Microsoft OneNote là một phần của bộ ứng dụng Micrisoft/Office 365 và đã trở thành một công cụ năng suất thiết yếu cho các doanh nghiệp. Nhưng nhiều người không đánh giá đúng giá trị mà hệ sinh thái Microsoft 365 có thể tạo ra trong công việc. OneNote tận dụng hoàn toàn đám mây và các công nghệ của Microsoft để giúp việc nắm bắt, lưu trữ và chia sẻ bất kỳ loại thông tin nào trở nên dễ dàng.
OneNote là gì?
OneNote là một ứng dụng ghi chú cung cấp một trung tâm cho tất cả các ghi chú của bạn, có thể được sắp xếp thành các sổ tay riêng biệt và các phần riêng lẻ trong sổ tay. Nó tương thích với nhiều định dạng kỹ thuật số, nghĩa là có thể ghim các tài liệu đa phương tiện cũng như văn bản đơn giản.
Lợi ích của OneNote là gì?
Năm 2010 OneNote được ca ngợi là “một ứng dụng tuyệt vời cho giáo dục”. Nhiều chức năng và sự thân thiện với người dùng đã khiến Microsoft OneNote trở nên cực kỳ phổ biến không chỉ trong lĩnh vực giáo dục mà còn trong bất kỳ môi trường nào khác đòi hỏi ghi chú và chia sẻ ý tưởng. Là một phần của bộ Microsoft/Office 365, OneNote có giao diện quen thuộc và hiện đã được tích hợp vào nhiều nơi làm việc. Mọi thứ được lưu trong OneNote đều có thể chia sẻ ngay lập tức với những người dùng khác.
Một số lợi ích chính của OneNote bao gồm:
✓ Cộng tác thời gian thực.
✓ Truy cập các bản sửa đổi và theo dõi các thay đổi.
✓ Lưu trữ thông tin an toàn.
✓ Sử dụng trên mọi thiết bị và hệ điều hành phổ biến.
✓ Truy cập khi đang di chuyển.
✓ Quét ghi chú viết tay và chuyển đổi thành văn bản.
✓ Khả năng chạm để vẽ.
✓ Hỗ trợ đa phương tiện.
✓ Ghi âm thanh và video vào sổ ghi chép của bạn.
✓ Tích hợp với các ứng dụng và plugin của Microsoft.
OneNote cho phép cộng tác trong thời gian thực
Vì Microsoft/Office 365 dựa trên đám mây nên bạn có thể chia sẻ tệp OneNote với những người khác để kích hoạt sổ làm việc cộng tác theo thời gian thực. Sổ tay có thể được chia sẻ để xem hoặc chỉnh sửa và vì OneNote tự động lưu khi bạn làm việc, nhiều người dùng có thể cộng tác cùng một lúc.
Không hiếm trường hợp sự cố xảy ra khi có nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tệp. OneNote đã đề cập đến vấn đề này. Thông qua tab “lịch sử” hay “history”, bạn có thể xem các bản sửa đổi trước đây để theo dõi các thay đổi và khôi phục các phiên bản tệp.
OneNote bảo mật thông tin nhạy cảm
Giống như bất kỳ chương trình nào lưu trữ thông tin, phần mềm sổ ghi chép OneNote cần có các biện pháp bảo mật để đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập. OneNote có chức năng bảo vệ từng phần riêng lẻ bằng mật khẩu, bảo mật thông tin thông qua tiêu chuẩn mã hóa 3DES.
Ngoài ra, nếu OneNote vẫn không hoạt động trong một khoảng thời gian cụ thể, nó sẽ tự động khóa các phần được bảo vệ bằng mật khẩu của bạn để đảm bảo chúng được giữ riêng tư.
Sử dụng OneNote để ghi lại các ý tưởng và thông tin khi đang di chuyển
OneNote được thiết kế để sử dụng trên mọi thiết bị và khả dụng trên tất cả các hệ điều hành phổ biến bao gồm iOS và Android. Vì vậy, bằng cách đồng bộ hóa sổ ghi chép của bạn ở OneDrive trên nhiều thiết bị, người dùng có thể truy cập tất cả các ghi chú cũng như tạo ghi chú mới, bất kể đang ở văn phòng, ở nhà hay đi ra ngoài.
Giống như Word, các nội dung như văn bản, bảng, hình ảnh và liên kết có thể được thêm vào OneNote. Ngoài ra, nếu đang sử dụng thiết bị cảm ứng, bạn có thể viết hoặc vẽ trực tiếp. OneNote thậm chí có thể quét văn bản viết tay của bạn và chuyển nó thành văn bản trong máy.
Đa phương tiện
Ngoài khả năng nhập văn bản (được xử lý hoặc bằng viết tay), hình ảnh và các loại phương tiện khác có thể thực hiện được thông qua Microsoft Word, OneNote cho phép bạn ghi âm thanh và video thẳng vào sổ tay của mình. Điều này hoàn hảo để ghi lại các cuộc họp và chia sẻ chúng với đồng nghiệp.
OneNote cũng có thể nhận dạng các từ đã nói, vì vậy bạn có thể tìm kiếm trong các bản ghi âm để tìm chính xác những gì bạn đang tìm kiếm.
Tích hợp với phần mềm khác
Điều tuyệt vời về Microsoft/Office 365 là các ứng dụng của nó tích hợp đơn giản và hoàn hảo. Ví dụ: OneNote có thể được đồng bộ hóa với Outlook, cho phép bạn có thể gửi thông tin từ email trực tiếp đến OneNote và tương tự, ghi chú có thể được gửi trực tiếp qua email từ OneNote.
Khả năng tích hợp không chỉ dừng lại ở các ứng dụng của Microsoft. Bạn có thể cài đặt một số plugin để thêm các chức năng cho OneNote, như Zapier, kết nối OneNote với các ứng dụng như Salesforce, Trello và Slack. Điều này cho phép các ứng dụng hoạt động hài hòa, nâng cao năng suất hơn.
So sánh OneNote với Word
OneNote chủ yếu được sử dụng như một ứng dụng ghi chú, trong khi Microsoft Word được thiết kế cho những người cần tạo nhiều loại nội dung khác nhau từ thư đến bản thảo.
Microsoft Word cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để tạo một tài liệu có độ dài bất kỳ, trong khi OneNote được sử dụng làm nền tảng để cộng tác ý tưởng. OneNote cho phép người dùng ghi chú và ghim các nguồn cảm hứng như video, bài báo, hình ảnh và nhạc.
Việc xem xét OneNote và Microsoft Word là không cần thiết, vì cả hai phần mềm có thể được sử dụng kết hợp & bổ sung cho nhau. Trong khi một nhóm có thể cộng tác và chia sẻ ý tưởng bằng OneNote, thì phần nội dung chuyên nghiệp đã hoàn thiện, bất kể là gì, có thể được tạo ra bằng Microsoft Word.
Tại sao OneNote lại lý tưởng cho các doanh nghiệp?
OneNote nằm trong bộ Microsoft 365 (trước đây là Office 365) giúp các doanh nghiệp dễ dàng tập trung vào thực hiện công việc hơn là tốn quá nhiều chi phí chỉ để lập kế hoạch về cách thức công việc sẽ được thực hiện. Những ứng dụng thiết thực cho doanh nghiệp là:
- Các nhóm trong doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy cập thông tin lập kế hoạch có liên quan.
- Đồng nghiệp có thể nhìn thấy các ý tưởng của nhau, cho phép cộng tác hiệu quả.
- Đồng đội có thể thêm vào và truy cập tài liệu được chia sẻ, dù họ ở đâu.
- Đây là nền tảng tối ưu để kết hợp nhiều loại phương tiện.
- Mọi tài liệu kinh doanh bí mật đều được bảo vệ thích hợp.
OneNote & các ứng dụng trong Microsoft 365 giúp gia tăng năng suất & hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hãy liên hệ VinSEP nếu bạn cần được tư vấn & hỗ trợ:
Công Ty TNHH Mục Tiêu Số (MST: 0316094847)
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.
