Phần mềm Microsoft 365 Desktop kết hợp Mail Merge Toolkit tối ưu nhu cầu email hàng loạt tại Doanh Nghiệp. Cùng VinSEP.com xem qua các thủ thuật có ích cho người dùng văn phòng này.
Tính năng Mailings kết hợp Mail Merge Toolkit
Là “phối thư” cho phép tạo một loạt tài liệu giống nhau gồm các thông tin cá nhân cho từng người nhận khác nhau. Ví dụ: Một mẫu thư chứa quảng cáo sản phẩm, được gửi lần lượt từng email cho Trần Văn A rồi Lê Thị B. Hoặc là những người nhận trong một danh sách có sẵn mà không cần sửa lại thư mẫu.
Là một dạng add-in phần mềm cài thêm hoặc dạng Word Macro template hỗ trợ tính năng Merge các tệp đính kèm/attachment cho tính năng Mail Merge – Mailings.
Thủ thuật sử dụng “Phối Thư” với Microsoft 365
Microsoft 365 Business vs Enterprise với Apps for Business/Enterprise trên Desktop bao gồm Word, Excel và Outlook.
Mailings trên Microsoft Word – Gửi email hàng loạt
Gửi email hàng loạt đến nhiều người cùng mục lúc còn được gọi là Mail Merge. Chọn Mailings trên thanh menu, để bắt đầu thực hiện Mail Merge. Bước chuẩn bị bao gồm:
- Một tệp Word chứa nội dung mẫu.
- Một tệp Excel chứa thông tin người nhận hoặc cần được thông tin đến.
- Đối với cách gửi qua thư điện tử cần chọn tài khoản Microsoft 365 có bản quyền Exchange Online.
- Document Type – Chọn định dạng văn bản. Bao gồm Letter, Envelope, Label và đa phần là PDF hoặc Email message. Trong hướng dẫn này, chọn Email Message để trọn thông tin và gửi thư điện tử đến người nhận.
- Starting Document – Chọn nội dung. Chọn trên tệp Word chứa nội dung mẫu đang mở sẵn (Use the current document)
- Select Receipent – Chọn Danh sách người nhận. Chọn tệp Excel đã chuẩn bị sẵn (Use an exsiting List)
- Write your email message – Chọn các trường Mail Merge. Chọn Insert các trường thông tin cá nhân theo danh sách người nhận.
- Preview your email message – Hiển thị nhanh nội dung email. Xem trước các email mẫu sẽ được gửi.
- Complete the message – Hoàn thành Merge to Email. Thêm chủ đề Subject line của thư, kiểm tra danh sách email người nhận.v.v.
Lưu ý:
Sau khi hoàn thành bước 6 các email sẽ tự động được gửi bởi phần mềm Outlook Desktop. Để chắc rằng bạn có thể kiểm tra trước lại nội dung gửi hãy chuẩn Outlook sang chế độ Work Offline.
Mail Merge – Mailing vẫn chưa hỗ trợ phần Attachment tệp đính kèm trong email. Vì vậy, cần sử dụng thêm các add-in bổ sung thêm.
Thủ thuật Mail Merge đính kèm tệp – Attachment
Để vừa gửi thư điện tử hàng loạt, vừa đính kèm từ một đến nhiều tệp khác nhau thì cần đến add-in hỗ trợ.
Word Macro Template | Add-in miễn phí
Sử dụng add-in Merge miễn phí của Doug Robbins, hoặc có thể donate một phần phí cho người phát triển. Các bước thực hiện bổ sung Mail Merge bao gồm:
- Tải add-in
- Chép/copy tệp định Word Macro Enable Template vào Folder/thư mục AppData STARTUP của Word.
- Tìm Folder bằng cách Chọn File>>Options>> Advanced>>File Location>> Startup
- Tắt và mở lại Microsoft Word để Load/tải Merge Tool trên thanh Menu.
Với Add-in này bạn có thể bổ sung thêm bước thứ 7 để chọn các file đính kèm cho thư điện tử.
Bản quyền Add-in Mail Merge Toolkit
Đây là một Add-in trả phí dành cho Outlook. Là giải pháp được lựa chọn bởi doanh nghiệp tuân thủ quy định bản quyền. Bao gồm hai phiên bản Standard và Professional.
Các tính năng chính bao gồm:
- Thêm thông tin cá nhân trên thanh Subject/Tiêu đề của thư điện tử.
- Đính kèm các tệp chung cùng với các tệp cho cá nhân. Ví dụ: Một tệp quảng cáo chung, một tệp thông tin dành cho Trần Văn A.
- Kết hợp với danh sách người dùng không chỉ Outlook mà còn cả SharePoint List.
- Trực tiếp đổi Document type thành PDF thay vì Email Message. Tính năng này, sẽ cần chuẩn bị sẵn một tệp Email Message khác để merge.
Bảng so sánh hai phiên bản Standard vs Professional. Liên hệ với chúng tôi để tư vấn trang bị add-in mạnh mẽ cho việc phối thư.
Công Ty TNHH Mục Tiêu Số (MST: 0316094847)
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.
