Dịch vụ lưu trữ đám mây | Đưa dữ liệu DN lên trực tuyến

Xu thế chuyển dữ liệu doanh nghiệp lên các dịch vụ lưu trữ đám mây càng trở nên phổ biến. Doanh nghiệp cùng VinSEP.com tìm hiểu thêm dịch vụ lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp trực tuyến bao gồm những gì.

Xu hướng dịch chuyển lên dịch vụ lưu trữ đám mây 2023

Ngày càng có nhiều tổ chức/ doanh nghiệp lựa chọn hình thức lưu trữ đám mây. Chúng tôi xin liệt kê một số ưu và nhược điểm của việc thực hiện chuyển đổi:

Ưu điểm sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây dữ liệu doanh nghiệp

• Scalability – Khả năng mở rộng. Lưu trữ đám mây cho khả năng lưu trữ dữ liệu không giới hạn. Đáp ứng nhu cầu từ thấp đến cao hoặc nhu cầu lưu trữ tăng dần. Không giống như lưu cứng truyền thống, cần phải dự tính về khả năng hết dung lượng của phần cứng.
• Accessibility – Khả năng truy cập. Có thể truy cập lưu trữ đám mây từ mọi nơi có kết nối internet. Điều này khiến nó trở nên lý tưởng cho công việc và cộng tác từ xa. Với lưu trữ tại chỗ, cần phải có mặt trực tiếp tại văn phòng để truy cập tệp. Hoặc trang bị thêm các giải pháp VPN, IP tĩnh mới kết nối từ bên ngoài về.
• Cost Savings – Tiết kiệm chi phí. Không cần phải mua dịch vụ bảo trì phần cứng, chi phí điện, làm mát hệ thống.
• Disaster Recovery – Khôi phục dữ liệu. Cung cấp khả năng khôi phục dữ liệu tích hợp sẵn. Dữ liệu được bảo vệ và dễ dàng khôi phục khi có sự cố như là mất điện. Là một lợi thế đáng kể so với lưu trữ tại chỗ, cần bổ sung các phần mềm có tính năng Disaster Recovery.
• License – Bản quyền phần mềm. Hầu hết hiện nay các bản quyền phần mềm đều chú trọng trang bị thêm không gian lưu trữ tích hợp trong mỗi license được trang bị. Ví dụ như Adobe có Document Cloud,

Bất lợi khi sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp trực tuyến

• Security – Bảo mật. Dữ liệu cũng giống như tiền bạc vì vậy cần được bảo vệ bởi tổ chức uy tín. Chọn sai nhà cung cấp dịch vụ thiếu tính khả năng bảo mật dữ liệu cho DN. Một số nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trực tuyến nhưng lại không có bản quyền chủ sở hữu hoặc khai thác công nghệ. Hoặc họ sử dụng công nghệ lỗi thời để chiếm lợi thế cạnh tranh về giá. Thử nghĩ nếu không được mã hóa dữ liệu khi truyền tải thì dữ liệu đưa lên trực tuyến giống như bị phơi bày công khai.
• Internet Connection – Kết nối Internet. Lưu trữ đám mây phụ thuộc vào kết nối internet ổn định. Internet bị hỏng hoặc có sự cố kết nối, cá mập cắn cáp, người dùng có thể không truy cập được dữ liệu.
• Data Ownership – Quyền sở hữu dữ liệu. Dữ liệu được lưu trên dịch vụ của nhà cung cấp thì chắc chắn dữ liệu cũng được nhà cung cấp đồng sở hữu. Nhà cung cấp tốt sẽ có tính năng mã hóa dữ liệu để hạn chế việc xem lén tài liệu của khách hàng. Ở Việt Nam, quan niệm quyền sở hữu dữ liệu này khiến khó triển khai các tiện ích của dịch vụ lưu trữ đám mây.
• Migration – Di chuyển dữ liệu. Di chuyển từ lưu trữ on-prem sang lưu trữ đám mây có thể mất thời gian và kỹ thuật. Cần phải lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận để đảm bảo dữ liệu được truyền an toàn và không bị mất.

Dịch vụ lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp phổ biến

Dựa trên các hình thức hoặc định dạng của Dữ liệu trong mỗi Doanh Nghiệp. Dữ liệu có thể là dưới dạng tệp – file, dạng thư điện tử, hoặc dạng hội thoại chat/conversation/recording.

Lưu Trữ dữ liệu làm việc dạng tệp

• Đây là hình thức được quan tâm nhiều nhất hiện nay, các định dạng thường thấy trong Doanh Nghiệp như là:
  • Tệp văn bản hoặc bảng tính, slide thuyết trình như Word, PDF, Excel, PowerPoint
  • Tệp cơ sở dữ liệu, tệp thiết như là XML hoặc dwg …
• Đặc điểm chung của định dạng tệp này là sự phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp. Dung lượng của dạng tệp có thể nhỏ và cũng có thể rất lơn cho mỗi tệp đơn lẻ. Vì vậy chiếm rất nhiều dung lượng bộ nhớ lưu trữ của thiết bị. Các giải pháp lưu trữ đám mây này có thể phân thành dạng Content-Cloud. Phổ biến hiện này có OneDrive for Business, SharePoint Online, Google Drive, Box hoặc Dropbox.v.v

Dữ liệu thư điện tử

• Cần xây dựng một máy chủ nội bộ trang bị thư điện tử để sử dụng trong doanh nghiệp. Mỗi email gửi đến và gửi đi cũng là một dạng dữ liệu có dung lượng rõ ràng. Nếu email đó chứa tệp đính sẽ càng chiếm không gian lưu trữ của inbox. Theo kinh nghiệm, một inbox sau 5-10 năm sử dụng mà không xóa bất kỳ thư điện tử nào sẽ có dung lượng lên đến hàng chục hoặc gần trăm GB.
• Thư của một cá nhân làm việc lâu năm cũng cần được sao lưu lại tùy vào vai trò và vị trí công việc. Thư của nhân viện nghỉ việc có những giao dịch với đối tác cũng cần được lưu giữ lại dạng dữ liệu.
• Tùy vào phần mềm sử dụng có thể tải các thư điện tử này thành dạng tệp để lưu trữ dưới dạng content. Ví dụ như phần mềm xem thư Outlook có dịnh dạng msg hoặc pst và ost.

Dữ liệu cộng tác

• Các doanh nghiệp hiện nay sử dụng phổ biến phần mềm Skype, Whatsapp, Viber hoặc Zalo. Đây là các ứng dụng cá nhân được để cộng tác trong môi trường doanh nghiệp. Dữ liệu này sẽ bị mất sau thời gian dài sử dụng không lưu giữ lại được.
• Hiện nay môi trường làm việc cho phép làm từ xa, hội thoại và ghi âm các cuộc họp cũng là một điều cần thiết. Dữ liệu này cũng cần được lưu trữ để xem lại giúp hiểu chính xác vấn đề trao đổi.
• Quản lý nguồn dữ liệu tập trung với dữ liệu trao đổi, làm việc nhóm nội bộ, cũng như dữ liệu liên quan đến khách hàng hoặc đối tác.

Như vậy rõ ràng, giải pháp lưu trữ trực tuyến đáp ứng được nhu cầu lưu trữ truyền thống. Mở ra thêm khả năng lưu trữ đối với các nhu cầu dữ liệu phát sinh trong môi trường làm việc hiện đại. Đây chính là xu thế mới cho các DN cần trang bị và vận hành. Trong phần tiếp theo xin giới thiệu giải pháp trọn gói các dịch vụ lưu trữ đám mây Microsoft dành cho doanh nghiệp.

Dịch vụ lưu trữ đám mây Microsoft 365 Business

Bản quyền Microsoft 365 Business nói cung, và gói Basic nói riêng. Giải pháp mang đến các dịch vụ lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp bao gồm:

• OneDrive for Business. Lưu trữ content – cloud cho mỗi cá nhân/nhân viên.
• SharePoint Online. Không gian Lưu trữ tệp dành cho cả doanh nghiệp.
• Microsoft Teams. Phần mềm dịch vụ cộng tác – trao đổi – họp trực tuyến.
• Exchange Online – Email doanh nghiệp theo tên miền lưu trữ thư điện tử.

Quý Doanh Nghiệp cần tư vấn về các Dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft – Microsoft 365 Business, liên hệ với chúng tôi:

Bản quyền Microsoft 365 Business Basic vs OneDrive for Business

• OneDrive for Business là một dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft cho môi trường doanh nghiệp. Dành cho mỗi nhân viên lưu trữ dữ liệu của cá nhân trong quá trình làm việc. Mỗi người sở hữu dữ liệu riêng của mình, chia sẻ và cộng tác với các nhân viên khác dựa trên quyền sở hữu dữ liệu của chính họ.
• Bản quyền OneDrive for Business có thể mua dạng đơn lẻ với tên sản phẩm Plan 1 vs Plan2 . Hoặc DN cũng có trang bị gói M365B Basic với các dịch vụ trực tuyến đã bao gồm ODFB Plan 1.

Bản quyền Microsoft 365 Business Basic vs SharePoint Online

• SharePoint Online cũng là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft sử dụng cho môi trường doanh nghiệp. Khác với ODFB, SPO cung cấp khả năng sở hữu, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu của một nhóm/phòng/dự án hơn là chỉ là cá nhân.
• Bản quyền SharePoint Online có thể mua đơn lẻ với các gói Plan 1 vs Plan 2. Tương tự, DN trong gói M365B Basic với các dịch vụ trực tuyến đã bao gồm SPO Plan 1.

Bản quyền Microsoft 365 Business Basic vs Exchange Online Plan 1

• Exchange Online là dịch vụ lưu trữ đám mây cho dữ liệu thư điện tử doanh nghiệp. Với công nghệ tiên tiến hàng đầu thế giới hiện nay mang đến sự ổn định và an tâm cho DN khi trang bị.
• Exchange Online là tên gọi dịch vụ Hosting Email của Microsoft. DN cần dùng phần mềm trực tuyến hoặc desktop app có tên gọi là Outlook để truy cập đến hosting này. Sau đó tải/xem trực tiếp các email được lưu trữ ở đó.
• Bản quyền Exchange Online cũng có thể trang bị dạng đơn lẻ Plan 1 vs Plan hoặc mua gói Microsoft 365 Basic có sẵn EXO Plan 1.

Bản quyền Microsoft 365 Business Basic vs Microsoft Teams

Microsoft Teams vừa là phần mềm vừa là dịch vụ trực tuyến để hội thoại và họp trực tuyến. Dữ liệu trao đổi và record các buổi họp quan trọng đều được ghi nhận va được đưa vào OneDrive for Business và SharePoint Online.

Bản quyền Teams có phiên bản đơn lẻ là Essential, Team Basic, Team Standard và Teams Enterprise kèm với Add-on Teams Premium. Hiện các phiên bản Teams này được VinSEP phân chia dựa theo tính năng Teams mang lại. Teams Basic không tổ chức được Webinar, Teams Standard không tổ chức LiveEvents. Teams Enterprise dành cho DN có trên 300 nhân sự.

Kết Luận

Dịch vụ lưu trữ đám mây hiện nay mang lại nhiều tiện ích cho một Doanh Nghiệp năng động. Các vấn đề về IT được cắt giảm, chỉ còn phương án ngân sách đầu tư và triển khai. Dịch vụ này được Microsoft cung cấp theo hình thức đăng ký thuê bao, giúp cắt nhỏ chí phí thanh toán một lần thành chi phí hằng năm. Với gói Microsoft 365 Business khởi điểm có thể mang nhiều lợi ích cho DN, giúp đạt hiệu quả trong quản lý và hạn chế các thất lạc dữ liệu.