Tại sao mỗi công ty cần sử dụng các địa chỉ Email theo tên domain hay email cho doanh nghiệp? Cùng VinSEP.com phân tích nguyên nhân và giải pháp đáp ứng cho nhu cầu này.
Hướng dẫn trang bị Email cho doanh nghiệp & Email theo tên miền
Email là một công cụ quan trọng & cần thiết đối với doanh nghiệp hiện đại. Hầu hết, doanh nghiệp nhỏ đều bắt đầu với tài khoản email Gmail hoặc Hotmail miễn phí. Dạng tài khoản cá này có ưu điểm là miễn phí và tương đối dễ cài đặt. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, việc sử dụng tài khoản email miễn phí không chỉ trở nên khó quản lý và bị giả mạo, làm ảnh hưởng tình hình kinh doanh.
Là một địa chỉ email bao gồm ID (tên đăng nhập) dấu “@” và tên miền của doanh nghiệp. Ví dụ: ID là TranVanA, tại “@“, địa chỉ tên miền vinsep.com. Sẽ có địa chỉ email DN là: TranVanA@vinsep.com. Tên miền của doanh nghiệp anh/chị là gì? tencongty.com hay tencongty.com.vn & tencongty.vn v.v. Khi đấy sẽ có email DN là [email protected]. Ngoài ra, tên miền còn dùng để đại diện cho tên website của doanh nghiệp được nữa. Trang bị Email doanh nghiệp giống như thuê mặt bằng làm cửa hàng và treo lên bảng hiệu doanh nghiệp.
Bao gồm 2 thành phần chính: Tên miền (domain) và Máy chủ chứa email (Email Hosting). Ngoài ra cần phải có các bản ghi định vị/khai báo/liên kết máy chủ với tên miền (MX DNS record). Tên miền giống như bảng hiệu cửa hàng, máy chủ email giống thừng chứa thư tại địa chỉ mặt bằng. Cần khai báo bản hiệu này được treo ở địa chỉ cửa hàng/mặt tiền nào. Việc này giúp người bưu tá có thể gửi thư đến đúng thùng thư/máy chủ.
Các bước cần thiết khi khởi tạo Email cho Doanh Nghiệp
- Khác với dịch vụ email cá nhân như Outlook.com, Gmail.com. Email DN giúp DN quản lý Mailbox của nhân viên một cách chủ động.
- Để tự quản Doanh Nghiệp có thể tự mua/thuê máy tính để dựng máy chủ email. Nếu việc tự quản lý sẽ trở nên phức tạp, thiếu nhân lực, thì có giải pháp thuê dịch vụ Email Hosting.
- Dịch Email Hosting là dịch vụ cho thuê máy chủ, có sẵn hệ thống Email, tính theo nhu cầu dung lượng mailbox. DN có thể mua dịch vụ như là 50GB, 100GB, hay 1TB rồi dùng chung cho nhiều người (không giới hạn người). Hoặc cũng có thể mua dạng per user với 30GB/50GB/100GB cho mỗi người.
- Tên miền hay còn gọi là Domain được xem là từ viết tắt địa chỉ của hàng của doanh nghiệp. Giúp người dùng web internet dễ dàng viết hay tìm kiếm. Tên miền có thể mua riêng hoặc mua chung với nhà Email Hosting.
- Sau khi đã trang bị Tên miền và Email hosting, bước cuối cùng là khai báo tên miền liên kết với Email Hosting đã thuê. Ngoài ra, tên miền có thể liên kết với Web Hosting để dựng website, nhưng nội dung bài này sẽ không đề cập.
Các lý do cần để trang bị Email Doanh Nghiệp
Bạn là chủ Doanh Nghiệp, chắc chắn bạn đã từng quan tâm đến các lý do bên dưới đây:
- Có địa chỉ email business class chuyên nghiệp, dành cho giám đốc & nhân viên giao dịch với đối tác.
- Một tiêu chí để xây dựng tên thương hiệu trong tâm trí khách hàng. Dễ dàng gửi thư, khi cần nhớ đến dịch vụ & sản phẩm DN cung cấp.
- Tránh bị giả mạo, mạo danh nhân viên DN, nhân việc đã nghỉ việc lừa khách hàng/đối tác.
- Đặt tên cho doanh nghiệp, luôn kèm theo việc mua tên miền/domain. Vì vậy tận dụng để dựng website và email thay cho Outlook hoặc Gmail.
- Outlook, Yahoo, Gmail.com không cho quyền tự quản lý dữ liệu, thư từ quan trọng của từng nhân viên. Email DN giúp chủ động quản lý, lưu giữ, gửi đi, thu hồi nội dung thuận tiện.
- Các chức năng hiện đại như chống forward, hoặc chức năng group mailbox, shared mailbox. Dễ dàng chuyển & nhận email cho nhiều người cùng cộng tác.
- Dung lượng email có thể tăng hoặc giảm tiện lợi với chi phí doanh nghiệp so với chi phí cá nhân hoặc chi ngoài.
- Mỗi nhà cung cấp dịch vụ email hosting có năng lực quản lý & khả năng bảo mật cao hơn nhân viên IT của DN.
- Chi phí cho email DN chỉ đơn giản là mua một tên miền 500K/năm. Email Hosting có dạng Miễn Phí hoặc vài trăm ngàn/năm. Hãy yên tâm, mức giá đầu tư cho Email DN sẽ luôn thấp hơn so với nhu cầu mà DN mong muốn.
Các nhà cung cấp tên miền và dịch vụ Email Hosting
TOP nhà cung cấp tên miền tại Uy Tín
Nhà cung cấp tên miền ở Việt Nam bao gồm Inet, Matbao, Pavietnam. Kể thêm, trên thế giới còn có Godaddy, Google, Hostinger. Bạn có thể truy cập các trang web bán tên miền uy tín này hoặc liên hệ với VinSEP.com khi cần tư vấn.
Top xu hướng thuê máy chủ Email
Thứ nhất, đa phần các nhà cung cấp tên miền đều cung cấp Email Hosting. Đây là dạng máy chủ email thuê theo dung lượng chung, sau đó chia sẻ cho nhiều mailbox. Được xem là các tiết kiệm nhất, nhưng sẽ không hoàn toàn bảo mật và tuân thủ về bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.
Thứ 2, thuê dịch vụ Email Server riêng để DN tự quản lý vận hành và dữ liệu. Phương án này có giá thành cao hơn và cần đội ngũ IT DN có trình độ & kỹ thuật quản lý tốt.
Thứ 3, dịch vụ email hosting miễn phí như Yandex Mail hoặc Zoho Mail Forever với 5 mailbox miễn phí cho doanh nghiệp. Cần nhiều mailbox hơn hoặc hết dung lượng, sẽ chuyển qua phiên bản tính phí.
Cuối cùng, Microsoft 365 Business và Google Workspace là hai nhà cung cấp máy chủ email tối ưu nhất. Vừa đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ, vừa giảm gánh nặng vận hành và đội ngũ kỹ thuật cho doanh nghiệp. Giá cả ở mức trung bình, so với chi phí thuê Email Server & lương của đội ngũ kỹ thuật.
So sánh Dịch vụ Email Doanh Nghiệp Google Workspace vs Microsoft 365
VinSEP.com cũng đã có các bài viết so sánh cụ thể về hai nhà cung cấp dịch vụ này. Bài viết này tập trung phân tích về dịch vụ Email Hosting, với các ưu điểm chính được liệt kê:
- Khác với Microsoft Google là một trong top các nhà cung cấp tên miền. Vì vậy DN có thể vừa mua tên miền vừa mua Email hosting.
- Dung lượng Mailbox cho mỗi người là như nhau, không phải chia sẻ với người dùng khác. Dung lượng này thường lớn hơn rất nhiều so với các gói dung lượng chia sẻ kể trên.
- Ngoài ra, còn nhiều lợi ích sử dụng các ứng dụng văn phòng, họp trực tuyến, lưu trữ trực tuyến mà những nhà cung cấp khác không có.
Google Workspace Email Doanh Nghiệp
- Custom email for your business. Đây là tính năng đặt ID cho người dùng, group người dùng theo nhóm/phòng ban.
- Phishing and spam protection that blocks more than 99.9% of attacks. Bảo mật bảo vệ người dùng các email spam và ngăn chặn các trang web giả mạo.
- Ad-free email experience. Loại bỏ các email quảng cáo so với phiên bản free.
Microsoft 365 Business Email cho Doanh Nghiệp
- Là sản phẩm dịch vụ Microsoft Exchange Online, gói này cũng có trong các combo Microsoft 365 Business.
- Gói Microsoft 365 Business được trang bị giải pháp Exchange Online Protection. Giúp bảo vệ Spam filter, Phishing, Malware phát tán qua email.
- Gói Microsoft 365 Business Premium sẽ được nâng cấp EOP thêm lớp bảo mật Advanced Protection là Microsoft Defender for Office 365 Plan 1.
So sánh Microsoft Exchange Online Protection vs Microsoft Defender for Office 365
Công cụ bảo mật của Microsoft giúp Bảo Vệ/Protect, Phát hiện/Detect, Truy tìm/Investigate, Xử lý/Respond.
- Tình trạng Spam, thư quảng cáo được gửi liên tục đến email gây nhiễu rất nhiều cho người dùng. Email DN cũng khó thoát tình cảnh này, vì vậy MS EOP và MS DEF for O365 ra đời để thanh lọc và bảo vệ.
- Các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống email on-premise sẽ cần trang bị gói Add-on chống Spam, Virus… Đây là các tính năng của Add-on MS EOP, và được trang bị sẵn trên các gói Microsoft 365 Business.
- Lớp Advanced Email Protection được thêm vào các tính năng chống giả mạo và xử lý các tệp hoặc link đính kèm. MOD P1 có sẵn trên gói Microsoft 365 Busienss Premium
Tính năng của Microsoft Exchange Online Protection
Bộ công cụ thể hiện khả năng Protect cho email doanh nghiệp.
- Anti-malware & Anti-Spam. Là một dịch vụ trực tuyến bảo vệ Email, EOP lọc các thư rác và mã độc được gửi đính kèm.
- Content filter. Xử lý 2 chiều thư gửi vào mailbox người dùng trong tổ chức, hay từ người dùng trong tổ chức gửi đi. Các tệp nguy hại sẽ được kiểm duyệt và ngăn chặn trước khi được phép vào/delivery inbox.
- Anti-spoofing. Chặn giả, mạo danh email, web giả mạo để đánh cắp thông tin đăng nhập.
- Policy Filter. Tính năng Mail Flow tạo Rule, giúp điều hướng email không chỉ mã độc. Hỗ trợ tránh phát tán mail có nội dung xấu xuyên tạc trong tổ chức.
- Xem full tính năng của EOP tại đây
| Protect/Detect | Investigate | Respond |
| Spam Phish Malware Bulk mail Spoof intelligence Impersonation detection Admin Quarantine False positives and false negative reporting by admin submissions and user reported messages Allow/Block for URLs and Files Reports | Audit log search Message Trace | Zero-hour auto purge (ZAP) Refinement and testing of Allow and Block lists |
Tính năng của Microsoft Defender for Office 365
Tiếp theo sau khả năng Bảo vệ/Protection của EOP là Detect, Investigate và Respond của MDO P1 & P2.
- Anti-Phising. Chống giả mạo, mạo nhận người dùng user trong DN. Hoặc nguy hiểm hơn mạo nhận tên miền của đối tác để gửi vào người dùng DN.
- Safe Attachments. Sử dụng một môi trường ảo để kiểm tra các phần đính kèm trong email trước khi chúng được gửi tới người nhận (diễn ra sau khi đã qua kiểm tra của EOP).
- Safe Links. Quét URL bên cạnh việc phát hiện thư rác và mã độc trong các email gửi, bằng tính năng EOP. Tính năng quét Safe Links có thể giúp bảo vệ khỏi các liên kết độc hại & lừa đảo.
| Protect/Detect | Investigate | Respond |
| Bao gồm EOP và: Safe attachments Safe links Microsoft Defender for Office 365 protection for workloads (ex. SharePoint Online, Teams, OneDrive for Business) Time-of-click protection in email, Office clients, and Teams anti-phishing in Defender for Office 365 User and domain impersonation protection Alerts, and SIEM integration API for alerts | Bao gồm EOP và: SIEM integration API for detections Real-time detections tool URL trace | Giống EOP |
Sau cùng là khả năng của MDO P2
| Protect/Detect | Investigate | Respond |
| Giống MDO P1 | Bao gồm EOP và MDO P1 Threat Explorer Threat Trackers Campaign views | Bao gồm MDO P1 và: Automated Investigation and Response (AIR) AIR from Threat Explorer AIR for compromised users SIEM Integration API for Automated Investigations |
Kết luận
Như vậy, chúng ta vừa đi qua trọng bộ giải pháp để sở hữu Email cho Doanh Nghiệp. Sau khi sở hữu cần phải có kỹ thuật để vận hành và triển khai. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Email tin cậy trong lĩnh vực này như Microsoft. Giúp doanh nghiệp yên tâm vào vận hành điều phối công việc kinh doanh.
Cần tư vấn thêm về chủ đề Email cho Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ:
Công Ty TNHH Mục Tiêu Số (MST: 0316094847)
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.
