Tìm hiểu về bản quyền Adobe Sign chữ ký điện tử hợp pháp dùng cho doanh nghiệp. VinSEP.com sẽ liệt kê định nghĩa và các giải pháp chữ ký điện tử phổ biến nhất năm 2022.
TẤT TẦN TẬT VỀ BẢN QUYỀN ADOBE SIGN 2022
Như đã biết, Adobe Sign là một dịch vụ nằm trong giải pháp Document Cloud >> E-Signatures. Qua bài viết này, nhằm tìm hiểu về dịch vụ chữ ký điện tử của Adobe. Cũng như, đưa ra nhũng lý do doanh nghiệp cần biết để trang bị bản quyền phù hợp.
Là để ký tài liệu, hoặc xin chữ ký cho tài liệu, cũng như theo dõi quá trình ký điện tử. Người dùng có thể dùng chữ ký dạng simple hoặc cloud trên PC/Mobile tiện lợi mà không cần đăng nhập. Adobe Sign xây dựng sẵn các tài liệu mẫu và quy trình ký thông dụng, tiện lợi cho việc ký điện tử. Đây được xem là giải pháp chữ ký thay thế cho quy trình phê duyệt không cần giấy tờ.
Thuộc giải pháp Adobe Document Cloud, vì vậy được đặt tại các trung tâm dữ liệu lớn như Mỹ, Đức, Nhật, Úc. Và còn nhiều quốc gia khác, và được quản lý bởi Amazon Web Services (AWS).
Trang bị bằng cách đăng ký các gói thuê bao như là gói Acrobat DC, Adobe Sign for Business và Adobe Sign for Enterprise.
Tính năng chính của Adobe Sign
Bao gồm bộ công cụ Standard e-signature, và tính năng dành riêng cho doanh nghiệp. Adobe Sign là một phần của Adobe Document Cloud, biến các quy trình tài liệu thành trải nghiệm kỹ thuật số 100% từ đầu đến cuối.
Công cụ E-Signature
Bao gồm công cụ hỗ trợ quy trình ký điện tử và giúp phát triển quy trình kinh doanh.
- Bộ hỗ trợ quy trình ký bao gồm: Electronic signatures, Tracking and management, Mobile power, Microsoft 365 integration và Automatic record keeping.
- Electronic signatures. Công cụ tải lên/Upload tài liệu cần được ký, điền email của người ký và gửi.
- Tracking and management. Kiểm soát quá trình ký văn bản với thời gian thật nhờ các thông báo và nhắc nhở.
- Mobile power. Là khả sử dụng thiết bị di dộng để thực hiện các quy trình ký duyệt. Cũng như khả năng chụp văn bản bằng camera điện thoại.
- Microsoft 365 integration. Tích hợp với các ứng dụng văn phòng của Microsoft 365.
- Automatic record keeping. Lưu trữ tự động các tài liệu được ký hoàn tất, hỗ trỡ tìm kiếm nhanh tài liệu.
- Bộ hỗ trợ phát triển quy trình kinh doanh gồm: Agreement templates, Self-serve web forms, Mega sign for bulk sending, Branded experiences và Online payments
- Agreement templates. Biến tệp PDF và tài liệu thành dạng mẫu/template có thể tái sử dụng nhanh chóng. Hỗ trợ quá trình thu thập chữ ký mà không cần làm lại đầu lại.
- Self-serve web forms. Đưa tệp PDF dạng form lên website để trở thành form trực tuyến. Giúp người xem web tải hoặc điền form và gửi ngây lập tức.
- Mega sign for bulk sending. Tính năng Mega Sign để gửi văn bản cần ký cho nhiều người một lúc.
- Branded experiences. Thêm logo & hình ảnh của doanh nghiệp vào văn bản mang tính chuyên nghiệp.
- Online payments. Dùng tính năng này để thu thập chữ ký xác nhận hoặc xác nhận thanh toán từ khách hàng.
Các tính năng dành cho doanh nghiệp – Enterprise-grade
Bao gồm các tính năng mở rộng với dịch vụ Adobe Sign của Adobe có lợi cho doanh nghiệp.
- Global and industry compliance. Giúp tuân thủ quy định ký điện tử, compliance của các doanh nghiệp quốc tế.
- Signer identity authentication. Xác minh danh tính người ký thông qua xác thực. Hỗ trợ thêm “yêu cầu xác thực” bắt buộc vào các tài liệu có giá trị cao để tăng sự yên tâm.
- Integration with any app. Acrobat Sign for Enterprise bao gồm các API mở rộng. Dễ dàng thêm tính năng chữ ký điện tử vào các ứng dụng của khách doanh nghiệp và đối tác.
- Error-proof workflow. Thiết kế quy trình ký cho Adobe Sign trong doanh nghiệp. Đơn giả là kéo và thả để tạo quy trình một cách thuận tiện, không bị lỗi.
TOP Lý do Doanh Nghiệp Quốc Tế trang bị bản quyền Adobe Sign
Ở Việt Nam, các lý do dưới đây vẫn chưa đủ thuyết phục doanh nghiệp để trang bị bản quyền. Đây là xu thế của các công ty đa quốc gia đang hoạt động.
The power of Adobe experiences.
Trải nghiệm dịch vụ Adobe Document Cloud.
- Document Cloud giúp chuyển đổi toàn bộ quy trình tài liệu giấy. Các thỏa thuận, hợp đồng được chuyển thành sang quy trình KTS.
- Nâng cao trải nghiệm cho nhân viên và đối tác với công nghệ tiên tiến và thông minh.
- Trang bị khả năng ký điện tử trực tuyến bất kể khi nào & hỗ trợ xây dựng template. Giúp tiết kiệm thời gian cho quy trình phê duyệt.
Exceptional return on investment.
Đầu tư có lợi, không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn đạt được các điều kiện tuân thủ quốc tế.
- Tài liệu, hoặc đồng, thỏa thuận hoàn toàn mình bạch. Không bị che khuất bởi bất kỳ khoản phí bí mật nào.
- Tận dụng hạ tầng công nghệ và ứng dụng có sẵn của doanh nghiệp để tích hợp với Adobe Sign.
- Liên kết với các dịch vụ phần mềm hàng đầu của doanh nghiệp đã đầu tư. Bao gồm Microsoft 365, Google Workspace, Box, Dropbox, Salesforce…
- Khả năng chuyển đổi PDF dạng form qua Web Form đơn giản.
Global scale, security, and compliance.
Adobe phát minh ra PDF 25 năm trước, nâng cao bảo mật là trách nhiệm hàng đầu.
- Các giải pháp của Adobe đều được bảo vệ và đặt tại 6 trung tâm dữ liệ của AWS.
- Tuân thủ luật chữ ký điện tử trên toàn cầu. Như là SO 27001, SOC 2 Type 2, PCI DSS, và 21 CFR Part 11. Hay luật bảo mật quan trọng bao gồm GDPR, HIPAA, GLBA, eIDAS, FedRAMP Tailored và FERPA.
- Kết hợp chữ ký điện tử E-signature với chữ ký số trên cloud digital signature để dễ dàng tuân thủ bảo mật.
A true strategic partner.
Adobe là đối tác hỗ trợ quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp.
- Hướng dẫn triển khai, với các phương pháp và tài liệu đào tạo.
- Các chuyển gia sản phẩm hàng đầu sẵn sàng hỗ trợ bao gồm trong gói bản quyền thuê bao.
- Hỡ trợ 24×7 – 365 từ việc triển khai bản quyền, vấn đề về IT, dễ dàng mở và theo dõi ticket trên Admin Console.
- Adobe Exchange có hơn 13.000 đối tác và hơn 300.000 Developer.
Cách trang bị hoặc mua Bản Quyền Adobe Sign
Tương tự dịch vụ hoặc phần mềm Adobe khác, Adobe Sign cũng là một dịch vụ đơn lẻ có thể mua qua gói VIP. Hoặc cũng có thể mua trong các gói Document Clouds dạng combo Adobe Acrobat.
Các phiên bản chính
Có hai gói subscription thuê bao cho Adobe Sign standalone bao gồm for Business vs Enterprise. Enterprise sẽ bao gồm các tính năng của Business và bổ sung khả năng như sau:
- Tính năng chính
- Prebuilt integrations. Tích hợp E-Sign với các phần mềm của các hãng thông dụng, hoặc ứng dụng của doanh nghiệp tự phát triển.
- Khả năng tối ưu
- Advanced roles and routing. Kiểm soát quy trình ký đúng người đúng vai trò được công nhận.
- Workflow designer. Sử dụng công cụ trực quan để thiết kế các quy trình kết duyệt tiện dụng.
- Advanced language support. Hỗ trợ đa ngôn ngữ phục vụ cho người yêu cầu ký duyệt.
- Ngoài ra, là các lợi ích bổ sung của gói Enterprise dạng cao cấp.
Mua bản quyền Adobe Acrobat DC
Trang bị gói này cũng có thể sử dụng Adobe Sign với các tính năng thiết yếu/Core feature.
6 loại hình chữ ký điện tử E-Signature
Phân biệt các loại hình chữ ký điện tử
- Basic signature. Đây là loại hình cơ bản nhất về hình thức ký điện tử. Chủ yếu xác thực qua email. Hình thức này có thể kết hợp với dạng xác thực mật khẩu dạng OTP qua điện thoại. Chữ ký này được tạo ra bằng cách nhập tên và hình ảnh chụp chữ ký viết tay hoặc vẽ trên màn hình cảm ứng.
- Verified signature. Chữ ký xác minh là dạng chữ ký điện tử được bên thứ 3 xác nhận trong quá trình ký. Chữ ký này đòi hỏi phải có các tổ chức uy tín như ngân hàng, chính phủ kết hợp về danh tính.
- Digital signature. Là loại chữ ký điện tử kỹ thuật số, được tạo ra bằng các chứng chỉ kỹ thuật số liên kết bộ mã hóa tài liệu. Chữ ký dạng này cũng cần cấp bởi các bên có khả năng xác thực danh tính người ký.
- Cloud signature. Chứ ký đám mây, có nghĩa cần được bên cung cấp dịch vụ trực tuyến xác thực danh tính. Đây là loại hình mới so với các dạng chữ ký số vật lý như USB để ký trên web và trên mobile.
- Electronic seal. Đây được xem là con dấu điện tử, được dùng cho pháp nhân/công ty, chứng nhận nguồn gốc tài liệu.
Adobe Sign là dạng Digital Signature
- Trusted and compliant. Chữ ký số được hỗ trợ bởi chứng chỉ số do nhà cung cấp bên thứ ba cấp. Tuân thủ các quy định trên toàn thế giới.
- Protected. Chữ ký số và tài liệu điện tử PDF đã ký được ràng buộc bằng mật mã. Được bảo mật bằng con dấu chống giả mạo.
- Unique. Sử dụng danh tính kỹ thuật số duy nhất để xác thực thông tin xác thực và ủy quyền cho chữ ký khi ký điện tử.
- Easy to validate. Gia hạn xác thực chữ ký số cần thiết cho tài liệu đã ký. Chữ ký số được thiết kế xác thực lại trong ít nhất 10 năm.
Xem thêm các bài viết VinSEP.com liên quan về Adobe Sign:
- Adobe Acrobat bản quyền
- So sánh các phiên bản Acrobat | Gói bản quyền phù hợp cho Doanh Nghiệp
- Tất tần tật về bản quyền phần mềm Adobe
- Chương trình mua hàng gia tăng chiết khấu Adobe VIP
- Gian hạn bản quyền Adobe chuẩn 2022
- So sánh Adobe Creative Cloud
- Adobe Creative Cloud Pro Edition
Công Ty TNHH Mục Tiêu Số (MST: 0316094847)
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.
