Làm thế nào nhân viên có thể duy trì động lực và năng suất trong khi làm việc từ xa trong cuộc khủng hoảng COVID-19?

Th3 26, 2020 | Xu Hướng & Thị Trường

Tránh đại dịch nên rất nhiều công ty đã cho nhân viên làm việc từ xa (tại nhà), thách thức là các nhà lãnh đạo nhóm phải đảm bảo các thành viên trong nhóm của họ vẫn làm việc hiệu quả, có động lực và tham gia và tránh tình trạng trốn việc.

Năm ngoái, Buffer, một công ty chuyên về nội dung truyền thông xã hội, đã khảo sát 2.500 nhân viên từ xa về những lợi ích và thách thức liên quan đến việc làm từ xa. Thách thức số một, ở mức 22%, là khả năng rút phích cắm sau khi làm việc. Trong khi đánh giá cao thống kê này, tôi nghi ngờ nhiều nhân viên làm việc ở văn phòng thường xuyên mang laptop về nhà cũng có thể bị vấn đề này. Vị trí thứ hai trong danh sách, ở mức 19%, là sự cô đơn, theo sát là sự hợp tác và / hoặc giao tiếp ở mức 17%.

Là một người làm việc từ xa, tôi đánh giá cao những thách thức và hiện tôi đang chia sẻ văn phòng tại nhà với vợ tôi. Cô chỉ làm việc từ xa trong những dịp đạc biệt và chắc chắn là nạn nhân của việc không thể rút phích cắm ngay cả trong hoàn cảnh bình thường. Làm việc tại hai cơ sở riêng biệt – đôi khi ở cả hai trong cùng một ngày – có nghĩa là cô ấy được trang bị đầy đủ như một nhân viên di động và máy tính xách tay của cô ấy trở về nhà mỗi đêm khi vòng hai công việc của cô ấy thường bắt đầu. Tuy nhiên, trong tình hình hiện tại, màn hình và bàn phím cũng đã về nhà!

Bây giờ tôi đang trải nghiệm chia sẻ văn phòng nhà từ xa của tôi; ngoài bàn phím rất ồn ào đang được sử dụng phía sau, nó còn là một thời gian rất thú vị. Tôi đang nghe những thách thức của vợ tôi, các thành viên khác trong nhóm, một trong số họ đang phải vật lộn với việc chăm sóc trẻ em, một người khác không có kết nối và nhiều người khác với các loại vấn đề mà người ta có thể mong đợi.

Tuy nhiên, có một tinh thần đồng đội mà tôi có thể nghe thấy, và một ví dụ tuyệt vời về điều này là một trong những đứa trẻ đồng nghiệp của cô ấy có một sinh nhật vào ngày mai; vì chúng tôi đang ở trong khu vực hạn chế đi lại, nên bữa tiệc đã bị hủy. Sáng kiến ​​và công nghệ tốt có nghĩa là có một buổi hát chúc mừng sinh nhật ảo được lên kế hoạch qua hệ thống hội nghị truyền hình video của tổ chức và tất cả trẻ em sẽ tham dự đều được mời. Chính những hành động như thế này sẽ giữ cho động lực và tinh thần của nhân viên cao, sẽ dẫn đến năng suất cao hơn.

Tạo môi trường phù hợp cho những người có thể là nhân viên từ xa lần đầu là vô cùng quan trọng đối với nhân viên, phúc lợi và năng suất của công ty. Tôi đề nghị có một chiến lược và tôi khuyên bạn nên xem xét:

• Mong mọi người sẵn sàng cho công việc; tắm rửa và mặc quần áo giúp mọi người hiểu rằng họ sẽ bắt đầu làm việc.
• Nếu có thể, khuyến khích mọi người tạo ra một không gian văn phòng đặc biệt; cố gắng ngồi vào bàn hoặc bàn trong một chiếc ghế thông thường. Điều này cũng tạo ra một môi trường nơi những người khác trong nhà sẽ tôn trọng bạn mà bạn đang làm việc. Ví dụ: Nằm dài trên ghế sofa là dành cho Netflix.
• Lịch trình ngày làm việc bình thường nên được duy trì nếu có thể; nếu công việc thường bắt đầu từ 8-10 giờ sáng và bữa trưa ở đâu đó trong khoảng 12-2 PM, thì hãy cố gắng duy trì lịch trình này. Thói quen tốt
• Kinh nghiệm của riêng tôi, trong những trường hợp bình thường, là tôi dành 30 phút ra ngoài vào giờ ăn trưa. Tôi đi đến cửa hàng, lấy một tách cà phê hoặc đi bộ xung quanh tòa nhà. Việc thư giản sẽ cải thiện năng suất vào buổi chiều.
• Đồng ý trên một nền tảng giao tiếp duy nhất bên ngoài hệ thống email thông thường, một nền tảng ít trang trọng hơn và cung cấp một kiểu giao tiếp bình thường hơn, ví dụ như Slack, Zoom, Teams hoặc một trong nhiều nền tảng giao tiếp hoặc trò chuyện khác có sẵn.
• Bắt đầu một ngày với việc đăng ký nhóm và dành 15 phút để liên lạc với chương trình nghị sự hôm nay với nhóm để đảm bảo họ có thông tin và tài nguyên cần thiết để đạt được kết quả mong đợi. Điều này cũng có lợi ích là cho mọi người một lịch trình khi nào bắt đầu ngày mới.
• Giữ thông tin liên lạc trên nền tảng đã thỏa thuận, theo dõi các đồng nghiệp không tham gia và tiếp cận với họ.
• Donr micromanage, tập trung vào bức tranh lớn hơn về kết quả cuối cùng, và tránh việc trông trẻ hoặc hống hách. Khi mọi người thích nghi với sự sắp xếp làm việc mới, năng suất có thể bị ảnh hưởng – nhưng với sự lãnh đạo và hướng dẫn đúng đắn, thực tế là năng suất rất có thể sẽ tăng lên do ít phiền nhiễu hơn.
• Nếu bạn có một số nhân viên là những người làm việc từ xa có kinh nghiệm, hãy sử dụng kiến ​​thức của họ như những người cố vấn cho những người tìm thấy môi trường đầy thách thức.
• Tạo các bữa ăn trưa nhóm ảo tùy chọn để các cuộc thảo luận tương tác xã hội diễn ra trong văn phòng có thể tiếp tục như bình thường.
• Khi đạt được mục tiêu trong ngày, hãy nhấn chuông, khuyến khích mọi người hạ dụng cụ và dành thời gian cho gia đình hoặc bạn bè hoặc tập thể dục (quy tắc khóa cho phép).

Là một nhân viên từ xa có kinh nghiệm, nếu được hỏi về khuyến nghị quan trọng nhất, đó sẽ là một thói quen và liên tục với các đồng nghiệp. Nhiệm vụ ở đầu danh sách của riêng tôi là có được một bàn phím ít ồn hơn cho vợ tôi!

Theo Tony Anscombe | ESET Blog

Làm việc từ xa mùa dịch Corona & những điều bạn cần biết

Th3 26, 2020 | Xu Hướng & Thị Trường

Nhằm trách dịch Coronavirus, nhiều doanh nghiệp đã chuẩn bị tinh thần cho nhân viên làm việc ngoài công ty. Chúng ta có những ghi chú cần thiết để thực hiện chiến dịch staysecure bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

1. Những thiết lập ban đầu dễ dàng cho nhân viên

Bao gồm thiết lập thiết bị, và các kết nối quan trọng như Mail, các dịch vụ ứng dụng nội bộ theo bộ phận mà người nhân viên IT không cần phải hỗ trợ thêm cho các remote users. Hoặc tạo kênh giao tiếp hỗ trợ giúp người nhân viên tự thực hiện.

2.Kiểm tra lại thiết bị đã được bảo vệ chưa

Kiểm tra cơ bản cấu hình thiết bị, phần cứng phần mềm đã được cập nhật phiên bản mới nhất. Chắc chắn thiết bị đã được trang bị phần mềm bảo mật.

3. Mã hóa dành cho các thiết bị

Kiểm tra xem thiết bị đã đang trang bị mã hóa dữ liệu đề phòng để mất, đánh cắp, hoặc để quên.

4. Kiểm tra đã thiết lập kết nối an toàn vào hệ thống nội bộ của công ty

Thông thường sẽ sử dụng mạng ảo (VPN) để bảo bảo tất cả dữ liệu được truyền tải từ nhà đến văn phòng phải được bảo vệ an toàn. Phải xác định nhân viên hiểu rõ tính năng VPN này để đảm bảo việc truy cập được bảo mật tối đa.

5. Thiết lập các bước kiểm tra và an toàn khi duyệt thư điện tử

Đây là cơ hội kẻ gian sẽ phising khi sự tiếp xúc giữa các đồng nghiệp bị hạn chế. Vì vậy cần phải đảm bảo nhân viên nắm vững các bước kiểm tra để tránh không gặp phải kẻ giả danh.

6. Thiết lập tính năng Web Filtering.

Nhằm đảm bảo người dùng truy cập những trang web an toàn mà không bị các trang chữa mã độc hại tấn công.

7. Thiết lập lưu trữ dữ liệu qua cloud.

Cloud giúp lưu trữ dữ liệu để có thể làm việc khắp nơi với nhiều thiết bị khác nhau. Vì vậy khả năng để dữ liệu lên cloud không được bảo vệ cũng gây tổn hại. Ít nhất người nhân viên phải biết sử dụng phương xác thực authenticate.

8. Kiểm soát thiết bị ngoại vi và các thiết bị lưu trữ di dộng

Sao chép dữ liệu qua các thẻ USB hoặc ổ cứng di dộng cũng có thể gây hại cho thiết bị của nhân viên. Hãy chắc chắn bật tính năng kiểm soát các loại thiết bị này khi được kết nối.

9. Kiểm soát thiết bị di dộng

Một số doanh nghiệp đã hỗ trợ truy cập hệ thống nội bộ cho thiết bị di dộng, hãy kiểm tra đã bật tính năng quản lý và bảo vệ cho các thiết bị di dộng trên cổng quản lý của doanh nghiệp.

10. Chắc chắn nhân viên biết cách báo khi có sự cố

Chắc chắn người dùng có được số điện thoại hotline hoặc email của bộ phận IT để họ biết cách thông báo khi gặp sự cố khẩn cấp.

11. Chắc chắn kiểm soát được các nhân viên có khả năng IT cơ bản.

Xác định những nhân viên có khả năng về IT để kiểm soát, tránh họ dùng những phần mềm không an toàn để tự khác phục sự cố gây lộ thông tin công ty.

Một số thao tác thực tế dành cho nhân viên

1. Đổi mật khẩu wifi và modem tại nhà.
2. Sử dụng các mật khả mạnh và khác nhau cho mỗi tài khoản và thiết bị
3. Cập nhật tất cả thiết bị, ứng dụng và hệ điều hành mới nhất.
4. Tắt chức năng WPS trên hệ thống mạng tại nhà.
5. Chắc chắn không ai theo dõi bạn phía sau khi bạn đăng thực hiện các bước đăng nhập.
6. Chắc chắn không ai biết hoặc có thể sử dụng thiết bị của bạn khi vắng mặt.