Microsoft MyAnalytics là gì? lợi ích như thế nào?

Microsoft MyAnalytics, trước đây là Delve Analytics, là một ứng dụng được thiết kế để giúp nhân viên và người quản lý của họ hiểu rõ hơn về cách người lao động sử dụng thời gian của họ, với mục tiêu tối ưu hóa nhiệm vụ và làm cho chúng hiệu quả hơn. MyAnalytics là một phần của bộ ứng dụng năng suất dựa trên đám mây Microsoft 365. Ứng dụng có thể theo dõi dữ liệu như thời gian họp, email Outlook, năng suất và thời gian làm việc muộn.

Các ứng dụng như MyAnalytics được hoan nghênh trong giới nhân sự, nơi mục tiêu là làm cho nhân viên làm việc năng suất, hiệu quả và tăng hài lòng tại nơi làm việc. MyAnalytics được thiết kế nhằm mục đích mang lại lợi ích cho các nhóm bằng cách sử dụng phân tích về các nhiệm vụ của nhân viên để cải thiện tốc độ và công việc của mọi người. MyAnalytics có thể phát triển các báo cáo và trang tổng quan dựa trên năng suất của một nhân viên cụ thể. Các ứng dụng khác của My Analytics bao gồm quản lý nguồn nhân lực, nhân sự và quản lý hiệu suất liên tục để tối ưu hóa cơ cấu nhân sự và quy trình làm việc của nhân viên.

MyAnalytics sử dụng dữ liệu đã có trong lịch và email của người dùng. Bằng cách này, Ứng dụng không thu thập bất kỳ dữ liệu bổ sung nào về thói quen của người dùng. Về lý thuyết, người dùng có thể dành thời gian để tự mình thu thập và phân tích thủ công tất cả dữ liệu này, vì vậy MyAnalytics có thể được coi là một công cụ tự động hóa cho quá trình này. MyAnalytics được bao gồm trong Microsoft 365 với gói Enterprise E5 hoặc dưới dạng tiện ích bổ sung cho các gói khác.

Sử dụng Microsoft MyAnalytics như thế nào?

Ứng dụng Microsoft MyAnalytics có thể được sử dụng để theo dõi thời gian dành cho các tác vụ khác nhau. Microsoft chia nhỏ các nhiệm vụ này thành một số danh mục khác nhau, bao gồm giờ họp, giờ gửi email, giờ tập trung làm việc, sau giờ làm, ai đang ở trong mạng của người dùng và tổng quan về thời gian cơ bản.

• Phần Tổng quan về thời gian time overview có thể được sử dụng để cung cấp một cái nhìn đơn giản về cách người dùng sử dụng thời gian của họ; tóm tắt giờ họp, giờ làm việc, giờ gửi email, giờ tập trung và giờ làm việc ngoài giờ ở một nơi.
• Phần mạng network section dành riêng cho việc phân tích người dùng đang làm việc cùng ai, chẳng hạn như các cộng tác viên.
• Phần các cuộc họp meetings sẽ cho phép người dùng xem thời gian của họ trong các cuộc họp, cũng như cách họ quản lý thời gian của mình trong các cuộc họp đó – nếu thời gian được dành cho nhiều nhiệm vụ, công việc khác nhau.
• Phần Email sẽ cho người dùng biết họ dành bao nhiêu thời gian để gửi email cho người khác. Một tiện ích bổ sung (add-on) cho chức năng này cũng có sẵn trên Outlook. Tiện ích bổ sung sẽ cung cấp cho người dùng thẻ hoạt động (activity cards) dựa trên kinh nghiệm làm việc gần đây của họ.
• Microsoft định nghĩa giờ tập trung focus hours là thời gian làm việc ngoài các cuộc họp và là ít nhất hai giờ liên tục.
• Sau giờ làm việc hay After hours là cách Microsoft cho biết người dùng dành bao nhiêu thời gian để làm việc sau ngày làm việc chính. Người dùng có thể sử dụng chức năng này để theo dõi sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.

Microsoft MyAnalytic hoạt động như thế nào?

Trang “Home” của MyAnalytics đóng vai trò là trang tổng quan chính sẽ hiển thị số liệu thống kê về mẫu công việc của người dùng trong tháng qua. Ngoài ra, thông tin chi tiết về dữ liệu có thể được cá nhân hóa thông qua cài đặt cấu hình để hiển thị những điểm dữ liệu mà người dùng muốn theo dõi.

MyAnalytics sẽ hợp nhất dữ liệu từ các ứng dụng Outlook và Skype for Business của Microsoft, cũng như từ Microsoft Teams, Microsoft Exchange, Exchange Online, SharePoint và OneDrive. Dữ liệu được lưu trữ trong hộp thư của người dùng, đảm bảo mức độ bảo vệ mà email của người dùng có được.

Dữ liệu do MyAnalytics tổng hợp bao gồm:

• Dữ liệu email — bao gồm nội dung email, mail metadata và dữ liệu liên quan đến các hành động mà người nhận email thực hiện.
• Calendar data — bao gồm trạng thái người dùng chẳng hạn như: trạng thái người dùng rảnh, bận hoặc không có mặt tại văn phòng; các thông tin cuộc hẹn hoặc cuộc họp (thời lượng cuộc họp và số lượng người tham dự).
• Teams & Skype for Business data — bao gồm số lượng cuộc gọi thoại và video, các hoạt động cộng tác và các cuộc trò chuyện.
• Dữ liệu OneDrive và SharePoint — bao gồm các tài liệu mà người dùng đã làm việc trên mỗi nền tảng.

MyAnalytics sử dụng AI & Machine Learning và dựa trên dữ liệu được tạo ra bởi hành vi của nhân viên cũng như sự tương tác của họ với các ứng dụng khác nhau trong bộ Microsoft 365.

MyAnalytics có thể tìm hiểu những người mà một nhân viên sẽ gặp thường xuyên nhất và sử dụng thông tin này để đưa ra đề xuất hữu ích hoặc cung cấp tài liệu liên quan cho cuộc họp dựa trên những người tham dự cuộc họp. MyAnalytics theo dõi giờ làm việc trong giờ hành chánh hoặc giờ làm thêm và tạo ra các mẫu cho từng người dùng. Sau đó, MyAnalytics có thể đưa ra các đề xuất nhất định về cách tối ưu thời gian của nhân viên và thực hiện một số nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Lợi ích & tìm năng của MyAnalytics

Lợi ích của MyAnalytics bao gồm:

• Có được các data-driven (dữ liệu có thể giúp bạn & doanh nghiệp đưa ra các quyết định quan trọng) để cải thiện quy trình làm việc.
• Có được cái nhìn sâu sắc về nhân sự & hiệu quả của thời gian làm việc.
• Bản tóm tắt email hàng tuần với các đề xuất để giúp người dùng hiểu hơn với cách họ làm việc & quản lý thời gian.
• Có 1 tiện ích bổ sung (add-on) Outlook để xem thống kê email trực tiếp từ bên trong Outlook.
• Hiểu sâu hơn về lượng thời gian dành cho việc gì mỗi tháng của nhân viên.
• Cải thiện & gia tăng năng suất của nhân viên.

Một vấn đề mà cả chủ doanh nghiệp & nhân viên bày tỏ sự lo lắng là việc giám sát có vi phạm quyền riêng tư hay không? Câu trả lời là Microsoft luôn cố gắng đảm bảo với người dùng rằng dữ liệu của họ là riêng tư bởi vì MyAnalytics chỉ giám sát các dữ liệu mà tự người dùng có thể thu thập được từ các ứng dụng mà họ đang sử dụng. Microsoft hoàn toàn không cài bất kì một tác nhân giám sát chủ động hành vi của người dùng.

Cách truy cập MyAnalytics từ Outlook

Tiện ích bổ sung cho MyAnalytics trong Outlook sẽ được tự động cài đặt khi mua gói MyAnalytics. Từ đó, người dùng sẽ bắt đầu thấy biểu tượng “Insights” trên tab Home trong Outlook (trên cùng bên phải). Chọn biểu tượng, người dùng có thể xem thông tin chi tiết cho email, thời gian làm việc, tùy chọn thêm liên hệ add contact, tùy chọn đặt thời gian tập trung focus hours, đặt lời nhắc nhiệm vụ task reminder và tùy chọn để xem danh sách các tài liệu OneDrive và SharePoint được chia sẻ.