Power BI hiện có sẵn như một phần của phiên bản Microsoft 365 Enterprise E5. Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập Power BI tại trang chủ Microsoft. Giá chỉ mang tính tham khảo, vui lòng liên hệ VinSEP để nhận được báo giá tốt nhất.
Power BI Pro: giá $9.99 (giá hàng tháng theo từng người dùng/user).
Power BI Premium: giá $4,995 (giá hàng tháng cho tài nguyên lưu trữ và máy tính đám mây chuyên dụng với đăng ký hàng năm).
Office 365 Enterprise E5: giá $35.00 người dùng/tháng (cam kết hàng năm).
Power BI là một bộ công cụ “phân tích kinh doanh” để phân tích dữ liệu và chia sẻ thông tin chi tiết. Kết nối để dễ dàng truy cập vào dữ liệu trên Dashboard – bảng điều khiển, Reports – báo cáo và Datasets – tập dữ liệu trong Power BI của bạn.
Mặc dù Power BI là một công cụ BI (Business Intelligence) tự phục vụ/self-service mang lại phân tích dữ liệu cho nhân viên, nó chủ yếu được sử dụng bởi các nhà phân tích dữ liệu và các chuyên gia phân tích thông tin kinh doanh, những người tạo ra các mô hình dữ liệu trước khi phổ biến báo cáo trong toàn tổ chức. Tuy nhiên, những người không có nền tảng phân tích vẫn có thể sử dụng Power BI và tạo báo cáo.
Microsoft Power BI được sử dụng bởi cả đại diện bộ phận và ban quản lý, với các báo cáo và dự báo được tạo ra để hỗ trợ các đại diện tiếp thị và bán hàng, đồng thời cung cấp dữ liệu cho việc quản lý về cách bộ phận hoặc cá nhân nhân viên đang tiến triển đến mục tiêu nào đó.
Ngoài ra, Power BI còn cung cấp cổng quản trị cho quản trị viên để giúp định cấu hình việc triển khai Power BI, cũng như giám sát sử dụng và giấy phép.
Các thành phần chính của Power BI:
Power BI Desktop
Power BI Service
Power BI Mobile
Được bao gồm trong Power BI là một số thành phần giúp người dùng tạo và chia sẻ báo cáo dữ liệu.
Power Query: một công cụ chuyển đổi và tổ hợp dữ liệu.
Power Pivot: một công cụ lập mô hình dữ liệu dạng bảng bộ nhớ.
Power View: một công cụ trực quan hóa dữ liệu.
Power Map: công cụ trực quan hóa dữ liệu không gian hình học 3D.
Power Q&A: công cụ trả lời các câu hỏi.
Power BI Desktop là nơi các nhà phân tích và người dùng khác có thể tạo kết nối dữ liệu, mô hình dữ liệu và báo cáo. Power BI Service là nơi có thể chia sẻ các báo cáo đó, vì vậy những người dùng khác có thể xem và tương tác với các báo cáo.
Xây dựng báo cáo Power BI bắt đầu bằng cách kết nối các nguồn dữ liệu. Sau đó, người dùng truy vấn dữ liệu để tạo báo cáo dựa trên nhu cầu của họ. Báo cáo được xuất bản lên Power BI Service và được chia sẻ để người dùng trên cloud và thiết bị di động có thể xem và tương tác với báo cáo. Có thể thêm quyền để cung cấp cho đồng nghiệp khả năng chỉnh sửa báo cáo hoặc tạo trang tổng quan hoặc giới hạn khả năng chỉnh sửa của họ.
Tư vấn xác định nhu cầu Power BI của doanh nghiệp
Nhu cầu sử dụng Power BI có thể phụ thuộc vào vai trò của bạn trong một dự án hoặc trong một nhóm. Những người khác, trong các vai trò khác, có thể sử dụng Power BI theo cách khác.
Ví dụ: bạn có thể chủ yếu sử dụng dịch vụ Power BI để xem báo cáo số liệu kinh doanh. Mọi người có thể sử dùng Power BI Desktop hoặc Power BI Report Builder để tạo ra báo cáo, sau đó xuất bản các báo cáo đó lên dịch vụ Power BI nơi bạn xem các báo cáo này. Một đồng nghiệp khác, trong lĩnh vực bán hàng, có thể chủ yếu sử dụng ứng dụng Power BI mobile để theo dõi tiến độ bán hàng và chi tiết cập nhật các khách hàng mới.
Nếu bạn là developer, bạn có thể sử dụng API Power BI để đẩy dữ liệu vào datasets hoặc để nhúng dashboard và báo cáo vào các ứng dụng cũng như tùy chỉnh được dễ dàng khi có những thiết kế mới đẹp mắt và chia sẻ khi hoàn thành.
Bạn cũng có thể sử dụng từng elements của Power BI vào những thời điểm khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu hoặc vai trò của bạn đối với một dự án nhất định.
Cách bạn sử dụng Power BI có thể dựa trên tính năng hoặc dịch vụ của Power BI. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo cho nhóm của riêng bạn về thống kê tương tác của khách hàng và bạn có thể xem tồn kho và tiến độ sản xuất trong bảng điều khiển thời gian thực trong dịch vụ Power BI. Bạn có thể tạo một mẫu báo cáo (paginated) dạng mẫu hóa đơn sau đó có thể gửi qua email, dựa trên tập dữ liệu Power BI.
Các nhu cẩu sử dụng Power BI như sau:
Power BI dành cho bộ phận kinh doanh
Tất cả dữ liệu đó trở thành biểu đồ và đồ thị, trực quan hóa dữ liệu của bạn cho bạn. Thay vì danh sách dài hoặc bảng số và từ, thông tin chi tiết về dữ liệu của bạn rất đẹp – hình ảnh đầy màu sắc và hấp dẫn kể những câu chuyện về thông tin chi tiết trong dữ liệu của bạn.
Chỉ cần mở dịch vụ Power BI, trong trình duyệt hoặc trên thiết bị di động. Xem quan dashboard các báo cáo đáng tin cậy, tự động cập nhật và làm mới, vì vậy bạn luôn làm việc với nội dung mới nhất.
Vì nội dung liên tục thay đổi, cập nhật nên bạn có thể đào sâu, tìm kiếm xu hướng, thông tin chi tiết và các thông tin kinh doanh khác. Cắt và chia nhỏ nội dung, và thậm chí đặt câu hỏi trong Power BI bằng cách sử dụng từ ngữ của chính bạn. Hoặc, ngồi lại và để dữ liệu của bạn khám phá những thông tin chi tiết thú vị cho bạn; yêu cầu gửi cảnh báo khi dữ liệu thay đổi và báo cáo qua email cho bạn theo lịch bạn đã đặt. Tất cả dữ liệu của bạn, bất cứ lúc nào, trên đám mây hoặc tại chỗ, từ bất kỳ thiết bị nào.
Như thế vì bạn chỉ cần số liệu để ra quyết định kinh doanh, nên bạn không cần những yếu tố khác để tạo ra báo cáo hay thiết kế nên đơn giản bạn chỉ cần biết đến dịch vụ Power BI Service cần phải trang bị bản quyền Power BI Pro cho việc nhận cá chia sẻ nội dung báo cáo từ các bộ phận khác.
Power BI Desktop dành cho người tạo mẫu báo cáo
Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí, cài đặt trên máy tính để truy cập, thay đổi và thể hiện dữ liệu linh hoạt. Bạn có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và kết hợp chúng (thường được gọi là mô hình hóa) thành một mô hình dữ liệu. Mô hình dữ liệu này cho phép bạn xây dựng hình ảnh và bộ sưu tập hình ảnh mà bạn có thể chia sẻ dưới dạng báo cáo với những người khác trong tổ chức của bạn. Hầu hết người dùng làm việc trong các dự án business intelligence projects sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo, sau đó sử dụng dịch vụ Power BI service để chia sẻ báo cáo của họ với người khác.
Các cách sử dụng phổ biến nhất cho Power BI Desktop như sau:
Kết nối với dữ liệu
Chuyển đổi và làm sạch dữ liệu đó, để tạo mô hình dữ liệu
Tạo hình ảnh, chẳng hạn như biểu đồ hoặc đồ thị, cung cấp các trình bày trực quan về dữ liệu
Tạo báo cáo là tập hợp các hình ảnh, trên một hoặc nhiều trang báo cáo
Chia sẻ báo cáo với những người khác bằng cách sử dụng dịch vụ Power BI
Những người thường xuyên chịu trách nhiệm cao nhất cho các nhiệm vụ như vậy thường được coi là nhà phân tích dữ liệu (đôi khi được gọi là nhà phân tích) hoặc chuyên gia dự báo kinh doanh (thường được gọi là người tạo báo cáo). Tuy nhiên, nhiều người không coi mình là nhà phân tích hoặc người tạo báo cáo sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo hấp dẫn hoặc để lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và xây dựng mô hình dữ liệu mà họ có thể chia sẻ với đồng nghiệp và tổ chức của mình.
Power BI Report Builder dành cho người tạo báo cáo của enterprise.
Sử dụng các tính năng của Power BI premium để thiết kế các loại báo cáo chuyên biệt với các công cụ của Power BI Report Builder – Power BI Report Server sau đó xuất báo cáo lên Power BI service chia sẻ cho toàn doanh nghiệp.
Ngoài ra còn có các đối tượng sử dụng Power BI như là administrator và developer là những người quản trị thiết lập vai trò của từng users để sử dụng tài liệu và nguồn lực của tổ chức. Hay như developers thì có những tác vụ chuyên sâu để giúp Power BI hoạt động hiệu quả.
Tư vấn chọn Power BI phiên bản phù hợp với doanh nghiệp
Hiện tại, có ba loại Power BI hiện có sẵn cho người dùng doanh nghiệp, ngoài các ứng dụng đáp ứng trên thiết bị di động, nhiều khách hàng muốn biết sự khác biệt giữa Power BI Desktop, Power BI Provà Power BI Premium.
Power BI Desktop là phiên bản Power BI miễn phí mà bạn có thể cài đặt trên máy tính cục bộ (local) của mình dưới dạng một chương trình và hoạt động như một ứng dụng máy tính để bàn đồng hành với phiên bản đầy đủ của Power BI. Nếu bạn cần hợp nhất các nguồn dữ liệu của mình, tạo báo cáo của riêng bạn và tiến hành phân tích riêng hoặc kiểm tra các khả năng của Power BI, thì đây là phiên bản hoàn hảo để bắt đầu cho tất cả các cấp độ kỹ năng – cho dù bạn không phải là CNTT và muốn làm cho báo cáo của mình tương tác hơn hoặc các nhà phân tích tìm kiếm các chi tiết phong phú hơn, đó là một trong những công cụ phân tích kinh doanh tốt nhất để sử dụng.
Mặc dù là bản miễn phí, bạn có thể ngạc nhiên về những gì Microsoft đã đưa vào Power BI Desktop:
Bạn có thể kết nối và nhập dữ liệu từ hơn 70 nguồn dựa trên đám mây và on-premises.
Có cùng các hình ảnh và bộ lọc phong phú từ Power BI Pro.
Tự động phát hiện tìm và tạo mối quan hệ dữ liệu giữa các bảng và định dạng.
Xuất báo cáo của bạn sang CSV, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint và PDF.
Hỗ trợ Python.
Lưu, tải lên và xuất bản báo cáo của bạn lên Web và toàn bộ dịch vụ Power BI.
Giới hạn bộ nhớ 10 GB cho mỗi người dùng.
Đương nhiên, có một số hạn chế về tính năng với Power BI Desktop miễn phí:
Không thể chia sẻ báo cáo đã tạo với người dùng không phải Power BI Pro.
Không có App Workspaces.
Không nhúng API.
Không có đăng ký email.
Không chia sẻ ngang hàng (peer-to-peer-sharing).
Không hỗ trợ phân tích trong Excel trong Power BI Desktop.
Rất rõ ràng: Tất cả các tính năng cơ bản của Power BI là làm trực quan, rõ ràng thông tin và chuẩn bị dữ liệu, trình kết nối với nguồn dữ liệu, báo cáo tùy chỉnh, hình ảnh hóa và xuất sang các ứng dụng của Microsoft đều có trong Power BI Desktop. Do đó, bất kỳ chức năng hoặc tính năng cốt lõi nào có sẵn trong Power BI Desktop cũng là tiêu chuẩn trong các phiên bản trả phí, cấp cao hơn.
Power BI Pro là phiên bản đầy đủ của Power BI, hoàn chỉnh với khả năng sử dụng Power BI cho cả việc xây dựng trang tổng quan và báo cáo cũng như xem, chia sẻ và sử dụng không giới hạn các báo cáo đã tạo của bạn (và các báo cáo được chia sẻ bởi người khác) – điều này không thể thực hiện được với Power BI Desktop.
Phân tích về sự khác biệt của Power BI Pro so với Power BI Desktop:
Khả năng nhúng hình ảnh Power BI vào ứng dụng (PowerApps, SharePoint, Teams, v.v.).
Tích hợp gốc với các giải pháp khác của Microsoft (Dịch vụ dữ liệu Azure).
Chia sẻ tập dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo với những người dùng Power BI Pro khác.
Có thể tạo App Workspaces và chia sẻ ngang hàng (peer-to-peer sharing).
Power BI Pro được cấp phép dươi trên từng người dùng (user). Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có 20 người cần sử dụng đầy đủ các khả năng của BI tự phục vụ để tạo trang tổng quan và báo cáo, bạn cần 20 giấy phép (license) của Power BI Pro, cho phép những người dùng này toàn quyền truy cập vào việc tạo báo cáo và sử dụng không giới hạn (xem) của mọi nội dung đã tạo. Nếu bạn có nhiều người dùng, Power BI Pro rõ ràng có thể trở nên khá đắt. VÌ vậy hãy đọc tiếp Power BI Premium.
Power BI Premium là cấp cao nhất của Power BI hiện có và rất khác biệt so với hai phiên bản khác.
Ngoài các tính năng và tiêu chuẩn chức năng cho tất cả các phiên bản của dịch vụ, người dùng Power BI Premium nhận được:
Tăng giới hạn dung lượng dữ liệu và hiệu suất tối đa.
Quyền truy cập vào một API surface.
Khả năng nhúng hình ảnh Power BI vào ứng dụng (PowerApps, SharePoint, Teams, v.v.).
Kích thước lưu trữ lớn hơn để triển khai mở rộng.
Geo distribution, tốc độ làm mới cao hơn, isolation, pin to memory, read-only replicas.
Power BI Report Server.
Power BI Premium khác với phiên bản miễn phí và Power BI pro ở mô hình cấp phép, chỉ phù hợp với quy mô và loại hình tổ chức/doanh nghiệp với kịch bản kinh doanh cụ thể. Bạn mua Premium để có số lượng lưu trữ lớn và lõi ảo (virtual core) khác nhau có thể mở rộng khi yêu cầu phân tích dữ liệu của bạn thay đổi.
Với Power BI Premium, bạn có khả năng cấp phép cho bộ dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo (datasets, dashboards & reports) của mình, không chỉ cấp phép (license) theo người dùng (user). Nói cách khác, bạn không mua giấy phép (license) riêng lẻ mà mua hàng loạt để cho phép một số lượng lớn người dùng của bạn sử dụng Power BI để xem báo cáo. Tất cả nội dung của bạn được lưu trữ trong Premium và sau đó có thể được nhiều người dùng trong tổ chức của bạn xem như bạn muốn mà không phải trả thêm phí cho từng người dùng.
Các chuyên gia Power BI của VinSEP sẽ phân tích giúp bạn, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh riêng, chuyên môn nội bộ và yêu cầu phân tích dữ liệu là những yếu tố chính giúp xác định nên mua phiên bản nào của Power BI.
Bạn đang bắt đầu với mô hình self-service BI
Power BI Desktop phù hợp cho người dùng cuối hoặc nhà phân tích, những người chủ yếu sử dụng báo cáo hoặc thực hiện phân tích của riêng họ mà không cần chia sẻ nó với những người dùng cuối khác trên quy mô lớn hơn.
Bộ tính năng của phiên bản miễn phí đủ để dễ dàng tạo báo cáo tùy chỉnh phù hợp với mọi loại cấp độ chuyên môn và nhu cầu phân tích, đồng thời nó có thể sử dụng hình ảnh tương tự như phiên bản Pro.
Bạn cần khả năng đầy đủ của business intelligence & data analysis trong Power BI
Power BI Pro dành cho người dùng phân tích doanh nghiệp chuyên sâu, khối lượng công việc lớn, những người sử dụng Power BI thường xuyên cho cả việc tạo và tiêu dùng và muốn chia sẻ dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo với những người dùng Pro khác.
Đối với việc triển khai quy mô nhỏ và lớn, Power BI Pro là tối ưu nhất để cung cấp đầy đủ các khả năng thông minh kinh doanh (BI) cho tất cả người dùng. Nhân viên ở nhiều bộ phận và vai trò có thể sử dụng Pro để phân tích đặc biệt, chia sẻ bảng điều khiển và xuất bản báo cáo, cũng như cộng tác phân tích một cách tự do hơn nhiều.
Sau đó, họ có thể xuất, chia sẻ và xuất bản báo cáo của mình cho những người dùng BI không tự phục vụ (non self-service) – tức là nhân viên chỉ cần xem báo cáo, không phải chỉnh sửa hoặc tạo bất kỳ báo cáo nào cũng có thể truy cập thông qua Power BI Desktop.
Microsoft hiện đang cung cấp bản dùng thử, giúp bạn dễ dàng dùng thử Pro cho chính mình và xác định xem bạn có cần chức năng bổ sung trên phiên bản miễn phí hay không và tự mình xem liệu khoản đầu tư bổ sung có xứng đáng hay không – đặc biệt là so với các đối thủ cạnh tranh.
Khi bạn cần mở rộng quy mô người dùng theo dữ liệu, bạn sẽ có nhiều người dùng xem báo cáo hơn so với việc sử dụng BI self-service
Power BI Premium là tốt nhất vì nó phù hợp với các tổ chức doanh nghiệp lớn cần số lượng lớn người trong toàn doanh nghiệp để có thể sử dụng Power BI để xem các trang tổng quan và báo cáo.
Premium cấp giấy phép license cho tất cả người dùng trong 1 workplace (không giống như Power BI Pro, là giấy phép cá nhân, theo mỗi user), hỗ trợ khối lượng dữ liệu lớn hơn (bạn có thể xuất bản bộ dữ liệu lên đến 10GB) và có hiệu suất mạnh mẽ hơn hẳn (làm mới lên đến 48 lần mỗi ngày) nhưng quan trọng nhất cho phép người dùng Power BI Pro self-service của bạn chia sẻ trang tổng quan và báo cáo mà không cần giấy phép/license cho mỗi người dùng cho những người đang xem nội dung của bạn.
Dễ dàng nhất để nghĩ về Premium như một bản nâng cấp cao cấp hơn là một mô hình cấp phép người dùng; nó cho phép hiệu suất tối đa và các tính năng khác, cũng như cho phép nhiều người dùng xem báo cáo nhất.
Đối với các doanh nghiệp có trên 500 người dùng, Power BI Premium là lựa chọn tốt nhất để bạn đầu tư.
Tư vấn chọn mua license phù hợp với Power BI Pro & Power BI Premium
Sự lựa chọn giữa việc chỉ có Power BI Pro và Power BI Premium đi đến đánh giá toàn diện về tổng quy mô tổ chức của bạn, xác định số lượng nhân viên cần truy cập vào toàn bộ khả năng của Power BI Pro và xác định những người dùng chỉ cần có quyền truy cập để xem trang tổng quan và báo cáo của bạn.
Nếu là một công ty lớn có nhiều người dùng cần sử dụng báo cáo của bạn hơn là tạo các báo cáo cá nhân, Power BI Premium là lựa chọn tối ưu và bạn có thể mua ít giấy phép/license Pro hơn cho nhóm tự phục vụ/self-service của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều người dùng BI self-service cần có khả năng tạo báo cáo hơn những người thực sự cần xem chúng, thì mô hình cấp phép cá nhân (theo từng user) của Power BI Pro có thể là tùy chọn BI tiết kiệm chi phí hơn.
Dưới đây là một ví dụ trường hợp kinh doanh được Microsoft sử dụng để giúp minh họa tính phù hợp của Power BI Pro so với Premium:
1) Nếu một tổ chức có tổng số hơn 250 người dùng – 200 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 50 người còn lại bị hạn chế xem nội dung BI – Power BI Pro là tùy chọn triển khai tiết kiệm nhất cho tất cả người dùng trong tổ chức.
2) Tuy nhiên, nếu tổ chức bao gồm tổng số 700 người dùng – 100 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 600 người còn lại thỉnh thoảng xem nội dung BI – thì tùy chọn triển khai tiết kiệm nhất sẽ là cấp phép Power BI Pro cho 100 người dùng tham gia BI self-service và cấp phép/license Power BI Premium cho 600 tìm kiếm quyền truy cập không thường xuyên để xem nội dung BI.
3) Nếu tổ chức bao gồm tổng số 5.000 người dùng – 4.000 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 1.000 người còn lại thỉnh thoảng xem nội dung BI – thì tùy chọn triển khai tốt nhất sẽ là tổ chức cấp phép Power BI Pro cho 4.000 người dùng tham gia BI self-service và cấp phép Power BI Premium cho 1.000 người tìm kiếm quyền truy cập không thường xuyên để xem nội dung BI.
Hãy dành thời gian để đánh giá tier Power BI hiện có sẵn, xác định số lượng người dùng trong tổ chức của bạn cần xây dựng báo cáo và xem chúng, đồng thời kiểm tra vùng dữ liệu hiện tại của bạn để xác định xem nền tảng dữ liệu của bạn đã đủ trưởng thành để tận dụng đúng cách Power BI chưa cả bề các tính năng và lợi ích. Nhưng trước khi xác định phiên bản Power BI nào tốt nhất cho công ty của bạn, điều quan trọng đầu tiên là phải hiểu những lợi ích rộng lớn hơn của Business Intelligence và cách nó có thể phù hợp với nhu cầu của bạn.
Power BI Pro
Giá hàng tháng cho mỗi người dùng
$9.99
Bạn có cần self-service BI?
➡️ chọn Power BI Pro
Self-service and modern BI in the cloud. + Collaboration, publishing, sharing, and ad-hoc analysis. + Fully managed by Microsoft.
Power BI Premium
Giá hàng tháng cho tài nguyên lưu trữ và máy tính đám mây chuyên dụng với đăng ký hàng năm
$4,995
Bạn cần advanced analytics, big data support, and on-premises and cloud reporting.
➡️ Thêm Power BI Premium
Enterprise BI, big data analytics, cloud and on-premises reporting. + Advanced administration and deployment controls. + Dedicated cloud compute and storage resources. + Allows any user to consume Power BI content.
so sánh tính năng Power BI Pro vs Power BI Premium
Power BI Pro
Power BI Premium
Licensing differences
Included with Office 365 Enterprise E5
✔️
$
Licensed per user
✔️
Licensed by dedicated cloud compute and storage resources
✔️
Deployment and administration
On-premises reporting through Power BI Report Server
✔️
Compute processing environment
Shared
Dedicated
Deploy Power BI content to multiple regions
✔️
Incremental data refresh
✔️
✔️
Publish reports to be shared
✔️
Widespread distribution of content without requiring a Power BI Pro license for content consumers
✔️
Publish and consume paginated reports in Power BI
✔️
Allocate compute resources
✔️
Monitor performance of dedicated compute and memory resources
✔️
Maximum size of individual dataset
1 G
10 G
Maximum storage
10 G per user
100 TB
Maximum number of automatic refreshes per day
8
48
Store Power BI data to Azure Data Lake Storage Gen2
✔️
Deployment, administration, compliance, and security
Cloud service
✔️
✔️
Select a chosen home region datacenter for your data processing environment
✔️
✔️
Monitor content creation, consumption, and publishing with user metrics
Phân tích, lập mô hình và báo cáo dữ liệu thường được liên kết với các nhà phân tích kinh doanh hoặc nhà khoa học dữ liệu, nhưng trong nhiều năm qua Power BI của Microsoft đã chứng minh nó có thể cho phép người dùng ở mọi cấp độ kỹ năng tạo báo cáo, lấy dữ liệu từ các nguồn đám mây và on-premise khác nhau và dễ dàng xây dựng các mô hình dữ liệu, được trực quan hơn bởi một loạt các hình ảnh, biểu đồ, đồ thị, dạng hình học & bộ lọc với nhiều màu sắc khác nhau.
Hiện tại, có ba loại Power BI hiện có sẵn cho người dùng doanh nghiệp, ngoài các ứng dụng đáp ứng trên thiết bị di động, nhiều khách hàng muốn biết sự khác biệt giữa Power BI Desktop, Power BI Pro và Power BI Premium.
Trong bài viết này, nhóm của VinSEP đã dành thời gian để trình bày chi tiết từng loại bao gồm những gì, mục đích sử dụng và loại hình tổ chức/doanh nghiệp nào màtừng loại/phiên bản phù hợp nhất. Hãy nhớ đánh dấu trang này để biết tin tức và cập nhật mới nhất về ba cấp dịch vụ của Power BI, chúng tôi sẽ cập nhật định kỳ ngay khi Microsoft phát hành tính năng mới hoặc có sự thay đổi.
Power BI Desktop là gì?
Power BI Desktop là phiên bản Power BI miễn phí mà bạn có thể cài đặt trên máy tính cục bộ (local) của mình dưới dạng một chương trình và hoạt động như một ứng dụng máy tính để bàn đồng hành với phiên bản đầy đủ của Power BI. Nếu bạn cần hợp nhất các nguồn dữ liệu của mình, tạo báo cáo của riêng bạn và tiến hành phân tích riêng hoặc kiểm tra các khả năng của Power BI, thì đây là phiên bản hoàn hảo để bắt đầu cho tất cả các cấp độ kỹ năng – cho dù bạn không phải là CNTT và muốn làm cho báo cáo của mình tương tác hơn hoặc các nhà phân tích tìm kiếm các chi tiết phong phú hơn, đó là một trong những công cụ phân tích kinh doanh tốt nhất để sử dụng.
Ví dụ về canvas báo cáo Power BI Desktop, xem bảng điều khiển chi tiêu CNTT.
Mặc dù là bản miễn phí, bạn có thể ngạc nhiên về những gì Microsoft đã đưa vào Power BI Desktop:
Bạn có thể kết nối và nhập dữ liệu từ hơn 70 nguồn dựa trên đám mây và on-premises.
Có cùng các hình ảnh và bộ lọc phong phú từ Power BI Pro.
Tự động phát hiện tìm và tạo mối quan hệ dữ liệu giữa các bảng và định dạng.
Xuất báo cáo của bạn sang CSV, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint và PDF.
Hỗ trợ Python.
Lưu, tải lên và xuất bản báo cáo của bạn lên Web và toàn bộ dịch vụ Power BI.
Giới hạn bộ nhớ 10 GB cho mỗi người dùng.
Đương nhiên, có một số hạn chế về tính năng với Power BI Desktop miễn phí:
Không thể chia sẻ báo cáo đã tạo với người dùng không phải Power BI Pro.
Không có App Workspaces.
Không nhúng API.
Không có đăng ký email.
Không chia sẻ ngang hàng (peer-to-peer-sharing).
Không hỗ trợ phân tích trong Excel trong Power BI Desktop.
Rất rõ ràng: Tất cả các tính năng cơ bản của Power BI là làm trực quan, rõ ràng thông tin và chuẩn bị dữ liệu, trình kết nối với nguồn dữ liệu, báo cáo tùy chỉnh, hình ảnh hóa và xuất sang các ứng dụng của Microsoft đều có trong Power BI Desktop. Do đó, bất kỳ chức năng hoặc tính năng cốt lõi nào có sẵn trong Power BI Desktop cũng là tiêu chuẩn trong các phiên bản trả phí, cấp cao hơn.
Làm sao để có Power BI Desktop?
Bạn không cần đăng ký Microsoft Office 365 dưới bất kỳ hình thức nào để sử dụng Power BI Desktop.
Tính đến thời điểm viết bài, Power BI Desktop là bản tải xuống miễn phí có sẵn trực tiếp từ Microsoft dưới dạng gói MSI, với các hệ điều hành Windows 10, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 và Windows Server 2012 R2 hiện được hỗ trợ .
Bạn cũng có thể tải xuống và cài đặt ứng dụng Power BI Desktop từ Microsoft Store, ứng dụng này cung cấp các lợi ích bổ sung như cập nhật tự động bất cứ khi nào nhóm phát triển phát hành bản cập nhật hoặc bản vá tính năng. Tuy nhiên, bạn không thể cài đặt cả hai phiên bản cùng lúc vào lúc này.
Power BI Pro là gì?
Power BI Pro là phiên bản đầy đủ của Power BI, hoàn chỉnh với khả năng sử dụng Power BI cho cả việc xây dựng trang tổng quan và báo cáo cũng như xem, chia sẻ và sử dụng không giới hạn các báo cáo đã tạo của bạn (và các báo cáo được chia sẻ bởi người khác) – điều này không thể thực hiện được với Power BI Desktop.
Phân tích về sự khác biệt của Power BI Pro so với Power BI Desktop:
Khả năng nhúng hình ảnh Power BI vào ứng dụng (PowerApps, SharePoint, Teams, v.v.).
Tích hợp gốc với các giải pháp khác của Microsoft (Dịch vụ dữ liệu Azure).
Chia sẻ tập dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo với những người dùng Power BI Pro khác.
Có thể tạo App Workspaces và chia sẻ ngang hàng (peer-to-peer sharing).
Power BI Pro được cấp phép dươi trên từng người dùng (user). Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có 20 người cần sử dụng đầy đủ các khả năng của BI tự phục vụ để tạo trang tổng quan và báo cáo, bạn cần 20 giấy phép (license) của Power BI Pro, cho phép những người dùng này toàn quyền truy cập vào việc tạo báo cáo và sử dụng không giới hạn (xem) của mọi nội dung đã tạo. Nếu bạn có nhiều người dùng, Power BI Pro rõ ràng có thể trở nên khá đắt. VÌ vậy hãy đọc tiếp Power BI Premium.
Power BI Premium là gì?
Power BI Premium là cấp cao nhất của Power BI hiện có và rất khác biệt so với hai phiên bản khác.
Ngoài các tính năng và tiêu chuẩn chức năng cho tất cả các phiên bản của dịch vụ, người dùng Power BI Premium nhận được:
Tăng giới hạn dung lượng dữ liệu và hiệu suất tối đa.
Quyền truy cập vào một API surface.
Khả năng nhúng hình ảnh Power BI vào ứng dụng (PowerApps, SharePoint, Teams, v.v.).
Kích thước lưu trữ lớn hơn để triển khai mở rộng.
Geo distribution, tốc độ làm mới cao hơn, isolation, pin to memory, read-only replicas.
Power BI Report Server.
Power BI Premium khác với phiên bản miễn phí và Power BI pro ở mô hình cấp phép, chỉ phù hợp với quy mô và loại hình tổ chức/doanh nghiệp với kịch bản kinh doanh cụ thể. Bạn mua Premium để có số lượng lưu trữ lớn và lõi ảo (virtual core) khác nhau có thể mở rộng khi yêu cầu phân tích dữ liệu của bạn thay đổi.
Với Power BI Premium, bạn có khả năng cấp phép cho bộ dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo (datasets, dashboards & reports) của mình, không chỉ cấp phép (license) theo người dùng (user). Nói cách khác, bạn không mua giấy phép (license) riêng lẻ mà mua hàng loạt để cho phép một số lượng lớn người dùng của bạn sử dụng Power BI để xem báo cáo. Tất cả nội dung của bạn được lưu trữ trong Premium và sau đó có thể được nhiều người dùng trong tổ chức của bạn xem như bạn muốn mà không phải trả thêm phí cho từng người dùng.
Power BI Report Server là gì?
Power BI Report Server là một máy chủ on-premises cho phép doanh nghiệp của bạn xây dựng các sáng kiến BI trên phần cứng cục bộ (local), đồng thời xuất bản và chia sẻ cả báo cáo Power BI và báo cáo phân trang truyền thống được tạo bằng Dịch vụ báo cáo máy chủ SQL (SQL Server Reporting Services) từ bên trong tường lửa (firewall) của tổ chức bạn.
Tùy chọn này được bao gồm với Power BI Premium và phù hợp với các doanh nghiệp muốn xây dựng cơ sở hạ tầng báo cáo của họ trên on-premises, áp dụng chính sách và quản trị của riêng họ, đồng thời đầu tư vào giải pháp phân tích dữ liệu sẵn sàng cho đám mây sẽ mở rộng quy mô liền mạch với một bước chuyển dần sang đám mây. Power BI Report Server cũng cho phép bạn sử dụng cùng một số lõi ảo (virtual core) được cung cấp trong cloud on-premises mà không cần phải chia nhỏ dung lượng.
Nếu bạn muốn Power BI Report Server nhưng không muốn mua Power BI Premium, phiên bản này cũng là một phần của SQL Server Enterprise Edition – nhưng chỉ khi có Software Assurance đang hoạt động.
Power BI Mobile sử dụng sao cho phù hợp?
Theo mặc định, tất cả các phiên bản của Power BI – Desktop, Pro và Premium – đều đáp ứng trên thiết bị di động.
Ngoài ra còn có các ứng dụng Power BI Mobile chuyên dụng dành cho điện thoại thông minh và máy tính bảng dành cho các thiết bị Android, iOS và Windows. Các ứng dụng này hoạt động như một dịch vụ miễn phí để xem các báo cáo của bạn khi đang di chuyển.
Tuy nhiên, bạn cũng có thể nhập dữ liệu và nhúng báo cáo vào các ứng dụng và trang web hiện có trên ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Nên mua phiên bản nào của Power BI
Các chuyên gia Power BI của VinSEP sẽ phân tích giúp bạn, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh riêng, chuyên môn nội bộ và yêu cầu phân tích dữ liệu là những yếu tố chính giúp xác định nên mua phiên bản nào của Power BI.
Bạn đang bắt đầu với mô hình self-service BI
Power BI Desktop phù hợp cho người dùng cuối hoặc nhà phân tích, những người chủ yếu sử dụng báo cáo hoặc thực hiện phân tích của riêng họ mà không cần chia sẻ nó với những người dùng cuối khác trên quy mô lớn hơn.
Bộ tính năng của phiên bản miễn phí đủ để dễ dàng tạo báo cáo tùy chỉnh phù hợp với mọi loại cấp độ chuyên môn và nhu cầu phân tích, đồng thời nó có thể sử dụng hình ảnh tương tự như phiên bản Pro.
Bạn cần khả năng đầy đủ của business intelligence & data analysis trong Power BI
Power BI Pro dành cho người dùng phân tích doanh nghiệp chuyên sâu, khối lượng công việc lớn, những người sử dụng Power BI thường xuyên cho cả việc tạo và tiêu dùng và muốn chia sẻ dữ liệu, trang tổng quan và báo cáo với những người dùng Pro khác.
Đối với việc triển khai quy mô nhỏ và lớn, Power BI Pro là tối ưu nhất để cung cấp đầy đủ các khả năng thông minh kinh doanh (BI) cho tất cả người dùng. Nhân viên ở nhiều bộ phận và vai trò có thể sử dụng Pro để phân tích đặc biệt, chia sẻ bảng điều khiển và xuất bản báo cáo, cũng như cộng tác phân tích một cách tự do hơn nhiều.
Sau đó, họ có thể xuất, chia sẻ và xuất bản báo cáo của mình cho những người dùng BI không tự phục vụ (non self-service) – tức là nhân viên chỉ cần xem báo cáo, không phải chỉnh sửa hoặc tạo bất kỳ báo cáo nào cũng có thể truy cập thông qua Power BI Desktop.
Microsoft hiện đang cung cấp bản dùng thử, giúp bạn dễ dàng dùng thử Pro cho chính mình và xác định xem bạn có cần chức năng bổ sung trên phiên bản miễn phí hay không và tự mình xem liệu khoản đầu tư bổ sung có xứng đáng hay không – đặc biệt là so với các đối thủ cạnh tranh.
Khi bạn cần mở rộng quy mô người dùng theo dữ liệu, bạn sẽ có nhiều người dùng xem báo cáo hơn so với việc sử dụng BI self-service
Power BI Premium là tốt nhất vì nó phù hợp với các tổ chức doanh nghiệp lớn cần số lượng lớn người trong toàn doanh nghiệp để có thể sử dụng Power BI để xem các trang tổng quan và báo cáo.
Premium cấp giấy phép license cho tất cả người dùng trong 1 workplace (không giống như Power BI Pro, là giấy phép cá nhân, theo mỗi user), hỗ trợ khối lượng dữ liệu lớn hơn (bạn có thể xuất bản bộ dữ liệu lên đến 10GB) và có hiệu suất mạnh mẽ hơn hẳn (làm mới lên đến 48 lần mỗi ngày) nhưng quan trọng nhất cho phép người dùng Power BI Pro self-service của bạn chia sẻ trang tổng quan và báo cáo mà không cần giấy phép/license cho mỗi người dùng cho những người đang xem nội dung của bạn.
Dễ dàng nhất để nghĩ về Premium như một bản nâng cấp cao cấp hơn là một mô hình cấp phép người dùng; nó cho phép hiệu suất tối đa và các tính năng khác, cũng như cho phép nhiều người dùng xem báo cáo nhất.
Đối với các doanh nghiệp có trên 500 người dùng, Power BI Premium là lựa chọn tốt nhất để bạn đầu tư.
Sự khác biệt chính giữa Power BI Pro và Power BI Premium
Sự khác biệt của Power BI Pro và Power BI Premium chủ yếu phụ thuộc vào hiệu suất đã nói ở trên – nếu bạn đang sử dụng Premium, bạn sẽ thực sự cần có một số lượng lớn người dùng.
Mội lý do đơn giản hơn: Power BI Premium chỉ cho phép người dùng của bạn sử dụng nội dung Power BI thay vì thực hiện việc tạo báo cáo. Sử dụng ở đây nghĩa là gồm các việc như xem các báo cáo và trang tổng quan được xây dựng tùy chỉnh trong Power BI được xuất bản trên Web, ứng dụng Power BI dành cho thiết bị di động hoặc các báo cáo được nhúng trong các ứng dụng được phát triển nội bộ (chẳng hạn như PowerApps) và cổng thông tin.
Điều quan trọng cần hiểu là ngay cả khi có giấy phép/license Power BI Premium, người dùng BI self-service của tổ chức/doanh nghiệp của bạn (tức là những người thực sự xây dựng báo cáo chứ không chỉ sử dụng chúng bằng Power BI) vẫn yêu cầu giấy phép/license Power BI Pro của riêng họ để tạo báo cáo cho phần còn lại của người dùng khách (những người chỉ xem) được bao gồm bởi Premium.
Bằng cách có giấy phép Premium, số lượng người dùng Pro nhỏ hơn của bạn sẽ mở khóa nhiều dung lượng hơn (lưu trữ lớn hơn) và giới hạn cao hơn (tốc độ làm mới, isolation, v.v.) – vì vậy, không hoàn toàn là trường hợp chỉ có cái này và mất đi cái khác.
Bảng Giá Power BI Pro và Power BI Premium
Power BI Pro
Giá hàng tháng cho mỗi người dùng
$9.99
Bạn có cần self-service BI?
➡️ chọn Power BI Pro
Self-service and modern BI in the cloud. + Collaboration, publishing, sharing, and ad-hoc analysis. + Fully managed by Microsoft.
Power BI Premium
Giá hàng tháng cho tài nguyên lưu trữ và máy tính đám mây chuyên dụng với đăng ký hàng năm
$4,995
Bạn cần advanced analytics, big data support, and on-premises and cloud reporting.
➡️ Thêm Power BI Premium
Enterprise BI, big data analytics, cloud and on-premises reporting. + Advanced administration and deployment controls. + Dedicated cloud compute and storage resources. + Allows any user to consume Power BI content.
Bảng so sánh tính năng Power BI Pro vs Power BI Premium
Power BI Pro
Power BI Premium
Licensing differences
Included with Office 365 Enterprise E5
✔️
$
Licensed per user
✔️
Licensed by dedicated cloud compute and storage resources
✔️
Deployment and administration
On-premises reporting through Power BI Report Server
✔️
Compute processing environment
Shared
Dedicated
Deploy Power BI content to multiple regions
✔️
Incremental data refresh
✔️
✔️
Publish reports to be shared
✔️
Widespread distribution of content without requiring a Power BI Pro license for content consumers
✔️
Publish and consume paginated reports in Power BI
✔️
Allocate compute resources
✔️
Monitor performance of dedicated compute and memory resources
✔️
Maximum size of individual dataset
1 G
10 G
Maximum storage
10 G per user
100 TB
Maximum number of automatic refreshes per day
8
48
Store Power BI data to Azure Data Lake Storage Gen2
✔️
Deployment, administration, compliance, and security
Cloud service
✔️
✔️
Select a chosen home region datacenter for your data processing environment
✔️
✔️
Monitor content creation, consumption, and publishing with user metrics
Power BI Pro vs Power BI Premium nên chọn cái nào?
Sự lựa chọn giữa việc chỉ có Power BI Pro và Power BI Premium đi đến đánh giá toàn diện về tổng quy mô tổ chức của bạn, xác định số lượng nhân viên cần truy cập vào toàn bộ khả năng của Power BI Pro và xác định những người dùng chỉ cần có quyền truy cập để xem trang tổng quan và báo cáo của bạn.
Nếu là một công ty lớn có nhiều người dùng cần sử dụng báo cáo của bạn hơn là tạo các báo cáo cá nhân, Power BI Premium là lựa chọn tối ưu và bạn có thể mua ít giấy phép/license Pro hơn cho nhóm tự phục vụ/self-service của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều người dùng BI self-service cần có khả năng tạo báo cáo hơn những người thực sự cần xem chúng, thì mô hình cấp phép cá nhân (theo từng user) của Power BI Pro có thể là tùy chọn BI tiết kiệm chi phí hơn.
Dưới đây là một ví dụ trường hợp kinh doanh được Microsoft sử dụng để giúp minh họa tính phù hợp của Power BI Pro so với Premium:
1) Nếu một tổ chức có tổng số hơn 250 người dùng – 200 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 50 người còn lại bị hạn chế xem nội dung BI – Power BI Pro là tùy chọn triển khai tiết kiệm nhất cho tất cả người dùng trong tổ chức.
2) Tuy nhiên, nếu tổ chức bao gồm tổng số 700 người dùng – 100 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 600 người còn lại thỉnh thoảng xem nội dung BI – thì tùy chọn triển khai tiết kiệm nhất sẽ là cấp phép Power BI Pro cho 100 người dùng tham gia BI self-service và cấp phép/license Power BI Premium cho 600 tìm kiếm quyền truy cập không thường xuyên để xem nội dung BI.
3) Nếu tổ chức bao gồm tổng số 5.000 người dùng – 4.000 người đang tham gia vào BI self-service, trong khi 1.000 người còn lại thỉnh thoảng xem nội dung BI – thì tùy chọn triển khai tốt nhất sẽ là tổ chức cấp phép Power BI Pro cho 4.000 người dùng tham gia BI self-service và cấp phép Power BI Premium cho 1.000 người tìm kiếm quyền truy cập không thường xuyên để xem nội dung BI.
Hãy dành thời gian để đánh giá tier Power BI hiện có sẵn, xác định số lượng người dùng trong tổ chức của bạn cần xây dựng báo cáo và xem chúng, đồng thời kiểm tra vùng dữ liệu hiện tại của bạn để xác định xem nền tảng dữ liệu của bạn đã đủ trưởng thành để tận dụng đúng cách Power BI chưa cả bề các tính năng và lợi ích. Nhưng trước khi xác định phiên bản Power BI nào tốt nhất cho công ty của bạn, điều quan trọng đầu tiên là phải hiểu những lợi ích rộng lớn hơn của Business Intelligence và cách nó có thể phù hợp với nhu cầu của bạn.
Power BI là một dịch vụ phân tích kinh doanh của Microsoft nhằm mục đích cung cấp trực quan dữ liệu & thông tin thông minh kinh doanh (BI) với giao diện đủ đơn giản để người dùng cuối tạo báo cáo và trang tổng quan của riêng họ.
Giao diện của Power BI khá trực quan đối với những người dùng Excel. Tích hợp với nhiều sản phẩm, ứng dụng office khác của Microsoft. Giúp Microsoft Power BI trở thành một công cụ linh hoạt, mà không cần đào tạo chuyên sâu trước.
Các trường hợp sử dụng Power BI
Microsoft Power BI được sử dụng để tìm thông tin chi tiết trong dữ liệu của tổ chức. Power BI có thể kết nối nhiều loại tệp, chuyển đổi và trực quan hoá thành mô hình dữ liệu. Tạo biểu đồ, đồ thị để cung cấp hình ảnh trực quan và sự tương quan của dữ liệu. Tất cả những điều này có thể được chia sẻ với những người dùng Power BI khác trong tổ chức.
Doanh nghiệp sử dụng mô hình dữ liệu từ Power BI để dự đoán. (“nếu có thể xảy ra/what if” trong dữ liệu). Các dự đoan theo thời gian thực để kịp thời phản ứng với các chỉ số kinh doanh.
Power BI cung cấp bảng điều khiển chung, cho quản trị viên nắm tổng quá tình hình hoạt động.
Ai sử dụng Power BI
Power BI là một công cụ tự xử lý dữ liệu dành cho mọi người dùng trong doanh nghiệp. Đa số được sử dụng bởi các nhà phân tích dữ liệu và các chuyên gia phân tích thông tin. Họ tạo ra các mô hình dữ liệu trước khi công bố báo cáo trong toàn tổ chức. Tuy nhiên, người không có nền tảng phân tích vẫn có thể dễ dàng tạo báo cáo với PBI.
Microsoft Power BI được sử dụng bởi người dùng các cấp của phòng kinh doanh và tiếp thị. Các báo cáo dự báo được tạo ra để hỗ trợ, và cung cấp dữ liệu cho việc quản lý. Giúp xem về cách tình hình hoạt của bộ phận hoặc từng nhân viên.
Ngoài ra, Power BI còn bởi phòng IT. Giúp cho quản trị viên triển khai, giám sát sử dụng và giấy phép, hoặc xuất báo cáo lên website.
Các tính năng chính của Power BI
Microsoft liên tục thêm tính năng phân tích dữ liệu vào Power BI từ khi phát hành cho đến nay. Một số tính năng quan trọng nhất bao gồm:
Trí tuệ nhân tạo (AI). Nhận dạng hình ảnh và phân tích văn bản trong Power BI, tạo mô hình học máy (machine learning). Tận dụng khả năng học máy tự động và tích hợp với Azure Machine Learning.
Hỗ trợ triển khai hybrid. Tích hợp khả năng kết nối nhiều ừng dụng, cho phép lấy nhiều loại nguồn dữ liệu khác nhau. Từ các ứng dụng của Microsoft, hay Salesforce đến các nhà cung cấp khác.
Thông tin chi tiết nhanh (quick insights). Giúp tạo tập hợp con dữ liệu và tự động áp dụng phân tích cho thông tin đó.
Hỗ trợ mô hình dữ liệu chung. Cho phép sử dụng tập hợp các lược đồ dữ liệu được chuẩn hóa và mở rộng.(thực thể, thuộc tính và mối quan hệ).
Tích hợp Cortana. Phổ biến trên ứng dụng dành cho thiết bị di động. Người dùng truy vấn dữ liệu bằng văn nói (Tiếng Anh). Cortana – trợ lý ảo của Microsoft sẽ trả lại các kết quả cho câu hỏi vừa được nhập.
Tùy chỉnh. Thay đổi giao diện của các công cụ báo cáo và trực quan hóa mặc định. Thêm các công cụ mới vào diện.
API để tích hợp. Dành cho developer xử lý code và các API để nhúng bảng điều khiển Power BI với phần mềm khác.
Tự làm sạch làm dữ liệu. Sử dụng Power Query, nhập, chuyển đổi, tích hợp và làm phong phú dữ liệu lớn (big data). Dữ liệu đã nhập để làm báo cáo và dashboard.
Chế độ xem modeling. Chia các mô hình dữ liệu phức tạp theo lĩnh vực chủ đề thành các sơ đồ riêng biệt. Chọn nhiều đối tượng và đặt các thuộc tính chung, xem và sửa đổi các thuộc tính. Đặt các thư mục hiển thị để sử dụng các mô hình dữ liệu phức tạp dễ dàng.
Các bản cập nhật của Power BI
Power BI ban đầu được gọi là Project Cresce. Được phát hành vào tháng 7 năm 2011, cùng với SQL Server, tên mã là Denali. Đổi tên thành Power BI vào tháng 9 năm 2013 với tên gọi Power BI cho Office 365. Khởi đầu dựa trên các tính năng của Excel như Power Query, Power Pivot và Power View. Microsoft đã thêm nhiều tính năng cho đến nay, như tính bảo mật và kết nối dữ liệu. Power BI được phát hành dưới dạng sản phẩm độc lập vào tháng 7 năm 2015.
Ngày nay, Microsoft cập nhật ứng dụng Power BI với các tính năng và cải tiến mới hàng tháng. Để nhận các bản cập nhật, có thể tải xuống phiên bản mới nhất từ trang Power BI . Hoặc người dùng Windows 10 có thể tải Power BI Desktop từ Windows Store.
Microsoft Power BI hoạt động bằng cách kết nối nguồn dữ liệu và cung cấp dashboard & report. Có thể kết nối một bảng tính Excel hoặc các loại dữ liệu dựa trên đám mây và on-premise. Dữ liệu từ các nguồn dựa trên đám mây, như Salesforce CRM, sẽ tự động được cập nhật. Các ứng dụng Excel hoặc, Power BI Desktop (nguồn dữ liệu trực tuyến hoặc on-premise.) Người dùng Power BI phải tự cập nhật hoặc thiết lập lịch thủ công. Để đảm bảo dữ liệu dashboard và report sử dụng dữ liệu mới nhất hiện có.
Các thành phần chính của Power BI
Power BI gồm các ứng dụng sử dụng trên máy tính để bàn (desktop), hay trên thiết bị di động. Cài đặt Power BI Desktop lên thiết bị máy tính (đây là phiên bản On-premise). Đăng ký Power BI Service, dịch vụ dựa trên đám mây và tải Power BI Mobile chạy trên thiết bị di động.
Các ứng dụng khác tích hợp Power BI nhằm cho phép người dùng tạo và chia sẻ thông tin bao
1.Power Query: một công cụ chuyển đổi và tổ hợp dữ liệu.
2. Power Pivot: một công cụ lập mô hình dữ liệu dạng bảng bộ nhớ.
3. Power View: một công cụ trực quan hóa dữ liệu.
4. Power Map: công cụ trực quan hóa dữ liệu không gian hình học 3D.
5. Power Q&A: công cụ trả lời các câu hỏi.
Ngoài ra, có hàng chục nguồn dữ liệu kết nối với Power BI, từ các tệp (Excel, PDF, Thư mục SharePoint, XML), cơ sở dữ liệu (Cơ sở dữ liệu SQL Server, Cơ sở dữ liệu Oracle, Cơ sở dữ liệu IBM, Amazon Redshift, Google BigQuery), v.v. , khả năng kết nối dữ liệu Azure và nhiều dịch vụ trực tuyến (Dynamics 365, Báo cáo Salesforce, Google Analytics, Adobe Analytics, Facebook và các dịch vụ khác).
Vậy Power BI được sử dụng như thế nào?
Power BI Desktop là công cụ cho người dùng tạo kết nối, mô hình dữ liệu và xuất báo cáo. Với Power BI Service là nơi có thể chia sẻ các báo cáo đó cho người dùng khác. Vì vậy, giúp những người dùng khác nhau có thể xem và tương tác với các báo cáo.
Xây dựng báo cáo Power BI bắt đầu bằng cách kết nối các nguồn dữ liệu. Sau đó, người dùng truy vấn dữ liệu để tạo báo cáo dựa trên nhu cầu của họ. Báo cáo được xuất bản lên Power BI Service và được chia sẻ để người dùng khác. Họ có thể xem với thiết bị di động và tương tác với báo cáo. Có thể phân quyền cho đồng nghiệp, khả năng chỉnh sửa báo cáo, tạo trang hoặc giới hạn chỉnh sửa.
Các câu hỏi thường gặp (FAQ) với Power BI
1. Power BI được dùng để làm gì?
Power BI là một dịch vụ đám mây được lưu trữ an toàn của Microsoft cho phép người dùng xem trang tổng quan, báo cáo và ứng dụng Power BI – một loại nội dung kết hợp các trang tổng quan và báo cáo liên quan – bằng trình duyệt web hoặc thông qua ứng dụng di động dành cho Windows, iOS và Android.
2. Power BI là viết tắt của gì?
Power BI là công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu tương tác của Microsoft dành cho lĩnh vực Business Intelligence(BI) (tạm dịch là phân tích dữ liệu thông tin doanh nghiệp). Bạn có thể sử dụng nó để lấy dữ liệu từ nhiều hệ thống trong đám mây và tại on-premises, đồng thời tạo trang tổng quan theo dõi các chỉ số mà bạn quan tâm nhất hoặc đi sâu vào và đặt câu hỏi về ý nghĩa của các dữ liệu này với doanh nghiệp/kinh doanh của bạn.
3. Power BI khác với Excel như thế nào?
Power BI cho khả năng hiển thị trực quan dữ liệu hơn: Mặc dù Excel có nhiều đồ thị và biểu đồ nâng cao hơn, Power BI có nhiều hình ảnh trực quan đẹp hơn. Ngoài ra, Power BI có thể kết nối với mô hình dữ liệu từ rất nhiều nguồn data khác nhau. Điều đó có nghĩa là Power BI thực sự có thể phân tích dữ liệu của toàn doanh nghiệp một cách trực quan, tổn thể & chi tiết hơn.
4. Khi mua Office 365, tôi có nhận được Power BI không?
Power BI hiện có sẵn như một phần của phiên bản Office 365 (nay là Microsoft 365) Enterprise E5. Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập Power BI.
5. Power BI có thể thay thế Excel không?
Power BI được phát hành như là một công cụ tất cả trong một cho lĩnh vực BI, nhưng nó khá mới và vẫn dựa trên các công cụ của Excel, vì vậy nếu người dùng cuối không phải là người dùng Excel, Power BI có thể không phải là một sự thay thế tốt. Ngoài ra, có những hạn chế khi nói đến tập hợp dữ liệu lớn (big data) hoặc các trang tổng quan có thể tùy chỉnh.
Power BI là xu hướng quan trọng cho chúng ta trong một nền văn hóa dữ liệu. Thời đại mà quyết định kinh doanh phải dựa trên thực tế chứ không phải ý kiến. Phân tích dữ liệu với Power BI để giúp đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.
Power BI có thể giúp bạn mỗi ngày cho việc xử lý số liệu, dữ liệu. Bạn nhận được các loại dữ liệu, email với biểu đồ, thậm chí cả tài liệu in phát tay. Khi dữ liệu tích lũy, bạn khó khăn để xử lý, nguy cơ bỏ sót nhiều dữ liệu quan trọng.
Power BI của Microsoft có thể giúp công việc của bạn đồng thời dễ dàng và hiệu quả hơn.
Bằng cách chuyển đổi tất cả dữ liệu đó thành biểu đồ và đồ thị. Giúp bạn hình dung dữ liệu của mình theo những cách có ý nghĩa. Các dữ liệu giờ đây không chỉ là những con số và bảng tính nữa. Mà giờ đây đã là những thông tin “hấp dẫn” với nhiều màu sắc và ý nghĩa, trực qua hơn nhà vào các biểu đồ/đồ thị.
Power BI làm việc đội nhóm đảm bảo bảo mật số liệu
Mọi người có thể làm việc từ cùng một lúc trên báo cáo, trên các thiết bị tin cậy. Dữ liệu sẽ tự động cập nhật và làm mới và được bảo. Nội dung được cập nhật liên tục giúp tìm kiếm các xu hướng, thông tin chi tiết nhanh chóng. Tính năng trực quan của PBI cho phép kéo thả hoặc đặt ra các câu hỏi để xem kết quả. Power BI giám sát dữ liệu, gửi các cảnh báo khi dữ liệu thay đổi trên. Thông các ngưỡng giới hạn với một tham số nào đó do bạn đặt. Tất cả dữ liệu luôn khả dụng bất cứ lúc nào, trên đám mây hay on-premise, bất kỳ thiết bị.
Giới thiệu về Microsoft Power BI
Như vậy Power BI là gì?
Power BI là công cụ “phân tích kinh doanh” phân tích dữ liệu chia sẻ thông tin chi tiết. Kết nối dữ liệu dễ dàng, hiển thị nhanh trên Dashboard – bảng điều khiển, Reports.
Power BI là tập hợp nhiều ứng dụng và connectors. Biến các nguồn dữ liệu không liên quan, thành thông tin chi tiết mạch lạc, trực quan và tương tác. Nguồn dữ liệu đa dạng, có thể giản tệp Excel hoặc bảng của website, đến Azure hoặc AWS.
Đảm báo tính bảo mật cao là yếu tố quan trọng trong thời đại này.
Các phần của Power BI
Power BI bao gồm các elements – phần tử hoạt động cùng nhau, có ba phần cơ bản sau:
Một ứng dụng cho máy tính để bàn Windows có tên Power BI Desktop.
Một dịch vụ SaaS (Phần mềm dưới dạng Dịch vụ) trực tuyến được gọi là dịch vụ Power BI service.
Ứng dụng cho các thiết bị di động, Power BI mobile apps trên thiết bị Windows, iOS và Android.
Ba ứng dụng chính — Power BI Desktop, Power BI service & Power BI mobile.
Được thiết kế giúp bạn tạo, chia sẻ và sử dụng thông tin về hoạt động kinh doanh. Tùy vào vai trò và vị trí công việc của mỗi người, sẽ sử dụng ứng dụng khác nhau.
Giới thiệu về Microsoft Power BI
Các ứng dụng khác của Power BI
Power BI Report Builder, để tạo các paginated reports – báo cáo được phân trang. Có thể hiểu là được trình diễn trên cùng trang, và có thể chia sẻ được với Power BI service. (Paginated Reports dùng được cho ✔️ Power BI service ✔️ Power BI paginated reports ✔️ Power BI Premium, không có trên ❌ Power BI Desktop). Có thể in ấn hoặc chia sẻ được với Paginated Reports . Paginated định dạng fit – trên cùng một trang, hiển thị dữ liệu của một bảng tính. Dù bảng tính đó là multi pages – có nhiều trang. Như vậy, Power BI Report Builder là một công cụ độc lập dùng để tạo layout – dàn trang. Giúp tạo ra báo cáo trên cùng một trang cho dữ liệu, và là tính năng của Power BI service.
Power BI Report Server, dùng triển khai trên máy chủ vật lý (on-premises report server). Giúp quản lý các báo cáo được tạo trên Power BI Desktop hay paginated reports. Được đặt trong nội bộ, thường sau Firewall – tường lửa, để phân quyền users – người dùng xem báo cáo. Tương thích với dịch vụ cloud nên không hạn chế việc xem các báo cáo bất cứ thiết bị nào. Xem web portal, quản lý các báo cáo, các công cụ tạo ra báo cáo như đã đề cập.
Power BI Server khác với Power BI service là cách thức triển khai On-premises hoặc Cloud. (Không có các tính năng trên cloud). Hơn nữa, Power BI desktop cần có version cho phù hợp khi triển khai (Power BI Desktop for the report server, Power BI Desktop for the Power BI service)
Giới thiệu về Microsoft Power BI
Nhận diện nhu cầu Power BI
Nhu cầu sử dụng Power BI có thể phụ thuộc vào vai trò của bạn trong công ty. Những người khác, trong các vai trò khác, có thể sử dụng Power BI theo cách khác.
Đối với nhân viên kinh doanh
bạn có thể chủ yếu sử dụng dịch vụ Power BI xem báo cáo số liệu kinh doanh. Mọi người có thể sử dùng Power BI Desktop hoặc Power BI Report Builder để tạo ra báo cáo. Sau đó, xuất bản các báo cáo đó lên dịch vụ Power BI nơi bạn xem các báo cáo này. Một đồng nghiệp dùng Power BI mobile để theo dõi tiến độ bán hàng và chi tiết cập nhật mới.
Đối với Developer
Bạn có thể sử dụng API Power BI để đẩy dữ liệu vào datasets. Nhúng dashboard và báo cáo vào các ứng dụng. Tùy chỉnh được dễ dàng khi có những thiết kế mới đẹp mắt và chia sẻ khi hoàn thành.
Sử dụng từng elements của Power BI vào những thời điểm khác nhau. Tùy thuộc vào nhu cầu hoặc vai trò của bạn đối với một dự án nhất định.
Cách bạn sử dụng Power BI có thể dựa trên tính năng hoặc dịch vụ của Power BI. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo cho nhóm riêng. Thống kê tương tác của khách hàng, xem tồn kho và tiến độ sản xuất trong bảng điều khiển. Các báo cáo theo thời gian thực khi trang bị dịch vụ Power BI. Bạn có thể tạo một mẫu báo cáo (paginated). Dạng hóa đơn mẫu, sau đó có thể gửi qua email, dựa trên tập dữ liệu Power BI.
Giới thiệu về Microsoft Power BI
Các nhu cẩu sử dụng Power BI như sau:
Power BI dành cho bộ phận kinh doanh
Tất cả dữ liệu đó trở thành biểu đồ và đồ thị, trực quan hóa dữ liệu cho bạn. Thay vì danh sách dài hoặc bảng số và từ, thông tin chi tiết về dữ liệu rất đẹp. Hình ảnh đầy màu sắc và hấp dẫn kể những câu chuyện về thông tin chi tiết trong dữ liệu của bạn.
Chỉ cần mở dịch vụ Power BI, trong trình duyệt hoặc trên thiết bị di động. Xem dashboard các báo cáo, được động cập nhật mới nhất. Do đó, bạn luôn làm việc với nội dung mới nhất.
Số liệu được cập nhất mới, giúp tìm kiếm xu hướng và thông tin kinh doanh khác. Tự tìm hoặc đặt câu hỏi trong Power BI để có số liệu mong muốn. Gửi cảnh báo khi dữ liệu thay đổi và báo cáo qua email cho bạn theo lịch bạn đã đặt.
Bạn chỉ cần số liệu để ra quyết định kinh doanh, nên bạn không cần những yếu tố khác. Như yếu để tạo ra báo cáo hay thiết kế. Đơn giản bạn chỉ cần biết đến dịch vụ Power BI Service cần phải trang bị bản quyền. Power BI Pro cho phép bạn nhận các chia sẻ nội dung báo cáo từ các bộ phận khác.
Power BI Desktop dành cho người tạo mẫu báo cáo
Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí, cài đặt trên máy tính để truy cập và lập báo cáo. Dùng để kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Kết hợp dữ (thường được gọi là mô hình hóa) thành một mô hình dữ liệu. Mô hình dữ liệu này cho phép bạn tạo ra các visualization. Chia sẻ dưới dạng báo cáo với những người khác trong tổ chức của bạn. Trong các dự án business intelligence projects sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo. Sau đó sử dụng dịch vụ Power BI service để chia sẻ báo cáo của họ với người khác.
Các cách sử dụng phổ biến nhất cho Power BI Desktop
Kết nối với dữ liệu
Chuyển đổi và làm sạch dữ liệu đó, để tạo mô hình dữ liệu
Tạo hình ảnh, biểu đồ hoặc đồ thị, cung cấp các trình bày trực quan về dữ liệu
Tạo báo cáo là tập hợp các hình ảnh, trên một hoặc nhiều trang báo cáo
Chia sẻ báo cáo với những người khác bằng cách sử dụng dịch vụ Power BI
Những người thường xuyên chịu trách nhiệm cao nhất cho dữ liệu. Giữ các nhiệm vụ như vậy thường được coi là nhà phân tích dữ liệu (nhà phân tích). Hoặc gọi là chuyên gia dự báo kinh doanh (thường được gọi là người tạo báo cáo). Tuy nhiên, nhiều người không coi mình là nhà phân tích hoặc người tạo báo cáo. Sử dụng Power BI Desktop tạo báo cáo hấp dẫn hoặc lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Xây dựng mô hình dữ liệu mà họ có thể chia sẻ với đồng nghiệp và tổ chức của mình.
Power BI Report Builder dành cho người tạo báo cáo của enterprise.
Sử dụng các tính năng của Power BI premium, để thiết kế các loại báo cáo chuyên biệt. Với các công cụ của Power BI Report Builder – Power BI Report Server xuất báo cáo lên Power BI service. Giúp chia sẻ cho tất cả người dùng của doanh nghiệp.
Ngoài ra còn có các đối tượng sử dụng Power BI như là administrator và developer. Admin là những người quản trị giữ vai trò phân quyền cho users sử dụng Power BI. Hay như developers thì có những tác vụ chuyên sâu để giúp Power BI hoạt động hiệu quả.
Quy trình của Power BI
Một quy trình công việc phổ biến trong Power BI. Bắt đầu bằng cách kết nối với các nguồn dữ liệu trong Power BI Desktop và xây dựng báo cáo. Sau đó, xuất bản báo cáo từ Power BI Desktop lên dịch vụ Power BI service để chia sẻ. Các người dùng khác xem được trên thiết bị di động và tương tác với báo cáo.
Để biết thêm chi tiết, xem so sánh giữa BI desktop và Power BI service
Giới thiệu về Microsoft Power BI
Biểu đồ Venn so sánh Power BI desktop và Power BI service.
Khu vực ở giữa cho thấy những điểm chung. Một số tác vụ bạn có thể thực hiện trong Power BI Desktop hoặc Service. Hai bên của biểu đồ Venn hiển thị các tính năng dành riêng cho ứng dụng và dịch vụ.
Power BI Desktop là một công cụ tạo báo cáo và phân tích dữ liệu.
Bao gồm Power Query, kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau thành một mô hình dữ liệu. Sau đó, bạn thiết kế một báo cáo dựa trên mô hình dữ liệu đó.
Dịch vụ Power BI service là một dịch vụ dựa trên đám mây.
Nó hỗ trợ chỉnh sửa báo cáo nhẹ và cộng tác cho các nhóm và tổ chức. Bạn cũng có thể kết nối với các nguồn dữ liệu, nhưng hạn chế việc lập mô hình.
Hầu hết người dùng sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo. Sau đó sử dụng dịch vụ Power BI service để cộng tác và phân phối báo cáo của họ.
Dịch vụ Power BI service cũng lưu trữ các báo cáo được phân trang trong không gian làm việc. Không gian này được gọi là dung lượng Power BI (Capacity) Premium. (Bạn tạo báo cáo được phân trang bằng Power BI Report Builder).
Tính năng chỉnh sửa báo cáo Power BI
Trong cả ứng dụng và dịch vụ, bạn xây dựng và chỉnh sửa báo cáo Power BI. Một báo cáo có thể có một hoặc nhiều trang, với hình ảnh và bộ sưu tập hình ảnh. Thêm dấu trang, nút, bộ lọc và thông tin chi tiết, cho khả năng điều hướng trong các báo cáo.
Làm việc với Power BI service Collaborating – Cộng tác làm việc nhóm
Sau khi tạo báo cáo, lưu chúng vào không gian làm việc của Power BI service. Đây là nơi bạn và đồng nghiệp của mình cộng tác. Tạo dashboard thể hiện các báo cáo, chia sẻ dashboard đó với những người dùng khác. Người dùng xem báo cáo của bạn trong dịch vụ Power BI service. Phân quyền ở dạng xem Đọc/read, không phải dạng xem Chỉnh sửa/edit. Họ không có quyền truy cập vào tất cả các tính năng có sẵn cho người tạo báo cáo. Bạn cũng có thể chia sẻ tập dữ liệu của mình cho người khác. Họ sẽ xây dựng báo cáo của riêng họ từ báo cáo của bạn.
Chuẩn bị dữ liệu tự phục vụ với luồng dữ liệu
Luồng dữ liệu giúp các tổ chức thống nhất dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Giúp chuẩn bị cho việc lập mô hình quan hệ dữ. Người dùng có thể tự tạo luồng dữ liệu dễ dàng. Sau đó, sử dụng luồng dữ liệu để nhập, chuyển đổi, tích hợp và làm phong phú dữ liệu lớn. Đơn giản là xác định các kết nối nguồn dữ liệu, hay thời gian làm mới…
Ngoài ra còn có quy trình tạo Paginated reports với Power BI service và Power BI Report Server.
Bài viết này, giúp bạn hiểu thêm về các khái niệm Power BI. Nắm bắt cơ bản các công cụ và chức năng. Phần tiếp theo, VinSEP sẽ có những bài viết giúp bạn trang bị, mua phần mềm bản quyền này.
Microsoft Bookings là một phần của Microsoft 365 (trước đây là Office 365) đăng ký dùng thử ngay hôm nay để sử dụng Microsoft Bookings, các gói có Microsoft Bookings gồm Microsoft 365 Business Premium, A3, A5, E3 và E5 cùng với ứng dụng trên iOS và Android. Microsoft Bookings không có sẵn như một ứng dụng độc lập (standalone). Outlook Web App hoặc Outlook trên web phải bật (enable) tuỳ chọn để sử dụng Bookings vì Microsoft Bookings lưu trữ dữ liệu trong Outlook.
Microsoft 365 Business Basic: $2.50 user/tháng (cam kết hàng năm).
Microsoft 365 Business Standard: $10.00 user/tháng (cam kết hàng năm).
Microsoft 365 Business Premium: $20.00 user/tháng (cam kết hàng năm).
Nhiều công ty vừa và nhỏ vẫn sử dụng bảng trắng trong văn phòng để thông báo về lịch trình, chủ yếu là vì thói quen làm việc. Một số công cụ khác có sẵn, nhưng các công ty nhỏ hơn đôi khi cũng sử dụng Microsoft Excel để lập lịch trình làm việc.
Microsoft Bookings cung cấp một giải pháp thay thế chuyên biệt. Lợi ích lớn nhất của Microsoft Bookings là sự rõ ràng. Khách hàng thấy một trang web đơn giản cho phép họ đặt cuộc họp, lên lịch lại cuộc hẹn và nhận lời nhắc qua email. Trong nội bộ, có một nơi hiển thị cho mọi nhân viên tất cả các cuộc họp đã lên lịch. Trên thực tế, bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi lên lịch các cuộc hẹn trong Bookings thay mặt cho khách hàng vì lợi ích chính là tất cả nhân viên có thể kiểm tra cùng một lịch.
Bạn có thể chạy Bookings trước như một trang độc lập hoặc nhúng ứng dụng vào trang web của công ty mình, làm cho ứng dụng này trông như thể bạn tự mã hóa công cụ lập lịch. Microsoft cho phép bạn thêm nhãn hiệu (logo của công ty) một cách tùy chỉnh để tạo ra giao diện nhất quán. Ngoài ra, Bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh, chẳng hạn như email thay thế cho khách hàng hoặc liệu có cần trả trước hay không. Microsoft Bookings nhanh chóng và đơn giản để sử dụng và thích hợp cho tất cả các ngành nghề và lĩnh vực.
Cho phép khách hàng của bạn lên lịch và quản lý các cuộc hẹn trực tuyến với Microsoft Bookings
Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc lên lịch các cuộc hẹn với khách hàng, đây là lúc bạn nên quan tâm đến Microsoft Bookings. Dịch vụ trực tuyến này, là một phần của Microsoft 365 (trước đây là Office 365) giúp đơn giản hóa quá trình thiết lập và quản lý các cuộc hẹn với khách hàng. Bookings lý tưởng cho các doanh nghiệp như văn phòng y tế, công ty luật, nhà tư vấn, cố vấn, cửa hàng ô tô, tiệm làm tóc hoặc bất kỳ ai cung cấp dịch vụ theo lịch hẹn. Khách hàng có thể tự đặt lịch hẹn hoặc bạn có thể làm thay cho khách hàng.
Ba thành phần chính của Microsoft Bookings:
Online bookings page: nơi khách hàng của bạn có thể đặt lịch hẹn với các nhân viên cụ thể. Trang này có thể được sử dụng như một trang độc lập hoặc được nhúng vào trang web của bạn và hoạt động trên cả desktop & smart phone.
Online backend: nơi bạn có thể xem và quản lý các cuộc hẹn, đặt danh sách nhân viên và lịch biểu, chỉ định dịch vụ và giá cả, ghi lại các sở thích của khách hàng và tùy chỉnh cách thức hoạt động của dịch vụ.
Mobile app có thể sử dụng để xem và quản lý các lượt đặt chỗ cũng như truy cập thông tin khách hàng từ bất cứ nơi nào có kết nối internet.
Với Microsoft Bookings, bạn có thể:
Khả dụng 24/7 – Bạn nhận được một trang web công cộng có thể tùy chỉnh mà khách hàng của bạn có thể sử dụng để đặt lịch hẹn suốt ngày đêm.
Không còn nghẽn hoặc chờ điện thoại – Khách hàng có thể xem thời gian rảnh trực tuyến và đặt vị trí thuận tiện nhất cho họ. Khách hàng thích gọi điện có thể làm như vậy và bạn có thể nhập thông tin của họ theo cách thủ công. Dù bằng cách nào, xác nhận được gửi ngay lập tức và tự động.
Giảm tình trạng vắng mặt – Gửi lời nhắc cuộc hẹn tự động cho khách hàng, theo lịch trình bạn xác định, với ngày, giờ và cả chỉ đường. Bạn cũng có thể thiết lập hệ thống để nhắc nhở nhân viên một cách tự động.
Cung cấp Đặt lịch và Hủy lịch tự phục vụ – Khách hàng dễ dàng thay đổi hoặc hủy cuộc hẹn. Tất cả những gì họ phải làm là nhấp vào liên kết có trong email xác nhận cuộc hẹn. Bạn có thể kiểm soát mức độ yêu cầu thông báo trước cho việc hủy bỏ.
Quản lý Đặt chỗ khi đang di chuyển – Với ứng dụng di động, bạn có thể thêm hoặc xem các cuộc hẹn và truy cập hoặc thay đổi nhân viên và thông tin lên lịch khi bạn vắng mặt tại văn phòng. Bạn cũng có thể xem thông tin khách hàng và gọi điện hoặc nhắn tin trực tiếp cho khách hàng từ thiết bị di động của mình.
Microsoft Bookings hoạt động như thế nào?
Đặt lịch hẹn có thể được thực hiện theo hai cách khác nhau: khách hàng có thể tự đặt lịch hẹn bằng cách sử dụng trang đặt lịch trực tuyến hoặc nhân viên có thể nhập lịch hẹn theo cách thủ công. Để đặt lịch hẹn, trước tiên khách hàng chọn dịch vụ họ muốn. Sau đó, dựa trên lịch làm việc mà bạn đã tạo, họ có thể chọn ngày giờ và nhập thông tin liên hệ của mình để đặt lịch hẹn.
Ngay sau khi cuộc hẹn được gửi, khách hàng sẽ nhận được email thông báo xác nhận. Thông báo bao gồm các chi tiết của cuộc hẹn và một liên kết để chỉ đường. Nó cũng bao gồm một liên kết mà khách hàng có thể sử dụng để thay đổi hoặc hủy bỏ cuộc hẹn.
Đồng thời, ngày được tự động thêm vào lịch của bạn hoặc lịch của nhân viên. Đặt trước hoạt động với lịch Outlook và lịch Google. Khách hàng của bạn sẽ không nhìn thấy lịch kinh doanh được liên kết của bạn; họ sẽ chỉ thấy lịch trên Bookings đặt chỗ mà bạn xuất bản trực tuyến.
Cấu hình có khả năng tùy biến cao và dễ thực hiện. Để thiết lập nó, bạn chỉ cần:
Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn.
Đặt chính sách lên lịch của bạn, chẳng hạn như thời lượng cuộc hẹn, thời gian hủy có thể chấp nhận và thông báo tự động.
Xác định các cung cấp dịch vụ của bạn, bao gồm tên dịch vụ, mô tả, vị trí và giá cả. Bạn cũng có thể thêm ghi chú nội bộ về dịch vụ.
Tạo danh sách nhân viên của bạn.
Đặt giờ làm việc của nhân viên.
Lên lịch đóng cửa vì các kỳ nghỉ hoặc các lý do khác.
Xuất bản trang đặt phòng của bạn.
Microsoft Bookings trong trường hợp license hỗn hợp với F1 / F3, E1 và E3 / E5
Trong thực tế, nhiều tổ chức/doanh nghiệp có sự kết hợp giữa các giấy phép/license Microsoft 365. Ví dụ: khách hàng có thể có giấy phép M365 E3 cho nhân viên tại trụ sở chính của họ, nhưng giấy phép M365 E1 (hoặc F1 hoặc F3) cho nhân viên ở các chi nhánh khác.
Trong ví dụ này, nhân viên trụ sở chính có giấy phép M365 E3 có toàn quyền truy cập vào Bookings, có nghĩa là họ có thể tạo lịch mới, chỉnh sửa cài đặt, thêm nhân viên, xuất bản trang đặt lịch, tạo và quản lý các cuộc hẹn trong lịch và báo cáo.
Những nhân viên ở chi nhánh có giấy phép E1 / F1 / F3 hoặc không có giấy phép/license vẫn có thể được thêm làm nhân viên vào lịch (calendar) với vai trò Khách (Guest), sau đó đặt lịch hẹn và họ sẽ nhận được email xác nhận khi đã đặt lịch. Họ vẫn có thể được đặt lịch trong giờ khả dụng/theo lịch trình được cho phép của họ như được liệt kê trong tab nhân viên. Tính khả dụng trong lịch (calenadar) của Microsoft Bookings giới hạn thời gian có thể đặt trước theo giờ đã định và giờ phục vụ.
Nhân viên chi nhánh cũng sẽ hiển thị là không có mặt trong Bookings nếu một cuộc hẹn đã được lên lịch vào thời điểm đó thông qua Bookings Web App. Các cuộc hẹn đã đặt qua Bookings sẽ hiển thị là đã bận trong lịch của nhân viên. Nhân viên không có giấy phép/license của Bookings vẫn có thể tương tác đến lịch cá nhân của họ trong Bookings, miễn là họ ở trong cùng tenant.
Những người trong vai trò Khách/Guest có thể xem bất kỳ thông tin nào mà khách hàng đã cung cấp trong quá trình tạo cuộc hẹn ban đầu. Ví dụ: nếu đại diện cửa hàng đã đặt lịch hẹn được yêu cầu gọi điện cho khách hàng trước cuộc hẹn, họ sẽ có quyền truy cập vào thông tin khách hàng cung cấp trong quá trình lên lịch. Nhân viên đã đặt lịch sẽ có quyền truy cập vào tất cả thông tin xuất hiện trong email xác nhận, cũng như sự kiện liên quan đến lịch (chẳng hạn như số điện thoại của khách hàng nếu đã nhập).
Những người trong vai trò sẽ Khách/Guest không có khả năng truy cập vào Bookings Web app để thay đổi cài đặt hoặc xem và quản lý các cuộc hẹn (thêm, hủy và lên lịch lại). Tuy nhiên, họ có thể thay mặt khách hàng đặt lịch hẹn bằng cách sử dụng trang Tự phục vụ/Self-service page, điều này giống như cách khách hàng đặt lịch hẹn.
VinSEP khuyên bạn nên cấp phép cho người quản lý doanh nghiệp hoặc quản trị viên của từng chi nhánh/cửa hàng có giấy phép đủ điều kiện cho Bookings để thiết lập và quản lý các trang và cuộc hẹn. Các nhân viên còn lại sau đó sẽ làm việc với nhân viên được cấp phép Microsoft Bookings để lên lịch lại hoặc hủy lịch hẹn.
Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về Microsoft Bookings
Nhân viên của tôi có thể sử dụng Microsoft Bookings mà không có tài khoản Microsoft 365 không?
Có thể. Bạn có thể thêm nhân viên của mình bằng bất kỳ email nào và họ vẫn sẽ nhận được email xác nhận và lịch mời khi ai đó đặt lịch hẹn với họ.
Tôi có thể tạo nhiều lịch (calendar) trong Microsoft Bookings với cùng một tài khoản Microsoft 365 và chuyển đổi giữa chúng không?
Có thể. Bạn có thể tạo và quản lý nhiều lịch (calendar) trong Bookings bằng một tài khoản. Bạn có thể chuyển đổi giữa chúng bằng cách sử dụng dấu mũ bên cạnh tên doanh nghiệp trong Bookings Web app.
Lịch (calendar) của Bookings sẽ hiển thị ở đâu trong Microsoft 365 tenant?
Mỗi lịch (calendar) trong Bookings mới sẽ tạo một hộp thư tương ứng trong Exchange, cũng như một mục nhập/entry có liên quan trong Azure Active Directory (AAD), nơi mục nhập/entry được liệt kê là người dùng không có giấy phép/license.
Chính sách lập lịch (scheduling policy) hoạt động như thế nào?
Cài đặt được gọi là Maximum lead time xác định khoảng thời gian sớm nhất có thể được thực hiện trước (tính bằng ngày) mà đặt trước có thể được thực hiện. Phải có ít nhất 24 giờ giữa Minimum lead time (thời gian tối thiểu, tính bằng giờ, để đặt và hủy) và Maximum lead time. Maximum lead time có thể được đặt thành một ngày nếu Minimum lead time được đặt thành 0 giờ, trong trường hợp này có nghĩa là khách hàng có thể hủy đặt trước cho đến thời điểm bắt đầu và khách hàng chỉ có thể lên lịch đặt nếu cuộc hẹn nằm trong ngày tiếp theo.
Chúng tôi sử dụng lưu bộ nhớ tạm cookie cho thiết bị của bạn, để ghi nhớ các nội dung bạn đã xem. Đồng ý với điều này sẽ cho phép duyệt web thuận lợi hơn. Không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, có thể gây chậm cho trải nghiệm khi xem bài viết.
Functional
Always active
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistics
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
