Bảo Mật Dữ Liệu SharePoint Online

Th3 26, 2023 | Microsoft Kiến Thức

Bảo mật dữ liệu SharePoint Online an toàn luôn được quan tâm trong nhu cầu lưu trữ trực tuyến. Cùng VinSEP.com điểm qua các yếu tố thừa hưởng từ bản quyền Microsoft 365 Security có trên SharePoint Online.

Microsoft 365 Business – Bảo mật dữ liệu SharePoint Online

Tìm hiểu nhu cầu và khả năng đáp ứng về bảo mật dữ liệu khi triển khai dịch vụ SharePoint Online.

Nhu cầu của DN trước khi đưa dữ liệu lên đám mây

Để đầu tư vào giải pháp lưu trữ đám mây SharePoint Online, những yếu tố thường được DN quan tâm:

• Data security and compliance. Đây là nhu cầu quốc tế về tiêu chuẩn tuân thủ đối với dữ liệu. Giải pháp này đáp ứng được các tiêu chuẩn GDPR, HIPAA, hay CCPA không?
• Access controls. Liệt kê cách phương thức đảm bảo chỉ có người được phép mới truy cập được dữ liệu DN?
• Data backup and recovery. Nhu cầu hàng đầu của DN là sao lưu/backup và các phương án phục hồi dữ liệu. Ngoài ra, thời gian phục hồi đáp ứng nhanh nhất trong bao lâu?
• Integration with other systems. Khả năng tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác thế nào?
• Support and training. Có hỗ trợ xử lý sự cố và hướng dẫn sử dụng?
• Costs and licensing. Các phương án chi phí đầu tư và triển khai dịch vụ?

Các yếu tố bảo mật dữ liệu SharePoint Online đáp ứng nhu cầu DN

SharePoint Online được trang bị nhiều tính năng bảo mật cho bảo vệ dữ liệu và ngăn chặn truy cập trái phép. Dưới đây là các yếu tố bảo mật được SPO đáp ứng:

• Authentication and access controls. Nhu cầu kiểm soát người dùng ngăn chặn các truy cập trái phép. SharePoint Online nhiều phương thức xác thực/authentication bao gồm Azure AD, Active Directory, và tài khoản Microsoft. Cho khả năng kiểm soát truy cập/access controls và phân quyền/permissions cho từng site, list, và documents.
• Encryption. SharePoint Online sử dụng cơ chế mã hóa/encryption bảo vệ cho dữ liệu cả “in transit” và “at rest”. Sử dụng các giao thức internet SSL/TLS và BitLocker mã hóa đĩa cứng đáng tin cậy.
• Threat protection. SharePoint Online được trang bị khả năng phòng chống mã độc anti-phishing, anti-spam.
• Compliance. SharePoint Online hỗ trợ các tiêu chuẩn tuân thủ GDPR, HIPAA, hay ISO 27001. Khai thác các tính năng như eDiscovery, retention policies, và auditing để triển khai theo nhu cầu DN.
• Mobile device management. SharePoint Online cũng có thể bảo vệ dữ liệu trên thiết bị mobile device management (MDM). Bằng cách thiết lập chính sách truy cập theo điều kiện/conditional access và yêu cầu/ enforce phải tuân theo nếu muốn truy xuất dữ liệu nhạy cảm.
• Information rights management (IRM). Khả năng bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng cách kiểm soát người truy các hành động cập/xem và sửa dữ liệu.
• Advanced threat protection. Tương tự email của Microsoft 356 cũng có Safe Attachments, Safe Links. Phòng chống các tấn công phức tạp, mã độc tống tiền hay khai tác Zero-day.

Nhu vậy có thể thấy, SharePoint đáp ứng các nhu cầu về bảo mật và còn vượt xa hơn nữa. Nhờ sự đầu tư mạnh mẽ vào phát triển mảng Security trên Microsoft 365 nên SharePoint Online cũng được thừa hưởng rất nhiều. Sau đây là một số giải thích về cơ chế hoạt động của một số tính năng Security.

Role-Based Access Control (RBAC) và Conditional Access Policies (CAP)

SPO sử dụng cả chính sách kiểm soát truy cập RBAC và truy cập theo điều kiện vào tài nguyên DN.

RBAC giúp quản trị viên xác định vai trò với các quyền cụ thể kiểm soát quyền truy cập vào tài nguyên site, list, và document. Gán vai trò/role base dựa trên chức năng công việc của người dùng/user. Và gán các quyền/permission theo hành động cụ thể khi truy cập vào tài nguyên.

Mặt khác, CAP được sử dụng để kiểm soát quyền truy cập vào tài nguyên theo điều kiện cụ thể. Điều kiện cần xác định như vị trí, tên thiết bị hoặc mạng của người dùng. Ví dụ: Một chính sách truy cập có điều kiện yêu cầu người dùng phải ở trong mạng công ty hoặc sử dụng một thiết bị cụ thể trước. Khi đáp ứng các điều đó có thể truy cập một số tài nguyên nhất định trong SharePoint Online.

Kết hợp các hai phương thức để có thể bảo vệ dữ liệu tối ưu hơn. Các tính năng được tích hợp tùy vào trang bị theo các gói SharePoint Onlien Plan 1 vs Plan 2.

Bảo mật SharePoint Online sử dụng mã hóa SSL và TLS

Để bảo mật dữ liệu trong quá trình truyền dữ liệu giữa client vs server. Khi người dùng truy cập trang web SharePoint Online, trình duyệt máy client sẽ thiết lập kết nối SSL/TLS với máy chủ. Sau đó, giao thức SSL/TLS sẽ mã hóa tất cả dữ liệu được truyền giữa máy khách và máy chủ. Các thông tin đăng nhập của người dùng, dữ liệu được lưu trữ trong SharePoint và mọi dữ liệu được truyền trong quá trình đồng bộ/sync.

SSL/TLS encryption hoạt động bằng cách sử dụng mật mã khóa công khai để thiết lập kết nối an toàn giữa máy khách và máy chủ. Máy chủ sử dụng chứng chỉ kỹ thuật số để xác minh danh tính server với client. Ngược lại, máy client sử dụng chứng chỉ để thiết lập kết nối được mã hóa với máy server. Điều này đảm bảo dữ liệu được truyền giữa máy khách và máy chủ được mã hóa và bên thứ ba không thể chặn hoặc đọc được

SharePoint Online sử dụng các giao thức SSL/TLS bao gồm TLS 1.2 và TLS 1.3. Cung cấp khả năng mã hóa mạnh và thường xuyên được cập nhật để giải quyết mọi lỗ hổng bảo mật. Ngoài ra, SharePoint Online hỗ trợ Perfect Forward Secrecy (PFS), tạo khóa mã hóa mới cho mỗi phiên. Giúp bảo vệ sự xâm phạm các khóa trong tương lai.

Bảo vệ dữ liệu cùng Threat Protection & Advance Threat Protection

Các lớp bảo vệ mã độc toàn diện khi trang bị SharePoint Online và Microsoft Defender for Office 365. Gói này giúp SharePoint Online có sẵn các tính năng chống lừa đảo, chống thư rác và chống phần mềm độc hại để giúp bảo vệ người dùng và dữ liệu. Cũng như giúp bảo vệ cách dịch vụ khác của các gói Microsoft 365 Business & Enterprise.

Cách các tính năng này hoạt động trong SharePoint Online:

Chống phần mềm độc hại/anti-malware. SharePoint Online quét tất cả các tài liệu và tệp được tải lên và tìm phần mềm độc hại, vi rút và mã độc hại. Nếu một tập tin bị phát hiện nhiễm virus, nó sẽ bị chặn tải lên và người dùng sẽ được thông báo.

Safe Attachments và Safe Links. Giúp bảo vệ khỏi các tệp độc hại và liên kết lừa đảo. Khi bật được bật lên sẽ giúp xác định một tệp là độc hại, tệp sẽ bị khóa trực tiếp tại phần store lưu trữ. Nếu một tập tin độc hại được phát hiện, nó sẽ bị chặn tương tác. Cả hai tính năng này còn tìm kiếm trong SharePoint, OneDrive và Microsoft Teams để xác định xem có tài liệu nào chứa liên kết lừa đảo hoặc phần mềm độc hại. Nếu một tập tin độc hại được phát hiện, nó sẽ bị chặn tương tác

Nhìn chung, các tính năng này giúp đảm bảo rằng SharePoint Online vẫn là một nền tảng an toàn để chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu và dữ liệu.

Tham khảo các bài viết liên quan:

• Microsoft Defender for Office 365 là gì?
• Tư vấn mua bản quyền Microsoft Defender for Office 365

Kết hợp Microsoft Security cùng SharePoint Site Settings

Bên trên là các tính năng bảo mật được thừa hưởng từ Microsoft 365 Defender, sử dụng SPO Site Settings để quản lý người dùng. Đây cũng được coi là một yếu tố thường gặp nhiều sự cố dữ liệu nhất.

SPO Lockdown Mode – Chế độ bảo mật truy cập

Tính năng bảo vệ dữ liệu và môi trường SPO bằng cách hạn chế quyền truy cập vào các tính năng và cài đặt/setting nhất định. Ví dụ, hạn chế người dùng có ý định thay đổi đối với các cài đặt & cấu hình quan trọng trên site. Giúp bảo vệ thông tin từ các truy cập giả mạo hoặc trái phép đối với các loại dữ liệu.

Khi bật chế độ này, chỉ có các Sharepoint admin và Global Admin mới có quyền thay đổi permission setting. Kể cả owner cũng không thể thay đổi quyền. Phù hợp để triển khai những site chứa các dữ liệu quan trọng và nhạy cảm.

Quản lý Permission Levels và Access Request Settings

Như đã biết về Permission Level, cũng như Access Request là hai tính năng dành cho các cấp Owner Site thực thi.

• Trong đó Permission Level là các phân quyền cho người dùng hoặc nhóm thực hiện các hành động nhất định.
• Access Request là xin quyền truy cập vào các nội dung cần thiết. Khi có người dùng đề nghị sẽ có email gửi đến người quản trị site để duyệt cấp phép hoặc từ chối việc truy cập vào dữ liệu.

Cả hai tính năng này nhòm kiểm soát/access control đối với người dùng truy cập để thực hiện các hành động trên dữ liệu. Cũng như giúp nắm vững tiêu chí phân chia dữ liệu theo vị trí và quyền hạn của người dùng trong DN.

Tư vấn tính năng và bản quyền SharePoint Online liên hệ với chúng tôi:

Phục hồi dữ liệu SharePoint Online

Th3 19, 2023 | Microsoft Kiến Thức

Các phương án hỗ trợ phục hồi dữ liệu SharePoint Online dành cho quản trị viên. Cùng VinSEP.com khám phá các hướng tiếp cận khắc phục sự có khi lưu trữ dữ liệu trực tuyến.

Files Restore – Phục hồi dữ liệu SharePoint Online

Phục hồi hay khôi phục lại dữ liệu bị xóa, bị mã hóa là một công tác cực kỳ quan trọng. Có hai hướng tiếp cận cho việc phục hồi bao gồm các người dùng trên Site và từ phía Admin portal. Tùy vào loại dữ liệu cần khôi phục như là Tệp/Item list hoặc cả trang Site. Từ đó, Microsoft đưa ra các công cụ hữu ích theo các hướng tiếp cận cho quản trị viên và người dùng bao gồm:

1. Recycle – File Restore. Tượng tự như trên OneDrive hoặc tính năng Recycle Bin của PC khôi phục lại dữ liệu đã bị xóa/delete thông thường. Trả tệp trở về vị trí lúc trước khi có hành động xóa. Hoặc phục hồi lại toàn bộ vùng chứa dữ liệu theo thời gian chỉ định.
2. Versioning. Tính năng lưu tệp/item dưới nhiều version để người dùng có thể phục hồi lại version đúng nhu cầu nhất.
3. SharePoint Online Admin Center. Sử dụng quyền admin để phục hồi lại toàn bộ 1 site bị xóa.
4. Microsoft Backup – Request Ticket. Đề nghị Microsoft hỗ trợ phục hồi toàn bộ dữ liệu. Khi dữ liệu được xóa, cứ 12 giờ mỗi ngày và trong 14 ngày gần nhất, dữ liệu không bị xóa ngay lập tức.

Thông thường người dùng khi bị xóa mất dữ liệu thì mới tìm để khôi phục là Restore. Kế tiếp là nhu cầu cần xem lại những bản lưu nào là chính xác cần khôi phục. Cuối cùng là công tác admin quản trị tenant, khi có một Owner Site vô tình xóa site hoặc bị tấn công mã hóa cần hành động phục hồi toàn bộ. Trong bài viết này không đề cập các giải pháp phục hồi SPO của các bên thứ ba ví dụ như inSync của Druva.

Phục hồi dữ liệu – Recycle Bin – File Restore

Tính năng Recycle Bin/thùng rác trực tuyến có thể dễ dàng tìm thấy trên thanh Navigation hoặc Setting>>Site Content. Tính năng phục hồi dữ liêu trên SharePoint này tương tự phục hồi với OneDrive.

Hình thức phục hồi này cho phép thực hiện ở cấp độ phân quyền của người dùng trên Site và admin. Đối với người dùng trên site là bước phục hồi đầu tiên cho những lỗi xóa vô tình. Đối với Admin là bước phục hồi cấp độ 2 cho phép lấy lợi những dữ liệu khả năng bị xóa có chủ ý hoặc mang tính chất phi tang dữ liệu.

SPO cũng cho phép phục hồi toàn bộ vùng chứa dữ liệu Library khi có quá nhiều dữ liệu bị xóa. Các dữ liệu bị xóa không thể phân định được hoặc lên tới nhiều nghìn tệp. Phục hồi theo thời gian xác định bao gồm.

• Yesterday. Các dữ liệu mới xóa ngày hôm qua/hôm trước.
• One Week ago. Các dữ liệu đã xóa được 1 tuần.
• Three Weeks ago. Đã xóa được 3 tuần.
• Custom date and time. Chọn một thời điểm bị tấn công xóa, hoặc bị xóa để phục hồi.

Khôi phục dữ liệu – Versioning File

Khôi phục dữ liệu theo version của một tệp là việc trả lại bản save/lưu trước đó mà được đánh giá là chính xác. Ví dụ trong tệp excel có trường số điện thoại chính xác, vô tình có một nhân viên xóa số đi và lưu lại tệp này. Cứ mỗi thay đổi và thực hiện hành đồng sẽ lưu tệp này thành phiên bản thứ 2,,3,4,..10.

Tính năng này cho phép View/Recover/Delete các Version. View là xem trước các nội dung của tệp nào đúng nhu cầu cần Restore. Còn lại nếu phiên bản lưu sai nhiều có thể quyết định xóa bớt hoặc phục hồi phiên bản đúng.

Restore Deleted Site & Microsoft Backup

Dành cho admin Quản Trị khi cần phục hồi lại một hoặc một vài trang bị xóa hoặc cần các thông tin trong trang bị xóa.

Restore Deleted Sites

• Truy cập Admin Center Portal >> Chọn SharePoint Admin Center >> Site >> Deledted Sites.

• Với 93 ngày kể từ ngày xóa các site, mọi dữ liệu trên site sẽ tự động được xóa đi vĩnh viễn.

Microsoft Backup Request Ticket

Trường hợp khi Doanh Nghiệp và Admin không thể tự phục hồi được dữ liệu trên SPO. Sử dụng phương án Microsoft Backup là hướng giải quyết tối ưu.
Sau khi dữ liệu bị xóa ở 2nd stage nhìn từ phía admin trong vòng 14 ngày vẫn có thể được phục hồi. Đôi khi dữ liệu trong Recycle Bin hoặc Files Restore mà admin không thể phục hồi. Thì quản trị viên có thể request tới Microsoft Support để restore, miễn còn trong khung 14-day window. Các kỹ sư của hãng sẽ hỗ trợ và cho biết thời gian thực hiện, cần để phục hồi recover data. Liên hệ và liên kết ủy quyền cho VinSEP.com để chúng tôi có thể hỗ trợ DN việc request này.

Kết luận

Như đã biết, SharePoint Online cho phép khôi phục dữ liệu từ Site, Document hay Item, Alert hay Permission. Với 2 hướng tiếp cận là Admin hoặc User sử dụng. Xem thêm bảng tổng hợp chi tiết để dễ hình dung:

Ngoài ra:

• Khi không thể tự phục hồi, hãy tạo ticket Microsoft Backup dạng cả/collection Site được phục hồi.
• Thời gian để ngoài dùng và admin tự phục hồi là 90-93 ngày kể từ ngày xóa (retention mặc định)
• Giả sử rằng có người dùng xóa một item được 95 ngày, nó sẽ bị xóa. Sau đó admin yêu cầu khôi phục từ bản sao lưu được thực hiện tối đa 14 ngày trước đó. Microsoft có thể khôi phục toàn bộ trang trở lại điểm mà item bị xóa đó còn trong thùng rác. Khôi phục toàn bộ trang nên tất cả dữ liệu từ thời điểm được khôi phục đến hiện tại sẽ bị mất.
• Hay trường hợp thiết lập versioning cho 3 phiên bản chính và 3 phiên bản phụ được giữ lại. Khi có đủ 3 phiên bản chính và sau đó một phiên bản mới được tạo, thì phiên bản chính cũ nhất sẽ bị xóa. Để khôi phục phiên bản đã cũ vừa bị xóa này, cần khôi phục toàn bộ trang cho đến thời điểm mà phiên bản vẫn đó vẫn còn.

Cần hỗ trợ phục hồi dữ liệu SharePoint Online vui lòng liên hệ:

So sánh List và Document SharePoint Online

Th3 12, 2023 | Microsoft Kiến Thức

List và Document là hai dạng lưu trữ nội dung/content của SharePoint Online. Cùng VinSEP.com khám phá các tính năng và phương án sử dụng để lưu trữ dữ liệu Doanh Nghiệp.

Tóm tắt về List và Document Library của SharePoint Online

Tìm hiểu các tính năng của List và Document để phân biệt cách lưu trữ nội dung phù hợp nhất.

List SharePoint Online là gì?

1. Customizable columns. List dùng để tạo ra danh sách với nhiều cột chứa tiêu đề header. Sau đó, có thể thêm vào các dòng là các trường chứa dữ liệu của cột.
2. Views. Đây là tính năng tùy chỉnh cách thể hiện List theo nhiều dạng. List có view mặc định dạng cột và hàng, nhưng có thể đổi sang dạng View hiển thị như lịch/Calender. View giúp dễ dàng sort, filter, và group dữ liệu cho dễ nhìn dễ xem.
3. Custom forms. Đây là ứng dụng/App Microsoft Forms, sau khi tạo được list với với chuẩn chỉnh. Chúng ta có thể tạo ra các mẫu forms để người dùng điền thông tin thuận tiện.
4. Alerts. Một dạng thông báo được thiết lập khi cần thiết. Các alerts gửi thông báo khi có sự thay đổi dữ liệu mới trên list hoặc bị xóa chẳng hạn.
5. Versioning. Quản lý các bản lưu của những thay đổi “track of changes” cho các item của list.
6. Workflow. Tạo ra các quy trình workflow tự động từ list. Ví dụ một quy trình ký duyệt khi hoặc các Task Planner được thực thi lần lượt.
7. Content types. Giúp quản lý phân loại các định dạng dữ liệu trong list hoặc trong Document. Ví dụ như dữ liệu định dạng text, video.v.v.
8. Item-level permissions. Thiết lập quyền permission cho từng người dùng xử lý các item của list như là xem view hoặc chỉnh sửa/edit.
9. Integration with other Microsoft tools. List có thể kết hợp với PowerApps, Power Automate, và Microsoft Teams.
10. Import and export data. Dữ liệu có thể được nạp vào hoặc xuất ra từ List phục vụ việc phân tích dễ dàng.

Document Library SharePoint Online là gì?

Là nơi mọi dữ liệu của doanh nghiệp dưới định dạng tệp hoặc thư mục được lưu trữ. Từ văn bản nhiều định dạng như là Word, Excel, PowerPoint, đến hình ảnh JPG hay video.

1. Document versioning. SharePoint Online cho phép theo dõi từng version thay đổi của dữ liệu. Giúp có thể revert trở lại phiên bản trước hơn nếu phiên bản hiện tại bị sai hoặc lỗi.
2. Co-authoring. Dữ liệu lưu trữ trên document của SPO cho phép cộng tác collaborate đồng thời với các nhân viên khác.
3. Check-in/check-out. Khi check-out, các user khác sẽ không thể sửa dữ liệu đến khi nào được check-in trở lại.
4. Document templates. Thiết lập các template mặc định cho những định dạng tài liệu khi được tạo mới.
5. Content types. Phân loại dữ liệu theo Content để dễ dàng quản lý và thêm metadata cho dữ liệu.
6. Document sets. Thiết lập Document Set với các thuộc tính cần thiết cho một Document Library. Giúp khi thêm New trong Library này sẽ có thêm Document Set bên dưới các Set Folder, Word Document hay Excel Document.
7. Metadata. Được dùng để quản lý document dễ dàng thuận tiện hơn.
8. Alerts. Đưa ra những thông báo notifications khi các document có sự thay đổi hoặc thêm mới vào.
9. Workflow. Là các quy trình workflows được tạo ra, giúp tự động automate như phê duyệt document.
10. Integration with other apps. SharePoint Online có thể liên kết trực tiếp đến ứng dụng Microsoft như là Outlook, Teams, và PowerApps.

So sánh List và Document Library của SharePoint Online

Trên SharePoint Online, List và Document Library là 2 dạng content type chính dùng để lưu trữ dữ liệu và thông tin. Cả hai đều cho tạo, lưu trữ, và quản lý dữ liệu, nhưng có một vài điểm khác biệt:

1. Structure – Cấu Trúc. List là bao gồm các item, trong khi document libraries bao gồm tệp/file. Item chứ đa dạng nội dung thông tin thường dùng như task, event, và issue. Document libraries chính là để lưu trữ dữ liệu.
2. Metadata. List vượt trội hơndocument library về phần Metadata này. Với list, tạo ra các trường custom fields chứa nhiều thông tin cho mỗi mục item, ví dụ như “Trạng Thái” hoặc “Độ ưu tiên”. Document library cũng có metadata nhưng giới hạn hơn như là thuộc tính/properties hoặc dạng tags.
3. Versioning. Document library có khả năng quản lý được các version của từng tệp file khi có thay đổi. List quản lý nhưng lần thay đổi cập nhật lại thông tin trên các trường Item.
4. Content types. Cả list và document library đều có phân loại nội dung để quản lý. Giúp dễ dàng trong việc tạo metadata hoặc các workflow về sau.
5. Permissions. Cả list và document library đều cho thiết lập set permissions từng item hoặc file. Document librariy còn có khả năng phân quyền cho các folder. Việc phân quyền trên cấp folder giúp bảo vệ được khác nhiều dữ liệu của cấp folder thấp hơn.

Nhìn chung, giữa list và document library cần có kế hoạch trước để sử dụng. List phù hợp với các dạng bản cấu trúc dữ liệu với các trường chứa thông tin. Có thể nói List gần giống như 1 Sheet của Microsoft Excel. Còn document library trông giống các Folder trên ổ đĩa của máy tính hoặc giống OneDrive.

Các tình huống ứng dụng List SharePoint Online trong Doanh Nghiệp

Các trường hợp cần thiết sử dụng list trên SharePoint Online:

1. Project Management. SharePoint lists có thể giúp quản lý các dự án project dạng tasks, deadlines. Giúp mọi người trong team có thể nhìn thấy trực quan nhiệm vụ và tình trạng của dự án.
2. Employee Directory. SharePoint list dùng để quản lý thông tin nhân viên. Các thông tin của một người bao gồm Tên Họ, Chức Vụ, hay thông tin hồ sơ lý lịch.
3. Issue Tracking. SharePoint list thường dùng để theo dõi track các vấn đề đang xảy ra trong DN. Ví dụ: IT helpdesk có các ticket của nhân viên cần hỗ trợ hoặc các khiếu nại từ khách hàng.
4. Asset Management. SharePoint list cũng có thể dùng để quản lý danh sách tài sản các trang thiết bị, bàn ghế v.v.
5. Training and Development. SharePoint list kết hợp với Forms để làm các khóa training đào tạo nhân viên nội bộ, các kế hoạch phát triển nhân viên.
6. Inventory Management. SharePoint list cũng có thể quản lý tồn kho, đơn hàng theo nhà cung cấp.
7. Customer Relationship Management (CRM). SharePoint list như trên đã thấy, vì vậy khả năng dụng thành một CRM cũng có thể đáp ứng được.

Ứng dụng Document Library trong Doanh Nghiệp

Tham khảo một số phương án cần dùng đến Document Library:

1. Document Management. Đương nhiên là quản lý dữ liệu như các thông báo chính sách, quy trình, nội quy, mẫu báo cáo & báo giá hay hợp đồng. Kết hợp version control và metadata để dễ dàng cập nhật và quản lý.
2. Collaboration. Khả năng cộng tác trên cùng Document LLibrary giữa team members, các phòng ban, hay nhóm dự án. Khả năng cùng chỉnh sửa/edit document đồng thời, theo dõi thay đổi track changes một cách trực tiếp real-time.
3. Record Keeping. DN có thể tận dụng Document Library quản lý các chứng từ tài chính, pháp lý, dạng record. Phù hợp chính sách retention duy trì lưu trữ, giúp DN đảm bảo tuân thủ quy định trong hoạt động kinh doanh.
4. Knowledge Management. Dùng Document Library lưu các tài sản kiến thức, các best practice, case study, và tài liệu training.
5. External Collaboration. DN có thể cộng tác với đối tác qua Document Library. Tính năng cho phép chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài, mà vẫn quản lý được truy cập và phân quyền đối với dữ liệu quan trọng và người dùng từ đối tác.

Cần tư vấn thêm về chủ đề SPO List và Document xin liên hệ chúng tôi: