Kết nối với khách hàng đồng nghiệp & đối tác với Microsoft 365

Microsoft

Giao tiếp là nền tảng để điều hành một doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn giao tiếp và kết nối với khách hàng, đồng nghiệp và đối tác hoặc nhà cung cấp dễ dàng hơn.

Email chỉ có hiệu lực – tiếp tục cuộc trò chuyện trong một cuộc họp

Một khách hàng mới đã liên hệ với bạn hoặc bạn đang thiết lập kênh với nhà cung cấp mới và bạn đã hoàn thành công việc của mình cho đến nay qua email. Bây giờ bạn cần thảo luận thêm về mọi thứ, nhưng bạn không muốn đánh mất bối cảnh của cuộc trò chuyện. Bạn thực sự có thể lên lịch một cuộc họp ngay từ chuỗi email và tất cả các cuộc thảo luận của bạn sẽ có ngay tại đó.

  • Trong Outlook, hãy mở thư, rồi trên tab Trang đầu/Home, trong nhóm Trả lời/Respond, bấm Cuộc họp/Meeting.
  • Trong một thư đang mở, trên tab Tin nhắn/Message, trong nhóm Trả lời/Respond, hãy bấm Cuộc họp/Meeting.
  • Nhập địa điểm và thời gian bắt đầu và kết thúc như bạn làm trong bất kỳ yêu cầu họp nào. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa người tham dự, sử dụng Trợ lý lập lịch biểu/Scheduling Assistant để tìm thời gian họp tốt nhất hoặc thêm tệp đính kèm.

Tiêu đề và nội dung của thư gốc được đưa vào phần nội dung của yêu cầu họp.

Đưa các nhà cung cấp hoặc đối tác của bạn tham gia với Microsoft Teams

Nếu bạn cần một mối quan hệ làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp hoặc đối tác của mình, hãy đưa họ đến nơi bạn đang làm việc. Bạn có thể tạo một nhóm để làm việc với các nhà cung cấp hoặc đối tác và thêm họ trực tiếp vào nhóm với tư cách là khách/guest. 

Để thêm khách/guest:

  • Nếu bạn là chủ sở hữu nhóm, bạn có thể mời khách vào nhóm của mình. Chuyển đến tên nhóm, nhấp vào Tùy chọn khác Chọn để xem thêm tùy chọn> Thêm thành viên /More optionsSelect to see more options > Add members, sau đó nhập địa chỉ email của khách.

Họ sẽ nhận được lời mời qua email từ Microsoft Teams, thông báo cho họ biết rằng họ cần có tài khoản Microsoft miễn phí để tham gia nhóm. Họ có thể tạo tài khoản bằng địa chỉ email hiện có của mình bằng cách làm theo hướng dẫn được cung cấp. Sau đó, họ có thể sử dụng Microsoft Teams trên web hoặc cài đặt ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính của họ.

Mang các nhóm và tài nguyên lại với nhau

Tạo không gian ảo cho nhóm và tài liệu của bạn với Microsoft Teams. Sử dụng các mẹo sau để nhóm của bạn làm việc cùng nhau.

Nếu bạn đang làm việc với những người bên ngoài doanh nghiệp của mình, bạn có thể mời họ với tư cách là khách vào nhóm của mình.

Mọi thứ cùng một trang với nhóm của bạn

Tạo một nhóm để tất cả các bạn có thể chia sẻ thông tin, ý tưởng và lịch trình.

  1. Trong Microsoft Teams, chọn Tham gia hoặc tạo nhóm> Tạo nhóm/Join or create a team > Create team.
  2. Trong Loại nhóm này sẽ là gì ?/What kind of team will this be?, chọn Riêng tư/Private hoặc Công khai/Public và chọn Tiếp theo/Next.
  3. Trong hộp Tạo nhóm của bạn/Create your team, hãy nhập tên và mô tả cho nhóm của bạn.
  4. Trong Teams, ở cuối trang, hãy nhập tin nhắn chào mừng đến các thành viên trong nhóm của bạn, rồi chọn Gửi/Send.

Bạn cũng có thể tạo một nhóm trong toàn công ty.

Bạn có thể thiết lập nhiều nhóm hoặc nhóm chứa nhiều kênh để quản lý các dự án cụ thể hoặc nhóm người làm việc trên cùng một lĩnh vực. Ví dụ: tạo một kênh tài chính và một kênh khác cho nhóm bán hàng. Để tạo kênh:

  1. Tìm tên đội và nhấp vào Tùy chọn khác Chọn để xem thêm tùy chọn> Thêm kênh/More options Select to see more options > Add channel.
  2. Nhập tên và mô tả, sau đó chọn Thêm/Add.

Bạn cũng có thể tạo một nhóm cho khách hàng của mình.

Thêm Microsoft Planner vào nhóm của bạn để điều phối công việc của bạn. Bạn có thể theo dõi việc phân phối, ngày tháng, thời hạn và người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc với Microsoft Planner. Để thêm tab Công cụ lập kế hoạch/Microsoft Planner vào nhóm của bạn:

  • Trong nhóm của bạn, hãy chọn Thêm nút Thêm tab/Add a tab Add button bên cạnh các tab của bạn ở đầu kênh.
  • Chọn Công cụ lập kế hoạch/Planner, sau đó chọn Tạo kế hoạch/Create a new plan mới và nhập tên cho bảng Công cụ lập kế hoạch mới.

Lưu trữ tài liệu kinh doanh ở một chỗ

Lưu trữ tài liệu của bạn trong tab Tệp/Files của nhóm. Mọi người trong nhóm đều có thể truy cập tệp và bạn có thể làm việc cùng nhau trên chúng ngay trong Microsoft Teams. Bạn có thể thiết lập các thư mục cho các loại tệp cụ thể, như biểu mẫu tiếp nhận khách hàng, để mọi người có thể lấy bản sao mới nhất từ cùng một nơi. Hoặc thiết lập không gian cho tệp nháp hoặc tệp đang làm việc so với tệp cuối cùng, để bạn không lấy nhầm tệp.

  1. Trong Microsoft Teams, trong nhóm của bạn, hãy chọn Tệp/Files.
  2. Chọn Mới/New và sau đó chọn Thư mục/Folder để tạo một thư mục mới.
  3. Chọn Tải lên/Upload và duyệt để chọn tệp để thêm.

Trò chuyện, chat hoặc họp

Trò chuyện hoặc gặp gỡ bất cứ khi nào bạn cần trong Microsoft Teams.

  • Cần mọi người biết đến? Bắt đầu thảo luận trong tab Cuộc trò chuyện/Conversations của nhóm bạn. Mọi người trong nhóm có thể xem cuộc thảo luận và đóng góp cho nó.
  • Cần một câu trả lời nhanh chóng từ một người cụ thể? Chọn Chat để bắt đầu trò chuyện nhanh với người bạn cần.
  • Cần thảo luận lâu hơn hoặc chia sẻ màn hình của bạn? Từ cuộc trò chuyện/conversation hoặc chat, hãy chọn họp/Meet now ngay để thêm thoại, video và chia sẻ vào cuộc thảo luận của bạn. Hoặc lên lịch một cuộc họp sau khi mọi người có thể tham dự.

Thu thập thông tin bằng Microsoft Forms

Khách hàng của bạn có hài lòng không? Ai đã ghé qua gian hàng triển lãm thương mại của bạn? Bạn nên tổ chức buổi picnic cho nhân viên của mình ở đâu? Cách tốt nhất để tìm hiểu là bắt đầu đặt câu hỏi! Bạn có thể tạo các cuộc thăm dò và khảo sát nhanh bằng Microsoft Forms và nhờ bất kỳ ai điền vào chúng để cung cấp cho bạn dữ liệu bạn cần.

  1. Đăng nhập vào Microsoft Forms bằng thông tin đăng nhập công việc Microsoft 365 của bạn. 
  2. Trong Biểu mẫu của tôi/My Forms, hãy chọn Biểu mẫu mới/New Form
  3. Nhập tên cho biểu mẫu của bạn. Bạn cũng có thể nhập một phụ đề tùy chọn cho nó. 
  4. Chọn Thêm câu hỏi để thêm câu hỏi mới /Add Questionvào biểu mẫu. Bạn có thể chọn thêm các câu hỏi Lựa chọn, Văn bản, Xếp hạng hoặc Ngày tháng/ChoiceTextRatingDate. Đối với câu hỏi lựa chọn, hãy nhập văn bản bạn muốn hiển thị cho câu hỏi và từng lựa chọn. 
  5. Chọn Xem trước/Preview ở đầu cửa sổ thiết kế để xem biểu mẫu của bạn sẽ trông như thế nào trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Tải tài liệu Microsoft Forms

Chia sẻ các ghi chú với Onenote

Ghi chú của bạn có thể đi bất cứ đâu với OneNote. Thêm ghi chú trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn và chia sẻ sổ ghi chép với đồng nghiệp để tất cả đều biết mình cần làm gì.

  1. Tải xuống OneNote xuống điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.
  2. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 Work của bạn.
  3. Tạo một sổ ghi chép và nhấp hoặc nhấn vào bất kỳ đâu trên trang và bắt đầu nhập.
  4. Tất cả công việc của bạn được lưu tự động.
  5. Để chia sẻ sổ tay, hãy bắt đầu trên máy tính hoặc OneNote cho web. Mở sổ tay mà bạn muốn chia sẻ, sau đó chọn Chia sẻ/Share.

Bạn không thể chia sẻ sổ tay/notebook từ các ứng dụng di động nhưng bạn có thể mở sổ tay/notebook được chia sẻ từ chúng.

guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Bài viết liên quan

Pin It on Pinterest

Share This