Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams

Bài viết hướng dẫn sử dụng phần mềm Teams miễn phí, để tham gia các buổi học hoặc buổi họp trực tuyến. Phần 1 sẽ bao gồm:

• Tải phần mềm Teams (đi tới)
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm Teams (đi tới)
  • Đăng ký tài khoản lần đầu
  • Đăng nhập sử dụng
• Các thao tác cơ bản (đi tới)
  • Làm quen với các nút chức năng
  • Cách tạo một buổi họp
  • Cách kết bạn bè

Nếu muốn sử dụng phần mềm Teams, bạn phải có Email hoặc số điện thoại. Tải Teams và đăng ký sử dụng. (Tương tự như việc đăng ký Zalo cũng cần email hoặc số điện thoại. Tải Zalo và đăng ký sử dụng)

ĐỐI TƯỢNG – THIẾT BỊ – ĐƯỜNG TRUYỀN

Đối tượng sử dụng Microsoft Teams Miễn Phí

Giáo Viên – Học Sinh – Sinh Viên. Nhân viên văn phòng – Người lao động. Bao gồm các đối tượng sẽ tham gia dạy và học. Hay muốn sử dụng phương tiện miễn phí để liên lạc, trao đổi nhóm trong công việc. Hoặc các doanh nghiệp chưa kịp trang bị Microsoft Teams. Teams chia ra thành hai đối tượng:

1. Xác định danh tính người sử dụng Teams. Dùng địa chỉ email để đăng ký sử dụng Teams
2. Không xác định danh tính người sử dụng Teams. Không đăng ký sử dụng, chỉ đặt tên mỗi khi cần tham gia sử dụng Teams.

Để sử dụng Teams “ổn định” & “lâu dài” bạn cần đăng ký sử dụng với danh tính rõ ràng.

• Nếu chưa có địa chỉ email, hãy tạo cho mình một email miễn phí của Microsoft (Link đăng ký).
  • Chọn Get a new email address, sẽ xuất hiện bước tiếp theo như hình bên dưới

• Nếu bạn đã có địa chỉ email, như yahoo.com, gmail.com. hoặc của Microsoft có Outlook.com và Hotmail.com.
  • Tiến hành đăng ký sử dụng, tham khảo thêm hướng dẫn 4.1 và 4.2 bên dưới

Sau khi hoàn đăng ký, bạn sẽ có được địa chỉ email miễn phí. Bạn còn cần một bước đăng ký sử dụng phần mềm Teams (hướng dẫn trong phần kế tiếp)

Thiết bị cần thiết để sử dụng Microsoft Teams Miễn Phí

• Máy tính Desktop PC và Macbook
• Điện thoại thông minh và máy tính bảng
• Trình duyệt Chrome, Safari, ứng dụng iOS trên AppStore và Android Google Play.

Đối với điên thoại thông minh và máy tính bảng sẽ đòi hỏi quyền cài đặt Teams trên Store.

Tốc độ đường truyền cần thiết để sử dụng Microsoft Teams Miễn Phí

Ngoài 3 yếu tố trên, thì cấu hình của thiết bị cũng là một vấn đề ảnh hưởng tốc độ truy cập. Thiết bị quá cũ có hệ điều hành không còn được hỗ trợ sẽ không thể truy cập và sử dụng Teams.

TẢI PHẦN MỀM TEAMS

Để sử dụng bạn có thể lựa chọn Tải hoặc cài đặt Teams, hoặc chỉ muốn sử dụng một lần không cài đặt.

Đối với các bạn có ý địn cài đặt để sử dụng lâu dài tham khảo các cách liệt kê như sau:

Cách 1: Tìm và tải phần mềm Teams

Trên Desktop PC và Macbook

Truy cập Link tải sản phẩm trên máy tính PC/Desktop:

https://www.microsoft.com/en-ww/microsoft-teams/download-app

(Bấm vào nút download/tải như minh họa)

Trên điện thoại thông minh và máy tính bảng

Vào App Store hoặc Play Store nhập “Microsoft Teams” vào khung tìm kiếm. Chọn cài đặt hoặc tải, sau khi thành công sẽ là Open/Mở

Link tải App Store (iOS): https://apps.apple.com/vn/app/microsoft-teams/id1113153706

Link tải Play Store (Android): https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.teams

Cách 2: Tải khi nhận được lời mời tham dự

Khi bạn nhận được một email mời tham dự meeting, hoặc có bạn chat chia sẻ link meeting. Trình duyệt web của bạn sẽ như hình minh họa. Một cửa sổ nhỏ thông báo bạn có muốn mở với ứng dụng Teams? Ở đây chúng ta chưa có nên sẽ chọn nút Cancel.

Tiếp tục chọn khung đầu tiên “Download the Windows app” tới đây bạn sẽ quay cách 1.

Tương tự khi bạn sử dụng điện thoại và máy tính bảng thì cũng có 3 khung lựa chọn như trên. Hệ thống sẽ đưa bạn vào store để cài đặt.

Những bạn chỉ muốn sử dụng một lần thì chọn khung ở giữa “Continue on this browser“

Như vậy các vừa xong việc tải và cài đặt phần mềm Teams.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CƠ BẢN PHẦN MỀM TEAMS

Đăng nhập – Đối với người sử dụng một lần

Các bạn chỉ cần nhập tên hiển thị trước khi tham gia / join vào buổi meeting.

Sau khi chọn đăng nhập, có một số meeting, bạn phải vào sảnh chờ. Khi đó, người tổ chức cần admit / đồng ý cho bạn vào phòng họp.

Đăng nhập – Đối với người có tài khoản email

Bước 1: Đăng ký sử dụng Teams với Email miễn phí

• Truy cập: https://products.office.com/microsoft-teams

Bước 2: Nhập địa chỉ email và chọn Next.

Bước 3: Bước khai báo mục đích sử dụng.

• School dùng cho học tập.
• Friends, Family cho cá nhân và gia đình.
• Work cho làm việc và kinh doanh.

Tiếp đến chọn Next.

Bước 4: Đăng ký sử dụng Teams

Bước 4.1

Nếu email của bạn là Yahoo hoặc Gmail

• Bạn cần thực hiện thêm các bước đăng ký và tạo mật khẩu “Create Account” & “Create Password”.
• Bạn cần kiểm tra email để lấy mã code và nhập mã xác thực này vào.

Nếu email miễn phí của bạn là của Microsoft Outlook và Hotmail, thì bỏ qua bước 4.1 này.

Bước 4.2

• Đơn giản chỉ nhập mật khẩu và điền thêm thông tin còn thiếu.
• Chọn Thiết lập “Setup Teams”

Bây giờ bạn đã có thể đăng nhập và bắt đầu sử dụng Teams.

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN BƯỚC ĐẦU SỬ DỤNG TEAMS

Sau khi đăng nhập vào tài khoản, bạn cần tìm hiểu và làm quen các nút chức năng. Phía trên đã giới thiệu các nút chức năng khi đăng nhập để tham dự Meeting.

Khi không có meeting cần làm quen các chức năng sau:

Chức năng Chat – Trò chuyện

Tương tự như các phần mềm chat khác như Zalo, Messenger .v.v. Giúp trò chuyện với người dùng định danh khác.

Chức năng Teams – Nhóm

Nhóm trong Teams là gì?

• Khi tài khoản của bạn được gia nhập vào một Team/Nhóm cho một mục đích. Ví dụ: Lơp tiếng anh ngoại khóa, giảng viên sẽ mời bạn vào nhóm – tên nhóm English For Today. Hoặc bạn là nhóm kinh doanh tên nhóm – Thời trang Online.
• Nhóm có thể riêng tư hoặc công khai (Private hay Public) tùy vào người lập nhóm (owner). Bạn tham gia với tư cách là thành viên – khách mời.
• Lời mời gia nhập từ người lập nhóm, có dạng link ví dụ: https://teams.microsoft.com/l/channel/ký-tự-mã-hóa-nhóm. Hoặc lời mời được gửi vào inbox địa chỉ email của bạn. Chấp nhận để gia nhập nhóm.

Sau khi gia nhập thành công, chọn biểu tượng trên góc phải màn hình Teams để kiểm tra (Guest)

Lịch – Calendar tạo Meeting

Giúp lên lịch và tham gia các buổi họp với chức năng Meet Now và New Meeting

• Meet Now là tạo cuộc họp nhanh, ngay lập tức với bạn bè.
• New Meeting là tạo cuộc họp bằng cách lên lịch theo thời gian dự kiến trước.

Sau khi hoàn tất bạn sẽ nhận được thông báo bảng màu xanh bên dưới. Thiết lập thêm Meeting options nếu cần.

Bạn có thể quay lại màn hình Lịch – Calendar để Edit thay đổi hoặc sao chép link mời họp.

Ngoài ra, để tìm bạn bè bằng cách đồng bộ danh bạ, hoặc gửi link liên kết của bạn cho bạn bè.

Kết thúc hướng dẫn sử dụng Teams miễn phí, hãy thử thao tác nhanh với Teams

• Đón xem phần 2 các hướng dẫn cho “Teams dành cho doanh nghiệp“.
• Giải thích thuật ngữ thường dùng trong Teams
• Tham khảo thêm khi tư vấn mua phần mềm Teams hoặc liên hệ trực tiếp.