Phần mềm tự động hóa quy trình Mua Hàng

Tự động hóa quy trình Mua Hàng bao gồm Đề Xuất – Phê Duyệt – Phân Bổ Ngân Sách. Được xây dựng trên PowerApps kết hợp với sử dụng tài khoản Microsoft 365.

Mô tả nhu cầu tự động hóa quy trình Mua Hàng

Trong Doanh Nghiệp có nhu cầu mua sắm trang thiết bị, vật tư cần sử dụng theo nguồn ngân sách cụ thể.

Mỗi nhu cầu cần tạo một đề xuất mua hàng chờ phê duyệt

• Các cấp bậc phê duyệt bao gồm:
• Trưởng bộ phận của người đề xuất
• Người kiểm tra đề xuất thuộc bộ phận quản lý ngân
• Người Duyệt bộ phận quản lý ngân sách
• Bộ phận/Người có quyết định mức độ 1 như là: CFO
• Bộ phận/Người quyết định mức độ 2: CEO

Một số luồng phê duyệt điển hình

Các nhóm phê duyệt thường sử dụng trong môi trường kinh doanh tại các doanh nghiệp

Thiết lập Fit-out & Furniture thuộc bộ phận SSU

Bảo trì, sửa chữa, tháo dỡ Shop, văn phòng SSU

Thiết lập, mua sắm máy móc, thiết bị, phần mềm IT

Bảo trì, sửa chữa máy móc, thiết bị IT

• Khi thiết lập dự án, bao gồm máy móc thiết bị cho Store mới, BM là người chịu trách nhiệm xác nhận.
• Đối với thiết lập Kho, Logistic Manager là người chịu trách nhiệm xác nhận.
• Đối với thiết lập Văn phòng, HR Manager là người chịu trách nhiệm xác nhận/

Operation Cost – Chi phí tại cửa hàng

Phí quản lý HR, Admin

Các chi phí khác (Accounting, Legal, Finance, Exim, IT, Leasing, Treasury)

Yêu cầu cho phép ủy quyền Approve và Request trong khoảng thời gian nhất định

Một Requester có thể thực hiện yêu cầu dùm Requester khác khi được phép ủy quyền thực hiện trong một phạm vi thời gian nhất định và tương tự là Approver cũng có thể thực hiện approve cho một PR của người cùng cấp khác nếu được ủy quyền trên hệ thống.

Kiên trúc xây dựng phần mềm tự động hóa QTMH

Hệ thống sẽ được phát triển trên nền tảng Microsoft Power Apps và Power Automate. Database sẽ được lưu trữ trên SharePoint Online.

Lợi thế kết hợp với SharePoint Online

• Hoạt động tốt trên trình duyệt web.
• Quản lí phân quyền rõ ràng.
• Dữ liệu được lưu trữ trên Cloud, truy cập mọi lúc mọi nơi.
• Được tích hợp sẵn trong gói Microsoft 365 Business.

Tùy chọn thêm On Premise Gateway

• Kết nối hệ thống với hệ thống bên thứ 3, có 2 gói tùy chọn:
  • PowerApps PER APP/USER/MONTH
  • PowerApps PER/USER/MONTH
  • Đề xuất chọn PowerApps PER APP/USER plan để tối ưu về chi phí.

Tùy chọn Connector điển hình SAP ERP

Sử dụng SAP ERP connector.

Để liên kết từ Power Automate và App đến hệ thống ERP SAP bao gồm SAP ECC hoặc SAP S/4HANA. Theo các trình tự:

• Cho phép tạo một kết nối SAP ECC hoặc S/4HANA đến Server sử dụng chứng thực SAP hay chứng thực Windows
• Khởi tạo giao thức BAPI và RFCs để kết nối
• Cung cấp mô hình động có thể cung cấp biến và nhận trả về cho giao thức BAPI và RFCs

Yêu cầu cài đặt

Bao gồm 2 thành phần để sử dụng SAP ECC connector

• Cài đặt phiên bản cuối của On-Premised data gateway
• Cài đặt SAP.NET Connector 3.0 SDK từ phía SAP

Mô hình kết nối đến hệ thống ERP SAP phía Maison

Kế hoạch triển khai phần mềm – tự động hóa quy trình mua hàng

CÔNG VIỆC	DIỄN GIẢI	THỜI GIAN
Phân tích yêu cầu công việc	Nhận và phân tích yêu cầu	3-5 ngày
Thiết kế phần mềm	Thiết kế giao diện	5-7 ngày
Xây dựng phần mềm	Lập trình cần thiết	3 tuần
Thử nghiệm	Thử nghiệm các chức năng	1 tuần
Triển khai sử dụng	Triển khai cho người dùng	1 tuần
Đào tạo & Chuyển giao	Hướng dẫn sử dụng	2-3 ngày

Đào tạo và chuyển giao

• Hướng dẫn cho phía người dùng cuối sử dụng toàn bộ các chức năng:
  • Request
  • Approve và
  • Report
• Cài đặt, hệ thống, cam kết chuyển giao mã nguồn.
• Mở rộng gói bảo trì và triển khai theo yêu cầu.

Giải pháp đề xuất mẫu

Chức năng Đề xuất và Phê Duyệt

Ứng dụng/Phần mềm theo dõi các đề xuất và phê duyệt theo từng cấp sử dụng.

Nguồn Đề Xuất

Khi có nhu cầu phát sinh mua bán hàng hóa Người đề xuất sẽ

• Điền các thông tin yêu cầu mua hàng theo mẫu và tiến hành gởi đề xuất mua hàng.
• Hệ thống nhận đề xuất, chuyển tiếp thông báo đến cấp trưởng bộ phận để chờ Phê Duyệt.
• Người yêu cầu có thể theo dõi trạng thái của yêu cầu mua hàng đang được xử lí ở các cấp quản lý.
• Tất cả người trong quy trình có thể theo dõi tiến trình phê duyệt thông qua thông tin trạng thái của yêu cầu.
• Sau khi bộ phận đề xuất được duyệt và thông qua, đề xuất sẽ chuyển tiếp đến bộ phận khác liên quan.

Nguồn duyệt chi phí

Bộ phận thuộc bộ phận chịu chi phí: bao gồm thành viên và trưởng bộ phận

• Xác minh các thông tin của yêu cầu mua hàng.
• Đồng ý hoặc phủ quyết một yêu cầu mua hàng.
• Khi yêu cầu mua hàng quá hạn SLA sẽ được nhận lại thông tin nhắc nhở từ hệ thống.
• Việc nhắc nhở được thực hiện qua gửi email.

Nguồn thực hiện đề xuất

Bộ phận Thu mua

• Tiến hành làm việc với các nhà cung cấp để ra báo giá tốt nhất ( ngoài hệ thống)
• Tạo PO để gởi thông tin đến bộ phận Finance chờ chứng thực
• Bộ phận Purchasing có thể theo dõi trạng thái của của PO.

Chức năng Ủy quyền đề xuất hoặc phê duyệt

• Người đề xuất có thể ủy quyền cho người khác cùng bộ phận thực hiện đề xuất trong thời gian cụ thể.
• Mỗi người được ủy quyền cũng có cùng người được chỉ định phê duyệt
• Người Phê Duyệt có thể ủy quyền (Delegate/Consent) cho người cùng bộ phận kiểm duyệt và góp ý.
• Luồng Email sẽ được gửi để mọi người trong quy trình có thể theo dõi.

Báo Cáo

Hệ thống có thể qui định hạn mức số yêu cầu hoặc số ngân sách có thể chứng thực tại cấp quản lý ngân sách.

• Chức năng hiển thị các báo cáo phân tích theo số đề xuất và phê duyệt trên hệ thống.
• Có thể lọc dữ liệu và xem dưới dạng biểu đồ hoặc tải file.

Bài viết liên quan đến phần mềm Tự động hóa quy trình mua hàng

Phần mềm M-Taker với PowerApps