Tìm hiểu phần mềm dịch vụ chữ ký số chính hãng Foxit dành cho doanh nghiệp Việt.
Bài viết được phát hành vào năm 2024, được viết bởi VinSEP.com. Chúng tôi chuyên cung cấp bản quyền phần mềm Microsoft, Autodesk, Adobe, Foxit, Symantec chính hãng.
Tất tần tật những điều cần biết về Phần Mềm Ký Điện Tử
Chữ ký số Chữ ký điện tử hay eSign là gì? Những lợi ích dành cho doanh nghiệp khi trang bị eSign.
Chữ ký số eSignature hay chữ ký điện tử Electronic Signing. Là dạng chữ ký trên máy tính hoặc thiết bị di động. Đó là chữ ký tay được số hóa, mã hóa và lưu trữ duy nhất cho cá nhân hoặc tổ chức. Chữ ký số eSign đáp ứng nhu cầu xác thực chứng thực cho tài liệu hoặc văn bản. Hiện là phương thức thay thế cho Fax hoặc Telegraph truyền thống.
Có. Ở Việt Nam vẫn sử dụng con dấu đỏ trên hồ sơ giấy, hoặc CA trên hóa điện tử. Trên thế giới đang sử dụng chữ ký số do mang lại nhiều lợi ích. Giúp doanh nghiệp ký trên các tệp/file văn bản mềm, tiết kiệm chi phí in ấn, chuyển phát và lưu giữ. Chữ ký số áp dụng cho hợp đồng giao dịch thương mại, chứng từ pháp lý và những văn bản mang tính tác quyền.
Phần mềm Foxit Reader được dùng phổ biến để chèn chữ ký hình hoặc CA vào văn bản. Đó cũng là một kiểu của chữ ký số eSign nhưng chưa hoàn chỉnh. Để hiểu rõ hơn, xin đề cập đến chữ ký số Foxit eSign như dưới đây.
Phần mềm dịch vụ Foxit eSign
Foxit eSign là một dịch vụ chữ ký điện tử được thiết kế để tạo & gửi, và xác minh các chữ ký số vào trong mỗi tài liệu điện tử. Hay nói khác đi, là khả năng mã hóa để bảo mật dữ liệu và giải mã chữ ký để xác minh. Giúp các doanh nghiệp ký số các hợp đồng, thỏa thuận và biểu mẫu trong hoạt động kinh doanh ngày càng thuận tiện.
Công dụng chính của Foxit eSign
- Full eSign Workflow. Tải tài liệu dữ liệu, tạo văn bản mẫu template, thêm người nhận recipients, cuối cùng gửi/send. Foxit Sign có những thông báo notifications tự động, nhắc người nhận recipients, và khả năng kiểm tra tình trạng ký duyệt của người nhận trong workflow.
- Create One-Time or Reusable Documents. Tạo mẫu văn bản để ký duyệt một lần sử dụng lập lại nhiều lần.
- Easy to Use. Sử dụng trên mọi thiết bị máy tính/điện thoại thông minh để ký duyệt.
- Secure. Foxit Sign sử dụng 256-bit encryption, và những chứng thực khác để mã hóa dữ liệu.
- Legally Compliant. Tuân thủ quy định của các tổ chức quốc tế về vấn đề pháp lý.
- Collaborate. Ký điện tử giúp quy trình ký duyệt có thể diễn ra mọi lúc mọi nơi ngoài văn phòng hoặc làm việc ở nhà.
Quy trình ký trên Foxit eSign xử lý công việc
Lợi ích khi Foxit eSign mang lại
Theo Foxit cho biết từ các khách hàng sử dụng, có ý kiến đóng góp về lợi ích như sau:
- Improved Efficiency. Cải thiện năng suất nhờ rút ngắn thời gian xử lý văn bản. Giúp các quyết định được thực thi và ban hành nhanh chóng đưa vào vận hành.
- Lowered Expenses.Cắt giảm chi phí in ấn chứng từ và chi phí chuyển phát nhanh.
- Storage Savings. Lưu trữ hồ sơ trực tuyến không mất thời gian sắp xếp và tìm kiếm, không gian văn phòng và kệ tủ. Tận dụng khả năng lưu trữ tập trung trên đám mây so với ổ cứng trên thiết bị.
- Enhanced Security. Tất cả được số hóa và mã hóa giúp nâng cao bảo mật hơn so với cất giữ tài liệu truyền thống.
- Damage Protection. Không sợ bị hủy hoại do thiên tai.
- Error Reduction & Risk Mitigation. Giảm ký nhầm ký sai nhờ quy trình thao tác riêng cho mỗi bên ký. Cũng như thất lạc tài liệu.
Vì sao doanh nghiệp Việt chưa trang bị chữ ký số Foxit eSign?
Những lo ngại về pháp lý và tính bảo mật tài liệu dữ liệu được lưu giữ bởi bên thứ 3.
Tính hợp pháp chữ ký số
Chữ ký điện tử hiện đang được hợp thức trên toàn cầu và sử dụng rộng rãi ở các nước phát triển. Doanh nghiệp Việt vẫn lo ngại về tính hợp pháp do thói quen vẫn còn sử dụng CA token hoặc con dấu. Chỉ đến khi có phát sinh giao dịch quốc tế, thì mới nghĩ đến việc trang bị eSign.
Đó là các lo ngại đáng có khi đề cập sử dụng Chữ ký điện tử nói chung và chứ ký số Foxit eSign nói riêng. Nhưng cũng biết rằng khung pháp lý cho Chữ ký điện tử nhìn chung rộng rãi hơn so với chữ ký tay.
Tính riêng tư và bảo mật
Ở Việt Nam vẫn còn những quy định về việc lưu giữ tài liệu trong nội bộ tránh chuyển ra bên ngoài tổ chức. Nhưng nếu bỏ qua quy định lưu trữ đó, chữ ký số không dễ dàng bị phủ nhận như sau:
- Authentication – Xác thực. Chữ ký số chứa khóa mã hóa của người gửi. Người nhận có thể xác minh được ai là người gửi cho họ.
- Data Integrity – Toàn vẹn dữ liệu. Trong quá trình truyền tải, nếu tài liệu bị một bên thứ ba thay đổi, chữ ký số sẽ không còn khớp với nội dung tài liệu nữa. Nếu có sự thay đổi, quá trình xác minh chữ ký sẽ thất bại, cảnh báo rằng dữ liệu đã bị xâm phạm
- No repudiation. Chữ ký số Foxit eSign được tạo bởi khóa riêng tư từ người gửi, và chỉ người gửi mới có. Vì vậy, người gửi không thể phủ nhận (chối bỏ) việc họ đã ký tài liệu.
Quý khách hàng cần tư vấn mua bản quyền chữ ký số Foxit eSign, vui lòng liên hệ:
Công Ty TNHH Mục Tiêu Số (MST: 0316094847)
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.
