharePoint Administrator có thể rất quan trọng. Tuy nhiên, trách nhiệm chính của họ là duy trì nền tảng này hàng ngày.

Việc bảo trì này bao gồm việc định cấu hình và duy trì các phương pháp bảo mật cũng như thiết lập quyền để cho phép mọi người trong tổ chức có thể truy cập những thứ họ cần mà không ảnh hưởng đến dữ liệu riêng.

Vai trò này cũng duy trì nền tảng, máy chủ và mạng nội bộ để đảm bảo chúng luôn hoạt động bình thường, cài đặt các bản vá bắt buộc, tạo bản sao lưu và thực hiện kiểm tra bảo mật. Quản trị viên thường cũng có thể thực hiện các chức năng loại trợ giúp, đóng vai trò là đầu mối liên hệ đầu tiên của người dùng và tham gia để khắc phục mọi sự cố.

SharePoint Architect

Kiến trúc sư SharePoint/SharePoint Architect thường đứng đầu nhóm kỹ thuật SharePoint, xác định kiến trúc, cơ sở hạ tầng, khuôn khổ và bố cục tổng thể của giải pháp SharePoint.

Kiến trúc sư khác với các nhà phát triển (developer) ở chỗ các kiến trúc sư có xu hướng có nhiều trách nhiệm hơn đối với một dự án, đưa ra quyết định và thường quan tâm hơn đến bức tranh lớn hơn. Kiến trúc sư thường đảm nhận vị trí lãnh đạo trong một dự án, làm việc để đảm bảo tính nhất quán của các khía cạnh khác nhau của quá trình triển khai và đóng vai trò cố vấn đáng tin cậy cho khách hàng.

SharePoint có các chứng chỉ nào?

Microsoft gần đây đã đại tu bộ chứng chỉ của mình để phản ánh tốt hơn thị trường việc làm công nghệ ngày nay. Các chứng chỉ mới phù hợp với các vai trò cụ thể, như kỹ sư, quản trị viên và nhà khoa học dữ liệu, cũng như các công nghệ của Microsoft.

Do sự cải tiến này, nhiều chứng chỉ SharePoint hiện có của Microsoft đã bị loại bỏ. Công ty đang tìm cách điều chỉnh các chứng chỉ của mình với các dịch vụ mới hơn như Microsoft 365 và phản ánh cách mà nhiều chuyên gia công nghệ làm việc hiện nay, thường là với một số công nghệ chồng chéo tại một thời điểm. Sự thay đổi theo hướng đó đã khiến một số chứng chỉ dành cho sản phẩm cụ thể hơn bao gồm SharePoint — như MCSA: Office 365 — đã bị tạm hoãn.

Một số bài kiểm tra trước đây bao gồm kiến ​​thức về SharePoint cũng đã được gỡ bỏ, thu hẹp đáng kể các tùy chọn dành cho các chuyên gia SharePoint và những người muốn xác thực kỹ năng SharePoint.

Các chứng chỉ SharePoint bắt đầu với chứng chỉ Microsoft Certified: Microsoft 365 Fundamentals certification, dẫn đến việc có được (nhưng không bắt buộc để đạt được) chứng chỉ Microsoft 365 Certified: Teamwork Administrator Associate. Sau khi các ứng viên đạt được chứng chỉ đó, họ có thể tiếp tục đạt được chứng chỉ Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert, mặc dù chứng chỉ này không bao hàm kiến ​​thức SharePoint một cách rõ ràng.

Microsoft 365 Certified: Teamwork Administrator Associate

Đây hiện là chứng chỉ Microsoft duy nhất dành riêng cho SharePoint và yêu cầu ứng viên phải vượt qua kỳ thi SharePoint chuyên dụng. Mặc dù MCSE: Productivity, nhưng kiến ​​thức SharePoint không phải là điều kiện tiên quyết và việc tham gia kỳ thi tập trung vào SharePoint là tùy chọn — bạn có thể giành được MCSE: Productivity mà không cần nghiên cứu chuyên sâu về SharePoint.

Mặt khác, Microsoft 365 Certified: Teamwork Administrator Associate certification bao gồm bốn trụ cột trong bộ cộng tác của Microsoft: SharePoint, Office 365, OneDrive và Teams.

Để đạt được chứng chỉ này, ứng viên cần cho thấy họ biết cách định cấu hình, triển khai và quản lý quy trình làm việc Office 365 (nay là Microsoft 365), đặc biệt là những quy trình thúc đẩy cộng tác hiệu quả.

SharePoint online, on-premise và các phiên bảnhybrid đều được đề cập ở đây; không ngạc nhiên khi Microsoft thúc đẩy khách hàng sử dụng các sản phẩm và dịch vụ dựa trên đám mây của mình. Do đó, các ứng cử viên cho chứng chỉ này phải có nền tảng kiến ​​thức rộng về SharePoint trên tất cả các triển khai, vì họ sẽ được hỏi về cách định cấu hình và quản lý SharePoint Online, SharePoint on-premise và hybrid, cũng như khả năng di chuyển sang SharePoint online.

Các ứng cử viên cũng sẽ phải chứng minh kỹ năng của họ khi nói đến cấu hình và quản lý OneDrive for Business, Teams và tích hợp khối lượng công việc liên quan của họ.

Không có điều kiện tiên quyết cho chứng chỉ này, nhưng bạn phải đạt được chứng chỉ này nếu bạn muốn tiếp tục đạt được chứng chỉ Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert.

MCSE: Productivity

MCSE: Productivity bao gồm các kỹ năng cần thiết để chuyển một doanh nghiệp lên đám mây, tăng năng suất người dùng, giảm thiểu mất mát dữ liệu và cải thiện bảo mật dữ liệu, nhưng các tùy chọn cho chuyên sâu SharePoint đã giảm đi.

Trước đây, bạn sẽ cần phải vượt qua một trong tám kỳ thi tự chọn để có được MCSE, ba trong số đó tập trung vào SharePoint. Bây giờ, hai kỳ thi tập trung vào SharePoint Server 2013 đã bị loại bỏ, chỉ còn một tùy chọn: Exam 70-339: Managing Microsoft SharePoint Server 2016.

Kì thi đã bỏ:

• Exam 70-331/Course 20331B: Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013.
• Exam 70-332/Course 20332B: Advanced Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013.

MCSD: App Builder

MCSD: App Builder, chứng thực khả năng phát triển web và thiết bị di động vẫn có SharePoint, nhưng hai tùy chọn kiểm tra tập trung vào SharePoint hiện đã bị loại bỏ, có nghĩa là chứng chỉ này để củng cố hoặc chứng minh các kỹ năng SharePoint là điều hơi vô nghĩa.

Thay vào đó, chứng nhận này hiện tập trung nhiều hơn vào ASP.NET và phát triển các dịch vụ Azure và API Web.

Kì thi đã bỏ:

• Exam 70-488/Course 20488B: Developing Microsoft SharePoint Server 2013 Core Solutions.
• Exam 70-489/Course 20489B: Developing Microsoft SharePoint Server 2013 Advanced Solutions.

Các gói mua bản quyền SharePoint

• Gói Plan 1 (đang cập nhật).
• Gói Plan 2 (đang cập nhật).

SharePoint Online Plans

SharePoint Online khả dụng như một phần của gói Business Premium, Business Essentials và Enterprise của Office 365 hoặc thông qua một trong hai gói độc lập.

Với SharePoint Online, các doanh nghiệp phải mua seats hoặc giấy phép người dùng cá nhân cho mỗi người dùng sẽ truy cập SharePoint Online. Không có phần mềm hoặc cơ sở hạ tầng để cài đặt, vì vậy các doanh nghiệp chỉ trả tiền để truy cập vào phần mềm, thay vì trả tiền mua chính phần mềm đó. Các giấy phép/license này được cấp cho mỗi người dùng theo mỗi tháng.

SharePoint Server Plans

Các phiên bản on-premise của SharePoint được cấp phép hơi khác một chút. Người dùng SharePoint Server cần mua hai loại giấy phép (license); một cho phiên bản của chính SharePoint và một “Giấy phép Truy cập Máy khách” hay Client Access License (thường được gọi tắt là CLA) cho mỗi người dùng hoặc thiết bị truy cập SharePoint.

Giá SharePoint bao nhiêu?

SharePoint hỗ trợ những trình duyệt internet nào?

SharePoint hỗ trợ một số trình duyệt web được sử dụng phổ biến nhất như Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari. Tuy nhiên, một số trình duyệt có thể khiến một số chức năng bị hạn chế hoặc chỉ khả dụng thông qua một số bước thay thế. Đôi khi, một số chức năng có thể không khả dụng cho admin quản lý.

Yêu cầu hệ thống đối với SharePoint on-premise là gì?

• Windows Server 2012 R2
• .NET Framework 4.5.2 or above
• All prerequisites installed from the Prerequisites Installer
• SQL Server 2014

SharePoint có an toàn không?

SharePoint là một phần của Microsoft Office 365, vì vậy nó được hưởng lợi từ tất cả các tính năng bảo mật đi kèm, bao gồm bảo mật mạng, bảo mật truy cập, bảo mật trung tâm dữ liệu vật lý, bảo mật dữ liệu và mã hóa tệp.

Các cấp độ quyền có thể được đặt cho từng người dùng, tệp hoặc thư mục cho phép tùy chỉnh bảo mật ở nhiều cấp độ khác nhau. Ở cấp độ tệp, các quy tắc cũng có thể được cấu hình để người dùng phải kiểm tra tài liệu để chỉnh sửa chúng và cũng có các tính năng quản lý phiên bản để bảo vệ nội dung.

SharePoint có thể được sử dụng bên ngoài công ty không?

Có, chức năng chia sẻ bên ngoài của SharePoint cung cấp cho những người bên ngoài công ty người dùng quyền truy cập vào các khu vực nhất định được xác định trước của trang web hoặc vào các tài liệu cụ thể mà không cần tài khoản Microsoft.

SharePoint có thể được dùng như một database (cơ sở dữ liệu) không?

Mặc dù SharePoint nằm trên SQL Server, một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu, nhưng bản thân SharePoint không phải là một cơ sở dữ liệu.

SharePoint trông giống với cơ sở dữ liệu vì nó sử dụng danh sách và cột để tổ chức dữ liệu, nhưng SharePoint không thể được sử dụng để thay thế cho cơ sở dữ liệu vì không thể xử lý khối lượng lớn dữ liệu hoặc giao dịch phức tạp.

Nếu bạn chỉ sử dụng cấu trúc dữ liệu đơn giản, như danh sách liên hệ hoặc danh sách nhiệm vụ, SharePoint có thể đủ, nhưng để xử lý giao dịch khối lượng lớn hoặc xây dựng nhiều kết nối giữa các bảng dữ liệu, tốt nhất bạn nên sử dụng cơ sở dữ liệu truyền thống như SQL Server.

Các cập nhật mới của SharePoint có gì?

SharePoint 2019 đã được cập nhật để phản ánh tốt hơn giao diện hiện đại của SharePoint Online và sẽ đi kèm với một loạt các tính năng mới bao gồm:

• Access Services 2013 now supports Send Email.
• Additional documentation links for Central Administration site.
• Communication sites.
• Fast site creation.
• Increased storage file size in SharePoint document libraries.
• Modern lists and libraries.
• Modern sharing experiences.
• Modern Site Pages, modern web parts and authoring.
• Modern search experience.
• Modern Team sites.
• PDF Viewer.
• SharePoint home page.
• SMTP authentication when sending emails.
• Sync files with OneDrive sync client (NGSC).
• Use of # and % characters in file and folder names.

Thông tin liên quan:

• Giải thích tên gọi Microsoft 365
• Lựa chọn gói Microsoft 365 (trước đây là phần mềm Office 365) phù hợp dành cho doanh nghiệp
• Office 365 hiện là Microsoft 365: Những điều bạn cần biết