Power BI là xu hướng quan trọng cho chúng ta trong một nền văn hóa dữ liệu. Thời đại mà quyết định kinh doanh phải dựa trên thực tế chứ không phải ý kiến. Phân tích dữ liệu với Power BI để giúp đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.
Power BI là gì?
Power BI có thể giúp bạn mỗi ngày cho việc xử lý số liệu, dữ liệu. Bạn nhận được các loại dữ liệu, email với biểu đồ, thậm chí cả tài liệu in phát tay. Khi dữ liệu tích lũy, bạn khó khăn để xử lý, nguy cơ bỏ sót nhiều dữ liệu quan trọng.
Power BI của Microsoft có thể giúp công việc của bạn đồng thời dễ dàng và hiệu quả hơn.
Bằng cách chuyển đổi tất cả dữ liệu đó thành biểu đồ và đồ thị. Giúp bạn hình dung dữ liệu của mình theo những cách có ý nghĩa. Các dữ liệu giờ đây không chỉ là những con số và bảng tính nữa. Mà giờ đây đã là những thông tin “hấp dẫn” với nhiều màu sắc và ý nghĩa, trực qua hơn nhà vào các biểu đồ/đồ thị.
Power BI làm việc đội nhóm đảm bảo bảo mật số liệu
Mọi người có thể làm việc từ cùng một lúc trên báo cáo, trên các thiết bị tin cậy. Dữ liệu sẽ tự động cập nhật và làm mới và được bảo. Nội dung được cập nhật liên tục giúp tìm kiếm các xu hướng, thông tin chi tiết nhanh chóng. Tính năng trực quan của PBI cho phép kéo thả hoặc đặt ra các câu hỏi để xem kết quả. Power BI giám sát dữ liệu, gửi các cảnh báo khi dữ liệu thay đổi trên. Thông các ngưỡng giới hạn với một tham số nào đó do bạn đặt. Tất cả dữ liệu luôn khả dụng bất cứ lúc nào, trên đám mây hay on-premise, bất kỳ thiết bị.
Như vậy Power BI là gì?
- Power BI là công cụ “phân tích kinh doanh” phân tích dữ liệu chia sẻ thông tin chi tiết. Kết nối dữ liệu dễ dàng, hiển thị nhanh trên Dashboard – bảng điều khiển, Reports.
- Power BI là tập hợp nhiều ứng dụng và connectors. Biến các nguồn dữ liệu không liên quan, thành thông tin chi tiết mạch lạc, trực quan và tương tác. Nguồn dữ liệu đa dạng, có thể giản tệp Excel hoặc bảng của website, đến Azure hoặc AWS.
- Đảm báo tính bảo mật cao là yếu tố quan trọng trong thời đại này.
Các phần của Power BI
Power BI bao gồm các elements – phần tử hoạt động cùng nhau, có ba phần cơ bản sau:
- Một ứng dụng cho máy tính để bàn Windows có tên Power BI Desktop.
- Một dịch vụ SaaS (Phần mềm dưới dạng Dịch vụ) trực tuyến được gọi là dịch vụ Power BI service.
- Ứng dụng cho các thiết bị di động, Power BI mobile apps trên thiết bị Windows, iOS và Android.
Ba ứng dụng chính — Power BI Desktop, Power BI service & Power BI mobile.
Được thiết kế giúp bạn tạo, chia sẻ và sử dụng thông tin về hoạt động kinh doanh. Tùy vào vai trò và vị trí công việc của mỗi người, sẽ sử dụng ứng dụng khác nhau.
Các ứng dụng khác của Power BI
Power BI Report Builder, để tạo các paginated reports – báo cáo được phân trang. Có thể hiểu là được trình diễn trên cùng trang, và có thể chia sẻ được với Power BI service. (Paginated Reports dùng được cho ✔️ Power BI service ✔️ Power BI paginated reports ✔️ Power BI Premium, không có trên ❌ Power BI Desktop). Có thể in ấn hoặc chia sẻ được với Paginated Reports . Paginated định dạng fit – trên cùng một trang, hiển thị dữ liệu của một bảng tính. Dù bảng tính đó là multi pages – có nhiều trang. Như vậy, Power BI Report Builder là một công cụ độc lập dùng để tạo layout – dàn trang. Giúp tạo ra báo cáo trên cùng một trang cho dữ liệu, và là tính năng của Power BI service.
Power BI Report Server, dùng triển khai trên máy chủ vật lý (on-premises report server). Giúp quản lý các báo cáo được tạo trên Power BI Desktop hay paginated reports. Được đặt trong nội bộ, thường sau Firewall – tường lửa, để phân quyền users – người dùng xem báo cáo. Tương thích với dịch vụ cloud nên không hạn chế việc xem các báo cáo bất cứ thiết bị nào. Xem web portal, quản lý các báo cáo, các công cụ tạo ra báo cáo như đã đề cập.
Power BI Server khác với Power BI service là cách thức triển khai On-premises hoặc Cloud. (Không có các tính năng trên cloud). Hơn nữa, Power BI desktop cần có version cho phù hợp khi triển khai (Power BI Desktop for the report server, Power BI Desktop for the Power BI service)
Nhận diện nhu cầu Power BI
Nhu cầu sử dụng Power BI có thể phụ thuộc vào vai trò của bạn trong công ty. Những người khác, trong các vai trò khác, có thể sử dụng Power BI theo cách khác.
Đối với nhân viên kinh doanh
bạn có thể chủ yếu sử dụng dịch vụ Power BI xem báo cáo số liệu kinh doanh. Mọi người có thể sử dùng Power BI Desktop hoặc Power BI Report Builder để tạo ra báo cáo. Sau đó, xuất bản các báo cáo đó lên dịch vụ Power BI nơi bạn xem các báo cáo này. Một đồng nghiệp dùng Power BI mobile để theo dõi tiến độ bán hàng và chi tiết cập nhật mới.
Đối với Developer
Bạn có thể sử dụng API Power BI để đẩy dữ liệu vào datasets. Nhúng dashboard và báo cáo vào các ứng dụng. Tùy chỉnh được dễ dàng khi có những thiết kế mới đẹp mắt và chia sẻ khi hoàn thành.
Sử dụng từng elements của Power BI vào những thời điểm khác nhau. Tùy thuộc vào nhu cầu hoặc vai trò của bạn đối với một dự án nhất định.
Cách bạn sử dụng Power BI có thể dựa trên tính năng hoặc dịch vụ của Power BI. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo cho nhóm riêng. Thống kê tương tác của khách hàng, xem tồn kho và tiến độ sản xuất trong bảng điều khiển. Các báo cáo theo thời gian thực khi trang bị dịch vụ Power BI. Bạn có thể tạo một mẫu báo cáo (paginated). Dạng hóa đơn mẫu, sau đó có thể gửi qua email, dựa trên tập dữ liệu Power BI.
Các nhu cẩu sử dụng Power BI như sau:
Power BI dành cho bộ phận kinh doanh
Tất cả dữ liệu đó trở thành biểu đồ và đồ thị, trực quan hóa dữ liệu cho bạn. Thay vì danh sách dài hoặc bảng số và từ, thông tin chi tiết về dữ liệu rất đẹp. Hình ảnh đầy màu sắc và hấp dẫn kể những câu chuyện về thông tin chi tiết trong dữ liệu của bạn.
Chỉ cần mở dịch vụ Power BI, trong trình duyệt hoặc trên thiết bị di động. Xem dashboard các báo cáo, được động cập nhật mới nhất. Do đó, bạn luôn làm việc với nội dung mới nhất.
Số liệu được cập nhất mới, giúp tìm kiếm xu hướng và thông tin kinh doanh khác. Tự tìm hoặc đặt câu hỏi trong Power BI để có số liệu mong muốn. Gửi cảnh báo khi dữ liệu thay đổi và báo cáo qua email cho bạn theo lịch bạn đã đặt.
Bạn chỉ cần số liệu để ra quyết định kinh doanh, nên bạn không cần những yếu tố khác. Như yếu để tạo ra báo cáo hay thiết kế. Đơn giản bạn chỉ cần biết đến dịch vụ Power BI Service cần phải trang bị bản quyền. Power BI Pro cho phép bạn nhận các chia sẻ nội dung báo cáo từ các bộ phận khác.
Power BI Desktop dành cho người tạo mẫu báo cáo
Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí, cài đặt trên máy tính để truy cập và lập báo cáo. Dùng để kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Kết hợp dữ (thường được gọi là mô hình hóa) thành một mô hình dữ liệu. Mô hình dữ liệu này cho phép bạn tạo ra các visualization. Chia sẻ dưới dạng báo cáo với những người khác trong tổ chức của bạn. Trong các dự án business intelligence projects sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo. Sau đó sử dụng dịch vụ Power BI service để chia sẻ báo cáo của họ với người khác.
Các cách sử dụng phổ biến nhất cho Power BI Desktop
- Kết nối với dữ liệu
- Chuyển đổi và làm sạch dữ liệu đó, để tạo mô hình dữ liệu
- Tạo hình ảnh, biểu đồ hoặc đồ thị, cung cấp các trình bày trực quan về dữ liệu
- Tạo báo cáo là tập hợp các hình ảnh, trên một hoặc nhiều trang báo cáo
- Chia sẻ báo cáo với những người khác bằng cách sử dụng dịch vụ Power BI
Những người thường xuyên chịu trách nhiệm cao nhất cho dữ liệu. Giữ các nhiệm vụ như vậy thường được coi là nhà phân tích dữ liệu (nhà phân tích). Hoặc gọi là chuyên gia dự báo kinh doanh (thường được gọi là người tạo báo cáo). Tuy nhiên, nhiều người không coi mình là nhà phân tích hoặc người tạo báo cáo. Sử dụng Power BI Desktop tạo báo cáo hấp dẫn hoặc lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Xây dựng mô hình dữ liệu mà họ có thể chia sẻ với đồng nghiệp và tổ chức của mình.
Power BI Report Builder dành cho người tạo báo cáo của enterprise.
Sử dụng các tính năng của Power BI premium, để thiết kế các loại báo cáo chuyên biệt. Với các công cụ của Power BI Report Builder – Power BI Report Server xuất báo cáo lên Power BI service. Giúp chia sẻ cho tất cả người dùng của doanh nghiệp.
Ngoài ra còn có các đối tượng sử dụng Power BI như là administrator và developer. Admin là những người quản trị giữ vai trò phân quyền cho users sử dụng Power BI. Hay như developers thì có những tác vụ chuyên sâu để giúp Power BI hoạt động hiệu quả.
Quy trình của Power BI
Một quy trình công việc phổ biến trong Power BI. Bắt đầu bằng cách kết nối với các nguồn dữ liệu trong Power BI Desktop và xây dựng báo cáo. Sau đó, xuất bản báo cáo từ Power BI Desktop lên dịch vụ Power BI service để chia sẻ. Các người dùng khác xem được trên thiết bị di động và tương tác với báo cáo.
Để biết thêm chi tiết, xem so sánh giữa BI desktop và Power BI service
Biểu đồ Venn so sánh Power BI desktop và Power BI service.
Khu vực ở giữa cho thấy những điểm chung. Một số tác vụ bạn có thể thực hiện trong Power BI Desktop hoặc Service. Hai bên của biểu đồ Venn hiển thị các tính năng dành riêng cho ứng dụng và dịch vụ.
Power BI Desktop là một công cụ tạo báo cáo và phân tích dữ liệu.
Bao gồm Power Query, kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau thành một mô hình dữ liệu. Sau đó, bạn thiết kế một báo cáo dựa trên mô hình dữ liệu đó.
Dịch vụ Power BI service là một dịch vụ dựa trên đám mây.
Nó hỗ trợ chỉnh sửa báo cáo nhẹ và cộng tác cho các nhóm và tổ chức. Bạn cũng có thể kết nối với các nguồn dữ liệu, nhưng hạn chế việc lập mô hình.
Hầu hết người dùng sử dụng Power BI Desktop để tạo báo cáo. Sau đó sử dụng dịch vụ Power BI service để cộng tác và phân phối báo cáo của họ.
Dịch vụ Power BI service cũng lưu trữ các báo cáo được phân trang trong không gian làm việc. Không gian này được gọi là dung lượng Power BI (Capacity) Premium. (Bạn tạo báo cáo được phân trang bằng Power BI Report Builder).
Tính năng chỉnh sửa báo cáo Power BI
Trong cả ứng dụng và dịch vụ, bạn xây dựng và chỉnh sửa báo cáo Power BI. Một báo cáo có thể có một hoặc nhiều trang, với hình ảnh và bộ sưu tập hình ảnh. Thêm dấu trang, nút, bộ lọc và thông tin chi tiết, cho khả năng điều hướng trong các báo cáo.
Làm việc với Power BI service Collaborating – Cộng tác làm việc nhóm
Sau khi tạo báo cáo, lưu chúng vào không gian làm việc của Power BI service. Đây là nơi bạn và đồng nghiệp của mình cộng tác. Tạo dashboard thể hiện các báo cáo, chia sẻ dashboard đó với những người dùng khác. Người dùng xem báo cáo của bạn trong dịch vụ Power BI service. Phân quyền ở dạng xem Đọc/read, không phải dạng xem Chỉnh sửa/edit. Họ không có quyền truy cập vào tất cả các tính năng có sẵn cho người tạo báo cáo. Bạn cũng có thể chia sẻ tập dữ liệu của mình cho người khác. Họ sẽ xây dựng báo cáo của riêng họ từ báo cáo của bạn.
Chuẩn bị dữ liệu tự phục vụ với luồng dữ liệu
Luồng dữ liệu giúp các tổ chức thống nhất dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Giúp chuẩn bị cho việc lập mô hình quan hệ dữ. Người dùng có thể tự tạo luồng dữ liệu dễ dàng. Sau đó, sử dụng luồng dữ liệu để nhập, chuyển đổi, tích hợp và làm phong phú dữ liệu lớn. Đơn giản là xác định các kết nối nguồn dữ liệu, hay thời gian làm mới…
Ngoài ra còn có quy trình tạo Paginated reports với Power BI service và Power BI Report Server.
Bài viết này, giúp bạn hiểu thêm về các khái niệm Power BI. Nắm bắt cơ bản các công cụ và chức năng. Phần tiếp theo, VinSEP sẽ có những bài viết giúp bạn trang bị, mua phần mềm bản quyền này.
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.
