Microsoft đã thông báo rằng họ sẽ kết thúc Skype for Business vào ngày 31 tháng 7 năm 2021. Kể từ tháng 9 năm 2019, tất cả khách hàng đăng ký Office 365 sẽ tự động được thiết lập để chỉ sử dụng Microsoft Teams.
Khách hàng nên bắt đầu lập kế hoạch chuyển đổi càng sớm càng tốt. Nếu cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn trang bị, chuyển đổi bản quyền (license) cũng như hỗ trợ kỹ thuật.
Khác biệt của Skype for Business và Teams là gì?
Microsoft Teams là ứng dụng cho các cuộc họp và gọi điện trong Office 365. Tất cả các khả năng sẵn có trong Skype for Business đều khả dụng trong Microsoft Teams. Nhưng ngoài chức năng đã có trong Skype for Business, Microsoft Teams còn cung cấp nhiều hơn thế nữa và là một “trung tâm” hiện đại cho mọi giao tiếp và cộng tác của doanh nghiệp.
➡️ Microsoft Teams là gì? (đang cập nhật)
➡️ Thử nhanh với Microsoft Teams.
Công ty mới triển khai Teams, có cách nào để tích hợp Skype bình thường với Teams không?
Có và sẽ tương tích hoàn toàn trong thời gian tới. Microsoft đã công bố triển khai khả năng tương tác của Teams và Skype. Cần lưu ý rằng người dùng sẽ nhận được nhiều tính năng liên lạc & cộng tác hơn khi sử dụng Microsoft Teams, do vậy người dùng có thể cân nhắc giới thiệu Microsoft Teams bản miễn phí cho các đối tác của mình. Tham khảo Các gói Microsoft Teams.
Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về Microsoft Teams
Có nhiều cách khác nhau mà người dùng có thể sử dụng Microsoft Teams để giao tiếp với mọi người trong các tổ chức/doanh nghiệp khác thông qua các cuộc họp, trò chuyện và cộng tác theo nhóm.
Cuộc họp (meetings): người dùng có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp với Teams. Tất cả những gì họ cần là một địa chỉ email hoặc thêm địa chỉ email của họ vào lời mời họp trong Lịch/Calendars trong Teams hoặc qua Outlook (với điều kiện là đội IT đã bật tính năng này).
Để tham dự cuộc họp, người dùng có thể sử dụng ứng dụng web Teams hoặc tải toàn bộ ứng dụng Teams xuống máy tính của mình.
Trò chuyện(chat): Nếu tổ chức/doanh nghiệp của bạn cho phép giao tiếp với bên ngoài, bạn có thể thêm những người từ các tổ chức khác bằng Microsoft Teams vào danh bạ trò chuyện của mình. Bạn cũng sẽ có thể giao tiếp với những người dùng đang sử dụng phiên bản Skype dành cho người tiêu dùng (bản free) và trò chuyện với họ.
Nhóm(teams): Một lần nữa, nếu tổ chức cho phép, người dùng có thể mời những người dùng bên ngoài công ty vào một nhóm trong Microsoft Teams để có thể cộng tác dễ dàng hơn và có các cuộc trò chuyện theo chuỗi cũng như chia sẻ tệp, v.v.
Microsoft Teams là một ứng dụng độc lập có thể được sử dụng với bất kì phiên bản Office nào. Có nhiều phiên bản đã hỗ trợ sẵn Teams, phiên bản miễn phí cũng như nhiều phiên bản khác bao gồm trong các gói Subscription của Office 365.
Meeting/cuộc họp trong Microsoft Teams
Video call cho hơn 4 người
Người dùng có thể có tới 250 người tham dự trong một cuộc họp/meetings trên Microsoft Teams. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể xem video feed lớn của 4 người cùng một lúc mà thôi ngoài video của chính bạn (các video ở trên cùng xoay vòng để hiển thị những video hiện đang nói). Đây là một hạn chế rất lớn – đặc biệt là đối với những giáo viên cần xem toàn bộ lớp học của họ. Microsoft đang nghiên cứu vấn đề này và sẽ sớm chia sẻ bản cập nhật.
Làm cách nào để thêm các bên bên ngoài vào cuộc gọi Teams của mình? Có cần phải thêm license không?
Bạn có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc họp/meetings trong Microsoft Teams cho cả nội bộ hoặc bên ngoài công ty. Nhưng để cho phép hội nghị bằng âm thanh/audio-conferencing (gọi vào số điện thoại cố định để tham gia cuộc họp từ điện thoại thông thường), bạn cần phải có thêm license. Tìm thêm thông tin về cấp phép license cho tiện ích gọi này
Với vị trí là Trợ lý điều hành, chúng tôi quản lý nhật ký/diary của những người khác nhưng trong Teams, tôi chỉ có thể xem và sắp xếp các cuộc họp Teams từ nhật ký/diary của mình – có chức năng bổ sung nào như trong Outlook không?
Lịch/calendars trong Teams không nhiều tính năng như lịch trong Outlook. Bạn có thể tiếp tục sử dụng Outlook để quản lý nhật ký/diary và lời mời họp /meetings trong Teams với điều kiện là Quản trị viên Office 365 đã bật tính năng này.
Nếu bạn thiết lập một cuộc họp/meetings trong Microsoft Tưams, bạn có cần phải tham dự cuộc họp đó không hay những người khác có thể tham gia cuộc họp mà không có bạn?
Cài đặt mặc định là những người tham gia cuộc họp bên ngoài sẽ được đưa vào một “sảnh đợi” (lobby) ảo cho đến khi họ được cho vào. Miễn là ai đó từ trong tổ chức của bạn tham gia cuộc họp và cho phép những người tham gia bên ngoài vào cuộc họp, bạn không phải tham dự với tư cách người tổ chức cuộc họp. Ngay cả khi bạn là người tổ chức rời khỏi cuộc họp, cuộc họp vẫn có thể tiếp tục mà không có bạn.
Tùy thuộc vào cách các cuộc họp được tiến hành trong tổ chức của bạn, Quản trị viên Teams có thể muốn thay đổi cài đặt cuộc họp:
Các câu hỏi về khả năng sử dụng
Có cách nào để theo dõi năng suất trên Microsoft Teams – Ví dụ: nhân viên có thể bấm giờ vào / ra không?
Bạn có thể nhận được một số báo cáo sử dụng với tư cách là quản trị viên của Office 365. Bạn có thể xem nhanh liệu mọi người chủ yếu giao tiếp qua Teams, Yammer, email hay cuộc gọi Skype. Tuy nhiên, theo dõi năng suất phức tạp hơn một chút, vì điều này liên quan đến kết quả kinh doanh thực tế. Nếu bạn muốn có khả năng cho người dùng bấm giờ liên tục, chúng tôi khuyên bạn nên xem thêm về Shift.
Khi sử dụng Microsoft Forms: Bạn có thể ẩn danh các câu trả lời trong bảng câu hỏi không?
Có thể. Khi bạn chia sẻ biểu mẫu, bạn có thể chọn chỉ những người trong tổ chức của bạn mới có thể phản hồi, nếu vậy, tài khoản người dùng của họ sẽ được theo dõi hoặc bạn có thể chọn bất kỳ ai cũng có thể phản hồi. Nếu bạn chọn rằng bất kỳ ai cũng có thể trả lời, theo mặc định, nó là ẩn danh và bạn sẽ phải hỏi người trả lời tên của họ. Bạn cần lưu ý khi chia sẻ liên kết rằng nó thực sự là liên kết chính xác. Bạn không muốn gửi liên kết “Chỉnh sửa” (có khả năng sửa nội dung) cho người trả lời.
Một phương pháp hay nhất (mà chúng tôi chắc chắn đang triển khai ngay bây giờ) là sử dụng trình rút gọn liên kết cho tất cả các liên kết được chia sẻ bên ngoài. Sử dụng trình rút gọn liên kết, bạn có thể thay thế liên kết phía sau nếu bạn cần thay đổi liên kết sau khi nó đã được chia sẻ.
Tìm kiếm các nội dung, tài liệu cũ
Tất cả thông tin này trong tầm tay của bạn. Bản thân Microsoft Teams không giới thiệu bất kỳ điều gì mới về lưu trữ tài liệu. Teams sử dụng thư viện tài liệu SharePoint để chia sẻ tài liệu trong nhóm và sử dụng OneDrive for Business cho các tài liệu được chia sẻ trong cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, Teams thực sự đẩy nhanh việc sử dụng các dịch vụ tài liệu dựa trên đám mây này, đồng thời “che giấu” rất nhiều sự phức tạp mà bạn phải đặt ra để đảm bảo cấu trúc thông tin tốt – chẳng hạn như các metadata (thông tin về tài liệu của bạn).
Microsoft đang làm việc để tăng thêm trải nghiệm chia sẻ tệp này cho người dùng qua Teams, nhưng tính năng này vẫn chưa được triển khai.
Mẹo của chúng tôi cho tìm kiếm & quản lý thông tin là trước hết hãy xem qua loại thông tin nào sẽ đến đâu – tin tức trong SharePoint nên đi đâu? Điều gì nên làm trong một nhóm trong Teams (và loại nhóm nào – nhóm toàn tổ chức hoặc nhóm tiêu chuẩn)? Điều gì nên làm trong Yammer (nếu có, tùy thuộc vào quy mô công ty và tình huống)? Hướng dẫn người dùng đúng cách về cách làm việc với các tài liệu dựa trên đám mây trong OneDrive for Business và SharePoint để họ hiểu cách hoạt động của chúng. Đôi khi, việc ra ngoài Teams để tìm kiếm sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ: nếu biết đồng nghiệp của bạn đang làm việc trên một tài liệu, bạn có thể chỉ cần tìm kiếm tên của đồng nghiệp đó trong trang bắt đầu Office 365 và sau đó xem tất cả các tài liệu được chia sẻ mà đồng nghiệp ấy đang làm việc.
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.
