Phần mềm làm việc nhóm | Dành cho đội nhóm và Doanh Nghiệp

Doanh nghiệp cần phần mềm cộng tác & làm việc nhóm hiệu quả ? Đáp ứng nhu cầu quản lý công việc, giao nhiệm vụ và lưu trữ các tệp tập trung? Phần mềm Microsoft Teams đầy đủ tính năng đáp ứng các nhu cầu một cách hoàn hảo.

Tư vấn sử dụng phần mềm quản lý và làm việc nhóm tốt nhất hiện

Cung điểm qua các nhu cầu và thực trạng sử dụng phần mềm quản lý công việc tại Việt Nam. Phù hợp cho nhóm Startup một vài thành viên, doanh nghiệp nhỏ, đến doanh nghiệp quy mô lớn.

Nhu cầu sử dụng phần mềm làm việc nhóm

Lợi thế các phần mềm làm việc nhóm phổ biến:

• Ở Việt Nam có Zalo, Whatsapp, Viber, Telegram, Messenger hay Skype.v.v
• Hầu hết các phần mềm này là miễn phí. Hiện các phần mềm này cũng có phiên bản trả phí.
• Định danh theo số điện thoại hoặc tài khoản email cá nhân của người dùng.
• Lợi thế là cộng đồng sử dụng cộng đồng, luôn có mối quan hệ như bạn bè, đối tác, người thân sử dụng.

Tìm ẩn những bất cập & đe dọa:

• Thiếu khả năng lưu trữ tập trung, dẫn đến việc bị mất hoặc xóa tệp dữ liệu quan trọng mà không thể phục hồi.
  • Khi đổi thiết bị mới, hoặc hết dung lượng chỗ chứa xóa nhầm.
  • Cài lại hệ điều hành của thiết bị.
• Bản Free không có những hỗ trợ kỹ thuật hoặc ít được support.
  • Khi bị hack mất tài khoản hoặc thiết bị. Phải nhờ dịch vụ không rõ để khôi phục.
  • Mã hóa đầu cuối tiêu chuẩn trung bình, có khả năng bị theo dõi lạm dụng thông tin công việc.
• Cảm giác bất lực bị gián đoạn công việc thời gian dài, khi hãng nâng cấp hệ thống.
• Xen lẫn các mối quan và cảm xúc cá nhân với công việc, trên cùng một ứng dụng. Không thể tùy biến thương hiệu & nhận diện riêng, dẫn đến nhầm lẫn tai hại.

Một trong những phần mềm hàng đầu thế giới hiện nay, chứng minh được khả năng từ thời dịch Covid-19. Microsoft Teams với khả năng trao đổi – chat, Gọi thoại Video Call, Cộng tác – chia sẻ công việc nhóm. Và hơn thế nữa theo dõi tiến trình nhiệm vụ thực hiện cùng với những tính năng cao cấp khác.

Top lợi ích Microsoft Teams giúp quản lý công việc

Giống với các phần mềm phổ biến ở Việt Nam kể trên, Microsoft Teams có phiên bản miễn phí và tính phí. Tiền thân trước đây chính là phần mềm Skype và Skype for Business. Skype du nhập Việt Nam thông qua các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài. Sau đó được Microsoft mua lại để phát triển dành cho doanh nghiệp và chuyển dần sang Teams. Vây Teams khác gì với các phần mềm phổ biến kia?

Teams miễn phí nhưng khác biệt

• Teams không chỉ là Chat hoặc Video giữa các người dùng, nhưng bổ sung thêm tính năng Meeting
  • Meeting là họp trực tuyến khác với Video call, có công cụ hỗ trợ thuyết trình, spotlight người thuyết trình.
  • Chia sẻ tệp thuyết trình lên màn hình chính, tương tác và làm việc với dữ liệu trực tiếp.

Điều này minh chứng trong thời gian Covid-19, Teams là một trong những phần mềm họp trực tuyến hàng đầu trên thế giới.

• Teams tạo group theo công việc, đổi tên hiển thị người gia nhập nhóm, những người chưa từng gặp để giúp gợi nhớ.
• Teams miễn phí cho toàn bộ ngành giáo dục dạy học, giao bài tập cho học sinh sinh viên. Vừa quản lý học viên học tập vừa quản lý công việc nhóm trong giảng viên.

Những đặc điểm trên phần nào chứng tỏ Teams phù hợp hơn so với các phần mềm đơn lẻ.

Teams trả phí dành cho công việc

Phần mềm làm việc nhóm dành cho doanh nghiệp hiện nay cũng rất nhiều. Các phần mềm quốc tế thì ít phổ biến ở Việt Nam, đa phần các phần mềm trong nước phát triển như Misa, Base, 1Offfice v.v.

Teams trên sân khách nhưng không đơn độc

• Teams không định hướng là một phần mềm ERP doanh nghiệp, teams mang đến đủ các tăng năng làm việc nhóm. Nhưng kiên kết được với các phần mềm dịch vụ khác trong hệ sinh thái Microsoft. Ví dụ, Dynamics 365 là công cụ CRM có thể liên kết với Teams một cách dễ dàng.
• Teams trả phí với các Roadmap cập nhật tính năng rõ ràng, các tính năng lần đầu xuất hiện trên thị trường. Xứng đáng vị thế dẫn đầu.
• Teams trả phí cao cấp, tính năng mở rộng phục vụ đối tượng chuyên nghiệp hay tùy biến rộng hơn. Dành cho Startup cần công cụ tổ chức livestream, webinar chuyên nghiệp hoặc cần thêm logo hình ảnh thương hiện.

Phần mềm làm việc nhóm tích hợp AI và nhiều ứng dụng công việc nhất

• AI trí tuệ nhân tạo được tích hợp sẵn trong gói cao cấp hoặc Microsoft 365 Copilot.
  • Giúp tư vấn, góp ý và đưa ra những thông tin giúp hoàn thành công việc nhanh hơn.
  • Giúp tổng hợp lại các buổi meeting, nhiệm vụ được giao mà không lo bị mất thông tin.
• Hơn thế nữa tích hợp nhiều ứng dụng làm việc hữu ích khác như Planner, Loop, Booking.v.v.
  • Microsoft Loop giúp đồng nghiệp đóng góp ý tưởng cho vấn đề hoặc dự án dễ dàng hơn.
  • Planner giúp leader giao việc và theo dõi tiến độ thuận tiện không bị trôi việc.

Các phần mềm quản lý công việc, làm việc nhóm hiện nay đang bị lùi lại so với Microsoft Teams. Không chỉ là công nghệ AI mới tích hợp mà còn cách tổ chức phân chia công việc hiệu quả.

Phần mềm làm việc nhóm Microsoft Teams

Teams sở hữu tính năng phân chia nhóm theo công việc, theo dự án hoặc theo phòng ban rất tối ưu. Điều này VinSEP có được từ kinh nghiệm triển khai và cung cấp Teams cho quý khách hàng của chúng tôi.

• Doanh nghiệp mua số lượng một (01) bản quyền Teams cũng có thể giải quyết rất nhiều loại công việc.
• Mua đầy đủ số lượng cho tất cả nhân viên, nâng mức cộng tác theo thời gian thực lên tối đa.

Bên cạch các tính năng như Chat/Video Call 1:1. Các tính năng cho thấy khả năng làm việc của Teams – Phần mềm làm việc nhóm hiệu quả.

Microsoft Teams Cơ Bản

Điểm nhanh về mô hình Microsoft Teams giúp người dùng teamwork hiệu quả.

• Teams được xây dựng trên Microsoft 365 Group. M365 Group tương tự Work Group là Group/nhóm các user làm cùng chức năng công việc với nhau. Mỗi nhóm sẽ được chia vai trò quản lý, vai trò thành viên, và khách mời. Group ít nhất bao gồm chỉ một thành viên đến nhiều tùy ý. Mỗi thành viên muốn dùng Teams cần được trang bị một bản quyền.
• Bên dưới Teams là SharePoint Online. Nơi lưu trữ tập trung mọi tệp dữ liệu và thông tin trao đổi giữa các thành viên trong nhóm. Liên kết với OneDrive để chuyển dữ liệu trên cloud liên tục không gián đoạn.
• Chia sẻ công việc cộng tác thông tin đến nhau với Outlook Calendar và Exchange Online. Công việc được giao được thể hiện trạng thái ngày bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
• Ghi chú công việc cho nhau. Dùng phần mềm OneNote ghi chép lại thông tin trong buổi làm việc và họp.
• Tích hợp các ứng dụng cộng tác như Office, Planner, Loop. Nâng cao khả năng cộng tác trực tuyến làm việc nhóm hiệu quả hơn.
• .Quản lý tập trung bởi IT Admin qua Admin Portal. Hỗ trợ cho các quản trị viên nhóm và thành viên triển khai tính năng, và xử lý những vấn đề phân quyền, đến truy cập nhanh chóng.

Team Channel – Tạo nhóm tạo Kênh

Giải thích & hướng dẫn nhanh tính năng tạo nhóm và Kênh. Quý khách có thể xem hướng dãn tạo nhóm/Team và Kênh/Channel trong từng nhóm tại đây.

• Tính năng Team/nhóm trong phần mềm Teams
  • Là Công cụ phân nhóm người dùng cùng mục tiêu làm việc. Team có hình thức Public và Private.
  • Nhóm công khai cho phép các user khác tìm thấy và xin làm thành viên và nhóm riêng tư chỉ được mời bởi trưởng nhóm.
  • Mỗi nhóm tạo ra sẽ có sẵn một Channel/kênh Chung/General. Channel có 3 thành phần Posts, Files và Apps. Post là các bài đăng tin tức trạng thái, content. Files là nơi lưu trữ các tệp đính kèm trong Posts, hoặc upload lên để share. Apps là nơi tích hợp thêm ứng dụng như Planner hay Booking.

• Add thêm Channel:
  • Trong cùng một Team sẽ có những thành viên phụ trách công việc đặc thù hơn. Channel sinh ra để phân nhóm nhỏ hơn cho số người có trong Team lớn.
  • Ví dụ: Trong Team có 10 thành viên từ 1 đến 10. Channel “Số Lẻ” có thành viên 1,3,5,7,9 làm công việc được giao ngày lẻ. Add thêm Channel “Số Chẵn” mời các thành viên 2,4,6,8 giao việc ngày chẵn.
  • Channel có ba loại Standard, Private và Shared channel. Tùy vào loại kênh để cho phép mời thêm thanh viên, và đối tác bên ngoài.

• Thành viên trong team bao gồm Owner là quản trị Nhóm, Member người đóng góp, và Guest là khách vào nhóm.
  • Owner và member là người trong cùng đơn vị, Guest có thể là người của phòng ban hay nhóm khác thậm chí là người không cùng đơn vị.
  • Owner quản lý toàn bộ một nhóm từ việc tạo Channel, phân quyền cho member và guest.

Tư vấn Phần mềm làm việc nhóm – Microsoft Teams mới nhất 2024

Bài viết trên tổng hợp những tính năng hay và bổ ích của Phần mềm làm việc nhóm Microsoft Teams. Quý khách cần tư vấn sử dụng và triển khai. Vui lòng liên hệ thêm với chúng tôi với thông tin:

Bài viết được phát hành vào năm 2024, được viết bởi VinSEP.com. Chúng tôi chuyên cung cấp bản quyền phần mềm Microsoft, Autodesk, Adobe, Foxit, Symantec chính hãng.