Cài đặt Office ngay trên giao diện đăng nhập Microsoft 365.
Tải app trên giao diện Teams online, bấm vào biểu tượng tròn có dấu stick xanh (xem minh họa)
Hoặc có thể dùng app đã cài đặt trước đó với Teams Miễn Phí. Lưu ý: bạn cần phải đăng nhập tài khoản miễn phí trên trình duyệt và sign out/thoát tài khoản miễn phí trước.
Đây là cách đăng nhập phần mềm Teams trả phí cho tất cả các gói Microsoft 365 Business, Enterprise và Giáo dục.
Tạo nhóm và kênh trong Teams
Tạo nhóm – Team trong Teams
Nhóm trong Teams có 3 loại Private – Public và Org Wide
Private dành chỉ các thành viên được cấp phép mới có thể tham gia nhóm.
Public là nhóm công khai cho mọi người trong tổ chức được mời để tham gia.
Org-Wide tương tự Public mà không cần gửi lời mời.
Có nhiều mẫu Team được tích hợp sẵn, nhưng nếu bạn chưa quen hãy chọn mẫu “From scratch“
Lưu ý: bạn có thể mời thành viên – member là người nội bộ, và khách – Guest là người ngoài.
Tạo Kênh – Channel trong Teams
Channel là gì?
Channel là không gian làm việc và trao đổi riêng cho tất cả thành viên và khách trong Team.
Có hai loại channel Private và Standard, phân biệt với biểu tượng ổ khóa.
Cộng tác & làm việc trong Channel
Mỗi hội thoại Conversation giống như một Post (đăng tin/thông báo). Các thành viên có thể phản hồi bằng cách:
Hy vọng bài hướng dẫn sử dụng Teams Doanh Nghiệp này giúp ích cho quý khách hàng. Một số kỹ năng khác, người dùng dễ dàng thành thạo trong quá trình sử dụng phần mềm này.
Trang bị kiến thức cơ bản hướng dẫn cách sử dụng SharePoint cho doanh nghiệp mới triển khai lần đầu.
SharePoint là gì?
Là một dịch vụ dùng lưu trữ trực tuyến các loại chứng từ, tài liệu & văn bản quan trọng của tổ chức. Ví dụ, các văn bản thông báo nội bộ, các hồ sơ nhân sự của phòng hành chính – nhân sự. Hoặc các loại chứng từ như hóa đơn điện tử, biên bản bàn giao, hợp đồng kinh doanh v.v.
Vì là một dịch vụ online, nên SharePoint sẽ giống dạng trang website. Trang website này chỉ dành cho người dùng nội bộ / nhân viên công ty. Try cập hoặc lướt nội dung các bài đăng – post hoặc bản tin news các sự kiện mới nhất.
Bên cạnh đó, SharePoint còn có thư viện Library chứa tài liệu Document. Mọi người có thể tìm thấy các biểu mẫu chuẩn – Form, các quy định chung, đến các báo cáo từng phòng ban. Người dùng hoặc nhân viên sẽ là thành viên của từng trang / phòng ban của mình. Được phân quyền sử dụng tài nguyên trên SharePoint một cách cụ thể.
SharePoint Workflow giúp tạo ra các quy trình đơn giản phục vụ cho doanh nghiệp. Ví dụ các quy trình xét duyệt, trình ký, đăng ký xe công tác, xin nghỉ phép v.v.
Cuối cùng, mỗi người có thể truy cập SharePoint với tất cả thiết bị mình có không phân biệt nền tảng. Từ PC đến Mac, iOS, Android có thể dễ dàng truy cập SharePoint.
Các bước hướng dẫn sử dụng SharePoint cơ bản cho Doanh Nghiệp
Tìm, theo dõi và lưu Trang/Site SharePoint
Trang/Site được tạo trên SharePoint cũng giống một trang website vậy. Nếu người nhân viên không biết tên trang thì khó có thể truy cập để xem được. Theo bài viết các giới hạn của SharePoint, thì mỗi tổ chức có thể có lên đến 2,000,000 trang trong mỗi tổ chức. Vì vậy cần phải biết cách để tìm, theo dõi và lưu trang cần sử dụng.
SharePoint giúp sắp xếp hiển thị các trang theo 3 dạng chính:
News Tin nổi bật
Recent các trang vừa xem gần đây
Suggested trang được đề xuất có nội dung phù hợp với từ khóa nhập trong khung tìm kiếm.
Từ đó giúp bạn đưa ra hành động lưu hoặc theo dõi hoặc ghi nhờ các trang để sử dụng sau này.
Tạo mới, Tải lên hoặc chia sẻ các File/Folder trên SharePoint
Người dùng SharePoint hoặc người nhân viên, sẽ cần biết cách tạo mới, tải hoặc chia sẻ các dữ liệu của mình.
Đồng bộ SharePoint
Đây là tính năng giúp người dùng SharePoint cập nhật dữ liệu ngay trên thiết bị. Tiện ích giống như OneDrive giúp không cần truy cập vào SharePoint online.
Bạn sẽ nhận được một biểu tượng SharePoint ngay trên thiết bị của mình.
Ngoài ra, tham khảo thêm bộ training đầy đủ các hướng dẫn sử dụng SharePoint. Luôn luôn cập nhật kịp thời tính năng khi SharePoint phát hành phiên bản mới.
Nếu muốn sử dụng phần mềm Teams, bạn phải có Email hoặc số điện thoại. Tải Teams và đăng ký sử dụng. (Tương tự như việc đăng ký Zalo cũng cần email hoặc số điện thoại. Tải Zalo và đăng ký sử dụng)
ĐỐI TƯỢNG – THIẾT BỊ – ĐƯỜNG TRUYỀN
Đối tượng sử dụng Microsoft Teams Miễn Phí
Giáo Viên – Học Sinh – Sinh Viên. Nhân viên văn phòng – Người lao động. Bao gồm các đối tượng sẽ tham gia dạy và học. Hay muốn sử dụng phương tiện miễn phí để liên lạc, trao đổi nhóm trong công việc. Hoặc các doanh nghiệp chưa kịp trang bị Microsoft Teams. Teams chia ra thành hai đối tượng:
Xác định danh tính người sử dụng Teams. Dùng địa chỉ email để đăng ký sử dụng Teams
Không xác định danh tính người sử dụng Teams. Không đăng ký sử dụng, chỉ đặt tên mỗi khi cần tham gia sử dụng Teams.
Để sử dụng Teams “ổn định” & “lâu dài” bạn cần đăng ký sử dụng với danh tính rõ ràng.
Nếu chưa có địa chỉ email, hãy tạo cho mình một email miễn phí của Microsoft (Link đăng ký).
Chọn Get a new email address, sẽ xuất hiện bước tiếp theo như hình bên dưới
Nếu bạn đã có địa chỉ email, như yahoo.com, gmail.com. hoặc của Microsoft có Outlook.com và Hotmail.com.
Tiến hành đăng ký sử dụng, tham khảo thêm hướng dẫn4.1 và 4.2 bên dưới
Sau khi hoàn đăng ký, bạn sẽ có được địa chỉ email miễn phí. Bạn còn cần một bước đăng ký sử dụng phần mềm Teams (hướng dẫn trong phần kế tiếp)
Thiết bị cần thiết để sử dụng Microsoft Teams Miễn Phí
Máy tính Desktop PC và Macbook
Điện thoại thông minh và máy tính bảng
Trình duyệt Chrome, Safari, ứng dụng iOS trên AppStore và Android Google Play.
Đối với điên thoại thông minh và máy tính bảng sẽ đòi hỏi quyền cài đặt Teams trên Store.
Tốc độ đường truyền cần thiết để sử dụng Microsoft Teams Miễn Phí
Quy đổi 4,000 KB/s = 4 MB/s
Ngoài 3 yếu tố trên, thì cấu hình của thiết bị cũng là một vấn đề ảnh hưởng tốc độ truy cập. Thiết bị quá cũ có hệ điều hành không còn được hỗ trợ sẽ không thể truy cập và sử dụng Teams.
TẢI PHẦN MỀM TEAMS
Để sử dụng bạn có thể lựa chọn Tải hoặc cài đặt Teams, hoặc chỉ muốn sử dụng một lần không cài đặt.
Đối với các bạn có ý địn cài đặt để sử dụng lâu dài tham khảo các cách liệt kê như sau:
Cách 1: Tìm và tải phần mềm Teams
Trên Desktop PC và Macbook
Truy cập Link tải sản phẩm trên máy tính PC/Desktop:
Khi bạn nhận được một email mời tham dự meeting, hoặc có bạn chat chia sẻ link meeting. Trình duyệt web của bạn sẽ như hình minh họa. Một cửa sổ nhỏ thông báo bạn có muốn mở với ứng dụng Teams? Ở đây chúng ta chưa có nên sẽ chọn nút Cancel.
Tiếp tục chọn khung đầu tiên “Download the Windows app” tới đây bạn sẽ quay cách 1.
Tương tự khi bạn sử dụng điện thoại và máy tính bảng thì cũng có 3 khung lựa chọn như trên. Hệ thống sẽ đưa bạn vào store để cài đặt.
Những bạn chỉ muốn sử dụng một lần thì chọn khung ở giữa “Continue on this browser“
Như vậy các vừa xong việc tải và cài đặt phần mềm Teams.
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CƠ BẢN PHẦN MỀM TEAMS
Đăng nhập – Đối với người sử dụng một lần
Các bạn chỉ cần nhập tên hiển thị trước khi tham gia / join vào buổi meeting.
Sau khi chọn đăng nhập, có một số meeting, bạn phải vào sảnh chờ. Khi đó, người tổ chức cần admit / đồng ý cho bạn vào phòng họp.
Bạn cần thực hiện thêm các bước đăng ký và tạo mật khẩu “Create Account” & “Create Password”.
Bạn cần kiểm tra email để lấy mã code và nhập mã xác thực này vào.
Nếu email miễn phí của bạn là của Microsoft Outlook và Hotmail, thì bỏ qua bước 4.1 này.
Bước 4.2
Đơn giản chỉ nhập mật khẩu và điền thêm thông tin còn thiếu.
Chọn Thiết lập “Setup Teams”
Bây giờ bạn đã có thể đăng nhập và bắt đầu sử dụng Teams.
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN BƯỚC ĐẦU SỬ DỤNG TEAMS
Sau khi đăng nhập vào tài khoản, bạn cần tìm hiểu và làm quen các nút chức năng. Phía trên đã giới thiệu các nút chức năng khi đăng nhập để tham dự Meeting.
Khi không có meeting cần làm quen các chức năng sau:
Chat – Trò chuyện
Teams – Nhóm
Calendar – Lịch
Khung Search – Tìm kiếm
Các nút chức năng còn lại có thể tự tìm hiểu thêm khi đã quen với Teams. Bao gồm Calls – các cuộc gọi, Files – quản lý tập tin dữ liệu. và dấu “…“
Chức năng Chat – Trò chuyện
Tương tự như các phần mềm chat khác như Zalo, Messenger .v.v. Giúp trò chuyện với người dùng định danh khác.
Chức năng Teams – Nhóm
Nhóm trong Teams là gì?
Khi tài khoản của bạn được gia nhập vào một Team/Nhóm cho một mục đích. Ví dụ: Lơp tiếng anh ngoại khóa, giảng viên sẽ mời bạn vào nhóm – tên nhóm English For Today. Hoặc bạn là nhóm kinh doanh tên nhóm – Thời trang Online.
Nhóm có thể riêng tư hoặc công khai (Private hay Public) tùy vào người lập nhóm (owner). Bạn tham gia với tư cách là thành viên – khách mời.
Lời mời gia nhập từ người lập nhóm, có dạng link ví dụ: https://teams.microsoft.com/l/channel/ký-tự-mã-hóa-nhóm. Hoặc lời mời được gửi vào inbox địa chỉ email của bạn. Chấp nhận để gia nhập nhóm.
Lời mời trong Inbox, bấm nút tím và chọn nút đồng ý
Sau khi gia nhập thành công, chọn biểu tượng trên góc phải màn hình Teams để kiểm tra (Guest)
Lịch – Calendar tạo Meeting
Giúp lên lịch và tham gia các buổi họp với chức năng Meet Now và New Meeting
Meet Now là tạo cuộc họp nhanh, ngay lập tức với bạn bè.
New Meeting là tạo cuộc họp bằng cách lên lịch theo thời gian dự kiến trước.
Sau khi hoàn tất bạn sẽ nhận được thông báo bảng màu xanh bên dưới. Thiết lập thêm Meeting options nếu cần.
Bạn có thể quay lại màn hình Lịch – Calendar để Edit thay đổi hoặc sao chép link mời họp.
Ngoài ra, để tìm bạn bè bằng cách đồng bộ danh bạ, hoặc gửi link liên kết của bạn cho bạn bè.
Đây là dung lượng giới hạn, chứ không phải là dung lượng dành cho mỗi site. Đối với dung lượng giới hạn mỗi site thì quản trị viên có thể thay đổi ngay trên admin SharePoint.
Số trang / site được phép tạo ra trong mỗi tổ chức
2,000,000 trang, không bao gồm các site mặc định đã tạo ra đối với các dịch vụ OneDrive.
Giới hạn theo Dịch Vụ
Các Item trong List và Library SharePoint
Một List có thể có tới 30,000,000 mục và một Library có thể có tới 30 triệu tệp và thư mục. Khi List, Library hoặc Folder chứa hơn 100,000 mục bạn không thể bỏ inheritance. Hoặc cũng không thể kế thừa lại các quyền trên nó.
Unique Security scopes – Phạm vi bảo mật trên List và Library
Đối với các list danh sách lớn, cần có 1 vài permission phân quyền quản lý. Và giới hạn ở đây là 5,000 phân quyền.
Độ lớn của tệp / File Size và độ dài đường dẫn tệp File Path length trên SharePoint
250 GB – là giới hạn của File tải lên. Cả trên Microsoft Teams Files tab, các SharePoint document library, các OneDrive folder, và cả đối thoại của Yammer.
250 MB – là giới hạn đính kèm của File attached vào List. Tính cho cả Microsoft List và SharePoint list.
Dịch chuyển (move) và Sao chép (copy) dữ liệu qua lại giữa các site
Sao chép hoặc Dịch chuyển cùng lức nhiều tệp theo các giới hạn sau:
Chép ít hơn 100 GB cho mỗi lần.
Mỗi lần thực hiện chỉ dưới 30,000 file.
Mỗi file phải nhỏ hơn 15 GB.
Ở Việt Nam, đa số người dùng sẽ có các thư mục Zalo trên 30,000 file và các file pst POP3 trên Outlook 2013, 2016.
Đồng Bộ – SharePoint Sync
Để đồng bộ được tối ưu, cần lưu không quá 300,000 tệp trong 1 library trên team site.
Quản lý các phiên bản của tệp – Version với SharePoint
Tổng cộng có thể kiểm tra được 50,000 phiên bản sự thay đổi của tệp.
Tham gia các nhóm SharePoint
Người dùng có thể tham gia 5,000 nhóm SharePoint trên 1 site. Mỗi nhóm cũng có thể có 50,00 người.
Các metadata được quản lý
Lên đến 1,000,000 từ khóa có thể quản lý. Các metadata thể hiện trên các cột trong library, hoặc các trường của properties.
Overall site metadata
Lên tới 1000 GB cho mỗi site
Subsites
2000 subsite có thể được tạo, nhưng khuyên nên tạo site và liên kết hub hơn là subsite.
SharePoint hosted application
20,000 ứng dụng cho một tổ chức/doanh nghiệp
Người dùng – User SharePoint
2 triệu người dùng cho mỗi site collection.
Tổng hợp các giới hạn của SharePoint Microsoft 365 hay SharePoint Online theo bảng sau:
Đăng ký Microsoft 365 Giáo Dục (EDU) sử dụng miễn phí gói A1 lên đến 6 tháng.
NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT TRƯỚC KHI ĐĂNG KÝ MICROSOFT 365 GIÁO DỤC
Điều kiện cần
Các tổ chức giáo dục phải sở hữu tên miền (*.edu.vn)
Trang website hiển thị đầy đủ thông tin liên quan đến tổ chức đó.
Các quy định mới trong năm 2021 – Định nghĩa các đơn vị thuộc ngành giáo dục
Chính sách dành cho các trường/tổ chức giáo dục đăng ký gói giáo dục như sau:
Trong khối Giáo dục phổ thông, không phân biệt công lập hay tư thục, quốc tế: cấp 1, 2, 3 & các trường cao đẳng, đại học, trên đại học. Hoạt động dưới sự cho phép của Phòng/Sở/Bộ GDDT.
Mẫu giáo, mầm non, nhà trẻ, không phân biệt công lập hay tư thục. Dạy và chăm sóc từ 10 trẻ trở lên. Hoạt động dưới sự cho phép của Phòng/Sở/Bộ GDDT.
Dạy nghề nằm trong hệ thống các trường nghề, hoạt động dưới sự cho phép Phòng/Sở/Bộ GDDT hoặc tổng cục dạy nghề, bộ LĐTBXH.
Cơ quan điều hành, quản lý Giáo dục cấp Phòng/Sở/Bộ GDDT.
Thư viện phục vụ cộng đồng, hoạt động dưới sự cho phép của nhà nước, không phân biệt hoạt động bằng ngân sách công hay tư.
Bảo tàng hoạt động dưới sự cho phép của nhà nước, không phân biệt hoạt động bằng ngân sách công hay tư.
Kết quả sau đăng ký & triển khai
Trường được hỗ trợ lên tới 5000 bản quyền Office 365 A1 Faculty cho giảng viên.
Lên tới 5000 bản quyền Office 365 A1 Student cho học sinh/sinh viên.
CÁC BƯỚC ĐĂNG KÝ MICROSOFT 365 GIÁO DỤC
Bước 1: Tạo tenant Office 365 cho trường tại link này
Nhấn vào Get started for free
Hoàn thành đăng ký tài khoản miễn phí Microsoft 365 Giáo Dục.
Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký Microsoft 365
Tenant của Microsoft là gì?
Có thể hiểu đơn giản nhất là một cụm từ không trùng lắp. Dùng để khai báo tên của tổ chức khi đăng ký dịch vụ Microsoft.
Tác dụng của Tenant Microsoft làm gì?
Microsoft tạo ra một domain miễn phí cho tổ chức, doanh nghiệp. Với một tài khoản quản trị cấp cao nhất, dùng để quản lý tập trung các dịch vụ phần mềm.
Làm sao để có tài khoản quản lý?
Được tạo ra cùng lúc với tạo tenant (Yourcompany). Tài khoản quản lý chính là Username.
Tài khoản quản lý có khác gì tài khoản người dùng?
Có. Là tài khoản cấp cao nhất có thể quyết định và duy trì các đăng ký với Microsoft. Tài khoản người dùng được tạo ra để sử dụng bản quyền các phần mềm dịch vụ. Không nên dùng tài khoản quản lý như tài khoản người dùng thông thường.
Gói đăng ký này kéo dài bao lâu?
Tùy vào được xét duyệt từ 1 – 6 tháng. Sau đó cần gia hạn lại khi hết hạn.
Bao lâu sẽ nhận được xét duyệt?
Đây là quy trình xác minh tự xác mình. Nhưng có trường phải chờ xác mình trong vòng 30 ngày. Nếu không nhận được xác minh cần liên hệ với Support Microsoft.
Chúng tôi sử dụng lưu bộ nhớ tạm cookie cho thiết bị của bạn, để ghi nhớ các nội dung bạn đã xem. Đồng ý với điều này sẽ cho phép duyệt web thuận lợi hơn. Không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, có thể gây chậm cho trải nghiệm khi xem bài viết.
Functional
Always active
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistics
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
