MICROSOFT 365 BUSINESS PREMIUM

Kết nối với khách hàng đồng nghiệp & đối tác với Microsoft 365

Th10 23, 2020 | Microsoft

Giao tiếp là nền tảng để điều hành một doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn giao tiếp và kết nối với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác hoặc nhà cung cấp dễ dàng hơn.

Email chỉ có hiệu lực – tiếp tục cuộc trò chuyện trong một cuộc họp

Một khách hàng mới đã liên hệ với bạn hoặc bạn đang thiết lập kênh với nhà cung cấp mới và bạn đã hoàn thành công việc của mình cho đến nay qua email. Bây giờ bạn cần thảo luận thêm về mọi thứ, nhưng bạn không muốn đánh mất bối cảnh của cuộc trò chuyện. Bạn thực sự có thể lên lịch một cuộc họp ngay từ chuỗi email và tất cả các cuộc thảo luận của bạn sẽ có ngay tại đó.

• Trong Outlook, hãy mở thư, rồi trên tab Trang đầu/Home, trong nhóm Trả lời/Respond, bấm Cuộc họp/Meeting.
• Trong một thư đang mở, trên tab Tin nhắn/Message, trong nhóm Trả lời/Respond, hãy bấm Cuộc họp/Meeting.
• Nhập địa điểm và thời gian bắt đầu và kết thúc như bạn làm trong bất kỳ yêu cầu họp nào. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa người tham dự, sử dụng Trợ lý lập lịch biểu/Scheduling Assistant để tìm thời gian họp tốt nhất hoặc thêm tệp đính kèm.

Tiêu đề và nội dung của thư gốc được đưa vào phần nội dung của yêu cầu họp.

Đưa các nhà cung cấp hoặc đối tác của bạn tham gia với Microsoft Teams

Nếu bạn cần một mối quan hệ làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp hoặc đối tác của mình, hãy đưa họ đến nơi bạn đang làm việc. Bạn có thể tạo một nhóm để làm việc với các nhà cung cấp hoặc đối tác và thêm họ trực tiếp vào nhóm với tư cách là khách/guest. 

Để thêm khách/guest:

• Nếu bạn là chủ sở hữu nhóm, bạn có thể mời khách vào nhóm của mình. Chuyển đến tên nhóm, nhấp vào Tùy chọn khác Chọn để xem thêm tùy chọn> Thêm thành viên /More options > Add members, sau đó nhập địa chỉ email của khách.

Họ sẽ nhận được lời mời qua email từ Microsoft Teams, thông báo cho họ biết rằng họ cần có tài khoản Microsoft miễn phí để tham gia nhóm. Họ có thể tạo tài khoản bằng địa chỉ email hiện có của mình bằng cách làm theo hướng dẫn được cung cấp. Sau đó, họ có thể sử dụng Microsoft Teams trên web hoặc cài đặt ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính của họ.

Mang các nhóm và tài nguyên lại với nhau

Tạo không gian ảo cho nhóm và tài liệu của bạn với Microsoft Teams. Sử dụng các mẹo sau để nhóm của bạn làm việc cùng nhau.

Nếu bạn đang làm việc với những người bên ngoài doanh nghiệp của mình, bạn có thể mời họ với tư cách là khách vào nhóm của mình.

Mọi thứ cùng một trang với nhóm của bạn

Tạo một nhóm để tất cả các bạn có thể chia sẻ thông tin, ý tưởng và lịch trình.

1. Trong Microsoft Teams, chọn Tham gia hoặc tạo nhóm> Tạo nhóm/Join or create a team > Create team.
2. Trong Loại nhóm này sẽ là gì ?/What kind of team will this be?, chọn Riêng tư/Private hoặc Công khai/Public và chọn Tiếp theo/Next.
3. Trong hộp Tạo nhóm của bạn/Create your team, hãy nhập tên và mô tả cho nhóm của bạn.
4. Trong Teams, ở cuối trang, hãy nhập tin nhắn chào mừng đến các thành viên trong nhóm của bạn, rồi chọn Gửi/Send.

Bạn cũng có thể tạo một nhóm trong toàn công ty.

Bạn có thể thiết lập nhiều nhóm hoặc nhóm chứa nhiều kênh để quản lý các dự án cụ thể hoặc nhóm người làm việc trên cùng một lĩnh vực. Ví dụ: tạo một kênh tài chính và một kênh khác cho nhóm bán hàng. Để tạo kênh:

1. Tìm tên đội và nhấp vào Tùy chọn khác Chọn để xem thêm tùy chọn> Thêm kênh/More options  > Add channel.
2. Nhập tên và mô tả, sau đó chọn Thêm/Add.

Bạn cũng có thể tạo một nhóm cho khách hàng của mình.

Thêm Microsoft Planner vào nhóm của bạn để điều phối công việc của bạn. Bạn có thể theo dõi việc phân phối, ngày tháng, thời hạn và người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc với Microsoft Planner. Để thêm tab Công cụ lập kế hoạch/Microsoft Planner vào nhóm của bạn:

• Trong nhóm của bạn, hãy chọn Thêm nút Thêm tab/Add a tab  bên cạnh các tab của bạn ở đầu kênh.
• Chọn Công cụ lập kế hoạch/Planner, sau đó chọn Tạo kế hoạch/Create a new plan mới và nhập tên cho bảng Công cụ lập kế hoạch mới.

Lưu trữ tài liệu kinh doanh ở một chỗ

Lưu trữ tài liệu của bạn trong tab Tệp/Files của nhóm. Mọi người trong nhóm đều có thể truy cập tệp và bạn có thể làm việc cùng nhau trên chúng ngay trong Microsoft Teams. Bạn có thể thiết lập các thư mục cho các loại tệp cụ thể, như biểu mẫu tiếp nhận khách hàng, để mọi người có thể lấy bản sao mới nhất từ cùng một nơi. Hoặc thiết lập không gian cho tệp nháp hoặc tệp đang làm việc so với tệp cuối cùng, để bạn không lấy nhầm tệp.

1. Trong Microsoft Teams, trong nhóm của bạn, hãy chọn Tệp/Files.
2. Chọn Mới/New và sau đó chọn Thư mục/Folder để tạo một thư mục mới.
3. Chọn Tải lên/Upload và duyệt để chọn tệp để thêm.

Trò chuyện, chat hoặc họp

Trò chuyện hoặc gặp gỡ bất cứ khi nào bạn cần trong Microsoft Teams.

• Cần mọi người biết đến? Bắt đầu thảo luận trong tab Cuộc trò chuyện/Conversations của nhóm bạn. Mọi người trong nhóm có thể xem cuộc thảo luận và đóng góp cho nó.
• Cần một câu trả lời nhanh chóng từ một người cụ thể? Chọn Chat để bắt đầu trò chuyện nhanh với người bạn cần.
• Cần thảo luận lâu hơn hoặc chia sẻ màn hình của bạn? Từ cuộc trò chuyện/conversation hoặc chat, hãy chọn họp/Meet now ngay để thêm thoại, video và chia sẻ vào cuộc thảo luận của bạn. Hoặc lên lịch một cuộc họp sau khi mọi người có thể tham dự.

Thu thập thông tin bằng Microsoft Forms

Khách hàng của bạn có hài lòng không? Ai đã ghé qua gian hàng triển lãm thương mại của bạn? Bạn nên tổ chức buổi picnic cho nhân viên của mình ở đâu? Cách tốt nhất để tìm hiểu là bắt đầu đặt câu hỏi! Bạn có thể tạo các cuộc thăm dò và khảo sát nhanh bằng Microsoft Forms và nhờ bất kỳ ai điền vào chúng để cung cấp cho bạn dữ liệu bạn cần.

1. Đăng nhập vào Microsoft Forms bằng thông tin đăng nhập công việc Microsoft 365 của bạn. 
2. Trong Biểu mẫu của tôi/My Forms, hãy chọn Biểu mẫu mới/New Form. 
3. Nhập tên cho biểu mẫu của bạn. Bạn cũng có thể nhập một phụ đề tùy chọn cho nó. 
4. Chọn Thêm câu hỏi để thêm câu hỏi mới /Add Questionvào biểu mẫu. Bạn có thể chọn thêm các câu hỏi Lựa chọn, Văn bản, Xếp hạng hoặc Ngày tháng/Choice, Text, Rating, Date. Đối với câu hỏi lựa chọn, hãy nhập văn bản bạn muốn hiển thị cho câu hỏi và từng lựa chọn. 
5. Chọn Xem trước/Preview ở đầu cửa sổ thiết kế để xem biểu mẫu của bạn sẽ trông như thế nào trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Tải tài liệu Microsoft Forms

Chia sẻ các ghi chú với Onenote

Ghi chú của bạn có thể đi bất cứ đâu với OneNote. Thêm ghi chú trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn và chia sẻ sổ ghi chép với đồng nghiệp để tất cả đều biết mình cần làm gì.

1. Tải xuống OneNote xuống điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.
2. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 Work của bạn.
3. Tạo một sổ ghi chép và nhấp hoặc nhấn vào bất kỳ đâu trên trang và bắt đầu nhập.
4. Tất cả công việc của bạn được lưu tự động.
5. Để chia sẻ sổ tay, hãy bắt đầu trên máy tính hoặc OneNote cho web. Mở sổ tay mà bạn muốn chia sẻ, sau đó chọn Chia sẻ/Share.

Bạn không thể chia sẻ sổ tay/notebook từ các ứng dụng di động nhưng bạn có thể mở sổ tay/notebook được chia sẻ từ chúng.

Chia sẻ & lưu trữ file trong doanh nghiệp với Microsoft 365

Th10 23, 2020 | Microsoft

Bạn cần chia sẻ tệp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và những người khác trong doanh nghiệp của bạn. Làm cách nào để bạn chia sẻ tệp để mọi người có thể tìm, mở và chỉnh sửa chúng?

Các phương cách chia sẻ

Chia sẻ tệp với ai đó bên ngoài công ty của bạn

• Chia sẻ tệp với ai đó bên ngoài công ty của bạn (chẳng hạn như khách hàng hoặc đối tác) qua email nếu bạn chỉ cần tệp đó đi một chiều.
• Nếu bạn cần phản hồi hoặc muốn họ điền vào một số thông tin và gửi lại, thì bạn có thể sử dụng SharePoint hoặc Microsoft Teams để chia sẻ nó bằng một liên kết chỉnh sửa

Chia sẻ và cộng tác với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh

Chia sẻ như một phần của dự án? Hoặc là một phần của liên hệ đang diễn ra với đối tác kinh doanh hoặc nhà cung cấp? Bạn có thể dành thêm một chút thời gian và thiết lập một nhóm trong Microsoft Teams và có một nơi liên tục để chia sẻ và làm việc cùng nhau. Thật dễ dàng để làm việc với những người bên ngoài doanh nghiệp của bạn và thậm chí bạn có thể thiết lập các kênh riêng biệt cho các nhà cung cấp hoặc đối tác bổ sung để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

1. Tạo nhóm.
2. Tải lên các tệp của bạn.
3. Mời các đối tác hoặc nhà cung cấp của bạn vào nhóm với tư cách là người dùng “khách/guest” để cấp cho họ quyền truy cập.

Chia sẻ bên trong doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn đang làm việc với các tệp mà bạn chia sẻ trong doanh nghiệp của mình, bạn cũng nên thành lập một nhóm trong Microsoft Teams. Chia sẻ tệp của bạn ở đó và mọi người trong doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm và chỉnh sửa chúng cũng như biết rằng tất cả các bạn đang làm việc trên cùng một trang.

1. Tạo nhóm và mời nhóm của bạn tham gia.
2. Tải lên các tệp của bạn.

Tài liệu sử dụng

O365_SMBScenarios_ShareYourFiles

Lưu trữ file trong Office 365

Trong Microsoft 365, bạn có thể lưu trữ công việc của mình trong OneDrive for Business hoặc trên các site SharePoint. Mỗi người trong tổ chức của bạn có thư viện OneDrive for Business của riêng họ để lưu trữ các tệp công việc cá nhân. Khi bạn tạo và lưu tệp vào thư mục OneDrive, chúng sẽ đồng bộ hóa với đám mây để bạn có thể truy cập chúng từ mọi nơi thông qua trình duyệt web, máy tính hoặc thiết bị di động. Để lưu trữ tệp được chia sẻ và cộng tác nhóm, hãy sử dụng site SharePoint. Các trang SharePoint cũng đồng bộ với đám mây để dễ dàng truy cập từ mọi nơi.

Lưu trữ hoặc chia sẻ tệp với OneDrive

1. Trên máy tính của bạn, sử dụng File Explorer để mở OneDrive. Hoặc, từ Office 365, hãy mở OneDrive từ trình khởi chạy ứng dụng.
2. Xem và tải lên các tệp cá nhân hoặc chia sẻ tài liệu hoặc thư mục bằng cách nhấp vào Chia sẻ/Share và sau đó mời người khác xem tài liệu hoặc gửi cho họ một liên kết. 

Cộng tác với trang SharePoint

Từ Office 365, mở SharePoint từ trình khởi chạy ứng dụng, sau đó chọn Team site.

Thêm tệp vào vị trí Tài liệu mặc định/Documents location hoặc tạo thêm vị trí tài liệu, được gọi là Thư viện/Libraries.

Bạn có thể tùy chỉnh trang SharePoint của mình bằng cách tạo các trang con cho các dự án, nhóm hoặc khách hàng cụ thể. Bạn cũng có thể thêm tên công ty, biểu trưng và giao diện, biến trang web thành mạng nội bộ của doanh nghiệp. 

Chia sẻ file bên ngoài doanh nghiệp một cách an toàn

Trong Office 365 dành cho doanh nghiệp, thật dễ dàng để chia sẻ tệp với những người trong tổ chức của bạn, nhưng đôi khi bạn cũng sẽ cần chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức của mình. Để chia sẻ tệp một cách an toàn với khách hàng, bạn có thể gửi một liên kết an toàn.

1. Ở đầu thư viện Tài liệu trên trang SharePoint của bạn, hãy bấm Mới/New, rồi chọn Thư mục/Folder.
2. Đặt tên cho thư mục, sau đó bấm Tạo/Create.
3. Tải tệp bạn muốn chia sẻ lên thư viện mới hoặc chọn Mới/New để tạo tài liệu mới trực tiếp trong thư viện.
4. Chọn thư mục mới của bạn trong thư viện Tài liệu, sau đó bấm vào nút Chia sẻ/ Share.
5. Trong cửa sổ Gửi liên kết/Send Link, bấm vào danh sách ở trên cùng, chọn Những người cụ thể/Specific people, chọn Cho phép chỉnh sửa/Allow editing, sau đó chọn Áp dụng/Apply.
6. Trong cửa sổ Gửi liên kết/Send Link, nhập địa chỉ email của khách hàng của bạn, nhập tin nhắn và chọn Gửi.

Khách hàng của bạn sẽ nhận được một email có mã xác minh mà họ sẽ cần gửi cho chính họ để truy cập vào thư mục của bạn. Nếu không tìm thấy email, họ nên kiểm tra thư mục Spam của mình.

Chia sẻ file bên ngoài doanh nghiệp một cách dễ dàng

Để chia sẻ tệp với khách hàng của bạn và làm việc trên tài liệu cùng nhau, hãy sử dụng liên kết Bất kỳ ai trong Microsoft 365.

1. Từ site SharePoint của bạn, chọn thư mục bạn muốn chia sẻ, chọn Chia sẻ/Share, sau đó bấm vào nút cài đặt nối kết.
2. Trong cửa sổ Cài đặt Liên kết/Link Settings, đảm bảo rằng Bất kỳ ai/Anyone cũng được chọn. Nếu tùy chọn này chuyển sang màu xám, nó cần được bật trong trung tâm quản trị SharePoint.
3. Theo tùy chọn, hãy chọn hộp kiểm Cho phép chỉnh sửa/Allow editing và nhập ngày hết hạn cho liên kết.
4. Chọn Áp dụng/Apply.
5. Trong cửa sổ Gửi liên kết/Send Link, nhập địa chỉ email của khách hàng của bạn, nhập tin nhắn và chọn Gửi/Send.
6. Khách hàng của bạn sẽ nhận được một email có tin nhắn của bạn và một liên kết đến các tệp của bạn.

Làm việc ở bất cứ đâu với Microsoft 365 Business Premium

Th10 23, 2020 | Microsoft

Không làm việc tại văn phòng? Không còn pin máy tính xách tay? Không vấn đề gì! Xử lý công việc của bạn từ mọi nơi với Office trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.

Mẹo hay: Giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn bằng cách tắt thông báo cho các ứng dụng công việc trên thiết bị cá nhân của bạn.

Sử dụng bốn mẹo dưới đây để làm việc mọi lúc mọi nơi:

1. Kiểm tra các cuộc hẹn và email khi đang di chuyển với Outlook trên mọi thiết bị.
2. Lưu trữ tài liệu của bạn trên đám mây để bạn có thể mở và chỉnh sửa chúng từ mọi thiết bị.
3. Mở và chỉnh sửa tệp của bạn từ bất kỳ thiết bị nào bằng ứng dụng Office trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn hoặc bằng trình duyệt.
4. Gọi vào một cuộc họp trực tuyến từ điện thoại của bạn hoặc có trải nghiệm cuộc họp đầy đủ từ máy tính xách tay của bạn tại quán cà phê, sân bay, nhà riêng hoặc bất cứ nơi nào.

Nghĩ đến việc thường xuyên làm việc ở nhà?

Sử dụng mẫu này để phân tích thói quen của bạn và cách bạn thích làm việc để lập một kế hoạch phù hợp khi bạn chuyển sang văn phòng tại nhà. Thu thập các vật liệu và đồ nội thất để tối ưu hóa không gian của bạn và giúp bạn làm việc hiệu quả và đúng công việc.

Tải mẫu làm việc tại nhà

Cài đặt ứng dụng trên Android

Nếu thiết bị Android của bạn được Microsoft 365 Business Premium quản lý, bạn có thể được nhắc thiết lập bảo mật bổ sung vào lần đầu tiên cài đặt ứng dụng Office. Làm theo các bước sau:

1. Trên thiết bị của bạn, hãy chọn Cửa hàng Google Play/Google Play Store.
2. Tìm kiếm ứng dụng Office bạn muốn cài đặt. Chúng tôi sẽ sử dụng Outlook cho ví dụ này.
3. Trên màn hình chào mừng của Outlook, hãy chọn Bắt đầu/ Get started.
4. Trên trang Thêm tài khoản/Add Account, hãy nhập địa chỉ email Microsoft 365 của bạn, rồi chọn Tiếp tục/Continue.
5. Trong Nhập mật khẩu/Enter your password của bạn, hãy nhập mật khẩu, sau đó chọn Đăng nhập/Sign in.
6. Trên trang tiếp theo, chọn Tiếp tục/Continue nếu bạn muốn thêm tài khoản khác. Nếu không, hãy chọn Bỏ qua/Skip.
7. Khi được nhắc thêm ứng dụng Cổng thông tin công ty (Company Portal app) Intune, hãy chọn Chuyển đến cửa hàng/Go to store.
8. Cài đặt và mở ứng dụng cổng Intune Company, sau đó chọn OK khi bạn thấy thông báo rằng tổ chức của bạn bảo vệ dữ liệu trong ứng dụng này.
9. Nếu được yêu cầu nhập mã PIN, hãy nhập mã PIN gồm 4 chữ số mà bạn sẽ sử dụng để mở khóa điện thoại của mình, chọn Gửi/Send, xác nhận mã PIN của bạn, sau đó chọn Gửi/Send lần nữa.

Cài đặt ứng dụng Office trên iOS

Sau khi thiết lập Microsoft 365 Business, bạn có thể cài đặt các ứng dụng Office trên iPhone của mình. Sau khi cài đặt ứng dụng, bạn sẽ được nhắc tạo mã PIN để giúp bảo mật dữ liệu Office của mình.

Để thiết lập iPhone của bạn:

1. Trên iPhone của bạn, mở App Store.
2. Chọn Tìm kiếm/Search, nhập Outlook vào thanh tìm kiếm, sau đó chọn nó.
3. Chọn Nhận> Cài đặt Get > Install.
4. Nhập mật khẩu ID Apple của bạn, chọn Đăng nhập> Mở Sign in > Open.
5. Nhập địa chỉ email công việc của bạn.
6. Chọn Thêm tài khoản/Add Account, nhập mật khẩu của bạn, sau đó chọn Đăng nhập/Sign in.
7. (Tùy chọn), Chọn Let’s Do It để thêm các tài khoản khác hoặc chọn Có thể thực hiện sau/Maybe Later để bỏ qua bước này.
8. Chọn OK để khởi động lại ứng dụng để Microsoft 365 Business có thể bảo vệ dữ liệu Outlook của bạn.
9. Mở lại Outlook và thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Chọn OK.
10. Tạo mã PIN cho Outlook và các ứng dụng Office khác, rồi xác nhận. Kể từ bây giờ, mã PIN này sẽ được sử dụng để bảo mật tất cả dữ liệu ứng dụng Office.
11. Chọn Bật/Turn On để bật thông báo qua email.
12. Chọn Cho phép/allow để bật thông báo đẩy (push notification).

Giờ đây, bạn có thể sử dụng Outlook trên iPhone để kiểm tra email, lịch và danh bạ của mình.

Bạn có thể cài đặt phần còn lại của các ứng dụng Office theo cách tương tự và dữ liệu trong các ứng dụng đó sẽ được bảo vệ bởi Microsoft 365 Business.

Cài đặt ứng dụng admin cho điện thoại

Bạn có thể sử dụng ứng dụng Microsoft 365 Admin dành cho thiết bị di động để quản lý người dùng, theo dõi tình trạng dịch vụ và thực hiện các tác vụ quản trị khác từ điện thoại của mình.

1. Để tải ứng dụng Microsoft 365 Admin dành cho thiết bị di động, hãy tìm kiếm Microsoft 365 Admin trong cửa hàng ứng dụng dành cho thiết bị của bạn và cài đặt nó.
2. Đăng nhập bằng địa chỉ email quản trị toàn cầu của bạn và xem trang tổng quan để xem tình trạng dịch vụ, theo dõi giấy phép người dùng cũng như xem các thông báo và yêu cầu dịch vụ.
3. Dưới đây là một số tác vụ phổ biến bạn có thể thực hiện với ứng dụng:

Reset a user’s password/cài lại mật khẩu người dùng

1. Trong Liên kết nhanh, chọn Người dùng.
2. Trên trang Người dùng, chọn tên của người dùng, sau đó chọn Đặt lại mật khẩu.
3. Nếu bạn muốn yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu mới khi họ đăng nhập lần đầu tiên, hãy chọn hộp kiểm Thay đổi khi đăng nhập lần đầu, sau đó chọn Đặt lại.
4. Khi được yêu cầu xác nhận, hãy chọn Có, sau đó chọn OK.
5. Trong cửa sổ Chia sẻ mật khẩu, bạn có thể tùy chọn gửi mật khẩu mới cho người dùng trong email hoặc tin nhắn văn bản.

Add a user to a group/thêm người dùng vào group

1. Trong Liên kết nhanh/Quick Links, chọn Groups.
2. Trên trang Groups, hãy chọn group bạn muốn thêm người dùng, sau đó chọn Chỉnh sửa thành viên> Thêm thành viên/Edit members > Add a member.
3. Chọn người dùng bạn muốn thêm.
4. Khi được yêu cầu xác nhận, hãy chọn Có/Yes, sau đó chọn OK.

Turn on notifications/Bật thông báo

1. Trên menu chính, chọn Cài đặt/Settings.
2. Trong Cài đặt ứng dụng/App settings, chọn Thông báo/Notifications.
3. Chọn các hộp check box bên cạnh Tình trạng dịch vụ/Service health và Trung tâm thông báo/Message Center.