Phân quyền SharePoint Online thuộc công tác quản trị cần thiết cho mọi dữ liệu Doanh Nghiệp. Cùng VinSEP.com tìm hiểu về các cấp phân quyền tối ưu theo phạm vi công việc của mỗi nhân viên.
Phân quyền SharePoint Online Permission Levels
Bài viết làm rõ khái niệm phân quyền sử dụng dữ liệu trực tuyến trên SharePoint Online. Khi dữ liệu được lưu trữ ở bất kỳ đâu, để xác định quyền sở hữu hay quyền truy cập sẽ cần phân biệt giữa Sharing vs Permission.
Nhìn chung, giữa Sharing và Permission Levels là các cách cấp quyền cho users hoặc group users. Những người dùng này có quyền sử dụng nguồn tài nguyên được lưu trữ bên trong nơi lưu trữ.
Sharing – Chia sẻ dữ liệu trực tiếp trên SharePoint Online
Có thể hiểu rằng đây là sự cho phép Giving Access vào SharePoint Online Site/Team/List. Tức là, có người cho phép người bất kỳ/nhóm người được truy cập đến dữ liệu. Dữ liệu có thể là một tệp hoặc thư mục hoặc các item. Những người dùng bất kỳ này thường được thêm vào, do chưa có sẵn trong danh sách thành viên của SharePoint Online Site/Team.
Người được cho phép sẽ có khả năng thực hiện việc thay đổi/edit, xem dữ liệu/view. Tất nhiên, họ cần phải thực hiện bước đăng nhập để bảo mật dữ liệu lưu trữ của doanh nghiệp. Vì những người được phép có thể là người bên trong tổ chức, và cũng có thể người ngoài tổ chức. Quyền truy cập này được thể hiện bằng đường dẫn/Send Link hoặc thư mời được gửi thông qua email.
Permission Levels – Phân quyền hạn của SharePoint Online
Được hiểu là các cấp độ phân quyền của SharePoint Online. Có nhiều mức độ level khác nhau, mỗi mức độ là tổ hợp các quyền được đinh nghĩa trước. Giúp xác định người dùng hoặc nhóm người dùng nào, có thể thực hiện các tổ hợp quyền gì trong SharePoint Online Site.
Mỗi một Site sẽ cần có các Permission, dành cho Admin và Owner của Site thiết lập/setting cho Site thực hiện:
Add Member. Thêm thành viên. Thêm các thành viên trong tổ chức giữ vai trò quản lý Owner hoặc Member cho site. Cũng có thể thêm người ngoài tổ chức trở thành thành viên của site.
Site Sharing. Như đã đề cập ở trên, Sharing cho phép chia sẻ đến người dùng quyền thực hiện view/edit dữ liệu. Ở đây còn có thể quy định được những member nào mới là người được cho phép Sharing.
Guest Expiration. Quản lý thời hạn đối với những người được mời vào Site.
Advance Permission Settings. Nơi đây liệt kê toàn bộ các thiết lập về các mức độ phân quyền. Quản lý các thiết lập bao gồm:
Grant Permission. Quản lý việc gửi thư mời người dùng làm thành viên của Site.
Check/Edit/Remove user Permission. Kiểm tra, thay đổi, và xóa quyền của những thành viên hiện hữu.
Request Access. Duyệt cho những người dùng muốn gia nhập làm thành viên của Site.
Permission Levels (PLs). Tập hợp các thiết lập phân quyền cho Site.
Defaul PLs (Mặc Định_
Site PLs (Site)
List PLs (List)
Các quyền Permission Levels Mặc Định
Là các quyền được thiết lập sẵn để admin và owner dễ dàng cấp phép cho người dùng của Site. Mỗi người dùng sẽ có những vai trò riêng và cần thực hiện các thao tác riêng. Các tổ hợp quyền được dựng sẵn bao gồm:
Full Control. Has full control. Toàn quyền thực hiện tất cả hành động bên dưới. (Owner).
Design. Có thể thực hiện hành động view, add, update, delete, approve, và customize. (Member)
Edit. Quyền add, edit và delete lists; cũng có view, add, update và delete list items hay documents. ((Member)
Contribute. Có thể view, add, update, và delete list items hay documents. (Member)
Read. Chỉ view pages và các list items hay tải xuống/download documents. (Visitor)
Ngoài ra còn có Limited Access, Web-only Access, Approve, Restricted Read, và View Only. Hiện các permission này có thể bị ẩn. Để bật tính năng này cần truy cập đến tenant.sharepoint.com/sites/tênsite_layouts/15/ManageFeatures.aspx để Active Enterprise Site features
Permission Levels – Cấp quyền cho Group
Mỗi site sẽ có 3 loại thành viên mặc định bao gồm Owner, Member và Visitor . Mỗi mức độ này sẽ có những permission Level theo mặc định bên dưới đây:
Full Control. Has full control. Toàn quyền thực hiện tất cả hành động bên dưới. (Owner).
Design. Có thể thực hiện hành động view, add, update, delete, approve, và customize. (Member)
Edit. Quyền add, edit và delete lists; cũng có view, add, update và delete list items hay documents. ((Member)
Contribute. Có thể view, add, update, và delete list items hay documents. (Member)
Read. Chỉ view pages và các list items hay tải xuống/download documents. (Visitor)
SharePoint Online cho phép thay đổi các Permission Mặc Định, để phân chia quyền lại cho từng loại thành viên. Mặc định ở trên đang có 3 loại member Design/Edit/Contribute, Add Permission Level tạo thêm loại member thứ 4.
Thay đổi mức độ phân quyền – Add Permission Level
Nhưng đã thấy, các tổ hợp quyền được phân chia theo 5 nhóm kể trên đều có thể được phân chia lại. Người Owner có thể phân nhỏ ra nhiều Level cho mỗi Member khác nhau.
Ví dụ: Member 1 có quyền Edit mặc định, Member 2 có quyền Edit nhưng loại bổ việc Delete Lists/Item/Document. Như vậy, sẽ có 2 Level Member khác nhau có thể đặt tên là Edit 1 và Edit 2.
Các bước thực hiện Add Permission Level:
Bước 1: Thực hiện Copy Permission Level. Ví dụ ở đây copy quyền Edit (Mặc Định). Bằng cách click chọn vào “Edit”
Bước 2: Xác đinh các hạng mục cần “Bỏ chọn” như là quyền xóa Item/List/Document (tùy theo nhu cầu).
Bước 3: Thực hiện copy > Tiến hành Đặt tên cho permission mới. Thay đổi diễn giải phân quyền mới, Bỏ chọn các quyền thiết lập và xác nhận tạo mới.
Site Permission Levels – Cấp quyền thực thi trên Site
Có thể đây là diễn giải các những thao tác chi tiết với các tổ hợp quyền Full Control, Desgin/Edit/Contribute… Full control sẽ thực thi được các việc như:
Manage Permissions. Quản lý các tổ hợp quyền mặc định, và thêm/sửa quyền.
Create/manage Site & Subsites hay Page. Quản lý việc tạo, thêm xóa site,page.
Manage user. Quản lý thông tin của người dùng trên site.
List Permission Level – Cấp quyền thực thi đối với các List
Các tổ hợp quyền sẽ có thể cấp quyền thực thi đối với List tùy theo vai trò. Full Control có thể thực thi cá việc tiêu biểu như sau:
Quản lý Lists. Quản lý toàn bộ List.
Add/Edit/Delete/View/Approve/Open Items. Tương tác với các Items của List
View/Delete Version. Xem và xóa các phiên bản của item.
Create Alerts. Tạo các thông báo khi có thay đổi.
View Application Pages. Xem các trang ứng dụng được thêm.
Tham khảo các hành động được liệt kê để biết những hành động nào có thể được thêm hoặc xóa cho Permission mặc định. Nhằm mục đích tạo ra các Permission Level mới áp dụng cho các group đối tượng khác nhau.
Các tình huống cụ thể cần thay đổi phân quyền
Owner muốn một số member được quyền thêm dữu liệu mà không được quyền xóa bất kỳ.
Có thể dùng Document library để sao lưu các văn bản, hoặc cơ sở dữ liệu cần thiết.
Chỉ cho máy tính của người dùng đồng bộ dữ liệu đến thư mục của Owner.
Thiết lập phê duyệt hoặc thông báo cho việc thay đổi các Items.
Đây là bước bổ sung cho việc sao lưu văn bản hoặc CSDL tự động. Khi có các cập nhật bất thường yêu cầu ký duyệt sẽ gửi đến người được phụ trách kiểm duyệt.
Tạo Alert khi có thay đổi. Tương tự việc Approve, thì Alert thông báo khẩn cấp hơn khi có bất kỳ thay đổi.
Như vậy, SharePoint Online cung cấp đầy đủ tính năng quản lý quyền hạn của người dùng. Cũng như, SPO có thể cấp phép cho người dùng thực hiện các hành động cần thiết.
Lưu ý rằng, các công việc này hoàn toàn được thực hiện bởi ID người dùng bản quyền Microsoft 365 Business vai trò users. Khi Owner khi có nhu cầu Sharing hoặc Collaborate với người dùng bên ngoài tổ chức, sẽ liên hệ với cấp Admin tenant để mở rộng.
Liên hệ với chúng tôi khi cần tư vấn phân quyền SharePoint Online
Tìm hiểu SharePoint Online quản lý dữ liệu trong Doanh Nghiệp thế nào? Cùng VinSEP.com làm rõ các nhu cầu lưu trữ có thể triển khải trên dịch vụ bản quyền phần mềm SharePoint Online.
SharePoint Online Quản Lý Dữ Liệu Trực Tuyến
Giải pháp SharePoint là một công cụ giúp sắp xếp và quản lý các dữ liệu từ lúc sinh ra đến hết vòng đời sử dụng. Mỗi Doanh Nghiệp cần đản bảo các cộng tác quản lý dữ liệu bao gồm:
Document Management. Quản lý dữ liệu tập trung, quản lý thuộc tính properties, Metadata, quản lý nhận dạng ID cho mỗi document, thiết lập settings đồng dạng. Đặc biệt hơn, là quản lý truy cập access vào dữ liệu bất kỳ, và built-in các workflow để theo dõi sự thay đổi cho dữ liệu.
Digital Media Management. Quản lý video, audio phát trực tiếp trên các ứng dụng cộng tác như Teams, hoặc sites.
Records Management. Lưu trữ và bảo vệ các bản lưu ở trạng thái hoàn thiện cho chính sách lưu giữ hồ sơ.
Web Content Management. Quản lý nội dung được xuất bản lên các website của Doanh nghiệp.
SharePoint Online có thể đáp ứng được các yếu tố quản lý dữ liệu bên trên. Tiếp theo, chúng ta sẽ tham khảo các nhu cầu triển khai SharePoint thành công cho DN.
Nhận diện nhu cầu lưu trữ dữ liệu trực tuyến
Các liệt kê nhu cầu bên dưới dựa vào các trường hợp thực tế đã triển khải thành công giải pháp lưu trữ trực tuyến. Doanh nghiệp có thể tham khảo các ý kiến tổng hợp như sau:
Nhu cầu quản lý dữ liệu nhân viên
Nhân viên đang cộng tác với nhau bằng các cách hoặc phương tiện nào?
Họ lưu dữ liệu vào đâu?
Họ chia sẻ dữ liệu cho nhau thế nào?
Dữ liệu có chuyển đến các đối tác hoặc người ngoài tổ chức?
Xem xét khả năng Migrate dịch chuyển dữ liệu lên đám mây
Dữ liệu đang được sử dụng hàng ngày trong doanh nghiệp, dịch chuyển lên đám mây mất nhiều thời gian. Cần được lập kế hoạch dịch chuyển mà vẫn giữ cho công việc được hiệu quả.
Nhu cầu tuân thủ và pháp lý với mọi tài sản dữ liệu
Đây là một trong số các tiêu chí mà doanh nghiệp quốc tế và chính phủ rất quan tâm. Ở Việt Nam, nhu cầu này được đánh giá là chưa thực sự được quan tâm đúng đắn.
Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo
Cần được sự ủng hộ của những người chủ chốt trong tổ chức muốn áp dụng các công nghệ tiên tiến. Sự hỗ trợ này có thể đến từ nhu cầu lưu trữ các nhà lãnh đạo tập trung vào kinh doanh, hoặc lãnh đạo mảng CNTT.
Như vậy, sau khi điểm qua các nhu cầu chính để triển khai dịch vụ lưu trữ đám mây, tiếp theo sẽ đề cập đến khả năng đáp ứng bộ công cụ lưu trữ.
Tính năng bộ công cụ đáp ứng nhu cầu lưu trữ dữ liệu đám mây
Không chỉ SharePoint Online Quản Lý Dữ Liệu mà còn có OneDrive For Business đều là các giải pháp lưu trữ trực tuyến. Các tính năng đáp ứng được các tình huống lưu trữ trong tổ chức và doanh nghiệp bao gồm:
Dữ liệu riêng của mỗi nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ có không gian lưu trữ riêng biệt cho dữ liệu làm việc cá nhân của họ. Mặc định các dữ liệu này không chia sẻ cho bất kỳ ai. OneDrive giúp việc chuyển đổi trạng thái sang chia sẻ với các nhân viên khác một cách nhanh chóng. Ngoài ra, còn giúp sao lưu phục hồi dữ liệu cá nhân trên nhiều thiết bị một cách dễ dàng.
Dữ liệu chung của cả tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mỗi DN luôn có những tệp chung như thông báo, nội quy v.v. các dữ liệu này được lưu trữ dùng chung cho toàn tổ chức, hoặc riêng theo từng phòng ban. SharePoint đáp ứng nhu cầu phân chia dữ liệu từ chung đến riêng một cách dễ dàng.
Dữ liệu nhóm riêng hoặc nhóm chung. Khi làm việc đội nhóm các công cụ cộng tác, giúp các nhân viên cùng chức năng công việc, có thể thao tác trên cùng dữ liệu chia sẻ cho nhau. Các SharePoint Site sẽ giúp sắp xếp các tệp này một cách trật tự và trực quan.
Khả năng cộng tác trên cùng tệp dữ liệu – File collaboration
Microsoft 365 Business với bộ ứng dụng office giúp chỉnh sữa tệp dữ liệu. Khi cần cộng tác với các tệp nhân viên cần biết đến các tính năng bao gồm:
Share OneDrive files using sharable links. Chia sẻ dữ liệu riêng đến với nhân viên khác bằng cách share link trực tiếp cho họ các quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem. Đây được xem là hành động cấp quyền giữ các nhân viên, người cấp và người được cấp đều có khả năng tự hủy cấp quyền.
Collaborate in a site or team. Khả năng truy cập đến các tệp dữ liệu chung của nhóm hoặc Site khi được mời làm thành viên. Mặc định các dữ liệu này là được lưu trữ chung và được phân quyền và quản lý bởi các trưởng nhóm.
Share SharePoint files using sharable links. Chia sẻ link trực tiếp từ SharePoint cũng giống như OneDrive về thao tác. Tệp được chia sẻ với những người chưa là thành viên trong Site hoặc team.
Sync files for offline access. Đồng bộ dữ liệu lên thiết bị, giúp nhân viên có thể nhìn thấy tệp trên đám mây như đang tồn tại trên máy tính của mình.
Website nội bộ – Intranet
Tính năng đặc biệt của SharePoint, giao diện website giúp dễ dạng tiếp cận các thư mục chứa dữ liệu. Thay vì đồng bộ dưới hình thức cây thư mục như File Explorer, giao diện dạng web cung cấp giao diện và khả năng đăng tin tức linh hoạt. Intranet đảm bảo là các web được lưu hành nội bộ hơn là internet web.
Điều quan trọng hơn hết là DN cần có những cán bộ phụ trách việc quản lý và tùy chỉnh các thiết kế giao diện. Mặc dù đã SharePoint đã cung cấp các template mẫu, nhưng theo VinSEP.com nên có người với khả năng thiết kế.
Tính tuân thủ quy tắc bảo mật dữ liệu
Quản trị việc tuân thủ và bảo mật dữ liệu luôn là một phần trong việc lập kế hoạch triển khai lưu trữ dữ liệu đám mây. Các yếu tố như thời gian lưu giữ 3 hay 5 năm cho các tệp hồ sơ của kế toán của kinh doanh. Hay việc cho đồng bộ dữ liệu xuống thiết bị của nhân viên, đến việc dán nhãn dữ liệu quan trọng không được tiết lộ hoặc truy cập.
Cần giải pháp lưu trữ dữ liệu thay thế File Server hay NAS, đã có SharePoint Online. Cùng VinSEP.com, điểm lại các tính năng, đặc điểm của giải pháp lưu trữ trực tuyến của Microsoft.
Giải Pháp Lưu Trữ Dữ Liệu Trực Tuyến Microsoft SharePoint Online
SharePoint Online là một dịch vụ được Microsoft phát triển, với nhiều yếu tố phù hợp cho doanh nghiệp.
Cloud-based storage. Khả năng lưu trữ có thể tăng giảm dung lượng linh hoạt & tiện lợi hơn so với giải pháp cố định truyền thống.
Large storage capacity. Dung lượng từ 1TB và lên đến 25TB bằng cách mua thêm gói Extra Storage.
Centralized storage. Quản lý lưu trữ dữ liệu một cách hệ thống và tập trung từ Document đến Video. Điều này giúp người dùng trong DN dễ dàng tiếp cận dữ liệu một cách thuận lợi.
Integration with other Microsoft services. Kết hợp với các phần mềm văn phòng khác của Microsoft để xem dư liệu thuận tiện.
Security and compliance. Đây là điều mà mọi doanh nghiệp đều nhắm đến đó là khả năng an toàn bảo mật, và tuân thủ trong việc lưu trữ dữ liệu kinh doanh.
SharePoint Online Giải Pháp Dữ Liệu Doanh Nghiệp Tiên Tiến
So sánh sự lựa chọn giữa SharePoint Online với File Server và NAS truyền thống trong Doanh Nghiệp. Phạm vi bài viết này chưa so sánh chuyên sâu giữa các giải pháp lưu trữ dữ liệu trực tuyến khác. Các giải pháp trực tuyến bao gồm OneDrive, GDrive, Box, hay Amazon S3.
SharePoint Online vs NAS 1TB
NAS (Network Attached Storage) là một thiết bị vật lý đặt trong hệ thống Network của Doanh Nghiệp. Cung cấp khả năng lưu trữ tập trung cho mọi dữ liệu. Cho phép nhiều người dùng trong cùng mạng doanh nghiệp truy cập đến. Có khả năng Backup/sao lưu dữ liệu, chia sẻ dữ liệu và quản lý dữ liệu.
SharePoint online và dịch vụ trực tuyển, không nằm trong mạng nội bộ DN. Có cùng tính năng quản lý tập trung mọi dữ liệu, cho phép nhiều người truy cập. Ngoài ra, SharePoint còn mở rộng
Truy cập khi người dùng ở bất kỳ nơi đâu có kết nối internet.
Khả năng quản lý được “Version” dữ liệu, khả năng roll-back quay lại phiên bản dữ liệu trước đó. Ví dụ: 1 file Word được làm ra vào lúc 1:00 được lưu lại là Version 1, được chỉnh sửa lúc 2:00 được lưu lại Version. Nếu người dùng không hài lòng với Version có thể lấy lại Version 1.
Hai hay nhiều người có thể mở 1 tệp cùng lúc để cùng cộng tác làm việc với dữ liệu.
Khả năng Search & eDiscovery và tuân thủ các quy định quốc tế trong quản lý dữ liệu.
Doanh nghiệp có thể so sánh SharePoint Online vs NAS về khả năng bảo mật và ngân sách.
Microsoft đã nghiên cứu và đưa các giải pháp bảo mật vào dịch vụ của mình sẵn. Trong khi các thiết bị NAS yêu cầu phải mua thêm các tính năng này.
Chi phí thuê SharePoint được thanh toán theo hằng năm. NAS là trả trước 1 lần, sau đó cần phí bảo trì và nâng cấp theo thời gian. Trường hợp, không gia hạn NAS hoặc nâng cấp, khả năng bị lượt bỏ mất tính năng.
Cuối cùng, nếu DN cần truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi chọn SharePoint là đảm bảo. Nếu DN cần lưu trữ và sao lưu tập trung trong nội bộ thì NAS là lý tưởng.
SharePoint Online vs máy chủ File Server
Cả hai đều là giải pháp để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cho doanh nghiệp. Được sinh ra cùng một mẹ nên có nhiều tính năng tương đồng và điểm lợi & điểm yếu riêng.
File Server cũng gần giống như NAS, là thiết bị vật lý hoạt động trong Local Network.
Không cung cấp khả năng cộng tác trên cùng dư liệu. Điều này thực tế đã chứng mình, hai người dùng khó khăn khi làm việc với cùng một Folder, tệp dữ liệu.
Giới hạn về dung lượng và tốc độ chậm dần khi quản lý hoặc thêm nhiều dữ liệu.
Không có khả năng bảo mật cao như SPO dẫn đến dễ mất dữ liệu.
Chi phí đầu tư và quản lý trả trước ban đầu cho phần cứng và chi phí bảo trì.
Chỉ khi DN đã đầu tư lớn vào phần cứng máy chủ thì nên lựa chọn tiếp giải pháp File Server hơn SPO. Giải pháp tương tự File Server sử dụng protocol Server Message Block và NFS Network File System còn có FreeNAS, Openfiler, Synology, và QNAP. Trong bài viết này xin chưa đề cập đến.
Tóm tắt các giải pháp lưu trữ trực tuyến khác
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu để so sánh SPO với một trong các giải pháp của các hãng khác trước khi quyết định đầu tư. Các hãng như Google, Amazon, Box hay DropBox là những hãng có tên tuổi lớn trên thị trường hiện nay.
Đầu tiên, là hãng Google với các gói DN tên gọi Workspace. Là tập hợp các công cụ Google Drive, Google Site, tích hợp với Google Forms và ứng dụng office. Tạo nên một hệ sinh thái ứng dụng và dịch vụ văn phòng tương tự Microsoft 365 Business. Gói lưu trữ dữ liệu chính là nằm trong dịch vụ Google Drive. Kết hợp giữa G Drive & G Site tạo nên dịch vụ gần giống SPO, trong khi đó SPO không cần OneDrive hỗ trợ. (OneDrive tương đồng với G Drive về tính năng dành cho lưu trữ hướng đến cá nhân)
DropBox Business cung cấp khả năng lưu trữ trực tuyến và cộng tác như SPO. Nhưng lại không có tính năng quản lý Version, document workflow, hay custom metadata. Hãng Box được đánh giá có các tính năng quản lý gần giống với SPO. Nhưng cả DropBox và Box chỉ dùng lại các tính năng hay là công cụ quản lý dữ liệu chưa có khả năng tạo Site.
Amazon S3 là dịch vụ lưu trữ trực tuyến thông qua giao diện dịch vụ web đơn giản. Chủ yếu được sử dụng để sao lưu và lưu trữ dữ liệu, phân phối nội dung và phân tích dữ liệu. AWS S3 không phải nền tảng cộng tác hoặc quản lý nội dung như SharePoint Online.
Tổng quan về SharePoint Online
Là một phiên bản khác của SharePoint Server được giới thiệu với Microsoft Office 365 vào những năm 2011. Thời điểm mà điện toán đám mây bắt đầu phát triển, nhu cầu sử dụng tính năng SharePoint trực tuến xuất hiện. SPO cho thấy khả năng cộng tác và công cụ quản lý dữ liệu một cách real-time. Giúp cho người dùng sử dụng dữ liệu và cộng tác dễ dàng & thuận tiện hơn trước.
Ngoài khả năng tương tác và cộng tác với dữ liệu SPO còn cho phéo người dùng tạo ra các trang web page (nội bộ), Librar/thư viện, hay List/danh sách.
Các tính năng chính của SPO
1.000 GB hay 1TB không gian lưu trữ mặc định cho mỗi tenant cùng với 10GB cho mỗi license người dùng. SPO sở hữu các tính năng với không gian lưu trữ mặc định bao gồm:
Quản lý tài liệu. Dữ liệu được đưa vào Document và Folder trực tuyến. Có khả năng đồng bộ xuống thiết bị .
Cộng tác & hợp tác. Giải quyết vấn đề cộng tác làm việc trên cùng một tệp dữ liệu.
Tích hợp với các ứng dụngMicrosoft. Kết hợp với các ứng dụng khác như Outlook để gửi tệp lưu trữ tiện lợi.
Truy cập từ xa. SharePoint Online cho phéptruy cập vào các tài liệu khi có kết nối Internet.
Tính linh hoạt. SharePoint Online các tính năng phân quyền truy cập cho từng người dùng/nhóm người.
Tính bảo mật. Quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và kiểm soát phiên bản.
Tính mở rộng. Tăng dung lượng từ 1TB đến 25TB.
Những tính năng này giúp SharePoint Online trở thành một nền tảng quản lý tài liệu và hợp tác hiệu quả cho các tổ chức và doanh nghiệp.
Xây dựng SharePoint Online cho Doanh Nghiệp
Khi tiếp cận với giải pháp này, doanh nghiệp có thể trải quá có bước cụ thể như sau:
Lựa chọn gói SharePoint Online phù hợp. SPO có 2 gói Plan 1 và 2, được phân chia theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Tạo Trang SharePoint Site. SPO có các template trang web tạo sẵn, DN có thể chọn mặc định hoặc theo mẫu này để có trang web nội bộ. Có thể tạo một hoặc nhiều trang theo công việc như Quản Lý Tài Liệu, Quản Lý Dự Án, hoặc nhưng trang trao đổi chung.v.v.
Thiết lập Permission. Đây là thiết lập quyền hạn truy cập cho cá nhân hay nhóm đối với tài liệu hoặc Folder nào đó.
Tạo và quản lý Nội Dung. Là một dạng website vì vậy cần có các nội dung, tài liệu, phim ảnh…
Cộng tác. Tận dụng khả năng chat trực tiếp, và làm việc cùng nhau.v.v thay thế cho các phần mềm chat miễn phí như Skype hoặc Zalo.
Đào tạo người dùng trong tổ chức. Khi đã có trang cần công tác đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng các tính năng cơ bản.
Trãi qua 6 bước cơ bản nêu trên, doanh nghiệp đã có thể có một môi trường quản lý dữ liệu làm việc với SPO cực kỳ nhanh chóng.
Lựa chọn gói SPO phù hợp
Microsoft đưa ra nhiều lựa chọn cho khách hàng doanh nghiệp như sau:
SharePoint Online Plan 1. Các tính năng cơ bản khởi đầu cho DN SMB, 1TB SPO, 1TB OneDrive cho mỗi cá nhân. Các tính năng dựng và lập Team Site, Communication Site, và phân quyền được trang bị đầy đủ.
SharePoint Online Plan 2. Được thiết kế dành cho DN có nhu cầu đặc biệt về tính tuân thủ và chống thất thoát dữ liệu. Bao gồm các tính năng Plan 1 kèm theo khả năng eDiscovery và DLP. Đồng nghĩa, mức giá gấp đôi Plan 1.
Microsoft 365 Enterprise. Bao gồm các phiên bản E3 và E5 sẽ có sẵn gói SPO Plan 2.
Lựa chọn gói phù hợp với ngân sách và nhu cầu chính sách thực tế của DN giữa SPO P1 và P2. Các gói combo Microsoft 365 Business và Enterprise mang lại khả năng tích hợp các dịch vụ và ứng dụng của Microsoft.
Tính năng eDiscovery trên SPO P2
eDiscovery cho phép các tổ chức xác định, lưu giữ, thu thập và phân tích nội dung điện tử. Bao gồm như email, tài liệu và tin nhắn, phục vụ cho các mục đích pháp lý và tuân thủ. eDiscovery dành cho các tổ chức bắt buộc phải tuân thủ GDPR, HIPAA v.v. các tính năng bao gồm:
Search and identify content. Tìm các từ khóa keyword hoặc cụm từ/phrase trên tất cả SharePoint Site. Lọc Filter theo thời gian, tác giả và các điều kiện khác.
Preserve content. Bảo toàn nội dung khi đã xác định được nội dung tìm kiếm, giúp làm bằng chứng pháp lý.
Collect content. Xuất/export nội dung đã presserve ở trên đến một nơi lưu giữ an toàn, phục vụ quá trình xem xét và phân tích điều tra.
Analyze content. eDiscovery giúp phân tích nội dung được lưu giữ để tìm các mẫu, xu hướng hoặc điểm bất thường. Ví dụ như giao tiếp giữa các nhân viên, hoạt động bất thường hoặc hành vi không tuân thủ.
eDiscovery trong SharePoint Online là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức quản lý rủi ro pháp lý và tuân thủ. Đảm bảo rằng nội dung số được bảo mật và được bảo vệ. Tuy nhiên, cần phải lập kế hoạch, thực hiện và giám sát cẩn thận thì mới có hiệu quả.
Tính năng lập trang Web nội bộ – SharePoint Site
Năm 2023, SPO có thể thiết lập các trang dạng website, với nhiều mục đích sử dụng, cụ thể phân loại như sau:
Teams Site. Giúp kết nối một người với nhóm có cùng công việc và tài nguyên cần chia sẻ. Sử dụng Teams Site để lưu trữ và cộng tác trên tệp hoặc để tạo và quản lý danh sách thông tin. Cũng như, theo dõi và cập nhật trạng thái dự án, tạo và đồng tác giả quản lý chia sẻ tệp chứa nội dung.
Communication Site. La một trang loan báo thông tin cho người khác trong DN. Chia sẻ tin tức, báo cáo, cập nhật trạng thái như nghỉ phép, công tác v.v.. Sử dụng dạng này gửi thông báo cho nhiều đối tượng hay tạo cổng thông tin nội bộ, phòng ban/bộ phận hoặc trang web dành riêng cho từng dự án.
Hub Site. Là một dạng Communication Site đáp ứng nhu cầu của tổ chức cần kết nối liên kết các site theo dự án, theo phòng ban, bộ phận, khu vực, v.v. Giúp tìm kiếm nội dung liên quan hay tin tức và các hoạt động khác của các site. Lựa chọn các Site đơn lẻ để trở thực hiện Sharing hoặc Hub Association.
Các thành phần của SharePoint Site
SharePoint Sites còn được hiểu như một trang web nội bộ để cộng tác và chia sẻ thông tin. Hay cũng có thể xem như một container/kho chứa nội dung, tài liệu, công cụ và ứng dụng liên quan đến công việc. Các đầu việc như là các dự án của DN, các phòng ban trong doanh nghiệp, hoặc các tủ đựng hồ sơ chung. Các thành phần của một Site cơ bản bao gồm:
Page. Tạo ra giao diện SharePoint giống như một website, để sắp xếp các vị trí thuận tiện cho dữ liệu hay tin tức trực quan.
Library. Được hiểu như các Folder trên máy tính hoặc của File Server. Chứa các tệp dữ liệu của DN.
List. Là dạng lập danh sách dạng list theo hàng cột hoặc các trường ngay trên SPO. List nhìn giống như Table của Excel, tạo list để thường để theo dõi task, hoặc danh bạ, các vấn đề phát sinh cần quản lý & ghi chú.
App. Là dạng Web App có thể cài và nhúng vào trang site để thực hiện một số tính năng mở rộng. Bao gồm SharePoint-hosted apps cài sử dụng trên tiếp trên SPO Site và Provider-hosted apps cài đặt và chạy remotely truy cập đến site.
Permission. Dùng để tùy chỉnh phân quyền các quyền để kiểm soát người truy cập và chỉnh sửa dữ liệu. Các quyền có thể được chỉ định ở cấp trang Site, Library, List và từng item. Giúp đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo vệ bảo mật.
Tính năng phân quyền với SharePoint
Giúp phân quyền theo mức độ truy cập vào dữ liệu cho các thành viên của một SharePoint Site. Permission có thể kiểm soát/control quyền của người View hoặc Edit hoặc Delete dữ liệu. Cụ thể Permission được chia quyền như sau:
Full Control. Đầy đủ quyền từ View, Edit, Delete và Setting cho cả site và cho những thành viên của site.
Desgin. Quyền cho edit thêm Page, thêm List, hoặc Library/Document.
Edit. Quyền thay đổi tệp hoặc nội dung tệp trong Site, không thể thay đổi cấu trúc của Site.
Read. Chỉ cho xem tệp hoặc nội dung tệp, không thể thay đổi tệp trong site, hoặc cấu trúc site.
Limited Access. Đây là tính năng tự động ngăn chặn truy cập của người dùng với một số site nhất định, khi họ là thành viên của trang cấp trên hoặc collection site khác.
Ngoài ra, khác với OneDrive về phân quyền, SPO cho phép tùy chỉnh lại các quyền Edit/Read/Delete. Ví dụ tắt khả năng delete trong quyền edit. Cả quyền mặc định và tùy chỉnh đều có thể gán cho một cá nhân hay nhóm người dùng.
WorkFlows của SPO
Là một loạt các hành động tự động được thực thi theo điều kiện hoặc sự kiện cụ thể. Chẳng hạn như, tạo hoặc sửa đổi tài liệu hoặc mục tự động khi có một điều kiện xảy ra. WF thường được sử dụng để tự động hóa các quy trình kinh doanh, quản lý phê duyệt tài liệu, định tuyến tài liệu để xét duyệt, v.v. SharePoint Online tích hợp sẵn một số mẫu quy trình công việc. Như là, quy trình phê duyệt và thu thập chữ ký. Hoặc là, để tạo quy trình công việc tùy chỉnh kết hợp với Microsoft Power Automate.
Có nhiều cách để tạo workflow bao gồm như:
Báo tin Alert thay đổi khi nhận diện có bất kỳ thay đổi dữ liệu.
Phê duyệt khi có sự thay đổi, điều chỉnh Verison của tệp khi cần submit hoặc upload bất kỳ item nào mới haythay thế.
Microsoft Flow kết hợp với Automate để tạo workflow.
Kết Luận
Bài viết tổng hợp các thông tin về giải pháp lưu trữ trực tuyến của Microsoft SharePoint Online. Hy vọng có thể mang lại các thông tin bổ ích cho quý DN đang tìm kiếm giải pháp thay thế cho thiết bị truyền thống. Liên hệ với VinSEP khi cần tư vấn hoặc trang bị dịch vụ này.
Hôm nay, VinSEP.com điểm lại các tình huống cần thiết sử dụng bản quyền Microsoft Windows Server 2022 Standard. Đây được xem là phiên bản HĐH máy chủ được tìm hiểu và lựa chọn nhiều nhất tại VN.
Phần mềm Microsoft Windows Server 2022 Standard
Sắp đến 10/2023 Windows Server 2012 sẽ ngừng chính thức ngừng cập nhật tính năng. Vì vậy, đây chính là thời điểm để tìm hiểu tính năng mới, so sánh hình thức bản quyền cho kế hoạch thay thế. Qua bài viết này VinSEP giúp DN tự tin khi chọn mua bản quyền phiên bản Windows Server 2022Standard.
Để không nhắc lại quá nhiều về sản phẩm, xin tìm hiểu thêm các bài viết liên quan Windows Server 2022:
Đây là hệ điều hành máy chủ có khả năng Cloud-ready. Vận hành một cách bảo mật cho các môi trường hybrid-cloud và các ứng dụng mới.
Advanced Multi-Layered Security
Secured-Core Server kết hợp với các nhà phát triển phần cứng từ hardware, firmware, đến driver giúp tăng khả năng bảo vệ.
Mang lại lớp bảo vệ advance protection và phòng thủ preventive defense xuyên suốt.
Hybrid capabilities with Azure
Quản lý các môi trường hybrid phức tạp.
Azure Arc một công cụ quản trị cung cấp khả năng quản lý toàn diện cho các môi trường hybrid.
Flexible Application Platform
Phù hợp với nhiều nền tảng ứng dụng mới.
Hỗ trợ lên tới 48TB bộ nhớ, 64 sockets, và 2048 logical cores.
Cải tiến Windows Container cải thiện hiệu suất của các ứng dụng.
Hướng dẫn chọn mua bản quyền Windows Server 2022 Standard
HĐH máy chủ mới này bao gồm 3 phiên bản chính thức:
DataCenter. Phù hợp cho nhu cầu ảo hóa và phát triển nhiều ứng dụng.
Standard. Không có nhiều nhu cầu về ảo hóa và ít ứng dụng doanh nghiệp.
Essentials. Phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ dưới 25 nhân viên.
Lựa chọn phiên bản phù hợp
Danh sách các câu hỏi Yes/No được liệt kê sẽ giúp tìm ra phiên bản phù hợp.
Doanh Nghiệp có một kế hoạch mở rộng kinh doanh/tăng số lượng người kết nối đến máy chủ? Yes/No
Không có hoặc có ít hơn 2 máy chủ ảo hóa? Yes/No
Có 10 máy chủ ảo hóa và cần tăng thêm nữa? Yes/No
Muốn mở rộng khả năng lưu trữ dữ liệu lên đám mây? Yes/No
Sẵn sàng sử dụng Windows Server Software-Defined-Datacenter hoặc Software-Defined-Networking? Yes/No
Có kế hoạch nâng cấp máy chủ vật lý, hoặc phần cứng mới? Yes/No
Quan tâm về việc chuyển đổi legacy App sang Modernized App với Container? Yes/No
Có nhu cầu máy chủ chạy CSDL cho ứng dụng lớn? Yes/No
Có nhu cầu chuyển đổi bản quyền giữa các máy chủ khi gặp sự có hoặc bảo trì? Yes/No
Gói ý trả lời các đáp án như sau:
Câu 1: Trả lời No sẽ là phiên bản Essentials. Trả lời Yes sẽ còn hai khả năng Standard vs DataCenter.
Câu 2: Chọn No là DataCenter, chọn Yes là Standard
Các câu còn lại Yes là DataCenter, No là Standard
Tổng cộng bạn sẽ có các kết quả từ 0/8 đến 8/8 chon phiên bản Windows Server 2022 Standard vs DataCenter. Thật khó đưa ra quyết định đối với kết quả DataCenter 4/8 và Standard cũng 4/8.
Các khái niệm về bản quyền Windows Server 2022
Mô hình bản quyền – Core Base Licensing
Đây là mô hình bản quyền dành cho 2 phiên bản Standard vs Datacenter.
Trước đây, bản quyền tính theo số Physical Core vật lý của máy chủ. Kể từ tháng 10 năm 2022, khách hàng có thể thuê bao license, hoặc mua thêm gói Software Assurance để tính theo Virtual Core/vCore của máy ảo.
Hình thức này được xem là theo đúng cấu hình máy chủ vật lý hơn cả. Điều này có nghĩa là thanh toán đúng cấu hình máy chủ có.
Bản quyền phù hợp với việc triển khai nhiều máy ảo và cả bản quyền máy chủ trên cloud.
Hỗ trợ môi trường multi-cloud giúp khách hàng chuyển các workload giữa on-prem và cloud thuận tiện.
Software Assurance bao gồm các lợi ích
New Version Rights. Nâng cấp phiên bản mới khi gói SA còn thời hạn kích hoạt.
Step-up Licenses. Bên cạnh Downgrade còn cho phép Step-up, tức là từ Standard có thể lên DataCenter.
Backup for disaster recovery. Cho phép cài thêm một máy chủ offline/cold để mục đích backup.
Nano Server. Là một hệ điều hành gọn nhẹ vì cókích thước và dung lượng cài đặt hệ điều hành nhỏ. Giúp tăng tốc độ của máy chủ, đảm bảo bảo mật tốt cho các ứng dụng và dịch vụ máy chủ.
Azure Hybrid và Virtualization Benefit . Các lợi ích khi chuyển lên Azure hoặc cần cho môi trường nhiều ảo hóa.
Cách đếm số lượng bản quyền
License của Windows Server được cung cấp theo dạng 2 Cores trên 1 License hoặc 16 core/Lic.
Cần trang bị license cho đủ số lượng core của máy chủ vật lý hoặc máy ảo VM.
Tiêu chí tối thiểu 8 Cores cho mỗi chip vật lý, hoặc 1 máy ảo VM.
Tiêu chí mỗi máy chủ vật lý là cần trang bị ít nhất 16 cores.
Hai câu hỏi để tính số lượng bản quyên cần thiết là:
Số lượng chip vật lý của máy chủ là? Đáp: 1 hay 2 hay 4 (Chip)
Số lượng core của một chip có là? Đáp: 2 hay 4 hay 6 hay 8 hay 10 (Cores)
Ví dụ 1: Có 4 chip và mỗi chip có 4 Cores. Đáp án: 32 Core License. Tiêu chí mỗi Chip phải mua ít nhất 8 Cores vậy có 4 chip x 8 là 32 cores. Chưa cần tính đến tiêu chí số lượng core mỗi chip.
Ví dụ 2: Có 2 chip và mỗi chip có 10 cores. Đáp án: 20 Core License. Tiêu chí mỗi chip 8 Cores License đã thỏa điều kiện, vậy dùng số lượng Core là 10 x cho 2 chip là 20 cores. Tương tự nếu tăng lên 4 chip x 10 cores sẽ có kết quả 40 Core License cần trang bị. So sánh với ví dụ 1 để hiểu cách thỏa điều kiện.
Đơn giản hơn, cần tính quy đổi ra số tổng số lượng core của máy chủ hoặc máy ảo. Và luôn nhớ điều kiện mỗi chip phải ít nhất số lượng core là 8. Sau đó chia kết quả có được cho 2 là ra số Iicense cần mua hay gọi là một (01) gói Licen hoàn chỉnh.
Hợp thức hóa bản quyền Windows Server
Mua license cho máy chủ cho phép sử dụng phần mềm hoạt động trên máy chủ. Thông thường, máy chủ luôn kết nối với các máy trạm Client, vì vậy cần phải mua bản quyền cho cả máy trạm truy cập vào máy chủ. Đây được xem là loại bản quyền hợp thức hóa.
Bản quyền được tính theo số lượng core, tối thiểu mỗi máy chủ 16 Cores ban đầu.
CAL là một loại bản quyền giúp các máy client Windows 10, 11, Mac kết nối vào các dịch vụ chạy trên máy chủ Server. Cần mua số lượng hợp lý cho các bản quyền Server Access License này hay gọi tắt là CALs/ECs. Các trường hợp không cần CALs hoặc ECs bao gồm:
Máy chủ kết nối đến máy chủ
Máy chủ chạy web
Truy cập đến các máy chủ chỉ host & manage/quản lý máy ảo.
License Type với Core Lic vs Server Lic, tương đương 2 cách tính bản quyền. Thứ tự, lần lượt là tính theo core của CPU và tính theo số lượng máy chủ. Tính theo máy chủ chỉ áp dụng cho phiên bản Essentials.
Tiêu chí máy ảo đã khá quen thuộc từ các version máy chủ trước đây. Phiên bản Standard cho phép mỗi máy chủ vật lý được bản quyền cho hai (02) máy ảo HyperV với mỗi một (01) gói License hoàn chỉnh. Như vậy, nếu cần 4 máy ảo HyperV trên 1 máy chủ bạn cần mua hai (02) gói license hoàn chỉnh.
Cuối cùng là Windows Server Container với unlimited chỉ cho Standard vs Datacenter.
Server Access License
Server Access License là gì?
Đây được xem là bản quyền cho máy client truy cập vào các dịch vụ trên máy chủ. Khi máy chủ đã trang bị bản quyền, các người dùng hoặc thiết bị cần truy cập đến các dịch vụ trên máy chủ sẽ mua loại bản quyền này. Có hai loại là CALs Client-Access-Licenses và ECs External Connectors. CALs cho phép user/device internal của doanh nghiệp truy cập vào máy chủ. ECs cho phép user/device ngoài không thuộc doanh nghiệp truy cập đến máy chủ của DN. Khi truy cập các dịch vụ cơ bản có Base CALs, nếu cần truy cập các dịch vụ Advance cần Additive CALs. Ví dụ: Windows Server Remote Desktop hoặc Microsoft Identity Manager là cần Additive CALs. Đối với người dùng/thiết bị ngoài DN, một là mua CALs cho máy client hoặc hai là mua ECs cho máy chủ.
Hướng dẫn mua bản quyền Microsoft Windows Server 2022 Standard
Mua bản quyền như thế nào sau khi có quyết định chọn phiên bản Standard, và hiểu về các bản quyền CALs, ECs. Cần tìm hiểu thêm về các chương trình mua hàng của Microsoft Doanh Nghiệp như CSP & OEM.
Chỉ Windows Server 2022 Essentials được cung cấp qua duy nhất hình thức OEM. Bản quyền sẵn theo máy chủ được hãng phần cứng bán ra. Phiên bản Standard và Enterprise được cung cấp qua hai hình thức OEM và CSP.
Bản quyền OEM
Windows Svr Std 2022 64Bit English 1pk DSP OEI DVD 16 Core (P73-08328)
Đây là tên gọi và SKUs của bản quyền Windows Standard 2022 phiên bản Standard. Gói license hoàn chỉnh dành cho 1 máy chủ không quá 16 cores, tương đương máy chủ có 2 CPU, mỗi CPU có không quá 8 Cores.
Windows Svr Datacntr 2022 64Bit English 1pk DSP OEI DVD 16 Core (P71-09389)
Đây là tên gọi và SKUs của bản quyền Windows Standard 2022 phiên bản Enterprise. Gói license hoàn chỉnh dành cho 1 máy chủ không quá 16 cores, tương đương máy chủ có 2 CPU, mỗi CPU có không quá 8 Cores.
Bản quyền CSP
Windows Server 2022 Standard – 16 Core License Pack
Bản quyền dành cho máy chủ có tổng số core chia hết cho 16. Ví dụ 16 cores cần 1 license, 32 cores cần 2 licenses hoặc 48 cores cần 3 licenses.
Windows Server 2022 Standard – 2 Core License Pack
Bản quyền dành cho các máy chủ có từ 16 cores trở lên nhưng không chia hết cho 16. Ví dụ: máy chủ có 20 cores cần 10 licenses, hoặc 40 Cores cần 20 license này.
Windows Server 2022 – 1 User CAL
Bản quyền máy trạm kết nối đến dịch vụ của máy chủ tính theo người dùng.
Windows Server 2022 – 1 Device CAL
Bản quyền máy trạm kết nối đến dịch vụ của máy chủ tính theo thiết bị.
Windows Server 2022 Remote Desktop Services – 1 Device CAL
Bản quyền Additive tính theo thiết bị
Windows Server 2022 Remote Desktop Services – 1 User CAL
Bản quyền Additive tính theo người dùng.
Quyền Downgrade License
Một khi đã trang bị bản quyền WS 2022 bất kỳ, sẽ được hưởng quyền hạ cấp Version 2022 xuống 2019 hay 2016.
Thông thường quyền downgrade này hỗ trợ cho các license CSP tốt hơn. Vì trên portal sẽ có thể tài file ISO các phiên bản thấp hơn.
Đối với license OEM, cần tìm các bản cài có nguồn gốc rõ ràng của các version 2019 hoặc 2016.
Downgrade theo Edition. Edition cao hạ xuống Edition thấp hơn.
DataCenter có thể hạ xuống Edition thấp hơn như là Standard, có cùng version hoặc cũ hơn.
Ví dụ: WS 2022 DataCenter xuống WS 2022 Standard 2022 hoặc 2019.
Tương tự Standard có thể xuống Essentials cùng hoặc cũ hơn version.
Có thể hạ cấp xuống các phiên bản Windows Web Server 2008 hoặc Windows HPC Server 2008
Downgrade theo tính năng. Có thể hạ xuống các
Hướng dẫn nâng cấp phiên bản thử nghiệm Windows Server Evaluation lên Standard.
Bài viết hướng dẫn nâng cấp phiên bản Evalution lên Retail Standard của Microsoft tham khảo tại đây. Dành cho các máy chủ đang cài đặt và chạy bản Evalution và được trang bị bản quyền Standard sau.
Sử dụng PowerShell hoặc CMD, kiểm tra lại phiên bản đang thử nghiệm là gì
DISM /online /Get-CurrentEdition
Chạy lệnh kiểm tra các phiên bản Evaluation convert lên Retail nào
Mua bản quyền Microsoft chính hãng cho doanh nghiệp như thế nào là đúng? Cùng VinSEP.com tìm hiểu các tiêu chí và dấu hiệu nhận biết bản quyền chính hãng. Phạm vi bài viết áp dụng gói bản quyền thuộc doanh nghiệp, không bao gồm gói bản quyền dành cho cá nhân.
BẢN QUYỀN MICROSOFT CHÍNH HÃNG DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
Doanh nghiệp mua phần mềm trước đây thường gặp phần mềm bẻ khóa, nhưng nay đã khác. Phần mềm Microsoft chính hãng, không bẻ khóa, nhưng không dành cho doanh nghiệp. Danh sách bản quyền Microsoft chính hãng thường trang bị cho doanh nghiệp bao gồm:
Bản quyền Microsoft CSP thuê bao với các sản phẩm tiêu biểu:
Microsoft 365 Business phiên bản Basic – Standard – Premium
Microsoft 365 Enterprise phiên bản E3 & E5
Power BI Pro
Power BI Premium
Bản quyền Microsoft CSP Vĩnh Viễn tiêu biểu có:
Windows Server 2022 Datacenter – Gói 16 Core hoặc 2 Core
Windows Server 2022 Standard – Gói 16 Core hoặc 2 Core License Pack
Windows Server 2022 – Gói 1 User/Device CAL
SQL Server 2022 Standard Edition
SQL Server 2022 – 1 User/Device CAL
Bản quyền Microsoft Doanh Nghiệp 2023 vẫn tiếp tục được phân phối theo chương trình CSP. (Tìm hiểu thêm chương trình CSP tại đây). Làm thế nào để không phải mua lầm tham khảo bài viết bên dưới hoặc liên hệ với chúng tôi.
Portal & Tài khoản Microsoft Doanh Nghiệp
Bao gồm các khái niệm về các tài khoản người dùng, được chia theo vai trò, và các trang quản trị.
Ngoài ra còn các Portal khác để quản trị các dịch vụ Teams, SharePoint & OneDrive hay Exchange Admin. Các tài khoản người dùng được chia theo vai trò/Role bao gồm:
No Administration Role. Dành cho các người sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ Microsoft. Ví dụ: thường là nhân viên văn phòng Kinh Doanh hoặc Kế Toán.v.v
Administrator Role. Dành cho người thanh toán, người quản lý IT của doanh nghiệp. Ví dụ: Trưởng phòng CNTT hoặc giám đốc doanh nghiệp.v.v
Khi trang bị bản quyền Microsoft Doanh Nghiệp sẽ nhận được:
Hóa đơn tài chính với VAT ưu đãi tại Việt Nam tương ứng 0%, Không chịu Thuế.
Bản giao tài khoản quản trị & mật khẩu tạm thời và các ID như là:
Subcription ID. Đây được xem là mã số hợp đồng giữa doanh nghiệp với Microsoft.
Tenant ID/ Microsoft ID/Customer ID. Đây là mã số để phân biệt khi cần hỗ trợ/support hay gia hạn renewal.
Hãy thử đăng nhập/login vào các portal với vai trò quản trị để biết nhận đúng bản quyền Microsoft chính hãng.
Thông tin đăng ký tải khoản & giấy chứng nhận Microsoft
Các đối tác/partner Microsoft như VinSEP.com chỉ yêu cầu các thông tin cơ bản khi cung cấp bản quyền Microsoft chính hãng:
Tên Doanh Nghiệp hoặc tên tiếng anh, tên viết tắt.
Địa chỉ văn phòng nơi làm việc của người quản lý bản quyền của DN
Email và số điện thoại của người phụ trách vai trò quản trị.
Mã số thuế Doanh Nghiệp. Xác thực doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam.
Cụm từ gợi ý để đặt tên tài khoản DN tại Microsoft. Cụm từ này có thể giống tên miền của DN.
DN có tên miền congtyA.com thì cụm từ gợi ý có thể là congtyA hoặc Acompany.
Tạo ra các Domain tạm như là: congtyA.onmicrosoft.com hoặc Acompany.onmicrosoft.com
Domain tạm sẽ giúp ích cho các việc Migrate email hoặc chờ DN mua domain chính .v.v.
Với các thông tin này, đối tác sẽ cung cấp cho DN một chứng nhận License. Bao gồm các số ID cần thiết, ngày bắt đầu và ngày gia hạn, thông tin đối tác của Microsoft.
Trên đây là các thông tin dành cho doanh nghiệp khi trang bị bản quyền Microsoft chính hãng.
Hóa đơn tài chính
Chứng Nhận bản quyền Microsoft
Thông tin đăng nhập tài khoản vai trò/quyền quản trị.
Hướng dẫn bản quyền Microsoft chính hãng
Kiểm tra Microsoft Subscription ID
Microsoft Subscription ID là số hợp đồng có thời hạn, khi DN trang bị dịch vụ Microsoft chính hãng. Mỗi lần mua hay đặt hàng bản quyền (dạng thuê bao) sẽ tạo ra một số ID Subscription. Một DN có thể có một hoặc nhiều số ID hợp đồng này.
Chọn Billing> Your Products, tiếp tục chọn dòng sản phẩm cần kiểm tra hợp đồng Subscription ID.
Tìm trên thanh Url của trình duyệt. Ví dụ minh họa: ed9d1270-7218-428c-9e34-36d8277a3791
Mỗi số Subscription có ngày bắt đầu và ngày kết thúc riêng. Ví dụ: Initial purchase date là 12/03/2022 và Expiration date 1/3/2024. DN dùng lại số Subscription ID để đặt hàng, các bản quyền mua thêm sẽ có cùng ngày hết hạn. Hay DN có thể đặt hàng yêu cầu tạo một Subscription ID mới, để có ngày hết hạn khác.
Kiểm tra Tenant ID hoặc Customer ID
Tenant ID, Customer ID hoặc Microsoft ID cả 3 là cùng một ý nghĩa. Đó chính là số tài khoản Doanh Nghiệp tại Microsoft. Điều này giúp chứng minh bạn đang làm việc với đối tác cung cấp bản quyền Microsoft chính hãng
Với Entra Admin Center > Overview, dễ dàng nhìn thấy Tenant ID.
Với Azure AD admin center > Azure Active Directory > Properties
Làm gì khi trang bị không đúng phần mềm chính hãng
Các dịch vụ Microsoft phổ biến ở Việt Nam như phần mềm Office , Exchange Online, OneDrive .v.v. Vì vậy, thông tin đăng tràn ngập trên công cụ tìm kiếm khiến DN không có được thông tin chính xác.
Các trường hợp mua không đúng hàng Microsoft chính hãng
Mua tại các trang web nhái tên miền Microsoft: ví dụ Microsoftvietnam, Officevietnam, microsoft365.v.v
Lời quảng cáo tính năng cao như giá rẻ: Trả phí một lần sử dụng phần mềm trọn đời, Lưu trữ 5TB v.v.
Nguồn gốc bản quyền Microsoft
Đây không phải là sản phẩm bẻ khóa, nó có thể là bản quyền chính hãng nhưng thuộc các trường hợp:
Gói Microsoft Giáo Dục Miễn Phí A1 dành cho các trường học tại Việt Nam
Gói miễn phí dành cho người học thuật về công nghệ Microsoft
Các bản quyền thử nghiệm Free Microsoft dành cho doanh nghiệp lớn.
Cuối cùng, các tổ chức kể trên, được hưởng tenant miễn phí nhưng không sử dụng và bị chiếm quyền.
Nguy cơ rất cao khi mua nhầm từ những người bán này, vì họ có quyền quản trị toàn bộ dữ liệu của người sử dụng vai trò No Adminstrator.
Với vai trò người dùng, DN sẽ không thấy được ngày Expired. Đến ngày hết hạn, thì khả năng bị xóa tài khoản và mất toàn bộ dữ liệu. Ngoài ra còn khả năng bị xem lén dữ liệu kinh doanh sau khi xóa người dùng.
Kết Luận
Doanh nghiệp cần yêu cầu các đối tác của Microsoft cung cấp các thông tin về bản quyền đã nêu. Điều này giúp DN xác định đã trang bị đúng dịch vụ phần mềm chính hãng. Ngoài ra, còn có thể quản lý được dữ liệu kinh doanh, thay vì bị một bên khác nắm toàn bộ.
Chúng tôi sử dụng lưu bộ nhớ tạm cookie cho thiết bị của bạn, để ghi nhớ các nội dung bạn đã xem. Đồng ý với điều này sẽ cho phép duyệt web thuận lợi hơn. Không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, có thể gây chậm cho trải nghiệm khi xem bài viết.
Functional
Always active
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistics
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
