So sánh File Server vs SharePoint Online & OneDrive

So sánh File Server vs SharePoint Online & OneDrive tìm khả năng thay thế và đầu tư giải pháp mới. Do cả ba đều có vai trò lưu trữ các tệp dữ liệu trong doanh nghiệp. Trong khi SharePoint & OneDrive lưu trữ trên đám mây còn File Server là lưu trữ trong môi trường mạng nội bộ. Để đầu tư giải pháp lưu trữ, VinSEP giải thích ưu điểm & khác biệt giữa hai giải pháp.

Phân tích Khả năng lưu trữ dữ liệu

File Server là gì?

Là một tính năng lưu trữ dữ liệu tập trung trong hệ thống mạng nội bộ (Lan Network). Cần một máy tính hoặc máy chủ, trên hệ điều hành có thể chạy tính năng này kết hợp thiết bị lưu trữ disk, NAS, SAN. Máy chủ này có thể đặt tại doanh nghiệp hoặc thuê dịch vụ đặt bên ngoài tại trung tâm máy chủ.

Ưu điểm của File Server

• Triển khai đơn giản nhanh chóng và ít phải bảo trì. Người dùng doanh nghiệp dễ dàng tìm thấy dữ liệu trong các ổ đĩa được chia sẻ – shared trong mạng.
• Khả năng lưu trữ lớn. Dung lượng lưu trữ sẽ cố định theo chi phí đầu tư ban đầu. Khả năng mở rộng tùy vào cấu hình máy chủ và sự tương thích thiết bị lưu trữ tại thời điểm phát sinh.
• Tốc độ truyền tải dữ liệu nhanh. Không phụ thuộc đường truyền internet và nhanh hơn tốc độ xử lý so với các giải pháp đám mây. Thích hợp với các doanh nghiệp cần xử lý các tệp lớn.
• Đảm bảo riêng tư. Dữ liệu được doanh nghiệp tự quản và tự sử dụng (trừ trường hợp thuê chỗ đặt). Phù hợp doanh nghiệp, tổ chức có quy định về tính bảo mật dữ liệu như Y Tế, DV Công.v.v

SharePoint Online & OneDrive for Business là gì?

Là các dịch vụ đám mây do Microsoft quản lý, có thể mua riêng hoặc mua cùng với Microsoft 365. Bộ combo SharePoint Online & OneDrive giúp nhiều người cộng tác làm việc với nhau, nhờ khả năng lưu trữ dữ liệu chung. SharePoint vì cần mạng internet vì vậy là dữ liệu được lưu trữ bên ngoài tổ chức.

Ưu điểm của SharePoint Online & OneDrive

• Tiết kiệm chi phí đầu tư hạng tầng. Chỉ cần trang bị gói Microsoft 365 giá 2.5$-5$/tháng cho mỗi nhân viên là toàn bộ có thể tận dụng khả năng lưu trữ trực tuyến.
• Tiện dụng, truy cập mọi lúc mọi nơi. Ở đâu có Internet ở đó có thể truy cập SharePoint Online & OneDrive để xem dữ liệu. Tính năng đồng bộ lên máy tính – Sync, dễ dàng & nhanh chóng truy cập. Truy cập từ bên ngoài, không cần triển khai VPN người dùng.
• Khả năng tìm kiếm dữ liệu thông minh. Nhập từ khóa hoặc tên tệp vào khung tìm kiếm, kết quả tìm kiếm sẽ có nhanh chóng.
• Lưu lại version của tệp khi được thay đổi. Mỗi lần dữ liệu thay đổi vô tình hay cố ý, đều được lưu sử dụng lại khi cần thiết. Cho phép nhiều người cộng tác trên cùng một tệp mà không tạo ra nhiều bản sao dễ nhầm lẫn.
• Quản lý người dùng truy cập và thay đổi dữ liệu theo lịch sử thời gian mỗi lần thay đổi.
• Ngăn mất và sao lưu dữ liệu. Khi bị xóa, vẫn có thể phục hồi lại một cách đơn giản.
• Phân quyền người dùng với SharePoint Online, hoặc chia sẻ đúng người với OneDrive. Đảm bảo dữ liệu được cộng tác với đúng người đúng nhiệm vụ.

Các bất cập khi sử dụng File Server vs SharePoint Online & OneDrive

File Server

• Khó tìm tệp, thời gian tìm kiếm lâu.
• Không có thông báo khi có thay đổi dữ liệu chung như xóa, chỉnh sửa, di chuyển v.v.
• Người dùng sao chép và chia sẻ dữ liệu chung ra ngoài tổ chức dễ dàng.

SharePoint Online & OneDrive

• Giải pháp mới, cần đào tạo sử dụng cho nhân viên.
• Một số thiết lập thiết kế ban đầu có thể tốn chi phí cho đối tác thực hiện.
• Cần có internet đáng tin cậy để đảm bảo truy cập

Như vậy, có thể Gói Combo lưu trữ trực tuyến là một bổ sung tính năng hiện đại cho File Server. Có thể nói SharePoint Online & OneDrive có thay thế hoàn toàn File Server. Đối với doanh nghiệp có sử dụng dữ liệu kích thước lớn cần có chính sách riêng biệt cho một nhóm người sử dụng. Không chỉ thế, việc đầu tư tài chính cũng được giảm xuống, đồng thời có thể gia giảm được thuận tiện hơn. Các doanh nghiệp đã có File server có thể migrate và kết hợp chuyển đổi strategy với combo lưu trữ mới.

Lợi ích đầu tư cho SharePoint Online & OneDrive so với File Server

SharePoint Online là nơi cất giữ dữ liệu trực tuyến (Document Libraries). OneDrive là làm việc với dữ liệu trực tuyến giống như làm trên File Explorer (Sync Folder)

Sao lưu và phục hồi dịch vụ

File Server cần phải sao lưu (Backup) dữ liệu và cần phục hồi khi hệ thống có lỗi. Công việc backup sẽ càng tăng lên theo thời gian, số lượng dữ liệu mới, và trang bị thêm linh kiên phần cứng. Chưa kể hệ thống khi vận hành cần phải có kế hoạch phục hồi (recovery). SharePoint & OneDrive được Microsoft đảm nhiệm vai trò này.

Quản lý dữ liệu hiện đại

File Server là tính năng quản lý lưu trữ quá đơn giản ở thời điểm hiện tại. SharePoint & OneDrive đáp ứng nhu cầu trong việc quản lý người dùng, dữ liệu theo thời gian, phiên bản v.v.

Chi phí đầu tư ban đầu

• Chỉ từ 5$/người/tháng doanh nghiệp đã có được combo SharePoint & OneDrive.
• Đầu tư cho File Server không chỉ cần chi mà còn đối mặt thiếu hụt về công cụ:
  1. Từ 1-2 server tùy nhu cầu backup của doanh nghiệp. Chi phí từ 20-40tr cho phần mềm và phần cứng bảo hành 3 năm.
  2. Phần mềm backup – Recovery nếu có từ 20-30tr
  3. Quản lý và thiết lập Firewall và VPN mạng giả lập cho phép truy cập từ xa.
  4. Không thể phục hồi dữ liệu khi người dùng xóa
  5. Không có truy hồi phiên bản dữ liệu trước khi phiên bản hiện tại không chính xác.
  6. Chưa thể truy vết người sử dụng dữ liệu

Các thành phần của SharePoint Online

SharePoint Online bao gồm Document Libraries đề cập ở trên để lưu trữ dữ liệu, còn có dạng Sites. Sites chính là hình dáng bên ngoài của SharePoint, đây là điểm giúp phân biệt với OneDrive.

SharePoint Site

• Khi Doanh nghiệp trang bị SharePoint online sẽ có thể tạo ra các trang web thông tin dùng trong nội bộ. Chỉ có nhân viên của DN mới có thể xem thông qua tài khoản riêng của mỗi người.
• Tùy vào quy định, thì người dùng bất kỳ có thể tự tạo ra site một cách dễ dàng. Mỗi site riêng, sẽ có những thành viên riêng tùy vào chế độ riêng tư hay công khai của site.
• Có hai loại Site bao gồm Team site và Com-mu-ni-ca-tion site.
  1. Team site dành cho nhóm người, hoặc theo mục đích của một dự án. Mọi người chia sẻ nội dung với nhau, và có thể kết nối thông qua Microsoft Teams.
  2. Communication Site dành cho nhóm đối tượng rộng hơn, những người làm nội dung chỉ chiếm số ít.

Bài viết liên quan đến chủ đề File Server vs SharePoint Online & OneDrive

• Thêm SharePoint Site vào Microsoft Teams
• Hướng dẫn SharePoint Online cơ bản
• So sánh SharePoint Online vs SharePoint Server
• SharePoint là gì?