Tư vấn mua Microsoft Exchange Server bản quyền

Th11 27, 2020 | Microsoft

Exchange Server là phần mềm máy chủ của Microsoft được sử dụng trong nhiều công ty. Exchange cung cấp các chức năng toàn diện để gửi, nhận và lưu trữ e-mail cũng như sắp xếp các liên hệ, lịch, nhiệm vụ và cuộc hẹn làm cơ sở cho sự cộng tác hiệu quả. Các chức năng lưu trữ và tìm kiếm thông minh được tích hợp cũng hỗ trợ việc thực hiện các yêu cầu tuân thủ quan trọng.

Exchange Server hoạt động chặt chẽ với hệ điều hành Windows Server và được thiết kế để người dùng có thể truy cập vào nền tảng nhắn tin thông qua các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng ngoài máy tính để bàn và máy tính xách tay thông thường. Exchange Server cũng hỗ trợ nhắn tin thoại với các chức năng điện thoại tích hợp.

Một trong những tính năng quan trọng nhất của Exchange Server là tính sẵn sàng cao (HA), đảm bảo dịch vụ liên tục ngay cả trong các trường hợp lỗi khác nhau. Với mục đích này, phần mềm máy chủ Microsoft Exchange có các chức năng khác nhau để đảm bảo duy trì tính an toàn khi bị lỗi và tính sẵn sàng cao, chẳng hạn như Database Availability Groups – DAG – hay Database Availability Groups được giới thiệu lần đầu với Exchange Server 2010 và dựa trên Windows; kể từ đó chúng là một trong những hệ thống con quan trọng nhất của Exchange.

Tổng quan về các phiên bản Windows Exchange Server

VinSEP cung cấp phiên bản mới nhất là Exchange Server 2019, đối với các phiên bản Exchange Server cũ hơn vui lòng liên hệ VinSEP để được tư vấn & hỗ trợ. Điều này cho phép bạn bổ sung giấy phép/license máy chủ hiện tại trong phiên bản tương ứng với mức giá hợp lý hoặc nâng cấp lên phiên bản cao hơn. Các phiên bản (edition) Exchange bao gồm Standard và Enterprise Edition.

Ngoài tất cả các giấy phép máy chủ cho Windows Exchange Server, doanh nghiệp cũng sẽ cần các giấy phép truy cập ứng dụng khách tương ứng mà bạn có thể trang bị cho nhân viên của mình – Client Access License (CAL).

Để sử dụng Windows Exchange Server làm ứng dụng trên máy tính, Microsoft Outlook được khuyến nghị làm phần mềm máy khách, phần mềm này không bao gồm trong các phiên bản Exchange Server. Nếu bạn không sử dụng phần mềm Outlook có trong Office, bạn cũng có thể mua Outlook và Microsoft Exchange Server cùng nhau từ VinSEP.

Exchange Server 2019

Microsoft Exchange Server 2019 hiện là phiên bản mới nhất với các chức năng mở rộng do người dùng xác định và do đó linh hoạt cho làm việc & cộng tác trong toàn công ty. Exchange 2019 đặt trọng tâm lớn hơn vào lưu lượng e-mail an toàn, được bổ sung bởi các tùy chọn toàn diện cho các tác vụ lập lịch và quản lý liên hệ. Vai trò máy chủ hộp thư/mailbox server cung cấp một cải tiến hiệu suất đáng kể với Exchange Transport, Mailbox Transport Submission, Mailbox Transport Delivery và Frontend Transport. Các ứng dụng Exchange Server có thể được triển khai ở cơ sở và trên đám mây. Các tính năng chính trong Exchange 2019 bao gồm:

• Meta Cache Database (MCD) để bảo mật meta-information như cấu trúc thư mục của hộp thư và cung cấp khả năng truy cập và tìm kiếm nhanh hơn.
• Dynamic Database Cache (DDC) để điều chỉnh động dung lượng lưu trữ theo tình huống, đặc biệt ở khối lượng công việc cao.
• Reorganization of the search index – chỉ mục này hiện nằm trực tiếp trong cơ sở dữ liệu tương ứng của hộp thư.
• Windows Server Core cung cấp phiên bản đơn giản hóa của phiên bản tiêu chuẩn của hệ thống máy chủ, giúp cấu hình dễ dàng hơn và vô hiệu hóa các dịch vụ không cần thiết nhưng sử dụng nhiều tài nguyên đồng thời hạn chế bề mặt tấn công hơn.
• Client Access Rules cho phép bạn hạn chế quyền truy cập vào khu vực cấu hình máy chủ, cho cả Admin Center và PowerShell.
• Nhiều cải tiến về lịch ảnh hưởng cụ thể đến việc tổ chức cuộc họp, bao gồm Default End Standard, Do Not Forward, Improved Calendar Management và nhiều tùy chọn khác để định cấu hình thư vắng mặt và chỉ định proxy thông qua PowerShell.
• OneDrive for Business cung cấp tính năng cộng tác tài liệu nâng cao, tích hợp cả tệp được lưu trữ cục bộ và tệp trực tuyến.

Exchange Server 2016

Phiên bản Microsoft Exchange Server 2016 cung cấp khả năng kiểm soát tối đa và đồng thời minh bạch trong việc tổ chức lưu lượng e-mail và Kiểm soát và quản lý các quá trình giao tiếp khác. Email và danh bạ có thể được quản lý và lưu trữ tập trung, và công việc chung về tài liệu bao gồm quản lý phiên bản cũng đã được cải thiện. Bằng cách giảm vai trò máy chủ xuống còn hai –  mailbox và edge transport – kiến trúc máy chủ đã được tối ưu hóa và đồng thời quy mô được đơn giản hóa, bao gồm hỗ trợ tốt hơn cho các dịch vụ đám mây. Exchange Server 2016 bao gồm các tính năng chính sau:

• Outlook trên Web là tên mới của Outlook Web Access hoặc Outlook Web App. Truy cập web vào Exchange Server cung cấp giao diện Web được tối ưu hóa có thể được sử dụng mà không cần cài đặt Outlook App trước trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
• Kiến trúc tìm kiếm eDiscovery hoạt động không đồng bộ cũng như phi tập trung, liên quan đến một số máy chủ. Khi nhập các cụm từ tìm kiếm trong Outlook hoặc Outlook trên Web, các đề xuất sẽ xuất hiện dựa trên các liên hệ thường dùng cũng như e-mail, lịch và các truy vấn tìm kiếm trước đó bao gồm các bộ lọc như phạm vi ngày.
• Khả năng mở rộng tìm kiếm được cải thiện làm tăng số lượng hộp thư và lưu trữ hộp thư từ 5.000 lên 10.000.
• Các tệp được lưu trữ trong OneDrive for Business và SharePoint 2016 giờ đây có thể chỉ cần chèn dưới dạng liên kết trong email và được người nhận mở.
• Với sự hỗ trợ cho các kịch bản kết hợp/hybrid scenarios, một hộp thư có thể được đặt trên máy chủ cục bộ hoặc trên đám mây. Hộp thư cục bộ cũng có thể được sử dụng thông qua lưu trữ Exchange Online hoặc Azure Rights Management.
• Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP – Data Loss Prevention) bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu trong lưu lượng e-mail.

Exchange Server 2013

Exchange Server 2013 cung cấp một số tính năng thiết thực giúp cho sự hợp tác giữa nhân viên và nhóm trở nên hiệu quả và minh bạch. Đặc biệt, việc kiểm soát và bảo vệ dữ liệu quan trọng đã được tính đến mà không cản trở các quy trình kinh doanh. Đồng thời, việc quản lý hộp thư và lịch cũng đã được tối ưu hóa, chẳng hạn bằng cách giảm vai trò máy chủ xuống còn ba – với: Mailbox Server, Client Access & Edge Transport. Tất cả các chức năng của Exchange Server có thể được cung cấp cục bộ hoặc trên đám mây. Outlook Web App có giao diện người dùng được cải tiến: hỗ trợ màn hình cảm ứng mở rộng việc sử dụng Exchange 2013 cho các thiết bị di động. Các tính năng sau cũng nằm trong số những đổi mới quan trọng nhất của phiên bản máy chủ 2013:

• Chức năng Tìm kiếm Thông minh giúp cải thiện không chỉ chất lượng của kết quả tìm kiếm mà còn cả việc giao tiếp trong công ty: Do đó, thông tin có thể được truy xuất và tóm tắt từ nhiều nguồn khác nhau.
• Tính năng Compliance eDiscovery cung cấp sự tích hợp cải tiến của Microsoft Lync 2013 và Microsoft SharePoint 2013, hiện cũng cho phép tìm kiếm hộp thư trang web.
• In-Place eDiscovery đơn giản hóa việc khám phá dữ liệu với khả năng lập chỉ mục và tìm kiếm được tối ưu hóa, điều này cũng giúp đáp ứng các yêu cầu tuân thủ dễ dàng hơn.
• e-mail transport với vai trò máy chủ hộp thư, bao gồm Front-End Transport Service (FET), Hub Transport Service (HT) & Mailbox Transport Service (MT) thay thế vai trò Hub Transport server trước đây. Dịch vụ nhắn tin hợp nhất chứa các chức năng được thực hiện trước đó bởi vai trò Unified Messaging server.
• Exchange Admin Center (EAC) bao gồm Exchange Management Console (EMC) và Exchange Control Panel (ECP) trước đó, đồng thời được tối ưu hóa cho các triển khai on-premise, online và hybrid.
• Journal Report Decryption cung cấp tùy chọn để bảo vệ e-mail bằng Information Rights Management – IRM trong Microsoft Outlook và Office Outlook Web App.
• Ngăn chặn mất dữ liệu – DLP–Data Loss Prevention – không chỉ ngăn mất dữ liệu mà còn ngăn dữ liệu nhạy cảm bị gửi vô tình hoặc cố ý cho những người không có thẩm quyền.
• ActiveSync Mobile Access cho phép các thiết bị di động đồng bộ hóa với hộp thư Exchange và cũng có thể truy cập lịch, danh bạ và tác vụ.

Exchange Server 2010

Exchange Server 2010 là phiên bản phổ biến nhất của Microsoft Exchange vẫn được nhiều tổ chức sử dụng làm e-mail transport server và để quản lý các cuộc hẹn và nhiệm vụ. Do đó, Microsoft dự kiến sẽ cung cấp hỗ trợ mở rộng cho Exchange Server 2010 đến hết tháng 10 năm 2020.

Exchange Server 2010 cung cấp độ tin cậy, hiệu suất và một tập hợp các tính năng lưu lượng thư điện tử phong phú – với nhiều cải tiến và nâng cao, đặc biệt là cho Outlook Web Access và quản trị, được hỗ trợ bởi tính linh hoạt trong việc sử dụng nhiều tính năng và tuân thủ. Cấu hình được thực hiện thông qua PowerShell, trong khi WebServices kiểm soát quyền truy cập vào hộp thư và thư mục công cộng và sao chép. Các tính năng và cải tiến khác đáng đề cập bao gồm:

• Outlook Web Access hoặc Outlook Web App – OWA – cung cấp các thư mục tìm kiếm được biết đến trong Outlook cũng như các thư mục yêu thích để sắp xếp e-mail, bao gồm một số dạng xem, ví dụ như lịch và chức năng lưu trữ. Outlook 2010 có thể được kết nối với nhiều tài khoản Exchange mà không cần tạo hồ sơ riêng.
• Bằng cách lưu trữ email trực tuyến trên máy chủ Exchange, chúng có thể được truy cập từ mọi nơi. Việc lưu trữ email được xác định riêng với các chính sách lưu giữ, giúp bạn dễ dàng tuân thủ các quy tắc tuân thủ hơn.
• Unified messaging hiện cung cấp một hộp thư đến duy nhất cho e-mail, hộp thư thoại, SMS và fax; thư thoại cũng có thể được gửi dưới dạng e-mail hoặc xem trước trên điện thoại thông minh bằng tính năng Speech2Text.
• Có thể quản trị người dùng thông qua Exchange Management Console, Remote PowerShell hoặc qua Outlook Web Access (OWC). OWA cung cấp giao diện quản trị riêng cho mục đích này, Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) cũng cấp các quyền được xác định cho từng nhân viên, ví dụ như quản lý các nhóm phân phối.
• Chức năng phục hồi hộp thư cung cấp một tùy chọn sẵn sàng cao ngoài việc khôi phục sau thảm họa. Chức năng Database Availablity Group (DAG) cũng cho phép sao chép cơ sở dữ liệu Exchange giữa các máy chủ khác nhau, với việc nhân rộng diễn ra bằng cách sử dụng transaction logs.
• Tổ chức các cuộc trò chuyện qua email được tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa nhờ một số tính năng thiết thực; chúng có thể được sắp xếp thành các chuỗi và theo chủ đề, với Chế độ xem cuộc hội thoại sắp xếp email cho phù hợp và Bỏ qua cuộc hội thoại ẩn các cuộc hội thoại email không quan trọng. Tính năng Office Communicator, OC, hiển thị trạng thái hiện diện của đồng nghiệp và Trải nghiệm nhất quán thống nhất việc sử dụng các chức năng trên PC, điện thoại di động hoặc web. Chức năng Journaling cho phép tuân thủ các quy tắc.

Mô hình cấp phép của Microsoft cho Exchange Server với server license Và CA

Cấp phép cho các phiên bản Microsoft Exchange Server được tạo thành từ giấy phép máy chủ và số lượng giấy phép truy cập ứng dụng khách (CAL – client access licenses) cần thiết. Theo Microsoft, các quy định sau phải được tuân thủ:

1. Mỗi máy chủ riêng lẻ yêu cầu giấy phép máy chủ – Exchange Server license.
2. Exchange Server license bao gồm quyền truy cập dành cho quản trị viên để quản lý Exchange Server – nhưng những quyền này không cấu thành quyền sử dụng cho Exchange Services.
3. mỗi nhân viên muốn sử dụng các tính năng của Exchange Server phải có Giấy phép Truy cập Máy khách – Client Access License – CAL.
4. CAL dành cho Exchange Server có sẵn trong hai biến thể: CAL dành cho người dùng cá nhân và CAL dành cho thiết bị cụ thể.

Tham khảo: chính sách cấp phép (license) Microsoft Exchange Server

Những giấy phép máy chủ/server license nào có sẵn cho các phiên bản Exchange Server?

Sẽ có mỗi giấy phép máy chủ riêng cho mỗi phiên bản Exchange Server – thường là Standard và Enterprise. Bằng cách mua chúng, bạn có quyền triển khai phần mềm máy chủ tương ứng trên máy chủ của công ty bạn. Sự khác biệt chính giữa hai phiên bản là số lượng cơ sở dữ liệu hộp thư có sẵn:

• Standard 2010 đã hỗ trợ tối đa 5 cơ sở dữ liệu hộp thư và do đó thường đủ cho các yêu cầu của các công ty vừa và nhỏ.
• Với sự hỗ trợ của tối đa 100 cơ sở dữ liệu hộp thư, Phiên bản Doanh nghiệp/Enterprise Edition bao gồm các yêu cầu của các công ty và tổ chức lớn.
• Chi tiết phiên bản Exchange 2019 vui lòng liên hệ VinSEP để được tư vấn.

Phạm vi chức năng của phiên bản Windows Exchange Server 2010 tương ứng được kiểm soát bởi giấy phép truy cập máy khách (CAL). Do đó, chúng không bị ràng buộc với một phiên bản Exchange cụ thể, do đó bạn cũng có thể sử dụng Exchange Standard Server với Enterprise CAL và Exchange Enterprise Server với Standard CAL. CAL cho Phiên bản Exchange Enterprise là một phần bổ sung của CAL cho Phiên bản Exchange Standard.

Microsoft Exchange Server 2019 server & client licenses

Server licenses

Exchange Server 2019 Standard

Standard Edition hỗ trợ tối đa 5 cơ sở dữ liệu hộp thư (mailbox databases). Standard licensecấp quyền sử dụng Exchange Server trong 1 môi trường vật lý hoặc 1 môi trường ảo trên máy tính (máy chủ) được cấp phép.

Microsoft Exchange Server 2019 Standard – License – 1 server – Open License – Win – Single Language

Exchange Server 2019 Enterprise

Enterprise Edition hỗ trợ tối đa 100 cơ sở dữ liệu hộp thư (mailbox databases). Enterprise license cấp quyền sử dụng Exchange Server trong 1 môi trường vật lý hoặc 1 môi trường ảo trên máy tính (máy chủ) được cấp phép.

Microsoft Exchange Server 2019 Enterprise – License – 1 server – Open License – Win – Single Language

Client licenses

Device CAL Standard

Exchange Server 2019 Device CAL Standard cấp quyền sử dụng chức năng máy chủ từ một thiết bị cho bất kỳ số lượng người dùng nào. Để tính số lượng Device CAL Standard licenses, bạn cần tính số lượng thiết bị trên mạng mà người dùng sử dụng chức năng máy chủ. Phiên bản máy chủ không quan trọng.

Microsoft Exchange Server 2019 Standard CAL – License – 1 device CAL – Open License – Win – Single Language

User CAL Standard

Exchange Server 2019 User CAL Standard license cấp quyền sử dụng chức năng máy chủ cho một người dùng sử dụng bất kỳ số lượng thiết bị nào. Để tính số lượng giấy phép User CAL Standard licenses, bạn cần tính số lượng người dùng trên mạng bằng chức năng máy chủ. Phiên bản máy chủ không quan trọng.

Microsoft Exchange Server 2019 Standard CAL – License – 1 user CAL – Open License – Win – Single Language

Device CAL Enterprise

Exchange Server 2019 Device CAL Enterprise license được mua cùng với giấy phép Device CAL Standard để có quyền sử dụng chức năng máy chủ nâng cao từ một thiết bị cho bất kỳ số lượng người dùng nào. Để tính số lượng giấy phép Device CAL Enterprise cần thiết, bạn cần tính số lượng thiết bị trên mạng mà người dùng sử dụng chức năng máy chủ mở rộng. Phiên bản máy chủ không quan trọng.

Microsoft Exchange Server 2019 Enterprise CAL – License – 1 device CAL – Open License – Win – Single Language

User CAL Enterprise

Exchange Server 2019 User CAL Enterprise license của Exchange Server 2019 được mua ngoài giấy phép/User CAL Standard license để có quyền sử dụng chức năng máy chủ mở rộng cho một người dùng sử dụng bất kỳ số lượng thiết bị nào. Để tính số lượng giấy phép User CAL Enterprise license, bạn cần tính số lượng người dùng trên mạng bằng chức năng máy chủ nâng cao. Phiên bản máy chủ không quan trọng.

Microsoft Exchange Server 2019 Enterprise CAL – License – 1 user CAL – Open License – Win – Single Language

Yêu cầu hệ thống Microsoft Exchange Server 2019

VinSEP lấy thông tin Microsoft Exchange Server 2019 Standard làm tham chiếu:

Processor:
Intel processor that supports Intel 64 architecture
AMD processor that supports the AMD64 platform
Memory:
Mailbox role: at least 128GB is recommended
Edge Transport role: at least 64GB is recommended
Exchange Server 2019 supports up to 256 GB RAM
Paging file size:
25% of installed memory is recommended (e.g. for 64GB RAM use 16GB page file)
Disk space:
At least 30GB of free space on the drive where you’re installing Exchange
At least 200MB of free space on the system drive
At least 500MB on the drive containing the message queue database
Screen resolution:
1024 x 768 pixels (XGA) or higher
File system:
NTFS is required on partitions that contain the following types of files:
The System partition
Exchange binaries
Files generated by Exchange diagnostic logging
Transport database files (for example, the mail queue database)
Optionally, you can use ReFS on the partitions that contain the following types of files:
Mailbox databases and transaction logs.

Tổng quan Microsoft Exchange Server 2019 Enterprise

Phiên bản doanh nghiệp/Enterprise Edition được thiết kế cho các tổ chức lớn hơn có thể yêu cầu số lượng lớn hơn cơ sở dữ liệu hộp thư (mailbox databases). Phiên bản này hỗ trợ 1 đến 100 cơ sở dữ liệu hộp thư/mailbox databases.

Tính năng

Thích ứng với phong cách làm việc của bạn: Exchange giúp bạn cộng tác trên các tài liệu quan trọng và cung cấp cho bạn hộp thư đến tập trung ưu tiên các thư quan trọng và thích ứng với phong cách làm việc của bạn, vì vậy bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn – nhanh hơn.

Hộp thư đến thông minh: Nhận quyền truy cập vào hộp thư đến được cá nhân hóa hơn với các tính năng hữu ích và một cách thông minh hơn, có tổ chức hơn để xem và tương tác với email. Cải tiến tìm kiếm cung cấp cho bạn kết quả nhanh hơn và đầy đủ hơn. Với Add-ins, bạn có được khả năng tùy chỉnh và khả năng mở rộng mạnh mẽ, kết nối bạn với các dịch vụ hiện đại và các ứng dụng nội bộ của ngành kinh doanh.

Lập lịch mạnh mẽ: Sắp xếp thời gian của bạn với một hệ thống lịch vượt ra ngoài việc lên lịch cơ bản cho các cuộc hẹn và cam kết. Tự động nắm bắt các sự kiện từ email, chẳng hạn như chuyến bay và đặt phòng khách sạn, đồng thời nhận đề xuất về nơi gặp gỡ dựa trên vị trí của bạn.

Upgrade & downgrade Microsoft Exchange Server

Upgrading

Để được trợ giúp nâng cấp từ Exchange Server 2013 lên Exchange Server 2016, bạn có thể sử dụng tính năng dựa trên web của Microsoft

Bạn có thể sử dụng Bảo hiểm phần mềm/Software Assurance để nâng cấp/upgrade Exchange Server và các giấy phép/license liên quan lên bất kỳ phiên bản nào được phát hành trong hai năm Bảo hiểm phần mềm/Software Assurance của bạn có hiệu lực. Việc nâng cấp thực tế không phải diễn ra trong vòng hai năm đó. Bạn có thể nâng cấp bất kỳ lúc nào trong tương lai, miễn là Microsoft vẫn cung cấp phiên bản mới cho người dùng. Tuy nhiên, bạn không thể nâng cấp/upgrade lên các phiên bản mà Microsoft phát hành sau khi Bảo hiểm phần mềm/Software Assurance của bạn hết hạn.

Downgrading

Bạn có thể hạ cấp/downgrading Exchange Server xuống bất kỳ phiên bản nào mà Microsoft tiếp tục cung cấp tại Volume Licensing Service Center trên trang Tải xuống được Cấp phép của tổ chức bạn. Hạ cấp/downgrade không phụ thuộc vào Bảo hiểm phần mềm; đó là lợi ích của Volume Licensing.

Hướng dẫn trang bị bản quyền (license) Microsoft cho doanh nghiệp

Th11 26, 2020 | Microsoft

Mua và trang bị giấy phép phần mềm thông qua Microsoft Commercial Licensing khác với việc xin giấy phép phần mềm dạng hộp của kênh bán lẻ dành cho cá nhân. Bài viết sau hướng dẫn về trang bị bản quyền Microsoft cấp doanh nghiệp.

Bài viết liên quan: Tìm hiểu về bản quyền phần mềm của Microsoft dành cho doanh nghiệp

Tìm hiểu về: Tư vấn mua Microsoft 365 bản quyền cho doanh nghiệp

Giấy phép phần mềm bán lẻ thường được bán trong hộp và chứa phương tiện (định dạng CD-ROM hoặc DVD), hướng dẫn sử dụng, quyền truy cập vào hỗ trợ sản phẩm và Điều khoản cấp phép phần mềm của Microsoft. Điều khoản Cấp phép Phần mềm quy định cách phần mềm có thể được và không thể được sử dụng.

Phần mềm có được thông qua Cấp phép Commercial – Thương mại của Microsoft/Microsoft Commercial Licensing là giấy phép phần mềm chỉ cấp quyền sử dụng sản phẩm phần mềm của Microsoft. Các tổ chức có thể tiết kiệm chi phí về giá so với phần mềm đóng hộp bán lẻ khi họ tham gia vào chương trình Cấp phép Thương mại của Microsoft/Microsoft Commercial Licensing. Bằng cách có được giấy phép phần mềm thông qua Cấp phép số lượng lớn, các tổ chức chỉ trả tiền cho giấy phép phần mềm chứ không phải thêm chi phí khác. Microsoft Commercial Licensing cũng cung cấp Bảo hiểm phần mềm Software Assurance (SA), một chương trình đơn lẻ, tiết kiệm chi phí bao gồm các công nghệ, dịch vụ và quyền sử dụng độc đáo để giúp khách hàng triển khai, quản lý và sử dụng phần mềm và dịch vụ của Microsoft hiệu quả hơn. Bảo hiểm phần mềm SA chỉ có sẵn thông qua Cấp phép số lượng lớn (Microsoft Volume licensing) và được bao gồm trong một số thỏa thuận Cấp phép số lượng lớn và là một gói mua – tùy chọn.

Khi mua phần mềm thông qua thỏa thuận Cấp phép Thương mại/Microsoft Commercial Licensing của Microsoft, bạn có thể lựa chọn nhận bản quyền theo dạng media vật lý (thiêt bị như usb, DVD…) hoặc tải về.

Chương trình Cấp phép Thương mại/Microsoft Commercial Licensing được xác định theo quy mô và loại hình của tổ chức/doanh nghiệp, hai tiêu chí chính là chìa khóa quan trọng nhất để xác định chọn thoả thuận hợp lý cho tổ chức/doanh nghiệp.

Trang bị bản quyền Microsoft doanh nghiệp cần biết

Các loại hình của tổ chức/doanh nghiệp được áp dụng bao gồm:

• Tổ chức thương mại
• Tổ chức chính phủ.
• Tổ chức Giáo dục.
• Tổ chức Phi lợi nhuận.
• Đối tác viết phần mềm và triển khai dịch vụ. 

Quy mô của tổ chức/doanh nghiệp bao gồm:

• Có từ 5-250 người dùng hoặc thiết bị.
• Trên 250 người dùng hoặc thiết bị.
• Trên 500 người dùng hoặc thiết bị.

Doanh nghiệp/tổ chức dưới 250 người dùng/thiết bị

Đối với các tổ chức/doanh nghiệp dưới 250 thì Microsoft Open Agreement có các thoả thuận Open License và Open Value. Trong đó Open license giúp các tổ chức có thể mua lần đầu với 05 licenses và tiếp tục mua thêm khi phát triển hoặc cũng có một hệ thống tính điểm dựa theo danh sách sản phẩm thì cần tối thiểu đơn hàng được 500 điểm sẽ được nhận mức chiết khấu tốt hơn. Open Value bao gồm có Open Value subscription (OVS), hay OVS for education solution, và Open Value. Dạng subscribe hơn là acquire có nghĩa là thuê quyền sử dụng chứ không mua vĩnh viễn và Open Value là mua cho 5 thiết bị có lựa chọn mua thêm SA.

Đối với tổ chức/doanh nghiệp trên 250 người dùng/thiết bị

• Enrollment for Education Solutions (EES): dành cho khối giáo dục (all size – không phân biệt số lượng) để thuê quyền sử dụng phần mềm. Đặc biệt đây là dạng có lựa chọn student licensing option.
• Microsoft Products and Services Agreement (MPSA): dành cho doanh nghiệp có trên 250 nhưng không muốn tham gia EA vì SA chỉ là lựa chọn optional.
• Microsoft Select Plus: dành cho tổ chức chính phủ và giáo dục trên 250, có nhiều chi nhánh nhỏ nhưng muốn cấp phép phần mềm và dịch vụ cho bất kỳ đơn vị kinh doanh nào đó mà vẫn nhận được ưu đãi tiết kiệm giá giống như là một tổ chức duy nhất. Loại hình này không còn tiếp tục nên các tổ chức/doanh nghiệp không thể lựa chọn. 

Doanh nghiệp/tổ chức trên 500 người dùng/thiết bị

Đối với tổ chức/doanh nghiệp trên 500 Microsoft sẽ đề nghị các dạng thoả thuận Microsoft Enterprise Agreement (EA). Như cũng đã định nghĩa thì loại hình này sẽ giúp các loại hình tổ chức có những ưu đãi về giá cả tài chính, lẫn hỗ trợ triển khai và khắc phục. Mua đứt bản quyền hoặc có thể chỉ thuê quyền sử dụng, Perpetual hoặc Subscription.

Lựa chọn chương trình bản quyền phần mềm cho doanh nghiệp

Microsoft đưa ra nhiều thỏa thuận khác nhau để giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô quản lý cách họ mua giấy phép phần mềm. Các thỏa thuận này bao gồm tất cả quy mô từ các tổ chức nhỏ hơn với một số thiết bị / người dùng đến các tổ chức đa quốc gia quản lý hàng chục nghìn đơn vị máy khách và máy chủ.

Giảm giá khi mua số lượng lớn là lợi ích rõ ràng nhất của các thỏa thuận này, đồng thời cũng giúp các tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Theo dõi việc sử dụng phần mềm để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
• Triển khai các bản cập nhật và phiên bản mới, đặc biệt là trên thiết bị / người dùng.
• Tổ chức mua bản quyền phần mềm thông qua phương thức mua quản lý tập trung.
• Tất cả các tổ chức cũng có thể thuê phần mềm trên cloud qua Microsoft Online Subscription Program hoặc thông qua Đối tác Cloud Service Partner CSP.

Chương trình Enterprise Agreement: dành cho các tổ chức trên 500 thiết bị. Do tính chất của chương trình vượt quá phạm vi bài viết nên hình thức này thường được tư vấn trực tiếp.

Chuơng trình Open License Program: dành cho các tổ chức dưới 250 thiết bị và có ba tuỳ chọn Open Value, Open Value Subcription và Open License.

Như đã biêt ở trên, thì các tổ chức công ty, học thuật, tổ chức từ thiện và chính phủ có ít nhất năm thiết bị / người dùng để có được công nghệ mới nhất của Microsoft. Các dịch vụ này cung cấp chiết khấu số lượng lớn với chi phí trả trước tối thiểu và được cung cấp rộng rãi thông qua kênh đối tác trên toàn thế giới.

Các lợi ích chung chương trình của Microsoft luôn bao gồm:

• Tính đơn giản. Bắt đầu sử dụng các sản phẩm được cấp phép ngay sau khi đơn đặt hàng được đặt thông qua mô hình Giấy phép Mở thanh toán khi bạn di chuyển.
• Giá cả phải chăng. Cung cấp các tùy chọn thanh toán linh hoạt để một tổ chức có thể mở rộng ngân sách mua sắm phần mềm của mình hơn là trang bị giấy phép phần mềm hộp bán lẻ.
• Tính linh hoạt. Có nhiều đối tác trên toàn thế giới, toàn quốc, đảm bảo tổ chức luôn thuận tiện và nhanh chóng tiếp xúc với phần mềm.
• Giá trị. Quản lý giấy phép dễ dàng và thuận tiện thông qua Microsoft Commercial Licensing Service Center.
  

Là một trong ba chương trình của Open License Program, thì Open License là gói phổ biến ở thị trường Việt Nam. Chương trình này là một thoả thuận trong 2 năm nhằm giúp doanh nghiệp mua/trang bị lần đầu với 5 licenses. Chương trình này là phù hợp với các tổ chức mới và đang trong giai đoạn phát triển vì nó là mô hình thanh toán pay-as-you-go trả phí theo giá trị sử dụng.

Nếu một tổ chức đang mua nhiều các giấy phép phần mềm của Microsoft nhưng muốn tham gia mô hình pay-as-you-go, thì có một lựa chọn mua theo số lượng gọi là Open License volume purchase, cần cam kết có thời hạn hai năm với các nhóm sản phẩm để tính điểm. Khi đạt đủ số điểm cần thiết, thì bạn sẽ nhận được mức chiết khấu sâu hơn cho mỗi đơn vị, dẫn đến tiết kiệm đáng kể về chi phí giá.

Để tham gia vào tùy chọn Open License volume purchase, một tổ chức phải đáp ứng mức mua tối thiểu là 500 điểm. Điểm được xác định bởi kết hợp các sản phẩm phần mềm và số lượng giấy phép mà một tổ chức dự định mua. Vì Open License volume purchase sử dụng nhóm sản phẩm và điểm để tính lượng mua tối thiểu 500 điểm, điều quan trọng là phải hiểu nhóm sản phẩm và công thức điểm.

Nhóm sản phẩm này là tập hợp các sản phẩm phần mềm (Applications – ứng dụng , System – Hệ thống và Servers – Máy chủ) của Microsoft để đạt được chiết khấu giá theo khối lượng sâu hơn. Sau đây là một nhóm sản phẩm tính điểm số:

• Nhóm ứng dụng bao gồm các sản phẩm như bộ Microsoft Office, Microsoft Project, Microsoft Visio và Microsoft Visual Studio.
• Nhóm hệ thống bao gồm các bản nâng cấp hệ điều hành Windows như Windows 10 Pro và Windows 10 Enterprise.
• Nhóm máy chủ bao gồm các sản phẩm như phần mềm cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server Standard Edition và Microsoft Exchange Server.

Tư vấn mua bản quyền Windows 10

Giá trị điểm được gán cho mỗi sản phẩm được cấp phép như sau:

• Microsoft Office Professional Plus nhận được 4 điểm. 
• Windows Server Standard có giá trị 15 điểm.

Bằng cách cộng số điểm kiếm được, một tổ chức có thể xác định xem họ có đáp ứng yêu cầu mua hàng tối thiểu hay không. Ví dụ đơn giản bạn mua 1 sản phẩm duy nhất có trong danh sách sản phẩm của Microsoft như là Office Professional Plus và có số lượng đủ để được 500 điểm thì bạn sẽ nhận được một mức chiết khấu cộng thêm.

Hiện tại Microsoft không còn công bố bảng danh sách các giá trị điểm, để chuyển đổi chương trình Open License sang chương trình mới hơn là Cloud Service Provider.

Open Value & Open Value Subcritpion

Open Value là chương trình cần cam kết sử dụng trong 3 năm bao gồm có gói bảo hiểm phần mềm SA. Sẽ có thêm hai lựa chọn thoả thuận với doanh nghiệp, dựa trên một số sản phẩm Desktop operating system, Microsoft Office applications, và CAL Suites. Là những sản phẩm thường phát sinh tăng giảm sau dựa vào mức độ phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, sẽ là lựa chọn thoả thuận cho phép mở rộng thêm hoặc không phát sinh môi trường IT.

Open Value Subscription tương tự như Open Value nhưng linh hoạt hơn trong thanh toán vì đối tác / doanh nghiệp chỉ trả một khoản phí thấp hơn việc mua trọn bản quyền, vì chỉ là thuê quyền sử dụng phần mềm. Một số lợi ích có được bao gồm:

• Tiết kiệm thêm trong năm đầu tiên nếu tổ chức có phiên bản hiện tại hoặc trước đó của các sản phẩm được cấp phép toàn tổ chức.
• Tùy chọn để thêm các sản phẩm được cấp phép toàn tổ chức mà một tổ chức đã chọn trên các thiết bị / người dùng mới trong suốt năm mà không phải trả thêm phí cho năm đó.
• Thanh toán thấp hơn qua các năm do số lượng máy tính để bàn của tổ chức giảm.

Tổng hợp nhanh các thoả thuận của Open License Program:

Nguồn tham khảo từ Microsoft:

• Microsoft Volume Licensing
• Enterprise Agreement 
• Open programs 
• Microsoft Products and Services Agreement 
• Select Plus

Tìm hiểu về bản quyền phần mềm của Microsoft dành cho doanh nghiệp

Th11 26, 2020 | Microsoft

Ở Việt Nam, nhiều người vẫn hiểu đây là việc mua và bán bản quyền cho phép sử dụng phần mềm giữa người dùng và hãng sản xuất. Đối với Microsoft, họ gọi đây là dạng Agreement – thoả thuận cấp phép nhanh chóng. Là một dạng hợp đồng đơn giản, vô thời hạn để Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm và dịch vụ của họ.

Bài viết liên quan: Hướng dẫn trang bị bản quyền (license) Microsoft cho doanh nghiệp

Tìm hiểu về: Tư vấn mua Microsoft 365 cho doanh nghiệp

Microsoft sẽ tạo điều kiện dễ dàng trong việc mua và quản lý sản phẩm & dịch vụ một cách hợp lý, linh hoạt và tối ưu được lợi ích cho việc đầu tư của doanh nghiệp.

Vì vậy, Microsoft không dừng lại ở việc bán mà còn cung cấp các công cụ & hỗ trợ quản lý cho bên mua, cũng như tính linh hoạt để giúp doanh nghiệp thích ứng với các thay đổi nhanh chống của môi trường kinh doanh.

Từ đó, Microsoft đưa ra các chương trình phù hợp với từng đối tượng, theo ngành nghề, theo tổ chức – loại hình doanh nghiệp, hay quy mô. Khác với cá nhân, doanh nghiệp sẽ có từ một đến vài thiết bị, và có doanh nghiệp có trên hàng ngàn/nghìn thiết bị. 

Microsoft có chương trình Volume Licensing – cấp phép theo số lượng bao gồm như:

1. Enterprise Agreement (EA).
2. Open programs.
3. Microsoft Product and Service Agreement (MPSA).
4. Select Plus.

Trong khuôn khổ bài viết này, VinSEP sẽ tập trung trình bày về EA, Open Programs và thông tin Software Asurrance.

Microsoft Enterprise Agreement (EA)

Microsoft Enterprise Agreement (EA) là một dạng thoả thuận có lợi cho các tổ chức/doanh nghiệp có trên 500 người dùng hoặc thiết bị và mong muốn có một chương trình cấp phép số lượng lớn dễ quản lý, giúp mua giấy phép phần mềm và dịch vụ một cách linh hoạt trên một thỏa thuận.

Lợi ích của EA: 

1. Tối ưu cho đầu tư

Mức giá tốt nhất, bao gồm ưu đãi, giảm giá, khuyến mãi và các lợi ích khác được đưa đến cho doanh nghiệp cho sản phẩm & dịch vụ công nghệ đám mây và máy chủ.

• Tiết kiệm tối đa khi triển khai nền tảng IT platform – nền tảng CNTT thông dụng tổ chức (lớn).
• Nhận hỗ trợ kỹ thuật 24×7, planning services, đào tạo về kỹ thuật và người dùng cuối cũng như các công nghệ độc đáo với SSoftware Assuance (SA) – Bảo hiểm phần mềm.
• Giảm thiểu chi phí trả trước và lên ngân sách sẵn thông qua việc chốt giá trước, sau đó phân kỳ thanh toán trong ba năm.

2. Linh hoạt

Thích ứng với bối cảnh công nghệ đang phát triển nhanh chóng, cập nhật các phiên bản mới nhất của phần mềm.

• Microsoft đáp ứng tất cả các yêu cầu riêng của mọi tổ chức dựa trên nhu cầu về công nghệ và quy mô.
• Tự động tiếp cận các công nghệ và phần mềm mới nhất với Software Assuance (SA)  – Bảo hiểm phần mềm .
• Lựa chọ phần mềm dạng on-prem hay on-cloud hoặc kết hợp cả hai một cách thoải mái.

3. Dễ quản lý

Trực quan quản lý giấy phép với chỉ một thỏa thuận cho cả tổ chức.

• Đơn giản khi mua hàng, biết trước khoản thanh toán thông qua một thỏa thuận dành cho các  phần mềm và dịch vụ đám mây.
• Quản lý bản quyền trong suốt thời hạn thỏa thuận, hoặc gián tiếp với các đối tác uỷ quyền của Microsoft hoặc trực tiếp với đại diện của Microsoft.
• Chuyển sang mô hình cấp phép cho theo user, đơn giản hóa việc cấp phép mà không cần kiểm đếm số lượng thiết bị.

Như vậy Enterprise Agreement (EA) là một dạng thoả thuận cho tổ chức có đủ điều kiện, và khi đầu tư thì sẽ nhận được các lợi ích tối đa:

• Lớn trên 500 thiết bị/người.
• Nhận Giảm giá từ 15-45% giúp giảm chi phí đầu tư.
• Khi cam kết sử dụng gói sản phẩm cloud và ít nhất 1 server, sẽ được tối đa giảm giá (SCE).
• Đặc biệt, nhận hỗ trợ tài chính, chia nhỏ khoản thanh toán trong thời gian 3 năm.
• Hỗ trợ trong quá trình sử dụng thông qua Software Assuance (SA) với đội Premier Support được chỉ định và Digital advisory.

Thuật ngữ True-up là gì? True-up là một dạng hỗ trợ khi tổ chức có cập nhật thêm tình hình về sản phẩm, người dùng, và thiết bị trên thoả thuận EA khi cần thiết.

Như vậy chúng ta vừa đi qua một dạng thoả thuận bản quyền dành cho các tổ chức/doanh nghiệp có trên 500 thiết bị hoặc nhân viên. Bất kỳ một tổ chức nào đủ điều kiện về số lượng thì nên tham gia ký thoả thuận. Ở Việt Nam, các tổ chức này thường là ngân hàng, bệnh viện, các tổ chức nhà nước và các công ty đa quốc gia có nhiều chi nhánh trên toàn quốc.

Microsoft Open Programs

Microsoft Open programs cũng là một dạng thoả thuận cấp phép, các chương trình cấp phép mang tên Open License và Open Value. Các chương trình này là một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí để các tổ chức vừa và nhỏ có được công nghệ mới nhất của Microsoft. Đối với Open License, điều kiện đầu tiên là doanh nghiệp cần mua ít nhất 5 bản quyền phần mềm cam kết thời hạn 2 năm. Đới với Open value cũng gần tương tự như Enterprise Agreement (EA) nhưng dành cho doanh nghiệp nhỏ hơn, và có thời hạn cam kết 3 năm và việc thoả thuận này sẽ tiến hành với các đối tác của Microsoft.

Microsoft Select Plus, cũng là dạng thoả thuận dành cho tổ chức và doanh nghiệp có từ 250 thiết bị. Thoả thuận này cũng đi kèm với gói Software Assurance (SA) trong thời hạn 36 tháng. Nhưng chương trình này đã tạm thời ngừng nên chúng tôi sẽ không tiếp tục đề cập đến.

Software Assurance là gì?

Software Assuance Đây được xem là một dạng hỗ trợ của Microsoft cho khách hàng khi đầu tư cho sản phẩm của hãng trong quá trình sử dụng. Tổ chức/doanh nghiệp sẽ nhận được những công nghệ mới nhất, hỗ trợ triển khai, quản lý nhằm sử dụng phần mềm hiệu quả nhất. Tìm hiểu thêm về Software Assuance

Xuất phát từ việc đáp ứng nhanh nhạy với sự thay đổi về công nghệ cũng như nhu cầu về công nghệ của người dùng đối với các thiết bị và môi trường làm việc. Software Assurance (SA) mang đến nhiều lợi điểm cho doanh nghiệp đối với việc đầu tư cho công nghệ thông tin. Đây là một chương trình bao gồm những công nghệ & dịch vụ duy nhất, giúp khách hàng có các quyền triển khai và quyền quản lý phần mềm  Microsoft một cách hiệu quả nhất. Software Assurance (SA) giúp doanh nghiệp luôn được cập nhật các bản mới nhất, hỗ trợ nhanh nhất. 

Như vậy có thể hiểu Software Assurance (SA) giúp doanh nghiệp  không tốn chi phí khi có những phiên bản phần mềm mới,  cải thiện năng suất vì được sử dụng tất cả các đặc tính của phần mềm, nhận tư vấn trực tiếp từ các tư vấn viên của hãng, nâng cao năng suất người lao động với các khoá đào tạo.

Mua Software Assurance (SA) bất cứ khi nào khi bạn đã có thoả thuận Open License, tuy nhiên Software Assurance (SA) chỉ tính theo thời hạn còn lại của thoả thuận đó. Và phải mua cho 2 năm đầu tiên của thoả thuận. Mua thông qua kênh đại lý của hãng. Sau khi có thông tin từ đối tác hãng sẽ gửi email hướng dẫn cho tổ chức vào VLSC để ký kết thoả thuận trực tuyến – online.

Software Assurance (SA) cũng cho phép thêm các sản phẩm bán lẻ hợp lệ OEM hay FPP để tính điểm chương trình khuyến mãi.

Giá Software Assurance (SA) chia thành hai mức độ, 5 license cho đơn hàng đầu tiên ở mức chiết khấu khởi điểm và chiết khấu cao hơn nếu đơn hàng đủ 500 điểm.

SA mang lại các lợi ích nhằm tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả kinh doanh bao gồm:

• Mở rộng bản quyền máy chủ server khi dùng on-prem và on-cloud
• Duy trì tính sẵn có đối với hệ thống IT vơi hỗ trợ nhanh
• Quản lý máy ảo từ nhiều thiết bị hay địa điểm
• Các tính năng về disaster recovery và availability.
• Đáp ứng được các nhu cầu làm việc tại nhà và bên ngoài.

Để mua được SA thì thường mua cùng với các thoả thuận bản quyền dành cho khối/đối tượng thương mại. Có thể hiểu là một lựa chọn đi kèm với các thoả thuận có chương trình bán hàng dành cho tổ chức/doanh nghiệp như EA, OL, OV đã nêu ở trên.

Khi đã có SA thì một số quyền lợi có thể thấy như sau:

• New Version right: Cập nhật mỗi khi có version mới.
• Servers Self Hosted Applications: Kết hợp phần mềm của doanh nghiệp với phần mềm Microsoft (Software as a hosted service).
• Microsoft Desktop Optimization Pack: Liên quan đến ảo hoá.
• License Mobility: có SA thì linh hoạt triển khai phần mềm trên on-prem hay on-cloud đều được phép.
• Office Online  services and Office Online Server: dạng sử dụng trên trình duyệt web trong môi trường on-prem.
• Enterprise source licensing: xem source code của Windows để tự dev và support.
• Office  roaming: sử dụng office từ xa trên các remote desktop ảo.
• Windows virtual desktop: Sử dụng windows ảo nhiều phiên bản.
• Planning Services: thông qua các đối tác uỷ quyền hoặc chính Microsoft sẽ giúp doanh nghiệp triển khai kế hoạch CNTT.
• Home use program: cho phép nhân viên công ty mua O365 sử dụng mục đích cá nhân.
• Problem Resolution Support: hỗ trợ qua điện thoại hoặc email cho mọi vấn đề.
• Microsoft Dynamics CustomerSource: công thông tin về sản phẩm và dịch vụ với các tài liệu hỗ trợ.
• Server Disaster Recovery Rights: cung cấp license backup cho server patching, testing, virtual machine.
• Step up Licensing: nâng cấp bản quyền phần mềm từ gói thấp sang gói cao với mức giá thấp.
• Spread Payment: cam kết thanh toánh 3 đợt thay vì trả một lần.

Lợi ích của Software Assurance (SA) theo sản phẩm:

Như vậy có thể thấy Microsoft có những dạng thoả thuận phù hợp cho doanh nghiệp từ nhở đến lớn tại thị trường Việt Nam và chia nhỏ ra thành 3 thoả thuận bao gồm Open Program(5-250), Select Plus (250+) và EA (500+). Các thoả thuận đều nhằm giúp tổ chức/doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và linh hoạt trong việc đầu tư bản quyền phần mềm.

Trãi qua 20 năm, chương trình Open Program dành cho nhóm khách hàng vừa và nhỏ, Microsoft đã có sự thay đổi với Open License (không bao gồm Open value) với các dạng bản quyền vĩnh viễn sẽ chuyển sang hình thức thương mại mới trong chương trình Cloud Solution.

Provider (CSP) dành cho đối tác vào tháng 01 năm 2021. Các doanh nghiệp yêu thích chương trình Open license sẽ tiếp tục được gia hạn đến hết 2021, các license mới sẽ chuyển qua làm việc với kênh đối tác CSP. Đây là một dạng thoả thuận mới Microsoft customer Agreement thông qua kênh đối tác uỷ quyền để cấp bản quyền đến tổ chức và doanh nghiệp nhưng vẫn giữ các tiêu chí về bản quyền của hãng.

Nguồn tham khảo từ Microsoft:

• Enterprise Agreement 
• Open programs 
• Microsoft Products and Services Agreement 
• Select Plus