Microsoft đã giới thiệu Facilitator trong Microsoft Teams – là tính năng mới Microsoft 365 Copilot tích hợp từ tháng 04 năm 2025. Đóng vai trò như một trợ lý AI hỗ trợ điều phối và ghi chép cuộc họp hoàn toàn tự động. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về tính năng Facilitator, cách nó giải quyết những vấn đề “đau đầu” trong công việc họp hành, và giải đáp một số câu hỏi thường gặp để bạn có thể tận dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất. Tránh bỏ sót những thông tin quan trọng với các doanh nghiệp nhỏ và nhân viên trong mỗi cuộc họp vô cùng quý giá.
Bài viết được phát hành vào năm 2025, được viết bởi VinSEP.com. Chuyên cung cấp bản quyền phần mềm Microsoft, Autodesk, Adobe, Foxit, Symantec chính hãng.
Tất Tần Tật Những Điều Cần Biết Về Tính Năng Facilitator Trong Microsoft Teams
Facilitator là tác nhân AI hoạt động trong cuộc họp Teams. Nó cũng làm việc trong các cuộc trò chuyện. Mục tiêu là hỗ trợ cộng tác nhóm hiệu quả hơn.
Hiểu đơn giản, đây là “đồng nghiệp ảo” của Microsoft 365 Copilot. Nó có khả năng lắng nghe diễn biến thảo luận. Facilitator sử dụng sức mạnh mô hình ngôn ngữ lớn. AI tự động ghi chú thông minh. Nó tóm tắt thông tin quan trọng. Nhóm của bạn không bỏ sót nội dung nào.
Facilitator xuất hiện như thành viên chung trong cuộc trò chuyện. Gọi @Facilitator, cả nhóm sẽ thấy câu hỏi. Họ cũng thấy câu trả lời AI cung cấp. Facilitator là trợ lý chung cho cả nhóm. Nó sẵn sàng hỗ trợ mọi người trong thời gian thực.
Trợ lý Facilitator có ba nhóm chức năng chính.
Thứ nhất: Tự động tạo ghi chú bằng AI cho cuộc họp trực tiếp. Mọi người cùng đóng góp vào bản ghi đó.
Thứ hai: Liên tục tóm tắt thông tin quan trọng trong thảo luận. Nó làm nổi bật những quyết định quan trọng. Facilitator cũng theo dõi nhiệm vụ và câu hỏi còn lại.
Cuối cùng: Trả lời câu hỏi ngay trong cuộc họp. Nó dựa trên ngữ cảnh cuộc trò chuyện. Facilitator cũng tìm kiếm thông tin trên web.
Ngoài ra, Facilitator hỗ trợ theo dõi thời gian họp. Nó nhắc nhở dựa trên agenda. Trợ lý AI tổng kết cuộc họp trước khi kết thúc. Không bỏ sót kết quả quan trọng nào.
Tính năng và lợi ích nổi bật của Facilitator
Facilitator mang đến nhiều tính năng thông minh. Nó giải quyết khó khăn thường gặp trong cuộc họp nhóm. Dưới đây là những khả năng nổi bật:
📝 Ghi chú cuộc họp tự động, chia sẻ theo thời gian thực
Facilitator tự động ghi chép nội dung chính. Nó dựa trên thảo luận trong cuộc họp. Ghi chú hiển thị trong bảng dùng chung cho mọi người.
Các thành viên cùng chỉnh sửa, bổ sung ghi chú. Điều này diễn ra ngay trong lúc họp. Nhờ vậy, không ai phải mất tập trung để viết biên bản. Mọi người hoàn toàn chú tâm thảo luận. Thông tin quan trọng vẫn được lưu lại đầy đủ.
⏰ Điều phối cuộc họp và quản lý thời gian thông minh
Dựa trên nội dung lịch mời họp (agenda), Facilitator trong Microsoft Teams sẽ nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng của cuộc thảo luận.
Ở giữa buổi họp và khi sắp kết thúc, AI tự động tóm tắt. Nó ghi lại những quyết định đã được đưa ra. Facilitator cũng theo dõi câu hỏi còn bỏ ngỏ. Những việc quan trọng không bị bỏ quên.
Bạn có thể nhờ Facilitator theo dõi thời lượng từng mục thảo luận. Nó nhắc nhở khi sắp hết giờ. AI gửi danh sách nhiệm vụ sau cuộc họp. Cuộc họp luôn đúng giờ, đúng mục tiêu và hạn chế lan man.
🤖 Trả lời câu hỏi ngay trong cuộc họp
Các thành viên trực tiếp @đề cập Facilitator trong chat. Họ có thể đặt câu hỏi về nội dung đang thảo luận. Facilitator tìm kiếm thêm thông tin liên quan.
Facilitator phản hồi nhanh chóng cho cả nhóm. Nó không làm gián đoạn mạch trao đổi. Ví dụ, nếu bạn vào họp muộn, hỏi “Tóm tắt giúp tôi nội dung đã thảo luận”. Bạn nhận ngay câu trả lời để bắt kịp cuộc họp. Không cần ai nhắc lại từ đầu.
🔄 Tóm tắt hội thoại chat và truy xuất việc cần làm
Facilitator không chỉ hỗ trợ trong họp trực tuyến. Nó còn đắc lực trong cuộc trò chuyện nhóm trên Teams.
AI duy trì bản tóm tắt được cập nhật liên tục. Nó ghi lại thông tin quan trọng trong cuộc trò chuyện. Bao gồm các quyết định chính, nhiệm vụ được giao. Facilitator cũng theo dõi câu hỏi chưa được giải đáp.
Nhóm dễ dàng nắm bắt ý chính của luồng trao đổi dài. Không mất công đọc lại quá nhiều tin nhắn. Mọi người tập trung thảo luận mà không lo bỏ sót việc gì.
🚀 Nâng cao năng suất cho nhóm nhỏ
Với doanh nghiệp nhỏ hoặc đội nhóm ít thành viên, Facilitator như “thư ký cuộc họp” tận tụy. Nó không đòi hỏi thêm nhân sự.
Tính năng này đảm bảo mọi cuộc họp có biên bản đầy đủ. Danh sách hành động rõ ràng giúp đội ngũ tiết kiệm thời gian. Họ tập trung vào vấn đề cốt lõi.
Theo chia sẻ từ nhóm thử nghiệm nội bộ Microsoft, Facilitator là “tính năng hiếm hoi lập tức giúp tăng năng suất”. AI “ghi chú cho mọi người, cho phép tôi ngồi lại, lắng nghe và tham gia tích cực hơn”.
Các bài viết khác về trợ lý AI trong Microsoft Teams để hiểu thêm về trợ lý AI Facilitator trong Microsoft Teams:
- So sánh tính năng AI Teams Premium vs Copilot
- Microsoft Teams Premium là gì?
- Microsoft 365 Copilot là gì?
Cách kích hoạt và sử dụng Facilitator trong Teams
Để sử dụng được Facilitator, doanh nghiệp cần trang bị bản quyền Microsoft 365 Copilot (bao gồm quyền sử dụng các tính năng AI của Microsoft). Sau khi đáp ứng các điều kiện này, việc kích hoạt và sử dụng Facilitator rất đơn giản:
Trong cuộc họp Teams
Khi lập lịch cuộc họp trên Teams, hãy bật tùy chọn Facilitator (hoặc AI-generated notes – Ghi chú AI) trong phần chi tiết cuộc họp. Có thể bật Facilitator ngay trong lúc họp bằng cách mở bảng Notes (Ghi chú) trên thanh công cụ cuộc họp, sau đó chuyển AI-generated notes sang trạng thái Bật (kí hiệu biểu tượng ✨).
Ngay khi Facilitator trong Microsoft Teams được kích hoạt, sẽ tự động bắt đầu tính năng chép lời (transcript) và AI sẽ tạo ghi chú cuộc họp sau vài phút dựa trên nội dung trao đổi.
Lưu ý: Facilitator hiện chỉ hỗ trợ cho các cuộc họp đã được lập lịch trên lịch Teams, chưa hỗ trợ meeting now tức thời, cuộc gọi Teams hoặc họp trên kênh chat chung.
Trong cuộc trò chuyện (chat) Teams
Ở góc trên bên phải của cửa sổ chat nhóm, bạn sẽ thấy một biểu tượng trang giấy 📄 (AI Notes) bên cạnh biểu tượng Copilot. Hãy nhấn vào biểu tượng AI Notes này và bật tính năng ghi chú AI cho cuộc trò chuyện. Sau khi kích hoạt, Facilitator sẽ tự động tóm tắt nội dung trao đổi trong chat và hiển thị ở panel bên phải, liên tục cập nhật sau mỗi vài tin nhắn. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi diễn tiến thảo luận một cách cô đọng mà không cần đọc lại toàn bộ tin nhắn.
Khi cuộc họp kết thúc, các nội dung do Facilitator tạo ra (ghi chú, nhiệm vụ, tóm tắt) sẽ được lưu lại trong phần Recap (Tóm tắt) của cuộc chat sau họp để mọi người tiện xem lại bất cứ lúc nào. Facilitator sử dụng công nghệ Microsoft Loop để lưu trữ trang ghi chú này, cho phép tất cả người tham dự có thể bổ sung, chỉnh sửa thông tin ngay cả sau khi buổi họp đã kết thúc.
Kết Luận
Qua bài viêt này, giúp tìm hiểu về một trợ lý đặc biệt. Đó chính là Facilitator trong các cuộc họp Teams. Trợ lý này giúp cuộc họp thêm phần hiệu quả & ngăn nắp cho người dùng trong doanh nghiệp.
Facilitator có khả năng tự động ghi chú. Những ghi chú này dựa trên toàn bộ thảo luận. Người dùng có trang bị bản quyền đều có thể chỉnh sửa hoặc thêm vào nội dung bổ sung mới. Các nhiệm vụ hay hành động cần theo dõi đều được hiển thị rất rõ ràng.
Facilitator còn điều phối cuộc họp. Ngay trong phần trò chuyện chung. Nó dựa vào chương trình đã định sẵn. Hoặc mục tiêu chính của cuộc thảo luận. Khi cuộc họp đi được nửa chặng đường. Và trước lúc chuẩn bị kết thúc. Facilitator sẽ tóm tắt các quyết định. Cùng với những câu hỏi còn mở. Việc này đảm bảo mọi chi tiết quan trọng. Hay các công việc theo dõi. Sẽ không bao giờ bị bỏ lỡ.
Và điều đặc biệt nữa, có thể đặt câu hỏi mở cho Facilitator, ngay trong cuộc trò chuyện. Cứ như thể trợ lý này đang ngồi cạnh. Mọi kỹ năng của Facilitator. Đều được mọi người cùng theo dõi. Các tin nhắn @mention và phản hồi. Tất cả đều hiển thị công khai.
Quý doanh nghiệp cần tư vấn & báo giá để sở hữu tính năng Facilitator trong Microsoft Teams. Xin vui lòng liên hệ chúng tôi:
Công Ty TNHH Mục Tiêu Số (MST: 0316094847)
- 📧 info@vinsep.com
- ☎️ 0828 471 869
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- Chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com
