OneDrive For Business là gì?

Dịch vụ OneDrive for Business giải pháp doanh nghiệp giúp kiểm soát và quản lý dữ liệu hiệu quả. VinSEP.com sẽ liệt kê các tính năng tiêu biểu hữu ích cho doanh nghiệp trang bị.

Tổng quan dịch vụ OneDrive For Business

Xem thêm bài viết: So sánh OneDrive for Business vs OneDrive Personal

Tổng quan về OneDrive For Business Doanh Nghiệp

Trước hết, OneDrive là một sản phẩm dịch vụ lưu trữ dữ liệu từ máy tính lên đám mây. OneDrive được phân thành 2 dạng bao gồm OneDrive cho Microsoft Account và OneDrive cho Microsoft Work and School Account.

Microsoft Account là gì đối với OneDrive?

Là một tài khoản cá nhân được đăng ký sử dụng các dịch vụ của Microsoft. Trước đây, mọi người đã quá quên thuộc với tài khoản Yahoo, tài khoản Google, hay iCloud, Facebook, thì tài khoản Microsoft cũng dạng giống vậy.

Nếu người dùng chưa có địa chỉ email cho riêng mình thì vào hotmail hoặc outlook để đăng ký mới. Hay nếu đã có email đuôi @yahoo.com hay gmail.com thì cũng có thể đăng ký để trở thành thành viên sử dụng dịch vụ Microsoft. Thường thấy là tài khoản gmail đăng ký sử dụng dịch vụ họp trực tuyến Microsoft Teams.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể dùng email có tên miền của công ty để đăng ký sử dụng một trong số các dịch vụ của Microsoft đang cho dùng miễn phí. Ví dụ: nếu doanh nghiệp không trang bị dịch vụ Microsoft, thì nhân viên có thể lấy địa chỉ email để đăng ký sử dụng thử dịch vụ Power BI, Bing Chat v.v.

Microsoft Work and School Account đối với OneDrive for Business là gì?

Đây là dạng tài khoản email theo tên miền công ty, và đã được công ty dăng ký/mua bản quyền một trong các dịch vụ Microsoft.

Hiện tại, các doanh nghiệp sau khi mua domain sẽ mua tiếp dịch vụ email hosting bán kèm với domain. Một ví dụ khác, mua tên miền ở Google và mua gói Google Workspace với email hosting làm email doanh nghiệp. Thì cả hai hình thức này chưa phải là tài khoản Microsoft Work and School. Đến khi các domain này được thêm DNS record TXT được trỏ về Microsoft thì đấy mới trở thành tài khoản Microsoft Work hoặc School.

OneDrive for Business sử dụng với tài khoản Work and School

Khi Doanh Nghiệp hoặc tổ chức giáo dục đăng ký sử dụng dịch vụ Microsoft sẽ được cấp một Tenant. Tenant miễn phí này có dạng tencongty.onmicrosoft.com. Đây cũng có thể được xem là một domain primary của doanh nghiệp với Microsoft. DN và trường học sau đó sẽ thêm một DNS Record TXT để đồng bộ tên miền miễn phí trở thành tên miền đã được mua trước đó. Tùy theo loại dịch vụ mua thì có thể thêm các DNS record khác nhau.

OneDrive for Business là một trong các dịch vụ sẽ hoạt động với các tài khoản Microsoft work hoặc school này. Nhờ đó giúp dữ liệu nhân viên của DN và học sinh của trường sẽ được lưu trữ tập trung và dễ dàng quản lý. Nhờ điều này, giúp Microsoft phân định được rõ ràng tài khoản DN hoặc tổ chức so với tài khoản cá nhân.

Trong môi trường DN có rất nhiều điều khó phân biệt được giữa sở hữu cá nhân hay sở hữu của DN. Ví dụ như đối với tài liệu và dữ liệu trong quá trình làm việc của nhân viên tạo nên. Nhưng đôi khi tài liệu này cũng bị cho rằng của riêng cá nhân nhân viên đó. Với bản quyền OneDrive for Business giúp DN giải quyết các mâu thuẫn này dễ dàng.

Liên hệ với chúng tôi Hỗ trợ triển khai giải pháp OneDrive cho Doanh Nghiệp:

Tính năng tiêu biểu của OneDrive for Business đáp ứng nhu cầu DN

• Khả năng lưu trữ dữ liệu để cộng tác.
  • ODFB cho phép lưu trữ các loại tệp Office/PDF dạng văn bản, bản tính, file nén v.v.
  • Tính năng chia sẻ/share dữ liệu cho đồng nghiệp trực tiếp.
  • Tích hợp được với các phần mềm như Teams, SharePoint Online, Outlook giúp làm việc hiệu quả hơn.
  • Truy cập trên bất kỳ thiết bị nào, mọi lúc mọi nơi đều có thể làm việc với dữ liệu.
• Khả năng bảo mật và tuân thủ các quy định lưu trữ quốc tế.
  • Mọi dữ liệu khi được lưu trữ và chia sẻ sẽ được mã hóa.
  • Người dùng có thể bật xác thực nhiều lớp hạn chế bị đăng nhập lén hoặc bị hack.
  • Nếu có sự cố xảy ra với toàn bộ dữ liệu, thì vẫn có khả năng phục hồi dễ dàng.
  • Luôn tuân thủ quy định quyền riêng tư dữ hàng đầu thế giới hay Âu-Mỹ HIPAA, FERPA, và GDPR.
• Quản lý dữ liệu tập trung và theo phiên bản.
  • Version của tệp được sinh ra khi dữ liệu có sự thay đổi.
  • Theo dõi sự thay đổi version, dễ dàng hoàn nguyên khi phát hiện dữ liệu hiện tại không chính xác.
  • Quản lý dữ liệu doanh nghiệp tập trung, tách biệt với dữ liệu cá nhân.
  • Các trường thông tin của dữ liệu đều được thể hiện rõ ràng. Người tạo, ngày tạo, người chỉnh sửa, hay người xóa dữ .
• Lưu trữ không giới hạn.
  • Khởi điểm là 1TB cho mỗi cá nhân/nhân viên với OneDrive for Business Plan 1.
  • Nâng lên 5TB cho mỗi người với gói bản quyền OneDrive for Business Plan 2. Khi có trên 5 người trong tổ chức, gói này sẽ mở rộng lưu trữ tối đa, tức là không giới hạn/unlimited lưu trữ cho mỗi người.

Các cách sử dụng OneDrive for Business cơ bản

OneDrive for Business vừa có thể sử dụng trực tuyến và vừa có phần mềm cài đặt trên desktop thiết bị.

Dịch vụ OneDrive for Business trực tuyến

Là hình thức đăng nhập tài khoản trực tiếp trên trình duyệt web hoặc ứng dụng trên di động máy tính bảng.

Dịch vụ OneDrive Doanh Nghiệp trên Máy Tính

Dịch vụ OneDrive for Business chính là 1in3 giải pháp lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp trực tuyến của Microsoft. Bên cạnh SharePoint Online giúp doanh nghiệp quản lý tập trung mọi dữ liệu của từng nhân viên đến cả tổ chức.

• Dữ liệu sẽ không còn bị lưu trữ rời rạc trên từng máy tính, hoặc khó cộng tác như trên máy chủ vật lý.
• Khả năng bảo vệ người dùng, quét mã độc, phục hồi khi bị tấn công.
• Khả năng tích hợp với các phần mềm văn phòng khác để cộng tác với đồng nghiệp hiệu quả.
• Cuối cùng, đây là OneDrive Doanh Nghiệp mang đến một môi trường tách biệt cho mỗi doanh nghiệp. Dữ liệu luôn ở về phía doanh nghiệp ngay cả khi chia sẻ ra bên ngoài.

Tham khảo các bài viết liên quan chủ đề OneDrive For Business là gì:

• Sao lưu và phục hồi dữ liệu với ODFB
• So sánh các giải pháp lưu trữ truyền thống và hiện đại
• Tư vấn mua bản quyền ODFB
• Bảo vệ dữ liệu với SharePoint Online