Một điều mà người dùng thường bị nhầm lẫn là sự khác biệt giữa SharePoint và Office 365. Có rất nhiều biến thể nhầm lẫn với một số cách gọi là SharePoint 365 hoặc Office SharePoint.
Thuật ngữ thực sự có thể gây nhầm lẫn, vì vậy với bài viết này, chúng tôi muốn giải thích sự khác biệt giữa hai thuật ngữ và giải quyết các câu hỏi SharePoint so với Office 365 một lần và mãi mãi.
SharePoint
Hãy bắt đầu với SharePoint. SharePoint là một nền tảng cộng tác do Microsoft tạo ra, tính đến nay đã được hơn 19 năm. Trong lịch sử, nó đã được các tổ chức sử dụng để xây dựng Mạng nội bộ/Intranets của công ty và cho phép nhân viên cộng tác trong nội bộ. Chủ yếu, SharePoint được sử dụng để quản lý tài liệu, nhưng điều khiến SharePoint khác biệt với các hệ thống khác là khả năng tổ chức và chia sẻ các loại nội dung khác nhau (sự kiện, nhiệm vụ, liên kết, thông báo, v.v.). Hãy coi SharePoint như một trung tâm tổng hợp cho bất kỳ thông tin nào trong tổ chức của bạn. Một số bài viết giúp bạn hiểu thêm về SharePoint:
Ví dụ về 1 landing-page của mạng nội bộ (intranet) tại một công ty Ví dụ về trang HR (Human Resources) Site của công tyVí dụ của 1 site HR Private Team (trang HR nội bộ)
SharePoint đã thay đổi trong suốt nhiều năm về chức năng cũng như giao diện. Những thay đổi mạnh mẽ nhất xảy ra khi nó trở thành một phần của gia đình Office 365 (nay là Microsoft 365).
SharePoint 2013/2016
Office 365/Microsoft 365
Một diễn biến quan trọng đã xảy ra trong năm 2011-2012. Microsoft đã quyết định làm những gì mà nhiều công ty khác đã làm vào thời điểm đó và đưa các ứng dụng của họ “lên đám mây”. Điều đó có nghĩa là tất cả các ứng dụng hiện đang chạy trên máy chủ của Microsoft và có thể truy cập thông qua một trang web. Vì vậy, các tổ chức không còn phải mua bất kỳ phần cứng nào hoặc cài đặt bất kỳ thứ gì trong môi trường của họ. Tất cả phần mềm đều có sẵn thông qua bất kỳ máy tính nào có trình duyệt và kết nối internet!
Ngoài ra, Microsoft đã đóng gói tất cả các ứng dụng tuyệt vời mà họ có (Outlook, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Skype, v.v.) và gọi gói này là Office 365 (bây giờ là Microsoft 365). Vì vậy, về cơ bản, Office 365 đề cập đến một bộ sản phẩm, bao gồm có cả SharePoint!
Vì vậy, giờ đây, SharePoint chỉ trở thành một mảnh ghép nhỏ trong hệ sinh thái Office 365/Microsoft 365. Trong vài năm qua, Microsoft đã thêm các ứng dụng mới vào bộ Office 365/Microsoft365, chẳng hạn như Microsoft Teams, Planner, Power Automate, Power Apps và các ứng dụng khác. Điều làm cho SharePoint trở nên độc đáo là nó tích hợp tốt với hầu hết các ứng dụng bạn có như một phần của Office 365/Microsoft 365.
Sự kết hợp của các ứng dụng được bao gồm như một phần của đăng ký Office 365/Microsoft365 khác nhau tùy thuộc vào gói đăng ký và giấy phép mà công ty của bạn có được. Một số bài viết giúp bạn hiểu thêm về Office 365/Microsoft 365:
Azure Active Directory có bốn phiên bản — Free, Office 365 Apps, Premium P1 và Premium P2. Phiên bản Free đi kèm với đăng ký dịch vụ trực tuyến thương mại, ví dụ: Azure, Dynamics 365, Intune và Power Platform. Đăng ký Office 365 bao gồm phiên bản Free, nhưng đăng ký Office 365 E1, E3, E5, F1 và F3 cũng bao gồm các tính năng được liệt kê trong cột ứng dụng Office 365. Các phiên bản Premium có sẵn thông qua đại diện, nhà phân phối, đại lý của Microsoft tại Việt Nam như VinSEP với 2 chương trình là Open Volume License Program & Cloud Solution Providers. Người đăng ký Azure và Office 365 cũng có thể mua Azure Active Directory Premium P1 và P2 online. Sign in tại đây để mua hàng.
Azure AD Connect sync (extend on-premises directories to Azure AD)
✅
✅
✅
✅
Self-Service Password Change for cloud users
✅
✅
✅
✅
Azure AD Join: desktop SSO & administrator bitlocker recovery
✅
✅
✅
✅
Password Protection (global banned password)
✅
✅
✅
✅
Multi-Factor Authentication3
✅
✅
✅
✅
Basic security and usage reports
✅
✅
✅
✅
External Identities
Secure and manage customers and partners
50.000 người dùng hoạt động hàng tháng đầu tiên miễn phí. Chỉ trả tiền cho những gì bạn sử dụng.
Tương tụ
Tương tự
Tương tự
Identity & Access Management for Office 365 apps
Company branding (customization of logon & logout pages, access panel)
✅
✅
✅
Self-service password reset for cloud users
✅
✅
✅
Service Level Agreement (SLA)
✅
✅
✅
Device write-back (device objects two-way synchronization between on-premises directories and Azure)
✅
✅
✅
Premium Features
Password Protection (custom banned password)
✅
✅
Password Protection for Windows Server Active Directory (global & custom banned password)
✅
✅
Self-service password reset/change/unlock with on-premises write-back
✅
✅
Group access management
✅
✅
Microsoft Cloud App Discovery4
✅
✅
Azure AD Join: MDM auto enrollment & local admin policy customization
✅
✅
Azure AD Join: self-service bitlocker recovery, enterprise state roaming
✅
✅
Advanced security and usage reports
✅
✅
Hybrid Identities
Application Proxy
✅
✅
Microsoft Identity Manager user CAL5
✅
✅
Connect Health6
✅
✅
Advanced Group Access Management
Dynamic groups
✅
✅
Group creation permission delegation
✅
✅
Group naming policy
✅
✅
Group expiration
✅
✅
Usage guidelines
✅
✅
Default classification
✅
✅
Conditional Access
Conditional Access based on group, location, and device status
✅
✅
Azure Information Protection integration
✅
✅
SharePoint limited access
✅
✅
Terms of Use (set up terms of use for specific access)
✅
✅
Multi-Factor Authentication with Conditional Access
✅
✅
Microsoft Cloud App Security integration
✅
✅
3rd party identity governance partners integration
✅
✅
Identity Protection
Vulnerabilities and risky accounts detection
✅
Risk events investigation
✅
Risk based Conditional Access policies
✅
Identity Governance
Privileged Identity Management (PIM)
✅
Access Reviews
✅
Entitlement Management
✅
1 usage quota mặc định là 50.000 Objects. Objects là một mục nhập trong dịch vụ thư mục/directory service, được biểu thị bằng tên phân biệt duy nhất của nó. Ví dụ về một Object là một mục nhập/entry người dùng được sử dụng cho mục đích xác thực. Nếu bạn cần vượt quá usage quota mặc định này, vui lòng liên hệ với VinSEP. Giới hạn 500K Objects không áp dụng cho Office 365, Microsoft Intune hoặc bất kỳ dịch vụ trực tuyến trả phí nào khác của Microsoft dựa trên Azure Active Directory cho các dịch vụ thư mục.
2 Với Azure AD Free, người dùng cuối đã được cấp quyền truy cập vào các ứng dụng SaaS có thể có quyền truy cập SSO không giới hạn vào các ứng dụng đám mây. Các ứng dụng tại chỗ yêu cầu Azure AD Application Proxy hoặc tích hợp quan hệ đối tác kết hợp an toàn có sẵn với Azure AD P1 và P2. Vui khảo:
3 Phương thức xác thực và khả năng cấu hình có thể thay đổi tùy theo đăng ký, vui lòng xem tại đây để biết thêm chi tiết.
4 Để truy cập các tính năng khám phá ứng dụng đám mây, hãy truy cập https://portal.cloudappsecurity.com/ và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Azure AD P1 của bạn. Khách hàng của Azure AD P2 sẽ không cần nhập thông tin đăng nhập và sẽ được tự động chuyển hướng.
5 Quyền sử dụng phần mềm Microsoft Identity Manager Server được cấp bằng giấy phép Windows Server (bất kỳ phiên bản nào). Vì Microsoft Identity Manager chạy trên HĐH Windows Server, miễn là máy chủ đang chạy bản sao hợp lệ, được cấp phép của Windows Server, thì Microsoft Identity Manager có thể được cài đặt và sử dụng trên máy chủ đó. Không có giấy phép riêng biệt nào khác được yêu cầu cho Microsoft Identity Manager Server.
6 Monitoring agent đầu tiên yêu cầu ít nhất một giấy phép (license). Mỗi agent bổ sung yêu cầu 25 giấy phép gia tăng bổ sung. Agents monitoring AD FS, AD Connect và AD DS được coi là các agent riêng biệt.
Được thiết kế để trao quyền cho các tổ chức có nhu cầu quản lý truy cập và nhận dạng khắt khe hơn, phiên bản Azure Active Directory Premium bổ sung thêm các tính năng phong phú về tính năng quản lý danh tính cấp doanh nghiệp và cho phép người dùng kết hợp truy cập liền mạch vào các khả năng đám mây/cloud và on-premise. Phiên bản này bao gồm mọi thứ bạn cần cho nhân viên thông tin và quản trị viên danh tính (identity administrators) trong môi trường hybrid giữa quyền truy cập ứng dụng, quản lý truy cập và IAM cũng như bảo mật trên đám mây.
Azure Active Directory Premium P2 bao gồm mọi tính năng của tất cả các phiên bản Azure Active Directory khác được cải tiến với khả năng bảo vệ danh tính (identity) nâng cao và khả năng quản lý danh tính (identity) đặc quyền.
Hỗ trợ kỹ thuật cho Azure Active Directory Free và Premium có sẵn thông qua Azure Support, bắt đầu từ $ 29 / tháng. Hỗ trợ thanh toán và quản lý tài khoản được cung cấp miễn phí.
Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA): Các phiên bản Azure Active Directory Premium đảm bảo tính khả dụng hàng tháng là 99,9%. Các dịch vụ miễn phí, chẳng hạn như Azure Active Directory Free, không có SLA. Để biết thêm chi tiết, hãy truy cập trang Azure SLA.
Các tài nguyên Azure AD
Tính toán chi phí: Ước tính chi phí hàng tháng của bạn cho các dịch vụ Azure.
Tài liệu: Xem lại các hướng dẫn kỹ thuật, video và các tài nguyên khác.
Các câu hỏi thường gặp về mua bán, giá Azure AD
Sau khi mua Azure AD, quản lý license ở đâu?
Để quản lý giấy phép (license) Azure Active Directory Premium P1 hoặc P2 hoặc Enterprise Mobility & Security, hãy đăng nhập tại đây bằng thông tin đăng nhập của bạn.
Phiên bản nào của Azure Active Directory được bao gồm trong license của Enterprise Mobility & Security suite?
License Enterprise Mobility & Security E3 bao gồm Azure Active Directory Premium P1 và các giấy phép Enterprise Mobility & Security E5 bao gồm Azure Active Directory Premium P2.
Review phần mềm Microsoft SharePoint Online, những điều quan trọng doanh nghiệp cần biết.
Microsoft SharePoint Online là một sự kết hợp rất mạnh mẽ giữa quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, cộng tác nhóm và quản lý tài liệu. Kết hợp với Microsoft Office và Office 365 (Microsoft 365), SharePoint Online có thể nhanh chóng triển khai các cải tiến năng suất rộng rãi trong nhiều tổ chức.
Các gói SharePoint Online
Microsoft không cung cấp bản dùng thử Microsoft SharePoint Online miễn phí, mặc dù bản dùng thử 30 ngày cho Microsoft Office 365 Enterprise E3 bao gồm quyền truy cập vào Microsoft SharePoint Online (hãy đảm bảo bạn đăng ký bản dùng thử Enterprise E3 vì Microsoft cũng cung cấp các phiên bản dùng thử của Office 365 Home Premium và Business Premium nhưng cả hai lựa chọn này đều không bao gồm Microsoft SharePoint Online).
Microsoft SharePoint Online có hai gói trả phí, được đặt tên đơn giản là “Plan 1” và “Plan 2”. Plan 1 (bắt đầu từ $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng) thực sự bao gồm mọi thứ bạn mong đợi từ một nền tảng quản lý tài liệu: hỗ trợ nhiều thư viện tài liệu, công cụ cộng tác, chia sẻ với người dùng nội bộ hoặc bên ngoài công ty, quản lý nội dung, quản lý hồ sơ và quy trình làm việc. Plan 2 (bắt đầu từ $ 10 mỗi người dùng mỗi tháng) bổ sung một số tính năng nâng cao, bao gồm khả năng tìm kiếm có thể tùy chỉnh, e-discovery, và các công cụ tuân thủ như kiểm tra và lưu giữ tại chỗ/in-place hold.
Bạn cũng có thể có quyền truy cập vào Microsoft SharePoint Online thông qua bất kỳ Enterprise tiers nào trong Microsoft Office 365.Office 365 Enterprise E1 cung cấp quyền truy cập Microsoft SharePoint Online tương đương với Plan 1 cũng như quyền truy cập vào Exchange Online với hộp thư 50GB, Microsoft Teams ($ 5,00 Mỗi người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm tại Microsoft365 for Business) và các phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint và Microsoft Word.
Office 365 Enterprise E3 bổ sung các phiên bản dành cho desktop của Office 2016 (tối đa năm bản cài đặt cho mỗi người dùng) cũng như các ứng dụng di động, bộ nhớ Microsoft OneDrive không giới hạn ($ 5,00 mỗi người dùng mỗi tháng tại Microsoft365 for Business) và bổ sung khả năng quản lý tài liệu. Các khả năng đó bao gồm chính sách lưu giữ và xóa thủ công, phân loại tài liệu thủ công và eDiscovery (một bộ công cụ cho phép bạn tìm tài liệu liên quan đến kiện tụng hoặc yêu cầu thông tin và thực hiện hành động thích hợp như giữ tài liệu hoặc xuất tệp). Office 365 Enterprise E5 bổ sung vào bộ công cụ eDiscovery với phân tích, phân loại tài liệu tự động và nhập thông qua Quản trị dữ liệu nâng cao/ Advanced Data Governance. Định giá cho các cấp Office 365 Enterprise được tính theo giá hàng tháng cho mỗi người dùng với cam kết hàng năm. Giá bắt đầu từ $ 8 mỗi người dùng mỗi tháng đối với E1, $ 20 mỗi người dùng mỗi tháng đối với E3 và $ 35 cho mỗi người dùng mỗi tháng đối với E5.
Thật đơn giản để đăng ký với Microsoft SharePoint Online. Chỉ cần chọn một gói và cung cấp tên, email, số điện thoại, công ty và địa chỉ của bạn. Sau đó, tạo ID người dùng, mật khẩu và một URL duy nhất (ví dụ: yourname.onmicrosoft.com). Sau đó, hãy xác minh rằng bạn không phải là rô bốt bằng cách nhập mã sẽ được gửi cho bạn qua tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi điện thoại. Cuối cùng, nhập thông tin thanh toán và chọn thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. Thông tin thanh toán không bắt buộc nếu chọn dùng thử miễn phí.
Liên hệ VinSEP để được hỗ trợ mua bản quyền SharePoint Online
Nếu đây là lần đầu sử dụng Office 365 (nay là Microsoft 365), thì bạn có thể gặp phải một chút quá tải thông tin khi lần đầu tiên đăng nhập. Nếu bạn đã đăng ký dùng thử miễn phí Microsoft Office 365 Enterprise E3, thì bảng điều khiển của bạn sẽ bao gồm hơn một tá ô được liên kết cho các chương trình và tính năng khác nhau của Microsoft có trong cấp Enterprise E3. Một trong những ô này là Microsoft SharePoint Online. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các khía cạnh quản trị Admin của Microsoft SharePoint Online trong mô-đun Admin bằng cách sử dụng Admin Centers menu ở phía bên trái.
img
Microsoft SharePoint Online cho phép người dùng tạo các trang riêng lẻ như một công ty và thực thể quản lý. Mỗi site SharePoint có thể có thư viện tài liệu, sổ ghi chép, bảo mật và thiết kế riêng. Ngoài ra, các trang web có thể được tổ chức dưới dạng các trang độc lập hoặc theo hệ thống phân cấp thông qua việc sử dụng các trang con. Khi tạo một trang web, bạn sẽ được nhắc chọn giữa Team site hay Communication site.
Các Team site là các site SharePoint truyền thống, nhằm mục đích cộng tác trong một tổ chức, đặc biệt là nơi một tỷ lệ phần trăm đáng kể người dùng sẽ tham gia vào việc quản lý tài liệu.
Các Communication site hữu ích cho các tình huống trong đó một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ đang tạo ra nội dung để một nhóm người dùng lớn hơn sử dụng; hãy nghĩ về nó như một sự giao thoa giữa thư viện tài liệu và blog. Cả hai tùy chọn site đều có thể được sử dụng để chia sẻ tài liệu và có khả năng tùy chỉnh cao.
Các Team site trong Microsoft SharePoint Online rất linh hoạt, miễn là ai đó sẵn sàng tìm hiểu. Ví dụ, thư viện tài liệu của trang web có thể được định cấu hình với nhiều trường metadata, có thể được tận dụng cho các công ty khác nhau. Chế độ xem tài liệu có thể được tùy chỉnh để hiển thị các trường cụ thể để bạn sử dụng để tìm kiếm và sắp xếp. Một chế độ xem cũng có thể được lọc để chỉ hiển thị các tài liệu có metadata phù hợp, điều này sẽ cho phép bạn tạo nhiều chế độ xem, mỗi chế độ xem được tùy chỉnh để hiển thị một bộ tài liệu cụ thể.
Thư viện tài liệu/document libraries của Microsoft SharePoint Online có thể được đồng bộ hóa với máy tính hoặc thiết bị di động của bạn bằng cách sử dụng Microsoft OneDrive client. Người dùng desktop có thể chỉ cần nhấp vào nút Sync trong thư viện tài liệu để định cấu hình kết nối (hoặc tải xuống phần mềm). Các tệp mới có thể được thêm vào thư viện tài liệu thông qua kéo và thả, sao chép tệp vào thư mục được đồng bộ hóa trên màn hình của bạn hoặc bằng cách sử dụng các ứng dụng Office khác nhau trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.
Một cú sốc đối với Microsoft SharePoint Online trong nhiều năm là do tính không thể đoán trước của việc đồng bộ OneDrive sync client. Kể từ đó, Microsoft đã phát hành một ứng dụng OneDrive client mới, ứng dụng này dường như hoạt động tốt hơn nhiều trong việc giữ cho các tệp của bạn được đồng bộ hóa.
Chia sẻ & cộng tác tài liệu
Về cốt lõi, Microsoft SharePoint Online là một nền tảng quản lý tài liệu. Ngoài các khả năng quản lý tài liệu cơ bản, chẳng hạn như tải lên và tải xuống tệp, chỉnh sửa và chia sẻ, Microsoft SharePoint Online cũng xử lý theo dõi thay đổi. Giữ nhật ký về những người đã thực hiện chỉnh sửa và cho phép bạn tải xuống các phiên bản trước của tài liệu để xem lại các thay đổi hoặc quay lại bản sửa đổi trước đó mang lại cho Microsoft SharePoint Online tính linh hoạt. Người dùng cũng có thể cấu hình cảnh báo trên thư viện tài liệu để nhận thông báo khi có thay đổi. Tài liệu có thể được kiểm tra để tránh sự cố với nhiều người chỉnh sửa cùng một tệp, mặc dù tính năng đồng tác giả (nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tệp đồng thời) cũng được hỗ trợ cho các tài liệu Office hiện đại (giả sử tất cả người dùng đang sử dụng Office 2010 trở lên).
Microsoft cung cấp một số tính năng tuân thủ và bảo mật khá cao trong Office 365(nay là Microsoft 365), nhiều tính năng trong số đó có thể gây khó khăn cho người dùng Microsoft SharePoint Online. Hầu hết các bộ quản lý tài liệu cấp doanh nghiệp khác, chẳng hạn như Ascensio System OnlyOffice, cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản như quyền và theo dõi kiểm tra. Microsoft SharePoint Online cũng hỗ trợ các tính năng này nhưng cũng bao gồm các tính năng có mức độ lớn hơn các đối thủ cạnh tranh khác. Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể tạo các chính sách xử lý những thứ như nhãn tài liệu, ngăn mất dữ liệu, lưu giữ tài liệu và truy cập người giám sát. Nhãn tài liệu được sử dụng để xác định các tài liệu có thể có dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như thẻ tín dụng hoặc dữ liệu khách hàng.
SharePoint cung cấp các công cụ để không chỉ tạo và quản lý các nhãn này mà còn để áp dụng chúng cho các tài liệu hiện có (hoặc thậm chí là email nếu bạn đang sử dụng bộ Office 365 đầy đủ) dựa trên nội dung của tài liệu. Các công cụ tương tự có sẵn để ngăn mất dữ liệu, chẳng hạn như ngăn các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm bị chia sẻ ra bên ngoài doanh nghiệp của bạn. Các công cụ cũng có sẵn để quản lý việc lưu giữ tài liệu, cả để ngăn người dùng xóa tài liệu vĩnh viễn và để thực thi lưu trữ hoặc xóa sau một khoảng thời gian xác định. Trong nhiều trường hợp như vậy, Microsoft cung cấp một bộ lọc được xác định trước được thiết kế để hỗ trợ việc tuân thủ các quy định ở các quốc gia khác nhau, bao gồm HIPAA và các quy định tương ứng. Bạn cũng có thể định cấu hình ứng dụng chính sách bằng cách sử dụng các cụm từ tìm kiếm. Các chính sách này có thể được áp dụng trên Microsoft SharePoint Online hoặc cho các trang riêng lẻ.
Audit logging có thể được sử dụng để theo dõi các hoạt động cấp người dùng hoặc các thay đổi quản trị. Sau khi bật tính năng ghi nhật ký (log), bạn có thể tìm kiếm nhật ký (log) kiểm tra các hành động cụ thể, người dùng, time windows hoặc cụm từ tìm kiếm để tập trung vào chế độ xem của mình. Một tính năng đã được đề cập trước đây, eDiscovery, là một công cụ toàn diện để định vị các tài liệu liên quan đến một chủ đề cụ thể như hành động pháp lý.
Nếu các tính năng bảo mật này nghe có vẻ đáng sợ, thì bạn cũng không cần lo lắng vì chúng hoàn toàn là tùy chọn và sẽ không cản trở nếu bạn chọn bỏ qua chúng. Các tùy chọn bảo mật tiêu chuẩn khác, chẳng hạn như quyền dựa trên nhóm hoặc dựa trên người dùng (group- or user-based permissions) cũng có sẵn. Bạn cũng có thể định cấu hình cách hoạt động của tính năng chia sẻ tệp bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như chỉ chia sẻ với người dùng đã xác thực, đặt thời gian hết hạn cho quyền truy cập ẩn danh hoặc sử dụng nhóm (group) để quản lý những người có thể chia sẻ tài liệu ra bên ngoài công ty. Bạn cũng có thể định cấu hình liên kết chia sẻ để cung cấp quyền truy cập chỉ đọc vào tài liệu của mình.
Workflow linh hoạt, có thể mở rộng
Microsoft SharePoint đã hỗ trợ tạo workflow và SharePoint Online không phải là ngoại lệ. Mặc dù hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu có mô-đun dành cho workflow hỗ trợ các tác vụ quản lý tài liệu cơ bản, chẳng hạn như yêu cầu chữ ký, Microsoft SharePoint Online tích hợp chặt chẽ với Microsoft Flow, một công cụ để tạo dòng công việc giữa các nền tảng khác nhau.
Bằng cách sử dụng Microsoft Flow, bạn có thể gửi yêu cầu phê duyệt khi tài liệu được tải vào thư viện, tích hợp với Microsoft Forms để định tuyến thông tin đến địa chỉ liên hệ thích hợp hoặc liên kết thư viện tài liệu với nền tảng lưu trữ đám mây của bên thứ ba như DropBox Business hoặc Google Drive for Work. Microsoft cung cấp hơn một trăm mẫu Microsoft Flow hoặc bạn có thể tự tạo.
Một lĩnh vực khác mà Microsoft đang thúc đẩy như một điểm tích hợp vào nền tảng quản lý thông tin toàn diện của họ là Microsoft PowerApps (7,00 mỗi người dùng mỗi tháng). Mục đích đằng sau PowerApps là người dùng có thể rất dễ dàng tạo một ứng dụng có thể thu thập và lưu trữ dữ liệu trong Microsoft SharePoint (thậm chí sử dụng Flow). Các PowerApp này có thể được liệt kê trong Microsoft Store và được sử dụng cho các quy trình kinh doanh nội bộ hoặc dưới dạng cổng giao tiếp với khách hàng.
Nói về ứng dụng, mối quan hệ lâu dài của Microsoft với các nhà phát triển có nghĩa là danh mục ứng dụng Microsoft SharePoint có đầy đủ các ứng dụng mà bạn có thể tích hợp vào các trang Microsoft SharePoint của mình. Các ứng dụng này có cả tùy chọn trả phí và miễn phí. Các quyền của ứng dụng Microsoft SharePoint giống như bạn mong đợi trên thiết bị di động của mình và mỗi ứng dụng bao gồm danh sách những thứ mà ứng dụng có thể thực hiện với tài liệu và dữ liệu của bạn, vì vậy chúng cần được xử lý cẩn thận. Trong những trường hợp thích hợp, các ứng dụng SharePoint của Microsoft có thể thêm chức năng như khả năng thông báo nâng cao, tùy chọn lịch bổ sung, tích hợp vào các dịch vụ khác và một loạt các tùy chọn khác.
SharePoint Online là một nền tảng mạnh mẽ
Microsoft SharePoint nổi tiếng về việc khó quản lý, sử dụng là kết quả của việc tập trung vào các tính năng hơn là trải nghiệm sử dụng. Với sự tập trung ngày càng tăng của Microsoft vào việc làm cho Office 365 (nay là Microsoft 365) và các thành phần khác nhau, Microsoft SharePoint Online là cung cấp các tính năng nâng cao thu hút khách hàng doanh nghiệp mà không quá phức tạp đến mức không thể được sử dụng bởi các đội CNTT của các doanh nghiệp nhỏ. Công bằng mà nói, vẫn còn một số phức tạp khi quản lý Microsoft SharePoint, bao gồm nhiều vị trí cho cài đặt quản trị. Nhưng hầu hết các tính năng đều dễ cấu hình hơn nhiều so với trước đây.
Kết luận về SharePoint Online
Giá Office 365 (hay Microsoft 365) của Microsoft tương đối hợp lý và Microsoft SharePoint Online có thể có với mức giá rất tốt 5 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng. Dựa trên trọng tâm là dễ sử dụng, các tính năng cộng tác và bảo mật nâng cao được cung cấp với Flow, eDiscovery và nhiều chính sách quản lý có thể định cấu hình, Microsoft SharePoint Online dễ dàng trở thành một trong những sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp cho nền tảng này.
SharePoint Online cung cấp các tính năng mạnh mẽ của SharePoint mà không cần phải tự quản lý cơ sở hạ tầng liên quan. SharePoint có thể giải quyết các thách thức kinh doanh quan trọng một cách nhanh chóng, an toàn và luôn cập nhật.
Với SharePoint Online, bạn có thể dễ dàng tạo các team sites & portals để khám phá, chia sẻ và cộng tác về nội dung với đồng nghiệp bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ bất kỳ thiết bị nào, bất kể ở đâu. Thông qua đăng nhập một lần, người dùng dễ dàng sử dụng cả phiên bản online & on-premise. Ngoài ra, các đề xuất thông minh giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm ngay lập tức.
Các tính năng chính của SharePoint Online
Truy cập ở bất cứ đâu
SharePoint Online giúp bạn làm việc hiệu quả hơn ở bất cứ đâu. Nó giống như việc bạn mang cả mạng nội bộ của công ty trong túi bên mình và cho phép bạn truy cập từ mọi nơi và từ bất kỳ thiết bị nào vào các nhóm của bạn cũng như các tài nguyên của doanh nghiệp cần thiết để hoàn thành công việc.
Cộng tác liền mạch
team site của SharePoint Online là trung tâm nội dung của các nhóm. Đó là nơi tất cả mọi người làm việc cùng nhau trong thời gian thực để hoàn thành công việc. SharePoint Online được tích hợp nhiều với các Dịch vụ Trực tuyến/Microsoft Online Services khác của Microsoft, giúp tạo và chia sẻ nội dung bằng các công cụ Microsoft Office quen thuộc mà bạn sử dụng hàng ngày. Để làm cho công việc trở nên thoải mái hơn, Microsoft đã công bố một đợt tăng lớn dung lượng lưu trữ trên mỗi người dùng từ 5 lên 10 GB vào tháng 7 năm 2018.
SharePoint Home
Trang chủ mới của SharePoint cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về hoạt động trên tất cả các trang web và nhóm của bạn – ngay cả khi doanh nghiệp quản lý một lượng lớn nội dung trong SharePoint.
Intelligence & insights
Luôn cập nhật thông tin mới nhất, với các khả năng xem về hoạt động của các nhóm trên trang chủ site nhóm và trong thư viện tài liệu. Khai thác tối đa những người bạn đang làm việc và những gì họ đang làm việc bằng cách sử dụng People Cards. Ngoài ra, dành ít thời gian hơn để tìm kiếm tệp với các đề xuất thông minh.
An toàn & tuân thủ
Ưu tiên cao nhất cho mọi dịch vụ đám mây là tính bảo mật của dữ liệu. SharePoint Online cung cấp giải pháp có thể mở rộng đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và tuân thủ trong khi đảm bảo các chính sách thống nhất được áp dụng trên mọi công việc và mọi thiết bị. Hơn một thập kỷ kinh nghiệm xây dựng phần mềm doanh nghiệp và dịch vụ trực tuyến khiến Microsoft trở thành Đối tác hoàn hảo. Người dùng cuối nhận được năng suất mà họ yêu cầu trong khi bộ phận CNTT nhận được các công cụ tuân thủ và bảo mật đám mây mà họ cần.
Chính sách cấp phép SharePoint Online
SharePoint Online được cấp phép trên cơ sở mỗi người dùng. Bạn có thể mua SharePoint Online dưới dạng dịch vụ độc lập hoặc được bao gồm như một phần của gói Office 365 (nay là Microsoft 365).
Sharepoint Online Plan 1 được bao gồm trong Office 365 Business Essentials, Business Premium và Enterprise E1. SharePoint Online Plan 2 được bao gồm trong Office 365 Enterprise E3 và E5.
So sánh SharePoint Online Plan 1 với Plan 2 để hiểu rõ hơn về những điểm khác biệt chính.
Microsoft SharePoint là một trong những CMS dựa trên web mạnh mẽ nhất cung cấp các công cụ năng suất dựa trên trình duyệt. SharePointđược thiết kế như một dịch vụ SaaS dựa trên đám mây cho phép doanh nghiệp chia sẻ, quản lý và cộng tác nội dung, cơ sở kiến thức và các sản phẩm ứng dụng kinh doanh khác. Đây có thể là một lựa chọn tuyệt vời để nâng cao tinh thần làm việc theo nhóm trong doanh nghiệp, Sharepoint cũng giúp việc nhận thông tin nhanh hơn và cộng tác với các nhóm, phòng ban trở nên hiệu quả.
SharePoint Online là một dịch vụ dựa trên đăng ký thuê bao cho phép bạn chia sẻ nội dung trong doanh nghiệp của mình trong môi trường dựa trên đám mây. Trên thực tế, thuật ngữ online gần đây đã được thêm vào cái mà trước đó chỉ được gọi là SharePoint, vì lúc trước SharePoint chủ yếu là một phần mềm on-premises.
SharePoint Online có 2 plan chính & 1 plan được Microsoft thêm vào sau này:
SharePoint Online Plan 1
SharePoint Online Plan 2
Office 365 E3
Trong bài viết này, chúng tôi tập trung nói về Microsoft SharePoint Online Plan 1 & Online Plan 2.
Tổng quan về SharePoint Online Plan 1
Microsoft SharePoint Online Plan 1 được thiết kế cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa. Plan này gồm cả SharePoint và OneDrive như một phần của gói. SharePoint Plan 1 có giá $ 5 cho mỗi người dùng mỗi tháng với cam kết hàng năm.
Các tính năng chính
Gói này cung cấp 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây/cloud storage OneDrive cho mỗi người dùng.
Cho phép người dùng của bạn chia sẻ các tệp một cách liền mạch và an toàn trong hoặc ngoài doanh nghiệp.
Có thể đồng bộ hóa các bản sao cục bộ của tài liệu để xem khi offline. Có thể chỉnh sửa tài liệu trên PC và Mac.
Có thể đồng tác giả các tệp và tài liệu bằng các ứng dụng Microsoft.
Người dùng sẽ có thể sắp xếp nội dung và quản lý một cách hiệu quả các thư viện và danh sách. Bạn sẽ có thể sử dụng các tính năng như metadata, chính sách lưu giữ (retention policies) và quản lý hồ sơ. (record management).
Plan 1 cho phép chia sẻ tệp liền mạch giữa SharePoint và OneDrive.
Mọi người thoải mái tìm kiếm và index đầy đủ tài liệu khi cần.
Tính khả dụng của các ứng dụng di động cho làm việc khi duy chuyển. Có quyền truy cập vào các ứng dụng di động SharePoint và OneDrive trên Android, iOS và Windows.
Hỗ trợ triển khai FastTrack.
Hỗ trợ 24 × 7 trên cả web và điện thoại.
Plan 1 được cung cấp như một commercial license.
SharePoint Online Plan 1 cho phép truy cập vào các tính năng doanh nghiệp với khả năng truy cập hạn chế. Bạn có thể xem sơ đồ Visio và truy cập các trang web dựa trên quyền truy cập. SharePoint Online Plan 1 cũng cho phép xem nội dung excel được nhúng và thông tin chi tiết về dữ liệu trong nội dung. Plan 1 cũng cho phép tạo, điền và gửi các biểu mẫu InfoPath.
Tổng quan về SharePoint Online Plan 2
Microsoft SharePoint Online Plan 2 được thiết kế để sử dụng cho các tổ chức và doanh nghiệp có quy mô lớn. Plan 2 cung cấp cho bạn quyền truy cập vào SharePoint đầy đủ tính năng, có tất cả các khả năng cần thiết cho một doanh nghiệp. Microsoft SharePoint Online Plan 2 có sẵn với giá $ 10 mỗi người dùng mỗi tháng.
SharePoint Online Plan 2 có tất cả các tính năng của SharePoint Online Plan 1 và cung cấp thêm các tính năng bổ sung. Ngoài những gì chúng tôi đã đề cập trong Kế hoạch SharePoint Online 1 ở trên, Plan 2 đi kèm với các tính năng sau:
Truy cập không giới hạn vào bộ nhớ đám mây/cloud storage. Không giống như giới hạn 1 TB cho mỗi người dùng trong gói 1, mọi người dùng sẽ có quyền truy cập vào bộ nhớ đám mây không giới hạn trên gói 2.
Mức độ cao các tùy chọn tìm kiếm tùy chỉnh cung cấp cho doanh nghiệp sự lựa chọn chuyên nghiệp về khả năng tương thích tìm kiếm cấp doanh nghiệp.
Bạn sẽ có thể tìm thấy nội dung của mình ở định dạng điện tử. Đây có thể là một lựa chọn tuyệt vời nếu đang muốn sử dụng một số nội dung này cho các mục đích pháp lý hoặc kiện tụng. Đây cũng có thể là một lựa chọn tốt cho các mục đích kiểm toán mà bạn có thể cần phải có quyền truy cập vào dữ liệu ở định dạng điện tử.
SharePoint Online Plan 2 cũng cung cấp quyền truy cập vào các khả năng DLP nâng cao. Điều này cực kỳ hữu ích để bảo vệ, giám sát và xác định dữ liệu nhạy cảm.
Tính năng Lưu giữ tại chỗ/In-Place là một lựa chọn tốt có trên Plan 2 để giúp bạn bảo vệ nội dung khỏi bị xóa hoặc chỉnh sửa.
SharePoint Online Plan 2 cung cấp quyền truy cập đầy đủ vào các tính năng doanh nghiệp. Bạn có thể tạo và xem sơ đồ Visio của mình. Plan này cũng cho phép xây dựng và thực thi các ứng dụng dựa trên Access. Khả năng tạo đồ thị được nhúng trong Excel và tạo hoặc xuất bản (và điền vào), gửi biểu mẫu InfoPath.
So sánh SharePoint Online Plan 1 vs SharePoint Online Plan 2
Sau khi xem qua các khái niệm và tính năng cơ bản của SharePoint Online Plan 1 và SharePoint Online Plan 2, bạn sẽ cần xem xét về tính năng chi tiết hơn để xem Plan nào phù hợp. Bảng dưới đây sẽ cung cấp thông tin so sánh về tính năng của Plan 1 & Plan 2:
Tính năng & chi tiết
SharePoint Online Plan 1
SharePoint Online Plan 1
Access to all Team sites
Có
Có
Access to all Team sites
Có, chỉ có quyền xem trên Access, InfoPath Forms, Excel và Visio Services.
Có, có quyền tạo, chỉnh sửa, xem Access, InfoPath Forms, Excel & Visio Services.
Office Web apps support
Chỉ có quyền xem
Có quyền xem & chỉnh sửa
App Catalog and Marketplace
Có
Có
External Sharing options
Có
Có
Search Compatibility
Khả năng tìm kiếm cơ bản & tiêu chuẩn
Khả năng tìm kiếm cơ bản, tiêu chuẩn & cấp doanh nghiệp (Enterprise)
Content management
Có
Có
Record management
Có
Có
E-discovery, ACM, Compliance
Không
Có
Business Intelligence services
Không
Excel Services, PowerPivot, PowerView
Scorecards & Dashboards
Không
Không
Các tính năng chỉ có ở SharePoint Online Plan 2 mà SharePoint Online Plan 1 không có
Developer features
BCS: Alerts for External Lists
BCS: App Scoped External Content Types (ECTs)
BCS: Business Data Webparts
BCS: External List
BCS: OData connector
BCS: Secure Store Service
BCS: Tenant-level external data log
InfoPath Forms Services
IT Professional features
Data loss prevention
Content features
eDiscovery Hold
eDiscovery Export
Preservation hold library
Video Search
WCM: Catalog
WCM: Category page and catalog item page
WCM: Search web parts
WCM: Cross-Site publishing
WCM: Faceted navigation
Insights features
Business Intelligence Center
Calculated Measures and Members
Data Connection Library
Decoupled PivotTables and PivotCharts
Excel Services
Field list and Field Support
Filter Enhancements
Filter Search
Power View for Excel in SharePoint
Power Pivot for Excel in SharePoint
Quick Explore
Timeline Slicer
Visio Services
Search features
Query rules—advanced actions
Search vertical: “Video”
Nên chọn SharePoint Online Plan nào?
Việc lựa chọn gói SharePoint Online sẽ phụ thuộc vào các yêu cầu doanh nghiệp thực tế. Bạn sẽ thấy rằng nếu bạn là một tổ chức quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, sẽ thấy SharePoint Online Plan 1 thích hợp hơn. Trong khi các giải pháp doanh nghiệp toàn diện và cao cấp, bạn sẽ thấy SharePoint Online Plan 2 mới đáp ứng đủ.
Mặt khác, SharePoint Online Plan 2 được thiết kế đặc biệt cho các tổ chức và doanh nghiệp có quy mô lớn. Nó bao gồm một loạt các giải pháp doanh nghiệp cấp Enterprise.
Tài liệu về SharePoint liên quan
So sánh chi tiết SharePoint Plan 1 & Plan 2 với Microsoft Office 365
Chúng tôi sử dụng lưu bộ nhớ tạm cookie cho thiết bị của bạn, để ghi nhớ các nội dung bạn đã xem. Đồng ý với điều này sẽ cho phép duyệt web thuận lợi hơn. Không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, có thể gây chậm cho trải nghiệm khi xem bài viết.
Functional
Always active
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistics
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
