Được biết đến là Gói bản quyền Power Automate for Microsoft 365. Power Automate có sẵn trong khi mua bản quyền Microsoft 365 doanh nghiệp.
Bài viết được phát hành vào năm 2024, được viết bởi VinSEP.com. Chúng tôi chuyên cung cấp bản quyền phần mềm Microsoft, Autodesk, Adobe, Foxit, Symantec chính hãng.
Tất tần tật những điều cần biết trang bị Power Automate Basic
Bản quyền Power Automate hiện được miễn phí khi trang bị các gói Microsoft 365 Business Basic, Standard hoặc Premium. Những khả năng gói Basic mang lại thật sự hữu ích để hoàn thành công việc. Cùng VinSEP tìm hiểu thêm về gói bản quyền này hoặc triển khai tận dụng thêm khi đã có gói M365 Business.
Đây là một phần mềm dịch vụ dạng công cụ để xử lý công việc theo điều kiện, quy định, hoặc nguyên tắc cụ thể. Giống như dạng Filter/phân loại công việc, lựa chọn công việc cần quan tâm. Khi đã thỏa điều kiện thì sẽ thực thi hành động theo rule/quy luật đã được đề ra trước đó. Power Automate có 2 yếu tố cần là Trigger và Action để hoàn thành quy trình công việc là Flow.
Đây là gói bản quyền cho phép tạo ra các flow công việc kết hợp các dữ liệu và số liệu thông qua internet. Vì vậy PAB cần kết nối với các dữ liệu số như Excel Online, SharePoint Online, hay OneDrive For Business. Ngoài ra còn hỗ trợ hơn 1000 Connector Standard khác. Mặt khác có rất nhiều mẫu quy trình/template có sẵn, cho phép chỉnh sửa lại phù hợp cho mục đích công việc.
Bản Quyền Power Automate Basic
Mua bản quyền Microsoft 365 Business sẽ được sử dụng miễn phí Power Automate Basic (PAB) . Dùng PAB tạo một quy trình tự động lưu tệp đính kèm email, hay quy trình cần thực thi tự động theo giờ hoặc định kỳ. Gọi chung là Flow tự động thực thi với các dữ liệu lưu trữ thông qua internet nên được gọi là Cloud Flow.
Power Automate Basic = CLOUD FLOW
Các dạng Cloud Flow
Cloud Flow có ba dạng chính bao gồm:
- Automate Flow. Dạng quy trình tự động này giống việc tạo rule hoặc filter theo điều kiện Trigger cho trước. Phần mềm tự hoạt động xử lý theo action được quy định sẵn. Ví dụ: Lưu lại tất cả các tệp đính kèm trong email gửi đến inbox vào một Folder trên OneDrive
- Instant Flow. Dạng quy trình tự động được thực hiện sau khi người dùng ra lệnh. Ví dụ: Quy trình “Đề nghị mua máy tính mới” Khi người dùng bấm gửi đề nghị, các hành động được thực thi tiếp theo diễn ra cho đến khi có kết quả Phê Duyệt hoặc Bác Bỏ.
- Scheduled Flow. Đây là quy trình đặt theo thời gian thực thi. Ví dụ: Cần sao chép folder A đến folder B lúc 8:00SA
Hướng dẫn cơ bản sử dụng Power Automate Basic
Người dùng Microsoft 365 Business có thể sử dụng Power Automate Basic khi đăng nhập Portal Office hoặc Portal Automate. Xuất hiện giao diện Power Automate.
- Thanh Điều Hướng.
- Khung tìm kiếm.
- Quản lý các môi trường làm việc/Environment.
- AI Copilot.
- Hướng dẫn sử dụng nhanh.
- Khung chatbot.
Đối với Cloud flow PAB chỉ cần quan tâm đến các Icon trên Thanh Điều Hướng bao gồm: Create, Templates, My Flows và Connectors.
- Create: giúp khởi tạo 3 dạng Cloud Flow Automate/Instant/Scheduled flows.
- Templates: Lựa chọn những tình huống Flow có sẵn. Chỉnh lại cho phù hợp nhu cầu.
- My Flows: quản lý các quy trình tự động người dùng đang sử dụng hoặc xây dựng.
- Connectors: Danh sách các dịch vụ trực tuyến khác có thể liên kết.
Connector có hai dạng Standard, dạng Premium sẽ cần trả phí bản quyền thêm khi cần sử dụng. Create một flow mới không khó, có thể tận dụng AI Copilot để hướng dẫn thực hiện.
Trong phạm vị bài chia sẻ này chủ yếu giúp doanh nghiệp biết đến gói PAB đang có sẵn miền phí trong M365B. Chưa đề cập nhiều cho phần Environment, vai trò người quản trị, và chắc năng AI Copilot tiên tiến.
Sử dụng PAB – Cloud Flow trực tiếp trên các dịch vụ M365B
Ngoài việc tạo Flow trực tiếp trên portal PAB người dùng tiếp cận tạo Flow trược tiếp trên các Item, list, Message. Những dữ liệu này thường tồn tại trong dịch vụ trực tuyến OneDrive, SharePoint và Teams.
Các mẫu Templates được gợi ý sẵn ngay trên các connectors chính hãng. Sau khi hiệu chỉnh flow mẫu phù hợp cho công việc, có thể share cho đồng nghiệp nhanh chóng.
Ngoài ra, có thể sử dụng flow với các ứng dụng khác Copilot, Excel online, Approvals, Outlook, Forms, Dataverse .v.v
Insert Expression
Khi sử dụng PAB đôi khi cần chỉnh sửa Template mẫu, người dùng có nhu cầu xử lý dữ liệu cho các trigger. Insert expression hay Fx là một dạng biểu thức đơn giản giúp thực thi và hiệu chỉ nguồn số liệu mà không cần thay đổi dữ liệu gốc.
Các nhiều dạng biểu thức funtions để tính toán dữ liệu cần thiết cho việc tạo trigger, và các khái niệm về Fx cũng có thể tự học trực tuyến dễ dàng tại đây
Performance profiles
Đây là một khái niệm liên quan đến số lượng request/yêu cầu thực hiện. Dựa theo quy trình trigger đến action, thì các yêu cầu được hoạt động hoặc chạy/quét để kiểm tra. Ví dụ: Khi tạo Flow trigger các email từ giám đốc gửi, action thông báo qua Microsoft Teams. Mỗi email đến sẽ được chạy flow để kiểm tra có phải email của giám đốc, nếu đúng thì sẽ gửi thêm request thứ hai để thực thi.
Như vậy một Flow nếu quá rộng có thể sẽ tiêu tốn nhiều lượng request của mỗi user. Trong thời gian 24h mỗi user có 6.000 đến 10.000 lượt request miễn phí.
Kết Luận
- Bản quyền Power Automate Miễn Phí được tích hợp sẵn trên gói Microsoft 365 Business doanh nghiệp.
- Các template mẫu theo công việc thực tế rất dễ dùng.
- Không quá khó khi học thêm một ngôn ngữ mới cho việc thiết lập biểu thức.
Hy vọng thông tin trên mang đến sự tự tin cho quý khách hàng đã và sắp trang bị gói bản quyền Microsoft 365 Business. Hãy liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết:
Công Ty TNHH Mục Tiêu Số (MST: 0316094847)
VinSEP (Công ty TNHH Mục Tiêu Số, MST: 0316094847)- chúng tôi là chuyên gia trong giải pháp/dịch vụ CNTT & phần mềm bản quyền. VinSEP giúp doanh nghiệp chuyển đổi thành nơi làm việc hiện đại (Modern Workplace) & phát triển trong thời đại công nghiệp 4.0.
VinSEP chỉ có một website Official chính thức là VinSEP.com.
