So sánh Microsoft Teams vs Zalo

Phân tích khả năng Microsoft Teams thay thế Zalo. Là các phần mềm chức năng chat, gọi điện thoại phổ biến hàng đầu ở Viêt Nam.

Phần mềm chat, gọi điện thoại miễn phí Microsoft Teams thay thế Zalo

Từ 01/08/2022, MXH lan truyền Zalo thu phí người dùng, đây là cơ hội so sánh Microsoft Teams vs Zalo.

Phần mềm ứng dụng Zalo

Phần mềm ứng dụng Microsoft Teams

Kể từ khi có dịch Covid-19 diễn ra, Microsoft Teams trở nên thân thuộc với người dùng ở Việt Nam. Các tổ chức trường học, doanh nghiệp, và chính phủ bắt đầu triển khai & sử dụng nhiều hơn.

Microsoft Teams là phần mềm miễn phí bao gồm tiện ích chat, video call, chia sẻ & lưu trữ dữ liệu. Thế mạnh của MS Teams dùng để tổ chức các buổi họp trực tuyến 1:1 và lên tới 1:100 người.

Người dùng cá nhân có thể mua gói phần mềm Microsoft cá nhân để tăng thời lượng hợp. Teams cá nhân tối đa họp 30 giờ/buổi họp & lưu trữ 1TB chứa các bản ghi hình buổi họp. Đối với doanh nghiệp, trả phí bằng cách trang Microsoft 365 Business hoặc Teams Essentials. (Gói rút gọn cho doanh nghiệp nhỏ).

Microsoft Teams có thể thay thế Zalo?

Khi Zalo bắt đầu thu phí, giúp so sánh với Microsoft Teams trở nên cân bằng hơn.

• Mục đích sử dụng bao gồm trò chuyện, gọi điện thoại với người dùng khác. Không cần thiết phải tìm phần mềm & ứng dụng thay thế Zalo. Người dùng cá nhân sẽ khó đạt đến các giới hạn Zalo tính phí.
• Microsoft Teams miễn phí đối với các giới hạn mà Zalo muốn thu phí. Không giới hạn danh sách bạn bè, dễ dàng tìm kiếm khi có địa chỉ email hoặc số di động.
• Zalo xây dựng nền tảng bao gồm Mạng Xã Hội/Trang cá nhân/Shop bán hàng. Người dùng dạng kinh doanh tương tác với người dùng cá nhân trực tiếp. Nếu cá nhân & doanh nghiệp có cơ hội bán hàng ở trên nền tảng này, thì nên trả phí.
• Microsoft không xây dựng MXH cộng đồng, nhưng có MXH nội bộ doanh nghiệp Yammer. Ngoài ra, còn có trang Intranet đăng tin nội bộ SharePoints. Giúp chia sẻ thông tin kinh doanh giữa người dùng biết rõ danh tính, chức vụ của nhau. Thế mạnh của Teams là cộng tác làm việc trực tiếp – Live. Các người dùng phối hợp chỉnh sửa văn bản, bảng tính trực tiếp mà không phải thu hồi như Zalo.

Kết luận so sánh Microsoft Teams thay thế Zalo

• Zalo trả phí mạnh về tương tác doanh nghiệp với người dùng cá nhân. Có thể gọi là khách hàng bán mua lẻ, khách hàng tiềm năng, KH tìm kiếm thông tin.
• Teams trả phí giúp tương tác giữa nhân viên nội bộ, và nhân viên của đối tác hiệu quả. Đối với DN, dữ liệu công việc sẽ không thuộc về tài khoản cá nhân nào.
• Teams, Skype, Zalo, Messenger, Telegram, Whatsapp, Viber tất cả đều đáp ứng tính năng Chat/Voice Call. Là các tính năng dùng để liên lạc gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Nếu lĩnh vực kinh doanh cần thiết tương tác với KH lẻ/tiềm năng thì chưa vội thay đổi.

Phân quyền người dùng & thủ thuật sử dụng Microsoft Teams

Chính sách phân quyền người dùng sử dụng dữ liệu doanh nghiệp

Không chỉ là người dùng Teams cá nhân tương tác với nhau, giờ đây người dùng Teams doanh nghiệp cũng có thể liên kết rộng rãi. Vấn đề về chia sẻ dữ liệu doanh nghiệp nội bộ với người dùng bên ngoài vẫn được Microsoft phân định.

External Access

• Đây là quyền cho phép người dùng Teams Doanh Nghiệp(trả phí) làm việc với người dùng Teams ở DN khác. Call/Chat/Meeting với người dùng doanh nghiệp đối tác với chức năng External Access.
• Tên của người dùng tổ chức khác sẽ có thêm tag External giúp phân biệt.
• Khi cần nhiều hơn nhu cầu liên lạc như chia sẻ dữ liệu, hoặc vào các Channel cần sử dụng quyền Guest Access.

Guest Access

• Đây là quyền cho phép người dùng Teams bên ngoài trở thành khách mời của tổ chức. Guest Access mở rộng quyền External Access để truy cập vào các Team/Channel. Khi đó người dùng bên ngoài, phải chuyển đổi trạng thái Teams của doanh nghiệp họ sang Team của doanh nghiệp của tổ chức.
  • Ví dụ: Công ty A và Công ty B đều sử dụng Teams Doanh nghiệp. Người dùng ở CTY A được mời vào Team KQKD-CTYA của CTY B kiểm tra đối chiếu kết quả kinh doanh. Khi đó người dùng A chấp nhập lời mời, và sẽ trở thành thành viên của CTY B và Member của Team KDKD-CTYA. Mọi dữ liệu sẽ vẫn thuộc quyền quản lý của CTYB khi người dùng A rồi khỏi Team.
• Tên của người dùng bên ngoài tổ chức sẽ gắng với Tag Guest thay vì External.

Kết nối với người dùng khác không thuộc tổ chức và người dùng Skype

Kể từ tháng 01/2022, Microsoft Teams đã cho phép liên kết với mọi người dùng không thuộc tổ chức.

• Tài khoản đăng ký sử dụng Teams miễn phí hoặc Skype có thể kết nối với Teams Doanh Nghiệp. Các email và số liên điện thoại sẽ có thể tra cứu và kết bạn nhanh chóng nếu đăng ký với Skype.
• Hình thức liên kết được gửi dưới dạng thư mời, email trực tiếp đến hợp mail của người External user.
• Đây cũng chính là nguyên do VinSEP xem là một giải pháp tiềm năng mà Microsoft Teams thay thế Zalo.

Các thủ thuật sử dụng Teams thuận tiện

Trong quá trình sử dụng, nhiều khách hàng chưa thuần thục các thủ thuật sử dụng Teams và dưới đây là những gợi ý.

Tùy chỉnh Meeting Options

Meeting Opts cho phép người tổ chức buổi họp tùy chỉnh các vấn đề khi bắt đầu Join Meeting:

• Người tham gia meeting nào cần phải chờ/không chờ đợi tại Lobby/Sảnh.
• Cho phép người tham gia buổi meeting là người presenter/thuyết trình.
• Cho phép mở/tắt Mic và Camera của người tham dự.
• Tự động Ghi hình/ghi âm buổi họp.

Đây là những tùy chỉnh ban đầu, hỗ trợ người tổ chức “không quá tất bật” lúc buổi meeting sắp diến ra. Ngoài cách chọn Edit (Số 3) trước buổi họp, organizer có thể tìm thấy Meeting Options trong dấu 3 chấm khi đã Join.

Tác vụ chống làm gián đoạn trong giờ họp trực tuyến

Vô tình/accidentally âm thanh/hình ảnh không mong đợi làm gián đoạn không khí thuyết trình. Người tổ chức có thể nhanh chóng tắt những âm thâm/hình ảnh nhạy cảm của người dùng “manually”.

Thêm vai trò quản lý cho người họp

Đôi khi người tổ chức meeting có tác vụ bên ngoài, không thể theo sát buổi meeting online. Đây là thủ thuật giúp chọn một người tin tưởng để hỗ trợ organizer.

Xóa hoặc loại bỏ khách mời trong các buổi họp dạng series.

Khi các buổi họp được tạo ra với khung giờ lặp lại, nhưng đôi khi diễn giả hoặc khách mời chỉ tham dự một vài ngày. Cách đơn giản để xóa người ấy ra khỏi danh sách mời những buổi không cần thiết.

Kết thúc buổi họp – Leave & End Meeting

Đôi khi muốn kết thúc/Leave buổi họp, nhưng vẫn còn một số người vẫn chưa thoát khỏi. Có thể họ đã Away From Keyboard (AFK) hoặc đang xử lý công việc khác.

Người tổ chức chấm dứt/End buổi họp cho tất cả mọi người đang tham dự trong Meeting. Và cũng giúp người tổ chức lấy được danh sách người tham dự và recording sớm nhất.