So sánh List và Document SharePoint Online

by | Microsoft Kiến Thức

List và Document là hai dạng lưu trữ nội dung/content của SharePoint Online. Cùng VinSEP.com khám phá các tính năng và phương án sử dụng để lưu trữ dữ liệu Doanh Nghiệp.

Tóm tắt về List và Document Library của SharePoint Online

Tìm hiểu các tính năng của List và Document để phân biệt cách lưu trữ nội dung phù hợp nhất.

List SharePoint Online là gì?

List và Document SharePoint Online - tính năng List
  1. Customizable columns. List dùng để tạo ra danh sách với nhiều cột chứa tiêu đề header. Sau đó, có thể thêm vào các dòng là các trường chứa dữ liệu của cột.
  2. Views. Đây là tính năng tùy chỉnh cách thể hiện List theo nhiều dạng. List có view mặc định dạng cột và hàng, nhưng có thể đổi sang dạng View hiển thị như lịch/Calender. View giúp dễ dàng sort, filter, và group dữ liệu cho dễ nhìn dễ xem.
  3. Custom forms. Đây là ứng dụng/App Microsoft Forms, sau khi tạo được list với với chuẩn chỉnh. Chúng ta có thể tạo ra các mẫu forms để người dùng điền thông tin thuận tiện.
  4. Alerts. Một dạng thông báo được thiết lập khi cần thiết. Các alerts gửi thông báo khi có sự thay đổi dữ liệu mới trên list hoặc bị xóa chẳng hạn.
  5. Versioning. Quản lý các bản lưu của những thay đổi “track of changes” cho các item của list.
  6. Workflow. Tạo ra các quy trình workflow tự động từ list. Ví dụ một quy trình ký duyệt khi hoặc các Task Planner được thực thi lần lượt.
  7. Content types. Giúp quản lý phân loại các định dạng dữ liệu trong list hoặc trong Document. Ví dụ như dữ liệu định dạng text, video.v.v.
  8. Item-level permissions. Thiết lập quyền permission cho từng người dùng xử lý các item của list như là xem view hoặc chỉnh sửa/edit.
  9. Integration with other Microsoft tools. List có thể kết hợp với PowerApps, Power Automate, và Microsoft Teams.
  10. Import and export data. Dữ liệu có thể được nạp vào hoặc xuất ra từ List phục vụ việc phân tích dễ dàng.

Document Library SharePoint Online là gì?

Là nơi mọi dữ liệu của doanh nghiệp dưới định dạng tệp hoặc thư mục được lưu trữ. Từ văn bản nhiều định dạng như là Word, Excel, PowerPoint, đến hình ảnh JPG hay video.

List và Document SharePoint Online là gì
  1. Document versioning. SharePoint Online cho phép theo dõi từng version thay đổi của dữ liệu. Giúp có thể revert trở lại phiên bản trước hơn nếu phiên bản hiện tại bị sai hoặc lỗi.
  2. Co-authoring. Dữ liệu lưu trữ trên document của SPO cho phép cộng tác collaborate đồng thời với các nhân viên khác.
  3. Check-in/check-out. Khi check-out, các user khác sẽ không thể sửa dữ liệu đến khi nào được check-in trở lại.
  4. Document templates. Thiết lập các template mặc định cho những định dạng tài liệu khi được tạo mới.
  5. Content types. Phân loại dữ liệu theo Content để dễ dàng quản lý và thêm metadata cho dữ liệu.
  6. Document sets. Thiết lập Document Set với các thuộc tính cần thiết cho một Document Library. Giúp khi thêm New trong Library này sẽ có thêm Document Set bên dưới các Set Folder, Word Document hay Excel Document.
  7. Metadata. Được dùng để quản lý document dễ dàng thuận tiện hơn.
  8. Alerts. Đưa ra những thông báo notifications khi các document có sự thay đổi hoặc thêm mới vào.
  9. Workflow. Là các quy trình workflows được tạo ra, giúp tự động automate như phê duyệt document.
  10. Integration with other apps. SharePoint Online có thể liên kết trực tiếp đến ứng dụng Microsoft như là Outlook, Teams, và PowerApps.
List và Document SharePoint Online - tính năng Document

So sánh List và Document Library của SharePoint Online

So sánh List và Document SharePoint Online

Trên SharePoint Online, List và Document Library là 2 dạng content type chính dùng để lưu trữ dữ liệu và thông tin. Cả hai đều cho tạo, lưu trữ, và quản lý dữ liệu, nhưng có một vài điểm khác biệt:

  1. Structure – Cấu Trúc. List là bao gồm các item, trong khi document libraries bao gồm tệp/file. Item chứ đa dạng nội dung thông tin thường dùng như task, event, và issue. Document libraries chính là để lưu trữ dữ liệu.
  2. Metadata. List vượt trội hơndocument library về phần Metadata này. Với list, tạo ra các trường custom fields chứa nhiều thông tin cho mỗi mục item, ví dụ như “Trạng Thái” hoặc “Độ ưu tiên”. Document library cũng có metadata nhưng giới hạn hơn như là thuộc tính/properties hoặc dạng tags.
  3. Versioning. Document library có khả năng quản lý được các version của từng tệp file khi có thay đổi. List quản lý nhưng lần thay đổi cập nhật lại thông tin trên các trường Item.
  4. Content types. Cả list và document library đều có phân loại nội dung để quản lý. Giúp dễ dàng trong việc tạo metadata hoặc các workflow về sau.
  5. Permissions. Cả list và document library đều cho thiết lập set permissions từng item hoặc file. Document librariy còn có khả năng phân quyền cho các folder. Việc phân quyền trên cấp folder giúp bảo vệ được khác nhiều dữ liệu của cấp folder thấp hơn.

Nhìn chung, giữa list và document library cần có kế hoạch trước để sử dụng. List phù hợp với các dạng bản cấu trúc dữ liệu với các trường chứa thông tin. Có thể nói List gần giống như 1 Sheet của Microsoft Excel. Còn document library trông giống các Folder trên ổ đĩa của máy tính hoặc giống OneDrive.

Các tình huống ứng dụng List SharePoint Online trong Doanh Nghiệp

Các trường hợp cần thiết sử dụng list trên SharePoint Online:

  1. Project Management. SharePoint lists có thể giúp quản lý các dự án project dạng tasks, deadlines. Giúp mọi người trong team có thể nhìn thấy trực quan nhiệm vụ và tình trạng của dự án.
  2. Employee Directory. SharePoint list dùng để quản lý thông tin nhân viên. Các thông tin của một người bao gồm Tên Họ, Chức Vụ, hay thông tin hồ sơ lý lịch.
  3. Issue Tracking. SharePoint list thường dùng để theo dõi track các vấn đề đang xảy ra trong DN. Ví dụ: IT helpdesk có các ticket của nhân viên cần hỗ trợ hoặc các khiếu nại từ khách hàng.
  4. Asset Management. SharePoint list cũng có thể dùng để quản lý danh sách tài sản các trang thiết bị, bàn ghế v.v.
  5. Training and Development. SharePoint list kết hợp với Forms để làm các khóa training đào tạo nhân viên nội bộ, các kế hoạch phát triển nhân viên.
  6. Inventory Management. SharePoint list cũng có thể quản lý tồn kho, đơn hàng theo nhà cung cấp.
  7. Customer Relationship Management (CRM). SharePoint list như trên đã thấy, vì vậy khả năng dụng thành một CRM cũng có thể đáp ứng được.

Ứng dụng Document Library trong Doanh Nghiệp

Tham khảo một số phương án cần dùng đến Document Library:

  1. Document Management. Đương nhiên là quản lý dữ liệu như các thông báo chính sách, quy trình, nội quy, mẫu báo cáo & báo giá hay hợp đồng. Kết hợp version control và metadata để dễ dàng cập nhật và quản lý.
  2. Collaboration. Khả năng cộng tác trên cùng Document LLibrary giữa team members, các phòng ban, hay nhóm dự án. Khả năng cùng chỉnh sửa/edit document đồng thời, theo dõi thay đổi track changes một cách trực tiếp real-time.
  3. Record Keeping. DN có thể tận dụng Document Library quản lý các chứng từ tài chính, pháp lý, dạng record. Phù hợp chính sách retention duy trì lưu trữ, giúp DN đảm bảo tuân thủ quy định trong hoạt động kinh doanh.
  4. Knowledge Management. Dùng Document Library lưu các tài sản kiến thức, các best practice, case study, và tài liệu training.
  5. External Collaboration. DN có thể cộng tác với đối tác qua Document Library. Tính năng cho phép chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài, mà vẫn quản lý được truy cập và phân quyền đối với dữ liệu quan trọng và người dùng từ đối tác.

Cần tư vấn thêm về chủ đề SPO List và Document xin liên hệ chúng tôi:

Công Ty TNHH Mục Tiêu Số (MST: 0316094847)

VinSEP
VinSEP

VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.

VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.

Bài viết liên quan