SharePoint Online Quản Lý Dữ Liệu Doanh Nghiệp

Tìm hiểu SharePoint Online quản lý dữ liệu trong Doanh Nghiệp thế nào? Cùng VinSEP.com làm rõ các nhu cầu lưu trữ có thể triển khải trên dịch vụ bản quyền phần mềm SharePoint Online.

SharePoint Online Quản Lý Dữ Liệu Trực Tuyến

Giải pháp SharePoint là một công cụ giúp sắp xếp và quản lý các dữ liệu từ lúc sinh ra đến hết vòng đời sử dụng. Mỗi Doanh Nghiệp cần đản bảo các cộng tác quản lý dữ liệu bao gồm:

• Document Management. Quản lý dữ liệu tập trung, quản lý thuộc tính properties, Metadata, quản lý nhận dạng ID cho mỗi document, thiết lập settings đồng dạng. Đặc biệt hơn, là quản lý truy cập access vào dữ liệu bất kỳ, và built-in các workflow để theo dõi sự thay đổi cho dữ liệu.
• Digital Media Management. Quản lý video, audio phát trực tiếp trên các ứng dụng cộng tác như Teams, hoặc sites.
• Records Management. Lưu trữ và bảo vệ các bản lưu ở trạng thái hoàn thiện cho chính sách lưu giữ hồ sơ.
• Web Content Management. Quản lý nội dung được xuất bản lên các website của Doanh nghiệp.

SharePoint Online có thể đáp ứng được các yếu tố quản lý dữ liệu bên trên. Tiếp theo, chúng ta sẽ tham khảo các nhu cầu triển khai SharePoint thành công cho DN.

Nhận diện nhu cầu lưu trữ dữ liệu trực tuyến

Các liệt kê nhu cầu bên dưới dựa vào các trường hợp thực tế đã triển khải thành công giải pháp lưu trữ trực tuyến. Doanh nghiệp có thể tham khảo các ý kiến tổng hợp như sau:

Nhu cầu quản lý dữ liệu nhân viên

• Nhân viên đang cộng tác với nhau bằng các cách hoặc phương tiện nào?
  • Họ lưu dữ liệu vào đâu?
  • Họ chia sẻ dữ liệu cho nhau thế nào?
  • Dữ liệu có chuyển đến các đối tác hoặc người ngoài tổ chức?

Xem xét khả năng Migrate dịch chuyển dữ liệu lên đám mây

Dữ liệu đang được sử dụng hàng ngày trong doanh nghiệp, dịch chuyển lên đám mây mất nhiều thời gian. Cần được lập kế hoạch dịch chuyển mà vẫn giữ cho công việc được hiệu quả.

Nhu cầu tuân thủ và pháp lý với mọi tài sản dữ liệu

Đây là một trong số các tiêu chí mà doanh nghiệp quốc tế và chính phủ rất quan tâm. Ở Việt Nam, nhu cầu này được đánh giá là chưa thực sự được quan tâm đúng đắn.

Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo

Cần được sự ủng hộ của những người chủ chốt trong tổ chức muốn áp dụng các công nghệ tiên tiến. Sự hỗ trợ này có thể đến từ nhu cầu lưu trữ các nhà lãnh đạo tập trung vào kinh doanh, hoặc lãnh đạo mảng CNTT.

Như vậy, sau khi điểm qua các nhu cầu chính để triển khai dịch vụ lưu trữ đám mây, tiếp theo sẽ đề cập đến khả năng đáp ứng bộ công cụ lưu trữ.

Tính năng bộ công cụ đáp ứng nhu cầu lưu trữ dữ liệu đám mây

Không chỉ SharePoint Online Quản Lý Dữ Liệu mà còn có OneDrive For Business đều là các giải pháp lưu trữ trực tuyến. Các tính năng đáp ứng được các tình huống lưu trữ trong tổ chức và doanh nghiệp bao gồm:

• File storage.
• File collaboration.
• Sites for team collaboration.
• Sites for news and intranet.

Lưu trữ tệp – File storage

Trong Microsoft 365 Busines các tùy chọn lưu trữ tiệp với SharePoint Online và OneDrive for Business bao gồm:

• Dữ liệu riêng của mỗi nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ có không gian lưu trữ riêng biệt cho dữ liệu làm việc cá nhân của họ. Mặc định các dữ liệu này không chia sẻ cho bất kỳ ai. OneDrive giúp việc chuyển đổi trạng thái sang chia sẻ với các nhân viên khác một cách nhanh chóng. Ngoài ra, còn giúp sao lưu phục hồi dữ liệu cá nhân trên nhiều thiết bị một cách dễ dàng.
• Dữ liệu chung của cả tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mỗi DN luôn có những tệp chung như thông báo, nội quy v.v. các dữ liệu này được lưu trữ dùng chung cho toàn tổ chức, hoặc riêng theo từng phòng ban. SharePoint đáp ứng nhu cầu phân chia dữ liệu từ chung đến riêng một cách dễ dàng.
• Dữ liệu nhóm riêng hoặc nhóm chung. Khi làm việc đội nhóm các công cụ cộng tác, giúp các nhân viên cùng chức năng công việc, có thể thao tác trên cùng dữ liệu chia sẻ cho nhau. Các SharePoint Site sẽ giúp sắp xếp các tệp này một cách trật tự và trực quan.

Khả năng cộng tác trên cùng tệp dữ liệu – File collaboration

Microsoft 365 Business với bộ ứng dụng office giúp chỉnh sữa tệp dữ liệu. Khi cần cộng tác với các tệp nhân viên cần biết đến các tính năng bao gồm:

• Share OneDrive files using sharable links. Chia sẻ dữ liệu riêng đến với nhân viên khác bằng cách share link trực tiếp cho họ các quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem. Đây được xem là hành động cấp quyền giữ các nhân viên, người cấp và người được cấp đều có khả năng tự hủy cấp quyền.
• Collaborate in a site or team. Khả năng truy cập đến các tệp dữ liệu chung của nhóm hoặc Site khi được mời làm thành viên. Mặc định các dữ liệu này là được lưu trữ chung và được phân quyền và quản lý bởi các trưởng nhóm.
• Share SharePoint files using sharable links. Chia sẻ link trực tiếp từ SharePoint cũng giống như OneDrive về thao tác. Tệp được chia sẻ với những người chưa là thành viên trong Site hoặc team.
• Sync files for offline access. Đồng bộ dữ liệu lên thiết bị, giúp nhân viên có thể nhìn thấy tệp trên đám mây như đang tồn tại trên máy tính của mình.

Website nội bộ – Intranet

Tính năng đặc biệt của SharePoint, giao diện website giúp dễ dạng tiếp cận các thư mục chứa dữ liệu. Thay vì đồng bộ dưới hình thức cây thư mục như File Explorer, giao diện dạng web cung cấp giao diện và khả năng đăng tin tức linh hoạt. Intranet đảm bảo là các web được lưu hành nội bộ hơn là internet web.

Điều quan trọng hơn hết là DN cần có những cán bộ phụ trách việc quản lý và tùy chỉnh các thiết kế giao diện. Mặc dù đã SharePoint đã cung cấp các template mẫu, nhưng theo VinSEP.com nên có người với khả năng thiết kế.

Tính tuân thủ quy tắc bảo mật dữ liệu

Quản trị việc tuân thủ và bảo mật dữ liệu luôn là một phần trong việc lập kế hoạch triển khai lưu trữ dữ liệu đám mây. Các yếu tố như thời gian lưu giữ 3 hay 5 năm cho các tệp hồ sơ của kế toán của kinh doanh. Hay việc cho đồng bộ dữ liệu xuống thiết bị của nhân viên, đến việc dán nhãn dữ liệu quan trọng không được tiết lộ hoặc truy cập.