Review Microsoft SharePoint Online cho doanh nghiệp

Tư vấn Sản Phẩm

Review phần mềm Microsoft SharePoint Online, những điều quan trọng doanh nghiệp cần biết.

Microsoft SharePoint Online là một sự kết hợp rất mạnh mẽ giữa quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, cộng tác nhóm và quản lý tài liệu. Kết hợp với Microsoft Office và Office 365 (Microsoft 365), SharePoint Online có thể nhanh chóng triển khai các cải tiến năng suất rộng rãi trong nhiều tổ chức.

Các gói SharePoint Online

Microsoft không cung cấp bản dùng thử Microsoft SharePoint Online miễn phí, mặc dù bản dùng thử 30 ngày cho Microsoft Office 365 Enterprise E3 bao gồm quyền truy cập vào Microsoft SharePoint Online (hãy đảm bảo bạn đăng ký bản dùng thử Enterprise E3 vì Microsoft cũng cung cấp các phiên bản dùng thử của Office 365 Home PremiumBusiness Premium nhưng cả hai lựa chọn này đều không bao gồm Microsoft SharePoint Online).

Thông tin về Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint Online có hai gói trả phí, được đặt tên đơn giản là “Plan 1” và “Plan 2”. Plan 1 (bắt đầu từ $ 5 mỗi người dùng mỗi tháng) thực sự bao gồm mọi thứ bạn mong đợi từ một nền tảng quản lý tài liệu: hỗ trợ nhiều thư viện tài liệu, công cụ cộng tác, chia sẻ với người dùng nội bộ hoặc bên ngoài công ty, quản lý nội dung, quản lý hồ sơ và quy trình làm việc. Plan 2 (bắt đầu từ $ 10 mỗi người dùng mỗi tháng) bổ sung một số tính năng nâng cao, bao gồm khả năng tìm kiếm có thể tùy chỉnh, e-discovery, và các công cụ tuân thủ như kiểm tra và lưu giữ tại chỗ/in-place hold.

Bạn cũng có thể có quyền truy cập vào Microsoft SharePoint Online thông qua bất kỳ Enterprise tiers nào trong Microsoft Office 365. Office 365 Enterprise E1 cung cấp quyền truy cập Microsoft SharePoint Online tương đương với Plan 1 cũng như quyền truy cập vào Exchange Online với hộp thư 50GB, Microsoft Teams ($ 5,00 Mỗi người dùng mỗi tháng, thanh toán hàng năm tại Microsoft365 for Business) và các phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint và Microsoft Word.

Office 365 Enterprise E3 bổ sung các phiên bản dành cho desktop của Office 2016 (tối đa năm bản cài đặt cho mỗi người dùng) cũng như các ứng dụng di động, bộ nhớ Microsoft OneDrive không giới hạn ($ 5,00 mỗi người dùng mỗi tháng tại Microsoft365 for Business) và bổ sung khả năng quản lý tài liệu. Các khả năng đó bao gồm chính sách lưu giữ và xóa thủ công, phân loại tài liệu thủ công và eDiscovery (một bộ công cụ cho phép bạn tìm tài liệu liên quan đến kiện tụng hoặc yêu cầu thông tin và thực hiện hành động thích hợp như giữ tài liệu hoặc xuất tệp). Office 365 Enterprise E5 bổ sung vào bộ công cụ eDiscovery với phân tích, phân loại tài liệu tự động và nhập thông qua Quản trị dữ liệu nâng cao/ Advanced Data Governance. Định giá cho các cấp Office 365 Enterprise được tính theo giá hàng tháng cho mỗi người dùng với cam kết hàng năm. Giá bắt đầu từ $ 8 mỗi người dùng mỗi tháng đối với E1, $ 20 mỗi người dùng mỗi tháng đối với E3 và $ 35 cho mỗi người dùng mỗi tháng đối với E5.

Bắt đầu với SharePoint Online

Thật đơn giản để đăng ký với Microsoft SharePoint Online. Chỉ cần chọn một gói và cung cấp tên, email, số điện thoại, công ty và địa chỉ của bạn. Sau đó, tạo ID người dùng, mật khẩu và một URL duy nhất (ví dụ: yourname.onmicrosoft.com). Sau đó, hãy xác minh rằng bạn không phải là rô bốt bằng cách nhập mã sẽ được gửi cho bạn qua tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi điện thoại. Cuối cùng, nhập thông tin thanh toán và chọn thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. Thông tin thanh toán không bắt buộc nếu chọn dùng thử miễn phí.

Liên hệ VinSEP để được hỗ trợ mua bản quyền SharePoint Online

Nếu đây là lần đầu sử dụng Office 365 (nay là Microsoft 365), thì bạn có thể gặp phải một chút quá tải thông tin khi lần đầu tiên đăng nhập. Nếu bạn đã đăng ký dùng thử miễn phí Microsoft Office 365 Enterprise E3, thì bảng điều khiển của bạn sẽ bao gồm hơn một tá ô được liên kết cho các chương trình và tính năng khác nhau của Microsoft có trong cấp Enterprise E3. Một trong những ô này là Microsoft SharePoint Online. Ngoài ra, bạn có thể truy cập các khía cạnh quản trị Admin của Microsoft SharePoint Online trong mô-đun Admin bằng cách sử dụng Admin Centers menu ở phía bên trái.

img

Microsoft SharePoint Online cho phép người dùng tạo các trang riêng lẻ như một công ty và thực thể quản lý. Mỗi site SharePoint có thể có thư viện tài liệu, sổ ghi chép, bảo mật và thiết kế riêng. Ngoài ra, các trang web có thể được tổ chức dưới dạng các trang độc lập hoặc theo hệ thống phân cấp thông qua việc sử dụng các trang con. Khi tạo một trang web, bạn sẽ được nhắc chọn giữa Team site hay Communication site.

  • Các Team site là các site SharePoint truyền thống, nhằm mục đích cộng tác trong một tổ chức, đặc biệt là nơi một tỷ lệ phần trăm đáng kể người dùng sẽ tham gia vào việc quản lý tài liệu.
  • Các Communication site hữu ích cho các tình huống trong đó một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ đang tạo ra nội dung để một nhóm người dùng lớn hơn sử dụng; hãy nghĩ về nó như một sự giao thoa giữa thư viện tài liệu và blog. Cả hai tùy chọn site đều có thể được sử dụng để chia sẻ tài liệu và có khả năng tùy chỉnh cao.

Các Team site trong Microsoft SharePoint Online rất linh hoạt, miễn là ai đó sẵn sàng tìm hiểu. Ví dụ, thư viện tài liệu của trang web có thể được định cấu hình với nhiều trường metadata, có thể được tận dụng cho các công ty khác nhau. Chế độ xem tài liệu có thể được tùy chỉnh để hiển thị các trường cụ thể để bạn sử dụng để tìm kiếm và sắp xếp. Một chế độ xem cũng có thể được lọc để chỉ hiển thị các tài liệu có metadata phù hợp, điều này sẽ cho phép bạn tạo nhiều chế độ xem, mỗi chế độ xem được tùy chỉnh để hiển thị một bộ tài liệu cụ thể.

Thư viện tài liệu/document libraries của Microsoft SharePoint Online có thể được đồng bộ hóa với máy tính hoặc thiết bị di động của bạn bằng cách sử dụng Microsoft OneDrive client. Người dùng desktop có thể chỉ cần nhấp vào nút Sync trong thư viện tài liệu để định cấu hình kết nối (hoặc tải xuống phần mềm). Các tệp mới có thể được thêm vào thư viện tài liệu thông qua kéo và thả, sao chép tệp vào thư mục được đồng bộ hóa trên màn hình của bạn hoặc bằng cách sử dụng các ứng dụng Office khác nhau trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.

Một cú sốc đối với Microsoft SharePoint Online trong nhiều năm là do tính không thể đoán trước của việc đồng bộ OneDrive sync client. Kể từ đó, Microsoft đã phát hành một ứng dụng OneDrive client mới, ứng dụng này dường như hoạt động tốt hơn nhiều trong việc giữ cho các tệp của bạn được đồng bộ hóa.

Review Microsoft SharePoint Online

Chia sẻ & cộng tác tài liệu

Về cốt lõi, Microsoft SharePoint Online là một nền tảng quản lý tài liệu. Ngoài các khả năng quản lý tài liệu cơ bản, chẳng hạn như tải lên và tải xuống tệp, chỉnh sửa và chia sẻ, Microsoft SharePoint Online cũng xử lý theo dõi thay đổi. Giữ nhật ký về những người đã thực hiện chỉnh sửa và cho phép bạn tải xuống các phiên bản trước của tài liệu để xem lại các thay đổi hoặc quay lại bản sửa đổi trước đó mang lại cho Microsoft SharePoint Online tính linh hoạt. Người dùng cũng có thể cấu hình cảnh báo trên thư viện tài liệu để nhận thông báo khi có thay đổi. Tài liệu có thể được kiểm tra để tránh sự cố với nhiều người chỉnh sửa cùng một tệp, mặc dù tính năng đồng tác giả (nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tệp đồng thời) cũng được hỗ trợ cho các tài liệu Office hiện đại (giả sử tất cả người dùng đang sử dụng Office 2010 trở lên).

Microsoft cung cấp một số tính năng tuân thủ và bảo mật khá cao trong Office 365 (nay là Microsoft 365), nhiều tính năng trong số đó có thể gây khó khăn cho người dùng Microsoft SharePoint Online. Hầu hết các bộ quản lý tài liệu cấp doanh nghiệp khác, chẳng hạn như Ascensio System OnlyOffice, cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản như quyền và theo dõi kiểm tra. Microsoft SharePoint Online cũng hỗ trợ các tính năng này nhưng cũng bao gồm các tính năng có mức độ lớn hơn các đối thủ cạnh tranh khác. Đối với người mới bắt đầu, bạn có thể tạo các chính sách xử lý những thứ như nhãn tài liệu, ngăn mất dữ liệu, lưu giữ tài liệu và truy cập người giám sát. Nhãn tài liệu được sử dụng để xác định các tài liệu có thể có dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như thẻ tín dụng hoặc dữ liệu khách hàng.

Review Microsoft SharePoint Online

SharePoint cung cấp các công cụ để không chỉ tạo và quản lý các nhãn này mà còn để áp dụng chúng cho các tài liệu hiện có (hoặc thậm chí là email nếu bạn đang sử dụng bộ Office 365 đầy đủ) dựa trên nội dung của tài liệu. Các công cụ tương tự có sẵn để ngăn mất dữ liệu, chẳng hạn như ngăn các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm bị chia sẻ ra bên ngoài doanh nghiệp của bạn. Các công cụ cũng có sẵn để quản lý việc lưu giữ tài liệu, cả để ngăn người dùng xóa tài liệu vĩnh viễn và để thực thi lưu trữ hoặc xóa sau một khoảng thời gian xác định. Trong nhiều trường hợp như vậy, Microsoft cung cấp một bộ lọc được xác định trước được thiết kế để hỗ trợ việc tuân thủ các quy định ở các quốc gia khác nhau, bao gồm HIPAA và các quy định tương ứng. Bạn cũng có thể định cấu hình ứng dụng chính sách bằng cách sử dụng các cụm từ tìm kiếm. Các chính sách này có thể được áp dụng trên Microsoft SharePoint Online hoặc cho các trang riêng lẻ.

Audit logging có thể được sử dụng để theo dõi các hoạt động cấp người dùng hoặc các thay đổi quản trị. Sau khi bật tính năng ghi nhật ký (log), bạn có thể tìm kiếm nhật ký (log) kiểm tra các hành động cụ thể, người dùng, time windows hoặc cụm từ tìm kiếm để tập trung vào chế độ xem của mình. Một tính năng đã được đề cập trước đây, eDiscovery, là một công cụ toàn diện để định vị các tài liệu liên quan đến một chủ đề cụ thể như hành động pháp lý.

Nếu các tính năng bảo mật này nghe có vẻ đáng sợ, thì bạn cũng không cần lo lắng vì chúng hoàn toàn là tùy chọn và sẽ không cản trở nếu bạn chọn bỏ qua chúng. Các tùy chọn bảo mật tiêu chuẩn khác, chẳng hạn như quyền dựa trên nhóm hoặc dựa trên người dùng (group- or user-based permissions) cũng có sẵn. Bạn cũng có thể định cấu hình cách hoạt động của tính năng chia sẻ tệp bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như chỉ chia sẻ với người dùng đã xác thực, đặt thời gian hết hạn cho quyền truy cập ẩn danh hoặc sử dụng nhóm (group) để quản lý những người có thể chia sẻ tài liệu ra bên ngoài công ty. Bạn cũng có thể định cấu hình liên kết chia sẻ để cung cấp quyền truy cập chỉ đọc vào tài liệu của mình.

Review Microsoft SharePoint Online

Workflow linh hoạt, có thể mở rộng

Microsoft SharePoint đã hỗ trợ tạo workflow và SharePoint Online không phải là ngoại lệ. Mặc dù hầu hết các hệ thống quản lý tài liệu có mô-đun dành cho workflow hỗ trợ các tác vụ quản lý tài liệu cơ bản, chẳng hạn như yêu cầu chữ ký, Microsoft SharePoint Online tích hợp chặt chẽ với Microsoft Flow, một công cụ để tạo dòng công việc giữa các nền tảng khác nhau.

Bằng cách sử dụng Microsoft Flow, bạn có thể gửi yêu cầu phê duyệt khi tài liệu được tải vào thư viện, tích hợp với Microsoft Forms để định tuyến thông tin đến địa chỉ liên hệ thích hợp hoặc liên kết thư viện tài liệu với nền tảng lưu trữ đám mây của bên thứ ba như DropBox Business hoặc Google Drive for Work. Microsoft cung cấp hơn một trăm mẫu Microsoft Flow hoặc bạn có thể tự tạo.

Một lĩnh vực khác mà Microsoft đang thúc đẩy như một điểm tích hợp vào nền tảng quản lý thông tin toàn diện của họ là Microsoft PowerApps (7,00 mỗi người dùng mỗi tháng). Mục đích đằng sau PowerApps là người dùng có thể rất dễ dàng tạo một ứng dụng có thể thu thập và lưu trữ dữ liệu trong Microsoft SharePoint (thậm chí sử dụng Flow). Các PowerApp này có thể được liệt kê trong Microsoft Store và được sử dụng cho các quy trình kinh doanh nội bộ hoặc dưới dạng cổng giao tiếp với khách hàng.

Nói về ứng dụng, mối quan hệ lâu dài của Microsoft với các nhà phát triển có nghĩa là danh mục ứng dụng Microsoft SharePoint có đầy đủ các ứng dụng mà bạn có thể tích hợp vào các trang Microsoft SharePoint của mình. Các ứng dụng này có cả tùy chọn trả phí và miễn phí. Các quyền của ứng dụng Microsoft SharePoint giống như bạn mong đợi trên thiết bị di động của mình và mỗi ứng dụng bao gồm danh sách những thứ mà ứng dụng có thể thực hiện với tài liệu và dữ liệu của bạn, vì vậy chúng cần được xử lý cẩn thận. Trong những trường hợp thích hợp, các ứng dụng SharePoint của Microsoft có thể thêm chức năng như khả năng thông báo nâng cao, tùy chọn lịch bổ sung, tích hợp vào các dịch vụ khác và một loạt các tùy chọn khác.

SharePoint Online là một nền tảng mạnh mẽ

Microsoft SharePoint nổi tiếng về việc khó quản lý, sử dụng là kết quả của việc tập trung vào các tính năng hơn là trải nghiệm sử dụng. Với sự tập trung ngày càng tăng của Microsoft vào việc làm cho Office 365 (nay là Microsoft 365) và các thành phần khác nhau, Microsoft SharePoint Online là cung cấp các tính năng nâng cao thu hút khách hàng doanh nghiệp mà không quá phức tạp đến mức không thể được sử dụng bởi các đội CNTT của các doanh nghiệp nhỏ. Công bằng mà nói, vẫn còn một số phức tạp khi quản lý Microsoft SharePoint, bao gồm nhiều vị trí cho cài đặt quản trị. Nhưng hầu hết các tính năng đều dễ cấu hình hơn nhiều so với trước đây.

Kết luận về SharePoint Online

Giá Office 365 (hay Microsoft 365) của Microsoft tương đối hợp lý và Microsoft SharePoint Online có thể có với mức giá rất tốt 5 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng. Dựa trên trọng tâm là dễ sử dụng, các tính năng cộng tác và bảo mật nâng cao được cung cấp với Flow, eDiscovery và nhiều chính sách quản lý có thể định cấu hình, Microsoft SharePoint Online dễ dàng trở thành một trong những sự lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp cho nền tảng này.

guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Bài viết liên quan

Pin It on Pinterest

Share This